W organizacji pozarządowej, której zespół jest rozproszony i pracuje zdalnie (lub hybrydowo), centralną platformą komunikacji często staje się czat. Jest wygodniejszy niż dzwonienie, szybszy niż e-mail, bogaty w cenne informacje – a do tego zawsze pod ręką. Ale czat może być także czymś więcej – narzędziem, które wspiera systematyczny rozwój zespołu. W jaki sposób? Podpowiadamy!
W wielu organizacjach to właśnie czat jest głównym miejscem obiegu i źródłem wiedzy: to tam zadajemy rozmaite pytania, konsultujemy się, dzielimy linkami, pomysłami i wnioskami z działań. Wiedza zespołowa jest w ciągłym ruchu. Problem zaczyna się wtedy, gdy po kilku miesiącach lub rotacji osób w zespole okazuje się, że ważne ustalenia, dobre praktyki i lekcje z projektów… zniknęły głęboko w historii rozmów.
Na szczęście da się temu zapobiec, krok po kroku, bez stawiania skomplikowanych systemów! Czat nie jest zły sam w sobie – jest po prostu narzędziem, które świetnie nadaje się do rozmowy tu i teraz, ale gorzej radzi sobie jako miejsce do przechowywania i wykorzystywania wiedzy. Nie musimy jednak z niego rezygnować, żeby poprawić obieg wiedzy. Musimy tylko „dołożyć” do niego kilka prostych nawyków i miejsc, dzięki którym wiedza zostanie w organizacji na dłużej.
Co warto „wyławiać” z czatu? Najlepsze praktyki
„Gdzie jest aktualny wzór umowy?”, „Jak my to robiliśmy w poprzednim projekcie?”, „Podeślesz link?”, „Kto ma kontakt do partnera X?” – myślę, że każdemu i każdej z nas zdarzało się wielokrotnie odpowiadać na powtarzające się pytania. Takie pytania są cenną podpowiedzią – pokazują, co jest dla zespołu ważne i co trudno znaleźć w innych miejscach w organizacji.
- odpowiedzi na często powtarzające się pytania (procedury, wzory dokumentów, kontakty),
- podsumowania spotkań i ważne ustalenia (np. decyzje, mówiące o tym, dlaczego coś robimy w taki, a nie inny sposób),
- wnioski z działań, dzienniki doświadczeń (np. co zadziałało, co nie, co zmienimy w kolejnym projekcie),
- dobre praktyki komunikacyjne, fundraisingowe, projektowe, które mogą się przydać innym osobom.
Możecie wprowadzić prostą zasadę: jeśli coś może przydać się więcej niż jednej osobie i więcej niż raz – warto to skopiować z czatu i przenieść do wspólnej bazy.
Pamiętajcie jednak, żeby nie wpaść w pułapkę nadmiaru! Nie każda wiadomość zasługuje na archiwizację. Starajcie się wyłapać esencję – to, co ma dla was dużą wartość.
Baza wiedzy, czyli gdzie zapisywać „wyłowione” informacje?
Informacje „wyłowione” z czatu powinny znajdować się w miejscu, do którego dostęp będzie tak szybki, jak dostęp do samego czatu. To może być na przykład:
- współdzielony dokument typu „najczęściej zadawane pytania”, podzielony na sekcje (np. fundraising, projekty, procedury, jak załatwić) lub folder.
- prosta strona lub notatka typu wiki (np. w Notion), gdzie każde pytanie ma swoją stronę z odpowiedzią,
- tablica w narzędziu do zarządzania projektami (np. Kanban „Baza wiedzy”: Pytania / Odpowiedzi / Do aktualizacji).
Najważniejsze, żeby zespół wiedział, że jeśli poszukuje odpowiedzi na jakieś pytanie, szuka najpierw w tym miejscu – w bazie wiedzy, a potem zadaje pytanie na czacie. Link do takiego miejsca można „przypiąć” na czacie, żeby był zawsze pod ręką.
Dowiedz się więcej nt. tego, jak uporządkować dane w NGO, aby ułatwić zarządzanie i pracę zespołową.
Jak „wyławiać” z czatu cenne informacje i włączyć je do systemu zarządzania wiedzą?
Sama decyzja: „będziemy zapisywać wiedzę” nie wystarczy. Potrzebny jest prosty rytuał, który zamieni ją w praktykę. Możecie na przykład:
- Stworzyć osobny kanał na czacie (np. #kanał-na-wiedzę), na którym będą publikowane tylko pytania i odpowiedzi (lub linki do odpowiedzi, jeśli baza wiedzy znajduje się w chmurze).
- Zachęcić zespół do wyróżniania na czacie wiadomości, które warto zachować w bazie wiedzy (np. wybraną emotikonką, czy kolorem). Ważne, żeby każdy czuł się współodpowiedzialny za tworzenie bazy wiedzy, bo mimo że na początku może to wyglądać jak dodatkowa praca, w efekcie jest to działanie, które jest w stanie oszczędzić cenny czas poświęcany na szukanie ważnej informacji.
- Wyznaczyć osobę dyżurną (jak w szkole 😊), której zadaniem w danym dniu lub tygodniu będzie sprawdzenie, czy na czacie pojawiło się coś, co warto zachować i – jeśli tak – zachowanie tej informacji w bazie wiedzy.
- Spotykać się raz w tygodniu na krótkim spotkaniu na dzielenie się wiedzą – np. czego ciekawego dowiedziałem/-am się w tym tygodniu (albo na jakie pytania od innych osób odpowiedziałem/-am) i co warto dodać do bazy wiedzy.
Google NotebookLM – narzędzie AI do zarządzania wiedzą i edukacji w NGO
Jak sprawić, by „wyłowione” informacje stały się wiedzą w organizacji dostępną dla zespołu?
Informacje „wyłowione” z czatu mają służyć jako wiedza, więc zachowując je w bazie wiedzy, warto poddać je odpowiedniej „obróbce”. Notatki typu pytanie-odpowiedź powinny być pisane prostym, „ludzkim” językiem:
- krótkie, konkretne zdania, zamiast rozbudowanych opisów,
- pisane w drugiej osobie (np. „jeśli chcesz…”, „zrób tak:”),
- warto dodawać przykłady z życia, np. dobre praktyki, wnioski, fragmenty maili,
- warto też pokazać kontekst, który pozwoli odbiorcy lepiej zrozumieć daną informację (np. „w takiej sytuacji działamy w taki sposób, ponieważ w sprawdziło się to w projekcie X, kiedy…”).
Pisząc taką notatkę, możemy sobie spróbować wyobrazić, że czyta ją osoba, która dopiero dołączyła do zespołu organizacji. Czy ta notatka będzie dla niej zrozumiała? Jeśli nie, co warto do niej dodać? (może np. link do jakiejś innej notatki, albo kontakt do jakiejś osoby).
Więcej praktycznych wskazówek i informacji nt. tworzenia systemu zarządzania wiedzą w organizacji, znajdziesz w moim kursie e-learningowym.
Zarządzenie wiedzą z czatu – podsumowanie
Aby rozmowy na czacie pomagały w systematycznym rozwoju zespołu, wystarczą trzy proste decyzje i praktyki włączone do kultury organizacyjnej:
- Umawiamy się, jakie treści „wyławiamy” z czatu i kto dba o ich przeniesienie.
- Ustalamy jedno miejsce na wiedzę, do którego sięgamy w pierwszej kolejności.
- Pisząc wpisy, myślimy o przyszłych osobach w zespole – tak, żeby były dla nich zrozumiałe i pozwalały im łatwiej rozpocząć działania.
Z czasem zobaczycie, że rozmowy na czacie nadal będą żywe i spontaniczne – ale przestaną być jedynym miejscem, w którym „mieszka” wiedza. Zmienią się w punkt startu do czegoś trwalszego: wspólnej bazy doświadczeń, która wspiera was w codziennej pracy, onboardingu nowych osób, ewaluacjach i planowaniu kolejnych projektów. To właśnie jest systematyczny rozwój zespołu: nie tylko uczymy się „tu i teraz”, ale też dbamy o to, żeby to, czego się nauczyliśmy, zostało z nami na dłużej. Powodzenia!
Inne teksty nt. zarządzania wiedzą, które Cię zainteresują:
- Automatyzacja zadań. Jak przyspieszyć zbieranie faktur z załączników i tworzenie zestawień?
- Jak AI może ci pomóc w odpowiadaniu na często zadawane pytania?
- Smart notes – inteligentne notatki, które zwiększą twoją produktywność
- Personal Knowledge Management (PKM), czyli jak stworzyć swój drugi, zapasowy mózg?