Automatyzacja już tu jest. Możecie wykorzystywać takie rozwiązania i nawet nie zdawać sobie z tego sprawy. To dziedzina, która wkracza do naszej codzienności, bardzo dynamicznie się rozwija i może być przyszłością pracy biurowej. Jak łączyć aplikacje w łańcuchy i co można dzięki temu zyskać? Czy w tym kontekście możemy mówić o walce z wypaleniem zawodowym? Odpowiedzi, wskazówki i nazwy narzędzi znajdziecie w kolejnym odcinku Podcastu Sektor 3.0. Rozmawiamy z Marzeną Kacprowicz – redaktorką naszego bloga.
▶️ Słuchaj na Spotify: Automatyzacja w NGO
Jak zacząć automatyzować zadania i procesy?
Wszędzie tam, gdzie są powtarzalne czynności, może pojawić się automatyzacja. Jeśli mówimy o akcjach typu „kopiuj-wklej” czy naturalnym łączeniu dwóch aplikacji, może ona już występować. Czy Wasza skrzynka pocztowa ma połączenie z kalendarzem? Czasem to przydatne, prawda? Dostajemy e-maila z terminem spotkania lub linkiem do połączenia online, a skrzynka sama pyta nas, czy chcemy dodać je do kalendarza. Jedno kliknięcie i już. Kolejne przykłady to tworzenie reguł czy etykiet w skrzynce mailowej, a nawet autoresponder. Przypomnienia, dyktowanie czy sterowanie głosem, OCR, transkrypcje i szereg innych narzędzi to próby usprawnienia naszej pracy i działania.
Sama automatyzacja to proces, który musi mieć:
- wyzwalacz (tzw. trigger),
- akcję
- i rezultat.
Oznacza to, że musi pojawić się coś, co rozpocznie cały proces, żeby potem mógł zostać postawiony kolejny krok, a na koniec wszystko powinno zakończyć się pożądanym efektem.
Na przykładzie:
- Przychodzi do nas wiadomość e-mail (wyzwalacz).
- Mamy ustawiony autoresponder (akcja – wysłanie odpowiedzi).
- Rezultat: ktoś, kto chciał z nami nawiązać kontakt wie, że może to być utrudnione.
5 kroków do sprawnego automatyzowania zadań
Zanim zaczniemy szukać narzędzia lub utworzymy w nim testowe konto, warto zacząć od podstaw. Musimy wiedzieć, co chcemy zrobić, przeprowadzić mały pilotaż, przeanalizować efekty i potem dostosowywać ten proces aż będzie satysfakcjonujący. Automatyzować powinniśmy przede wszystkim rzeczy, które dobrze znamy. Jeśli mamy jakiś zestaw czynności w małym palcu, to łatwiej będzie nam rozłożyć go na czynniki pierwsze, a potem sprawdzić, czy wszystko działa.
Cały proces tworzenia automatyzacji warto zamknąć w pięciu prostych krokach:
- Wybierz czynność: Niech będzie: łatwa, nudna, przećwiczona i powtarzalna. Musisz znać ją doskonale, żeby potem spróbować oddać ją w całości automatyzacji.
- Opisz, jak to robisz: rozbij tę czynność na czynniki pierwsze. Zapisz na kartce krok po kroku, każdy z etapów. To ważne, żeby znaleźć kluczowe momenty i potencjał do automatyzacji.
- Zrób próbę, używając narzędzia: Zobacz, czy to rzeczywiście działa! Ustaw wszystkie kostki domina i zobacz, czy wprawienie w ruch pierwszej z nich da efekt.
- Sprawdź efekty: Czy są pożądane? Czy wszystko wygląda tak, jak powinno? A może czegoś zabrakło? Jeśli wszystko działa, jak powinno, możesz spróbować rozszerzać ten proces.
- Popraw: Jeśli efekt nie jest osiągnięty lub różni się od założonego – czas na poprawki. Nie zapomnij po wprowadzeniu zmian wrócić do punktu numer 3!
Automatyzacja zadań w NGO – rady i wskazówki
Mierz siły na zamiary. Pierwsza udana automatyzacja może rozbudzić nasz apetyt. Mały sukces to jednak nie powód, żeby automatyzować WSZYSTKO. Powolne, systematyczne wdrażanie automatyzacji ma swoje plusy. Kiedy będziemy poruszać się sprawnie w budowaniu prostych schematów, będziemy mogli je rozszerzać o kolejne elementy lub czynności.
Ważne, by automatyzacja nie odebrała nam tego, co ważne. Masowe wysyłanie e-maili może być ułatwieniem, ale jeśli kontaktujemy się z potencjalnym darczyńcą, to musimy włożyć w tę wiadomość również trochę swojego serca. To element tak zwanego „human in the loop”, czyli dbałości o to, by w procesach zawsze był obecny człowiek i to on zwracał uwagę na kluczowe elementy. Troska o kontakt z ludźmi czy elementy wrażliwe to wyjątkowo ważna sprawa, zwłaszcza dla organizacji społecznych.
Czynnik ludzki ważny jest także w zespole. Pokaż wprowadzane rozwiązania i wyjaśnij, jak będą działały. Rozwiej obawy i pokaż, jak mogą być przydatne. Patrząc z innej perspektywy – jeśli ktoś odpowiada za dany proces, niech będzie on cały czas pod jego opieką. Uważaj na RODO i przetwarzanie danych. Sprawdzaj szczegółowo, do czego mają dostęp twoje aplikacje.
Uważaj, by nie narazić organizacji na nieprzewidziane wydatki. Część narzędzi może odnawiać płatności automatycznie. Wykorzystanie kredytów w aplikacji może też generować koszty albo sprawić, że automatyzacja przestanie działać!
Narzędzia do automatyzowania zadań
W trakcie naszego podcastowego spotkania opieramy się na aplikacji Make. Pojawia się także Zapier. To dwa duże i popularne rozwiązania, które pomagają w automatyzacji procesów. Poniżej zestawiamy kilka istotnych faktów, ale podajemy także inne nazwy, które możecie chcieć sprawdzić.
Make jest przystępny i intuicyjny. Ma miesięczny okres darmowego wprowadzenia, a po przesłaniu aplikacji oferuje NGO 12 miesięcy darmowego dostępu! Rozliczenia za wykonywane wewnątrz narzędzia akcje przeprowadzane są za kredyty. Zazwyczaj to jeden kredyt za jedną akcję, trzeba więc mieć zapas kredytów i dobrze policzyć, ile będzie zużywał nasz mechanizm.
Sprawdź artykuł Marzeny Kacprowicz o tym, jak automatyzować zadania z aplikacją Make.
Zapier to kolejne duże narzędzie, które stawia na intuicyjności i zaplecze szablonów (tzw. „zaps”). Oferuje 14 dni za darmo jako plan free trial. Dla NGO Zapier oferuje 15% zniżki na dowolny pojedynczy plan. Plan określamy przez wybór „tasków”, czyli swojego rodzaju kredytów, które zużywamy w trakcie pracy z narzędziem.
Co jeszcze możemy wykorzystywać w trakcie pracy z automatyzacją?
- IFTTT – nazwa nawiązuje bezpośrednio do automatyzacji, w przełożeniu oznaczając: „jeśli to (w domyśle „się dzieje”), to (wówczas dzieje się) „tamto” – co odnosi się do triggera i akcji. Dobre do biurowych i domowych automatyzacjach, w bezpłatnym planie mamy dwa łańcuchy do zagospodarowania.
- n8n – narzędzie do automatyzacji przeznaczone raczej dla osób zajmujących się technicznymi sprawami. Płacimy za okres korzystania z aplikacji.
- Pipedream – za pomocą promptowania możemy stworzyć swojego „agenta”. Za darmo dostaniemy 100 kredytów na miesiąc i możliwość połączenia wielu aplikacji.
- Microsoft Power Automate – dla organizacji poruszających się w ekosystemie Microsoft, low code i automatyzacja procesów, także biznesowych.
- Google Apps Script– automatyzacja w Google Workspace, umożliwia tworzenie rozwiązań z wykorzystaniem kodu HTML, CSS czy JavaScript.
Przeczytaj także:
- Dane, bezpieczeństwo, prawo – zestaw do wdrażania AI przez organizacje społeczne
- Gdy jeden e–mail dla wszystkich nie działa – czyli kilka ważnych słów o segmentacji w fundraisingu
- Airtable: przyjazna baza danych z funkcją formularzy online i automatyzacji
- Recykling treści. Jak zautomatyzować tworzenie transkrypcji, postów do mediów społecznościowych i wpisów na bloga?
Marzena Kacprowicz: Programistka, politolożka, promotorka kreatywnego korzystania z Internetu. Od 15 lat wspiera organizacje społeczne w wykorzystywaniu nowych technologii w działaniach społecznych. Autorka narzędzi online (m.in. Doceniacz.pl – narzędzia do doceniania doświadczenia, TuDu.org.pl – platformy do e-wolontariatu) oraz wielu inicjatyw promujących tech for good. Człowiek-notatka. Fanka produktywności osobistej i odpoczywania. W wolnych chwilach podróżuje, gotuje i chodzi na koncerty.