Ułatwienia dostępu

Search
Close this search box.
Search
Close this search box.

Automatyzacja zadań. Jak przyspieszyć zbieranie faktur z załączników i tworzenie zestawień?

Automatyzacja zadań. Jak przyspieszyć zbieranie faktur z załączników i tworzenie zestawienia?
Wyobraź sobie, że prowadzisz projekt. W ciągu miesiąca do twojej skrzynki przychodzi wiele e-maili z fakturami. Każdą wiadomość musisz otworzyć, przeczytać, pobrać faktury z załączników, zapisać je na dysku, a potem stworzyć tabelę z zestawieniem wszystkich faktur i przekazać ją do księgowości. Brzmi jak mnóstwo pracy, prawda? Na szczęście są to zadania i proces, które da się automatyzować! Dziś pokażę ci, na czym polega automatyzacja i w jaki sposób z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi możesz zautomatyzować zbieranie faktur lub innych dokumentów i robienie zestawień.
Spis treści

Wyobraź sobie, że prowadzisz projekt. W ciągu miesiąca do twojej skrzynki przychodzi wiele e-maili z fakturami. Każdą wiadomość musisz otworzyć, przeczytać, pobrać faktury z załączników, zapisać je na dysku, a potem stworzyć tabelę z zestawieniem wszystkich faktur i przekazać ją do księgowości. Brzmi jak mnóstwo pracy, prawda? Na szczęście są to zadania i proces, które da się automatyzować! Dziś pokażę ci, na czym polega automatyzacja i w jaki sposób z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi możesz zautomatyzować zbieranie faktur lub innych dokumentów i robienie zestawień.

Uwaga! Tę automatyzację możesz wykorzystać również do innych zadań, nie tylko do zbierania faktur! Przykłady takich zadań znajdziesz na końcu artykułu, w części „Inne pomysły na wykorzystanie tej automatyzacji”.

Automatyzacja: co to takiego?

Automatyzacja to proces, który pozwala oszczędzać czas: zamiast wykonywać jakieś zadania manualnie, wykorzystujemy specjalne oprogramowanie, które (częściowo lub całkowicie) wykonuje za nas jakąś sekwencję zadań. Innymi słowy: określamy, co ma zostać wykonane i kiedy, a potem cieszymy się z efektu i uwolnionego czasu.

Automatyzacja procesu zbierania faktur krok po kroku

W dzisiejszym artykule pokażę ci, w jaki sposób krok po kroku zbudować automatyzację, która zrealizuje następujący proces:

  1. Do skrzynki Gmail przychodzi e-mail z fakturą w załączniku.
  2. Oznaczasz e-mail etykietą „faktura”.
  3. Etykieta uruchamia automatyzację, która:
    1. Pobiera załącznik z fakturą i zapisuje go w wybranym folderze na Dysku Google. 
    2. W zestawieniu faktur zlokalizowanym na Dysku Google tworzony jest rekord dla tej faktury. W rekordzie w kolumnach zapisują się najważniejsze informacje takie jak: nazwa pliku, data wpływu, nadawca, link do faktury na Dysku.
  4. Potem tylko przekazujesz osobie z księgowości link do arkusza z zestawieniem faktur i voila. 🙂

Wystarczy jedno kliknięcie, aby faktura trafiła z maila na dysk i do zestawienia faktur. Zyskasz dzięki temu czas, który będziesz mógł/mogła wykorzystać na bardziej kreatywne zadania… albo na odpoczynek!

Do zbudowania automatyzacji wykorzystamy cztery narzędzia:

  • Make – narzędzie, w którym zaprojektujemy automatyzację,
  • Gmail – skrzynka e-mailowa,
  • Dysk Google – dysk w chmurze, na którym będą zapisywane faktury.
  • Google Sheets – arkusz kalkulacyjny, w którym zostanie stworzone zestawienie faktur.

Krok 1: Stwórz folder, w którym będą przechowywane faktury

Zaloguj się na swój Dysk Google i stwórz w nim folder, w którym chcesz gromadzić faktury. Na przykład:

Krok 2: Stwórz arkusz kalkulacyjny, w którym będzie przechowywane zestawienie faktur

Załóżmy, że chcemy w nim zbierać następujące informacje:

  1. Data wpływu (czyli dzień otrzymania maila z fakturą).
  2. Nadawca.
  3. E-mail nadawcy.
  4. Nazwa pliku z fakturą.
  5. Link do faktury (aby umożliwić pobranie faktury z Dysku Google).

Krok 3: Skonfiguruj automatyzację w serwisie Make

Zaloguj się na swoje konto w Make. Do przygotowania automatyzacji wykorzystamy gotowy szablon. Aby go znaleźć, z menu po lewej stronie wybierz zakładkę „Templates”, a następnie w okienku wyszukiwania (znajdującym się w prawym górnym rogu ekranu) wpisz „Save Gmail emails and attachments to Google Sheets and Google Drive”.

Kliknij kartę znalezionego szablonu:

Z menu po lewej stronie wybierz opcję „Create new scenario from template”. Otworzy się strona, na której będziemy mogli rozpocząć konfigurację automatyzacji. Zobaczysz cztery ikonki, które obrazują cztery kroki naszej automatyzacji:

  1. Pierwszy krok to skrzynka Gmail: Make sprawdza, czy w skrzynce pojawiły się jakieś wiadomości oznaczone etykietą „faktura”.
  2. Drugi krok to ponownie skrzynka Gmail: w ramach tego kroku Make pobierze dane załączników.
  3. Trzeci krok odpowiada za zapisanie pobranych załączników na Dysku Google.
  4. A czwarty krok – za uzupełnienie informacji o załączniku w zestawieniu w arkuszu Google Sheets.

Pozostaje nam teraz skonfigurowanie poszczególnych kroków. Na początku zmień nazwę automatyzacji (możesz to zrobić w lewym górnym rogu), a następnie kliknij pierwszą ikonkę. 

W oknie konfiguracji uzupełnij:

  1. Connection: połączenie z twoją skrzynką Gmail. Jeśli korzystasz z Make po raz pierwszy, skonfiguruj połączenie ze swoim kontem Google za pomocą tej instrukcji: Instrukcja konfiguracji połączenia między Make i kontem Google (lub skorzystaj z instrukcji w języku angielskim).
  2. Folder: wybierz nazwę folderu z twojej skrzynki Gmail, w której Make będzie szukał e-maili oznaczonych etykietą „faktura”.
  3. Filter type: wybierz „Gmail filter”.
  4. Query: wpisz instrukcję, której Make będzie używał do odszukania odpowiednich e-maili. W naszym przypadku będzie to: has:attachment label:faktura, co oznacza:
    1. has:attachment – wiadomości, które posiadają załącznik,
    2. label:faktura – wiadomości, które są oznaczone etykietą „faktura”.
  5. Mark email message(s) as read when fetched: decyzja, czy wiadomość powinna zostać oznaczona jako „odczytana”, kiedy zostanie pobrana przez Make.
  6. Maximum number of results: maksymalna liczba wiadomości, które zostaną jednorazowo pobrane.

Kliknij „OK”, aby zapisać.

W drugim kroku niczego nie musimy konfigurować:

W trzecim kroku wybieramy folder, w którym Make ma zapisywać pobrane załączniki:

W ostatnim kroku skonfigurujemy zapisywanie danych o załącznikach w zestawieniu. Zobacz jak to zrobić na poniższym filmie.

Prawidłowa konfiguracja powinna wyglądać następująco:

I gotowe!

Krok 4: Testowanie

Teraz możemy przetestować działanie automatyzacji.

  1.  Na początku folder „__FAKTURY” jest pusty.
  2. Tabela w pliku „Projekt_XYZ_Zestawienie_faktur” również jest pusta.
  3. Na moją skrzynkę e-mailową przyszła wiadomość.
  4. Oznaczam ją etykietą „faktura”.
  5. W Make klikam w przycisk „Run Once”, znajdujący się w lewej dolnej części ekranu.
  6. Kiedy proces w Make się zakończy, sprawdzam, czy plik z fakturą został zapisany na Dysku Google.
  7. Sprawdzam, czy dane załącznika zapisały się w zestawieniu.

Automatyzacja działa!

Krok 5: Ustawienie częstotliwości automatyzacji

Pozostaje tylko ustawić częstotliwość, z jaką automatyzacja ma się uruchamiać:

Uwaga! Nie ustawiaj zbyt dużej częstotliwości, jeśli chcesz korzystać z bezpłatnego planu Make. 

Jednostką rozliczeniową w Make są tzw. operacje (ang. operations) – czyli działania, które Make wykonuje, żeby zrealizować daną automatyzację. Automatyzacja opisana w tym artykule wykorzystuje:

  • 1 operację na sprawdzenie, czy w skrzynce mailowej pojawiły się maile oznaczone etykietą “faktura”,
  • 1 operację na pobranie 1 załącznika,
  • 1 operację na zapisane 1 załącznika,
  • 1 operację na dodanie 1 rekordu do arkusza kalkulacyjnego.

Przykładowo:

  • Jeśli po uruchomieniu automatyzacji zostanie znaleziony 1 mail z 1 załącznikiem, automatyzacja „zużyje” 4 operacje. Jeśli automatyzacja będzie uruchamiana 1 raz dziennie codziennie, w ciągu miesiąca automatyzacja „zużyje” ok. 120 operacji.
  • Jeśli zostaną znalezione 2 maile, z których każdy będzie miał 1 załącznik, automatyzacja „zużyje” 7 operacji. Uruchamiana 1 raz dziennie codziennie w ciągu miesiąca „zużyje” ok. 210 operacji.
  • Jeśli zostaną znalezione 3 maile, z których każdy będzie miał 1 załącznik, automatyzacja „zużyje” 10 operacji. Uruchamiana 1 raz dziennie codziennie w ciągu miesiąca „zużyje” ok. 300 operacji.
  • etc.

Liczba operacji wykorzystanych podczas danego uruchomienia automatyzacji jest oznaczona cyfrą znajdującą się w chmurce nad ikoną danego etapu procesu. Na przykład:

W planie bezpłatnym w ciągu miesiąca mamy do dyspozycji 1000 operacji. Po przekroczeniu tego limitu w danym miesiącu uruchomienie automatyzacji zostanie wstrzymane. Możesz wtedy przejść na wyższy pakiet w Make albo dokupić pakiet dodatkowych operacji (bez przechodzenia na wyższy plan).

Dlatego warto sprawdzać, ile operacji wykorzystuje nasza automatyzacja i rozsądnie ustawiać częstotliwość jej uruchamiania (np. raz dziennie, zamiast co minutę).

Co jeszcze można zautomatyzować? Inne pomysły na wykorzystanie tej automatyzacji

Automatyzacja przedstawiona w tym artykule jest uniwersalna – możesz wykorzystać ją również do optymalizacji ss automation innych procesów, które polegają na pobraniu załącznika z maila i zapisaniu jakichś informacji na jego temat. 

Na przykład:

  • zbieranie prac nadsyłanych na konkurs;
  • zbieranie zgód na wykorzystanie wizerunku od uczestniczek i uczestników warsztatów;
  • zbieranie kart obiegowych od pracowniczek i pracowników organizacji;
  • tworzenie zestawienia rachunków do zapłacenia w danym miesiącu (np. rachunek za Internet, telefon, prąd, czynsz, etc.).

A jeśli nie korzystam z Google?

Aplikacje, które zostały wykorzystane w tej automatyzacji, są przykładowe. Jeśli nie korzystasz z Gmaila, możesz, zamiast niego wykorzystać np. integrację z Outlook. Jeśli nie korzystasz z Dysku Google – możesz wykorzystać np. integrację z OneDrive. Katalog aplikacji, które można wykorzysta w automatyzacjach w Make, jest bardzo szeroki!

Koniec wykonywania powtarzalnych zadań. Podsumowanie!

Jeśli zdarza ci się wykonywać powtarzalne zadania i chcesz sobie tę pracę ułatwić, spróbuj wykorzystać automatyzacje! Zaoszczędzony czas będziesz mogła/mógł wykorzystać na ciekawsze zadania, wymagające kreatywności i skupienia, albo na… odpoczynek! 

A jakie zadania ty chciałabyś/chciałbyś zautomatyzować?

Dodatkowe materiały:

Newsletter
Dołącz do grona ponad 10 000 zaangażowanych subskrybentów i dwa razy w miesiącu otrzymuj nieodpłatnie nową dawkę wiedzy, inspiracji oraz technologicznych recenzji i porad od ekspertów i ekspertek programu Sektor 3.0.
Festiwal Sektor 3.0 już za
dni   
:
: