Notion - jeden notatnik by rządzić wszystkimi?

Mało które narzędzie do notowania i zarządzania projektami rozbudziło tak internetowych twórców i twórczynie co aplikacja Notion. W ciągu kilku lat stało się ulubionym narzędziem wielu YouTuberów, kreatywnych twórców, ale również drobnych przedsiębiorców, zwłaszcza tych działających w sieci. Co potrafi Notion? Czym różni się od innych narzędzi tego typu i od czego zacząć pracę z nim? Oto odpowiedzi na podstawowe pytania, które możesz mieć, zanim skorzystasz z tej aplikacji.

Dla kogo jest aplikacja Notion?

Twórcy nie ułatwiają odpowiedzi na to pytanie. Po pierwsze Notion zbudowane jest jako narzędzie bardzo elastyczne, które przynajmniej w teorii może pomóc każdemu. Zamiast wielu aplikacji do różnych zadań Notion działa jak notatnik, który posiada szablony, które mogą pomóc np.

studentom, którzy chcą robić lepsze notatki (np. łatwo łącząc ze sobą ważne koncepcje z różnych dziedzin i przedmiotów),
zespołom, które chcą zbierać i udostępniać sobie uporządkowane zasoby wiedzy (np. dokumentację projektu),
każdej osobie, która chce uporządkować swoje życiowe lub zawodowe projekty (np. domowy budżet albo kalendarz zadań do wykonania).

Każda notatka w Notion jest jak prywatna strona internetowa, która składa się z tych elementów, które są dla Ciebie istotne. Z jednej strony wymaga to przemyślenia jak nie rozbudować go za bardzo, a z drugiej możemy łączyć ze sobą elementy, których tradycyjne aplikacje do notowania nie posiadają. Przykładowo lista rzeczy do zrobienia może posiadać link do listy zakupów jako podstronę, zdjęcia lub osadzoną mapę Google z zaznaczonymi miejscami. Takie połączenia pozwalają na zrobienie z Notion swojego rodzaju indywidualnego „panelu sterowania” dla projektu, pracy czy hobby. Ta elastyczność podoba się zwłaszcza kreatywnym użytkownikom: Notion i porady jak z niego korzystać są niezwykle popularne nie tylko na YouTube, ale również TikToku.

Jak używać Notion?

Aplikacja Notion występuje w wersji bezpłatnej (z limitami osób oraz wielkości plików, które możemy dołączyć do naszych notatek) oraz w kilku wersjach płatnych. Po założeniu konta przywita Cię kilka przykładowych stron po lewej stronie (które możesz później usunąć). Po lewej stronie znajdziesz również ustawienia globalne dla konta, a po prawej, kilkając na tradycyjne trzy kropki, otworzysz menu ustawień konkretnej strony, którą edytujesz.

Nie musisz umieć kodować ani nawet znać systemu zapisu Markdown, którego używa konkurencyjna aplikacja Obsidian. Po utworzeniu strony (przycisk New page w lewym dolnym rogu) możesz od razu zacząć pisać.

Określ swoje priorytety

Możesz zacząć od pustego notatnika lub skorzystać z jednego z kilkudziesięciu szablonów stron. Każda strona może działać jak dokument programu Word, arkusz kalkulacyjny lub baza danych (linków do innych stron w Notion lub plików).

Narzędzie Notion możemy wykorzystać do poprawy osobistej produktywności. Może pomagać w jednym miejscu zarządzać projektami, budować bazę danych, ale równie dobrze może być prostą aplikacją do pisania i organizowania codziennych notatek. Wszystko zależy od tego, co z jej pomocą planujesz osiągnąć. Zanim jednak zaczniesz budować pierwszą stronę od zera lub przebierać w szablonach zastanów się nad tym, co chcesz dokumentować lub planować.

Notion pozwala na linkowanie i osadzanie notatników w różnych stronach. Jeśli zaczniesz od pracy z jednym tematem np. prostą listą zadań, z łatwością dodasz ją do bardziej rozbudowanych notatników, kiedy już opanujesz więcej funkcji.

Strony czy bazy danych? Poznaj różnice

Kiedy chcesz po prostu pisać lub zbierać różne elementy w jednym notatniku, zwykłe strony (pages) powinny Ci wystarczyć. Jeśli jednak potrzebujesz poprowadzić uporządkowany projekt np. z wieloma zadaniami, linkami, danymi, wybierz bazę danych (database). Jest to typ stron w Notion, które mogą zawierać dane w dowolnej formie (stron, linków, liczb etc.), ale co najważniejsze możemy elastycznie zmieniać ich widok. Bazy danych to:

tabele,
tablice (jak w Trello lub Asanie),
listy (np. zadań),
wykresy czasu (tzw. timeline’y np. w rodzaju wykresu Gantta),
kalendarze,
galerie.

Tworząc np. listę zadań, możesz dodać do niej inny widok np. kalendarza, aby szybko zobaczyć, jak Twoje zadania rozkładają się w czasie. Tabelę, w której zbieresz znacznie więcej elementów, możesz zmienić np. w galerię, aby przyjrzeć się tylko jej wybranym elementom, zwłaszcza graficznym.

Edytuj i korzystaj z bloków

Każda strona może składać się z bloków — tekstu, nagłówka tabeli, osadzonego kodu z innej strony (np. filmu z YouTube) przesłanego pliku, listy, bazy danych itp. — po których można się poruszać. Bloki te można dowolnie przeciągać, zmieniać ich kolejność, układać w kolumnach.

Tworzenie nowego bloku zaczynamy od klawisza z ukośnikiem „/” który otworzy listę wszystkich możliwych elementów do wstawienia. Na liście znajdziemy również takie przydatne funkcje jak podział notatnika na kolumny czy umieszczenie elementu z innej podstrony, który będzie synchronizować się między nimi (np. kalendarz).

Zbieraj informacje z sieci

Możesz po prostu pisać i wklejać treści bezpośrednio do Notion, ale możesz też stworzyć w nim bazę zakładek. Dzięki wtyczce (Web Cliper) do przeglądarek internetowych możesz przesyłać strony WWW do dowolnej strony typu baza danych.

Sortuj i zmieniaj widoki

Twoje notatki w Notion można nie tylko przeszukiwać, ale również przeglądać na wiele sposobów. Strony typu bazy danych można elastycznie zmieniać pomiędzy tabelami, listami czy wykresami czasu (jeśli tylko mają takie wartości jak data). Poza widokami możemy bazy danych również sortować oraz tworzyć wiele filtrów (które możemy zapisywać na później, aby nie powtarzać konfigurowania ich od zera).

Dziel się wiedzą i współpracuj

Notion pozwala dzielić się notatnikami jako publicznymi stronami WWW (oto link do przykładowej strony z listą aplikacji do nauki i pracy zdalnej) lub z konkretnymi osobami do wspólnego edytowania. W bezpłatnej wersji możemy zaprosić do 5 gościnnych edytorów lub edytorek (muszą również posiadać konto na Notion, może to być konto bezpłatne).
Jeśli chcesz wykorzystać Notion z zespołem lub udostępniać strony klientom zapewne przyda Ci się płatne konto (od 4 dolarów/miesiąc). Za te pieniądze otrzymujemy 30-dniową historię edycji notatników oraz nielimitowaną liczbę gościnnych edytorów i edytorek.

Notion vs. Evernote vs. Obsidian vs. dowolny system dokumentów online

Na wybór, testowanie i doskonalenie trybu pracy z narzędziami do osobistej produktywności czy zarządzania wiedzą, można stracić więcej czasu, niż chciałbym się do tego sam przyznać.

Na rynku od lat bardzo popularny jest Evernote, wielofunkcyjny notatnik świetnie działający w przeglądarce i jako aplikacje na komputer i smartfony. Evernote podobnie do Notion pozwala zbierać różne elementy (np. zapisywać PDFy czy strony). Nie posiada jednak tak elastycznego edytora, jak Notion oraz możliwości tworzenia baz danych.

Obsidian, działający offline, na dysku naszego komputera, o którym pisze na blogu Marzena Kacprowicz to specjalista w tworzeniu wewnętrznych linków pomiędzy notatkami i zbieraną w nich wiedzą. W Obsidianie w przeciwieństwie do Notion i Evernote nie musimy korzystać z hierarchicznej struktury notatników i notatek. Niestety brak tutaj możliwości tworzenia baz danych. Przynajmniej na razie korzystanie na smartfonie z Obsidiana w wersji mobilnej jest niestabilne. Na korzyść trzeba zdecydowanie odnotować działanie offline, które daje nam większą kontrolę nad zbieranymi treściami oraz bezpieczeństwo niezależności od chmury i firmy, które prowadzą dany serwis.

Aplikacja Notion – podsumowanie

Trudno się dziwić rosnącej popularności Notion. To bardzo elastyczne i funkcjonalne narzędzie do zarządzania projektami i tworzenia prywatnego (lub zespołowego) systemu wiedzy. Stale rosnąca liczba integracji z kolejnymi narzędziami np. do ankiet czy automatyzacji pozwala na rozwijanie stron i projektów na dziesiątki nowych sposobów.

Osobiście korzystam z niego od dwóch lat do organizacji swoich zleceń czy pisania kursów e-learningowych. W Sektorze 3.0 służy nam do wspólnego zbierania informacji np. podczas tworzenia agendy Festiwalu. Nie ma jednak narzędzi idealnych, a wady i zalety to coś, co musisz wyważyć samodzielnie. Notion potrafi onieśmielać ilością funkcji, a stworzenie uporządkowanych i estetycznych notatek, wymaga skorzystania z szablonu lub cierpliwości do skonfigurowania jej samodzielnie.

Pracujesz w Notion? Podziel się swoimi poradami na jego temat! A może zainteresowała Cię ta aplikacja i chciałbyś/abyś przeczytać dłuższy poradnik, jak korzystać z Notion? Daj nam znać w komentarzach.