Masz czasem wrażenie, że gubisz się w swoich notatkach? Zdarza się! Szczególnie, że notatki często trzymamy w wielu różnych miejscach i miksujemy ze sobą: listy zadań, cytaty, pomysły – zazwyczaj wszystko ląduje w jednym „worku”. Dlatego dziś mam dla ciebie podpowiedź, jak możesz okiełznać notatkowy chaos: smart notes, czyli notatki, które zwiększą twoją produktywność.
Robienie notatek jest tak naturalną czynnością, że zazwyczaj nie poświęcamy jej zbyt wiele uwagi. W szkole, w pracy i w życiu prywatnym tworzymy wiele zapisków, rzadko kiedy jednak zostają one z nami na dłużej. Sama mam wiele notatników, w których przez lata zebrałam mnóstwo informacji. Ale przyznaję, że kiedy czasem szukam tej jednej, ważnej notatki (bo jestem pewna, że gdzieś ją zapisałam), moje poszukiwania kończą się fiaskiem.
Dlatego książka Sönke Ahrensa pt. „How to Take Smart Notes” (tłum. Jak tworzyć sprytne notatki) była dla mnie lekturą otwierającą oczy – okazało się, że siła tkwi w prostocie i jedyne, czego potrzebuję, to trzy rodzaje tzw. sprytnych notatek.
Sprytne notatki, czyli kilka słów o „How to Take Smart Notes” Sönke Ahrensa
Sprytne notatki (ang. smart notes) to notatki, które ułatwiają życie. Poprzez swoją prostotę pozwalają szybko zapisywać to, co dla nas ważne, pomagają zachować porządek i ułatwiają wyszukiwanie informacji. Dodatkowo, co bardzo cenne, wspierają proces uczenia się: tworząc tzw. smart notes w naturalny i niewymuszony sposób pobudzamy mózg do ciekawości, łączenia faktów i zadawania pytań, przez co poszerzamy swoją wiedzę.
Sönke Ahrens wymienia trzy typy sprytnych notatek:
- notatki chwilowe (tzw. fleeting notes);
- notatki trwałe (tzw. permanent notes);
- i notatki projektowe (tzw. project notes).
Notatki chwilowe (ang. fleeting notes)
Notatki chwilowe to tymczasowe notatki, które robimy, żeby nie uciekła nam jakaś ważna myśl, która pojawia się znienacka. Czasem są to pomysły czy przemyślenia, czasem – bardziej trywialne sprawy, jak np. lista zakupów na obiad.
Jak tworzyć notatki chwilowe?
- Zawsze miej przy sobie coś do pisania: aplikację do notatek albo długopis i notatnik tradycyjny.
- Wydziel w nim miejsce na notatki tymczasowe: możesz stworzyć folder albo wydzielić część kartek. Wszystkie notatki tego typu trzymaj w jednym miejscu.
- Zawsze, kiedy jakaś ważna myśl, której nie chcesz zapomnieć, wpadnie ci do głowy, zapisz ją. Nie skupiaj się na treści tych wpisów: pisz skrótowo, szybko, żeby nie zabierało ci to zbyt dużo czasu.
- Jeśli wpisy dotyczą podobnych spraw, możesz je grupować, np. stworzyć w aplikacji do notatek listy: “zadzwonić do: …”, “wysłać mail do: …”, “do zrobienia: …”, “do kupienia: …”, etc.
- Wróć do tych notatek tego samego dnia lub następnego: przeczytaj każdy wpis i zdecyduj, co z nim zrobić.
- Jeśli wpis dotyczy zadania do wykonania – zdecyduj, kiedy je wykonać (możesz np. skorzystać z metody Getting Things Done, o której pisaliśmy tu).
- Jeśli wpis to jakaś ważna myśl – zrób z niej trwałą notatkę (patrz: Notatki trwałe).
- Po zajęciu się danym wpisem skasuj go, nie jest już potrzebny. Rolą chwilowych notatek jest tymczasowe „przechowanie” myśli i odciążenie mózgu.
Dlaczego warto zapisywać notatki chwilowe?
Zdarzyło ci się kiedyś, że próbowałeś/próbowałaś się skupić na jakimś zadaniu, a twoje myśli uparcie błądziły wokół niezbyt ważnej i niezbyt pilnej sprawy, np. listy zakupów spożywczych?
Można sobie z tym jednak poradzić, tworząc chwilowe notatki: kiedy zapiszemy myśl w notatce, damy mózgowi sygnał, że zadanie właśnie zostało „zaopiekowane”. A że mózg nie jest w stanie rozróżnić pomiędzy faktycznie zakończonym zadaniem, a zadaniem, które zostało przesunięte w czasie poprzez stworzenie dla niego notatki, możemy cieszyć się uwolnioną przestrzenią myślową.
Notatki trwałe (ang. permanent notes)
Trwałe notatki to notatki, które – jak nazwa wskazuje – mają służyć nam przez długi czas. Ahrens (podobnie jak Niklas Luhmann, twórca metody Zettelkasten o której pisaliśmy m.in. tu) dzieli je na dwa rodzaje: notatki bibliograficzne i notatki z ponadczasowymi myślami.
Notatki bibliograficzne
Notatki bibliograficzne (ang. reference notes, literature notes) to krótkie notatki nt. treści, które czytamy, oglądamy, czy których słuchamy. Ich celem jest przypomnienie nam, skąd mamy daną myśl czy cytat.
Jak tworzyć notatki bibliograficzne np. z fragmentów książek?
- Kiedy coś czytasz, oglądasz lub czegoś słuchasz, zawsze miej przy sobie coś do pisania.
- Jeśli używasz aplikacji do notatek, możesz w niej stworzyć szablon notatki bibliograficznej. Dzięki temu będzie ci łatwiej zachować spójną strukturę notatek i chętniej będziesz po nie sięgać.
- Nowa notatka bibliograficzna powinna zawierać takie informacje jak: tytuł, imię i nazwisko autora/autorki, ew. adres URL i krótkie wpisy nt. treści.
- Zapisuj to, czego nie chcesz zapomnieć (np. to i to na stronie X). Możesz też zapisać powód, dlaczego dana informacja wydała ci się interesująca lub ważna.
- Nie kopiuj treści. Pisz własnymi słowami. Ograniczaj kopiowanie cytatów. Te notatki powinny być krótkie – nie powinny być rozpraszaczem.
Dlaczego warto tworzyć notatki bibliograficzne?
Czytanie książek czy artykułów z długopisem w dłoni (albo z aplikacją do notatek) zmusza nas do sprawdzenia, czy faktycznie rozumiemy to, co czytamy. To ważne, ponieważ badania dowodzą, że mamy tendencję do bycia przekonanym, że rozumiemy wszystko, co czytamy – aż do momentu, kiedy zostaniemy poproszeni o przedstawienie tematu własnymi słowami. Zapisując coś własnymi słowami w notatce lub na kartce nie tylko mamy pewność, że to zrozumieliśmy daną treść, ale także zwiększamy cenną umiejętność jasnego i precyzyjnego wyrażenia swoich myśli.
Notatki z ponadczasowymi myślami (ang. evergreen notes)
Ten typ notatek służy do przechowywania ważnych dla nas myśli, pomysłów i komentarzy.
Jak tworzyć notatki z ponadczasowymi myślami?
- Znajdź wolną chwilę, w której możesz się skupić.
- Weź notatkę bibliograficzną. Przyjrzyj się zapiskom dotyczącym treści i zastanów się, co chciałabyś/chciałabyś z tego zapamiętać na dłużej.
- Zapisz myśl w notatce:
- Pisz tak, jakbyś pisał/a dla kogoś innego. Używaj pełnych zdań. Staraj się, aby opis był krótki, jasny i precyzyjny.
- Długość: maksymalnie jedna kartka (lub jeden ekran, żeby nie trzeba było scrollować).
- Nie kopiuj cytatów. Zastanów się, co one oznaczają dla ciebie i zapisz je własnymi słowami.
- Nie martw się, czy na pewno dobrze zrozumiałeś/zrozumiałaś, co autor miał na myśli – notatki mają być pomocą dla ciebie i powinny zawierać opis tego, jak ty rozumiesz dane zagadnienie.
- Jedna notatka powinna zawierać jedną myśl. Notatka nie powinna być zbyt długa i powinna mieć w sobie tylko to, co najważniejsze. Jeśli będziesz chciał/a rozszerzyć swoją myśl, stwórz kolejną notatkę.
- Każda notatka powinna zawierać źródło – odnośnik do notatki bibliograficznej.
- Upewnij się, że będziesz w stanie znaleźć tę notatkę później: zanim ją zamkniesz, spróbuj powiązać ją z innymi notatkami, które już masz w swoim zbiorze. Mogą ci pomóc pytania pomocnicze, np.:
- Czy ja o tym już gdzieś wcześniej nie słyszałem/słyszałam?
- W jaki sposób ten fakt pasuje do mojego wyobrażenia o…?
- Czy ta nowa informacja w jakiś sposób uzupełnia, poprawia albo rzuca inne światło na myśl, którą już mam w swoim zbiorze?
- Czy mogę jakoś połączyć te myśli/idee i wygenerować jakiś nowy pomysł?
- Czy te dwie idee są sprzeczne, czy może jakoś się uzupełniają?
- Jeśli w trakcie tworzenia notatek pojawiły ci się w głowie nowe pytania – to super! Masz pretekst do dalszych poszukiwań.Wracaj do swoich notatek: czytaj je co jakiś czas, zadawaj kolejne pytania, łącz je z tymi notatkami, które się z nimi wiążą – pracuj z nimi, żeby nie zamieniły się w archiwum lub cmentarzysko notatek.
Dlaczego warto tworzyć notatki z ponadczasowymi myślami?
Pisanie notatek z ponadczasowymi myślami jest niczym innym jak próbą zrozumienia szerszego znaczenia jakiegoś zagadnienia. Zachęca nas ono do zadawania pytań, które pomagają w opracowaniu informacji:
Co to znaczy? Jak to się ma do…? Jaka jest różnica pomiędzy…? Do czego to jest podobne? Pisanie tego typu notatek wspiera też proces uczenia się. Powiązanie nowej notatki z już istniejącymi notatkami sprawia, że tworzymy wartościowe połączenie pomiędzy aktualnie posiadaną wiedzą i nowymi faktami. Dzięki temu łatwiej jest nam je zapamiętać i łatwiej do nich wracać, kiedy okażą się potrzebne.
Notatki projektowe (ang. project notes)
Notatki projektowe to notatki dotyczące projektu, nad którym aktualnie pracujesz. Mogą to być np. harmonogramy, listy zadań do wykonania, szkice.
Jak tworzyć notatki projektowe?
- Stwórz folder dla danego projektu (możesz zainspirować się modelem PARA, o którym pisaliśmy tu).
- Wszystkie notatki związane z danym projektem przechowuj w jednym miejscu. Dzięki temu wszystko będzie pod ręką, a kiedy projekt się skończy, będziesz mógł/mogła szybko zarchiwizować (lub usunąć) wszystkie związane z nim zapiski.
Smart notes: jak zacząć?
Jeśli chcesz zacząć przygodę z inteligentnymi notatkami, nie musisz od razu budować nowego, zaawansowanego systemu i przeorganizować wszystkiego, co posiadasz. Buduj na tym, co już masz. Nawet jeśli jeszcze nie masz wielu notatek, pamiętaj, że nigdy nie zaczynasz od zera: na pewno masz już jakieś zainteresowania, pomysły, które wymagają przetestowania, opinie, które chcesz skonfrontować, pytania, na które szukasz odpowiedzi. Nie musisz czekać na żaden specjalny moment, żeby zacząć tworzyć swoje sprytne notatki. Wypracuj nawyk pisania, robiąc notatki. To nie powinno być nic rewolucyjnego, ale coś małego, co nadbuduje twoje obecne nawyki. Możesz zacząć na przykład od nawyku łapania za długopis i kartkę, kiedy coś czytasz, albo ustalić, że zapisujesz jedną myśl z artykułu. Im bardziej jesteś zainteresowany/zainteresowana jakimś tematem, tym więcej czytasz i myślisz o nim, i tym więcej notatek jesteś w stanie dodać do swojej kolekcji. A im więcej notatek masz w kolekcji, tym więcej nowych pomysłów jesteś w stanie z nich wygenerować. Twoje pomysły i zainteresowania mogą ewoluować.
Od teraz robienie notatek będzie łatwiejsze
Rozpoczęcie przygody ze smart notes nie musi oznaczać rewolucji i reorganizacji. Wystarczy, że od dziś zaczniesz działać w nieco zmieniony sposób. Być może pomogą Ci kroki, które zaproponujemy:
- otwórz notatnik lub edytor tekstu, możesz korzystać ze smartfona lub komputera, notatki zapisuj w konkretnym folderze;
- zacznij od notatek chwilowych – wypisz pięć rzeczy, które masz do zrobienie, a które nie wymagają wiele czasu, nie muszą być pilne, ale nie mogą Ci umknąć w natłoku zadań;
- gdy trafisz na ciekawy artykuł, cytat lub myśl – zapisz to, nie zapomnij o opisaniu, gdzie to znalazłeś_aś, to początek twoich notatek bibliograficznych;
- jak zacząć prowadzić notatki projektowe? podejdź do tego zadaniowo, duży rezultat rozpisz na małe kroki, które do niego doprowadzą, potraktuj to jak listę zadań do zrobienia;
- zrób notatkę z tego artykułu, wypisz co było dla Ciebie nowe, typy notatek, zapisz linki na później.
Pamiętaj, że każda podróż i zmiana zaczyna się od małego kroku. Wypracuj własny system notowania, sprawdzaj co Ci odpowiada, notuj i działaj mądrze. Powodzenia!
Sprawdź także:
- PARA – intuicyjny sposób na organizację notatek od Tiago Forte
- Personal Knowledge Management (PKM), czyli jak stworzyć swój drugi, zapasowy mózg?
- Metoda Zettelkasten i modele zarządzania wiedzą i narzędzia, z których warto korzystać
- Mapy myśli, czyli uczenie się przez skojarzenia
- Prosty język, czyli jak pisać w zrozumiały sposób
- Obsidian: jak skonfigurować swoje centrum zarządzania wiedzą? Poradnik dla początkujących i zaawansowanych