Foldery, pliki, e–maile, kilka wersji jednego dokumentu, coś w chmurze, coś na dysku lokalnym, coś na Messengerze i WhatsAppie… Zdarzyło ci się kiedyś błądzić w poszukiwaniu jakichś danych w zasobach organizacji? Mnie również! Dlatego dziś mam dla ciebie kilka wskazówek na temat tego, jak uporządkować dane, aby ułatwić zarządzanie i pracę zespołową w organizacji pozarządowej.
Porządkowanie danych – dlaczego warto?
Każda organizacja pozarządowa codziennie przetwarza mnóstwo danych z różnych źródeł: dane z projektów, z badań, z raportów, od beneficjentów. Dane są gromadzone podczas przygotowań do uruchomienia nowego projektu, podczas ewaluacji działań, czy tworzenia strategii pracy na kolejne lata. A ponieważ dane są zróżnicowane, zbierane przez różne osoby w różnych celach i okolicznościach – po jakimś czasie zarządzanie nimi może stać się trudne.
Wyobraź sobie na przykład sytuację, w której zaczynasz pracę nad nowym projektem. Chcesz napisać dobre uzasadnienie potrzeby realizacji projektu. Masz już szkic, ale chcesz podeprzeć się danymi z dotychczasowych doświadczeń organizacji i danymi z ogólnopolskich badań. Wiesz, że gdzieś na dysku organizacji muszą być takie dane. Szukasz, szukasz i…nic! Nie możesz znaleźć. Musisz zamienić się w detektywa i poświęcić dodatkowy czas na wypytanie innych osób z zespołu.
Czytaj także: I znowu od początku! Serio? Dlaczego warto zarządzać procesami w NGO?
Inną typową sytuacją może być taka, w której jesteś poproszony/a o przygotowanie raportu opisującego dotychczasowe efekty prowadzonego przez was projektu. Projekt idzie świetnie, uczestniczki i uczestnicy bardzo go chwalą, prowadzicie na bieżąco ewaluację – jest się czym chwalić! Ale… osoba koordynująca projekt jest na zwolnieniu lekarskim i niestety nie wiadomo, gdzie znajdują się dane, których potrzebujesz. Część jest na dysku lokalnym, część w e-mailach a część w tzw. chmurze…
Jak w świecie dynamicznych zmian technologicznych budować realną sprawczość ludzi i zespołów? Jak technologia i AI mogą wspierać organizacje w przechodzeniu od hierarchii do współodpowiedzialności oraz w projektowaniu mądrych, wspierających procesów?
O ile łatwiej byłoby, gdyby dane w organizacji były uporządkowane!
Dlatego dziś pokażę ci kilka pomysłów na to, jak wspólnymi siłami możecie w zespole rozpocząć proces porządkowania danych w waszej organizacji społecznej – tak, aby móc z nich robić szybko i sprawnie jak najlepszy użytek i aby praca z nimi była przyjemnością.
Od chaosu do systemu: podstawy zarządzania danymi w NGO
Efektywny system zarządzania danymi to taki system, w którym każda osoba z organizacji jest w stanie w szybkim czasie dotrzeć do potrzebnych jej danych.
Dane są:
- uporządkowane: mają swoje miejsce, są pogrupowane (np. według typu, czy projektu),
- są zrozumiałe: osoba, która widzi je po raz pierwszy, jest w stanie zrozumieć, czego dotyczą i jak je odczytywać,
- a także – są aktualne: jeśli pojawiają się nowe dane, są one łączone z danymi już istniejącymi w systemie, dzięki czemu wiadomo, która wersja jest najbardziej aktualna.
Zarządzanie danymi to nie tylko odpowiednia archiwizacja dokumentów. Dobry system zarządzania danymi to system, który żyje – który opiera się na ciągłym procesie gromadzenia, rozwijania, wykorzystywania zasobów i dzielenia się nimi.
Porządkowanie danych w organizacji pozarządowej: od czego zacząć?
Nie szukajcie idealnego narzędzia – już je macie!
Aby stworzyć dobry system zarządzania danymi, nie potrzebujesz żadnego nowego super-zaawansowanego narzędzia – spokojnie możesz wykorzystać to, z czego twoja organizacja korzysta obecnie!
Nowe narzędzie mogłoby budzić nieufność zespołu – bo to coś, czego trzeba się nauczyć, a przecież brakuje czasu, bo to coś, przez co szybko trzeba by było zmienić nawyki, co mogłoby utrudniać pracę. Dlatego lepiej na początek zająć się porządkami w narzędziach, z których korzystacie i które dobrze znacie.
Być może korzystacie z dysku w chmurze (np. Google Drive, OneDrive), albo macie wspólny dysk lokalny, wewnętrzny. A może przechowujecie swoją wiedzę w jednej z popularnych aplikacji do notatek (np. Notion, Obsidian, Evernote) – każde z tych narzędzi może pełnić rolę dobrego systemu zarządzania wiedzą.
Czytaj także: Tech stack w NGO – jak dobrze wybierać narzędzia
Zidentyfikujcie dane
Porządkowanie danych w organizacji dobrze jest zacząć od próby określenia, jakie dane są w niej przetwarzane.
Jak definiujemy dane? Dane to surowe fakty lub obserwacje, które po przetworzeniu, zorganizowaniu i interpretacji stają się informacją, a ta może być dalej wykorzystywana do tworzenia wiedzy.
Dane to m.in.:
- wyniki z badań;
- dane dotyczące beneficjentów i osób korzystających z usług organizacji, np. imiona, nazwiska, dane kontaktowe;
- dane finansowe, np. darowizny, granty, wydatki i rozliczenia;
- dane programowe i operacyjne, na przykład liczba przeprowadzonych działań, liczba uczestników programów, efekty realizowanych projektów;
- dane statystyczne zbierane do raportowania i oceny efektów, w tym dane jakościowe z ankiet, wywiadów, obserwacji;
- dane z mediów społecznościowych i kampanii komunikacyjnych;
- dane administracyjne dotyczące funkcjonowania organizacji jak umowy, dokumentacja, korespondencja.
Zadanie: Spróbuj zorganizować spotkanie zespołu organizacji, podczas którego będziecie mogli porozmawiać o tym:
- Jakie dane przechowujemy? Jakiego typu?
- W jakich miejscach?
- Jakich danych nam brakuje?
- Jak – według osób z organizacji – wyglądałby idealny system zarządzania danymi? Czym by się charakteryzował? Jak mógłby im pomagać w realizacji codziennych zadań?
Spiszcie wnioski i spróbujcie zastanowić się, czy widzicie jakieś zależności, albo powtórzenia.
Chcesz nauczyć się, jak zarządzać wiedzą w organizacji, dołącz do bezpłatnego kursu Marzeny Kacprowicz: System zarządzania wiedzą w organizacji pozarządowej
Przygotujcie strukturę katalogów
Dobry system zarządzania wiedzą to system, który pozwala szybko znaleźć to, czego się szuka.
Na dysk, czy to na komputerze, czy w chmurze, warto patrzeć jak „szufladki”, których zadaniem jest porządkowanie danych. Struktura katalogów powinna odpowiadać potrzebom organizacji. Np.
FORMALNE:
- JAK ZAŁATWIĆ
- O ORGANIZACJI
- Schemat i opis struktury organizacyjnej
- Opisy pracowników
- Podział obowiązków
- Opis strategii rozwoju
- Analiza konkurencji
- ORGANIZACJA PRACY
- Procedury
- Regulaminy
- DANE KONTAKTOWE
PROJEKTY:
- FOLDER [NAZWA PROJEKTU]
- Podfolder: _PROJECT MANAGEMENT. W nim folder formalne (np. umowy), spotkania, opis projektu, harmonogram, excel typu „karta projektu”, zawierający karty Cele, Rezultaty, Harmonogram i zadania – wszystkie najważniejsze informacje nt. projektu, dzięki przejrzystości pozwalają na bieżąco śledzić postępy.
- Podfoldery dla każdego działania przewidzianego w projekcie.
- LISTY TO–DO
- EWALUACJA
ONBOARDING (materiały dla nowych osób w zespole):
- PAKIET STARTOWY
KOMUNIKACJA I PROMOCJA:
- PAKIET PRASOWY
- STYLE BOOK
- MONITORING MEDIÓW
- SZABLONY STOPEK DO MAILI
- FAQ (najczęściej zadawane pytania dotyczące projektów/produktów)
FUNDRAISING
WSPÓŁPRACA
BAZA WIEDZY
POMYSŁY I SUGESTIE
Poniżej ilustracja, jak taka struktura może wyglądać na Dysku Google.
Co więcej, warto, aby w folderze głównym znajdowała się instrukcja (np. plik o nazwie „Zacznij tu”) – opis, co i gdzie można znaleźć. Będzie ona stanowiła pewnego rodzaju „punkt startowy” – każda osoba, nawet jeśli nie zna struktury katalogów, będzie mogła się z niego dowiedzieć, w którym kierunku klikać, żeby znaleźć potrzebne zasoby.
Zadanie: Bazując na wnioskach z poprzedniego kroku, wymyślcie strukturę katalogów, którą będziecie się posługiwać.
Ustalcie wspólne standardy
Zadanie: Ustalcie wspólne standardy porządku w danych. Na przykład:
- Tworzymy „kartę projektu”: W folderze każdego projektu znajduje się krótki dokument z najważniejszymi informacjami: tytuł, czas trwania, imię i nazwisko oraz kontakt do osoby koordynującej, opis ról i kontakty do osób z zespołu projektu, link do pełnego opisu, link do harmonogramu, link do budżetu, etc.
- Nazywamy pliki tak, żeby było wiadomo, co się w nich znajduje. Na przykład: zamiast nazywać plik „notatka” – lepiej nazwać plik „20250530_Spotkanie_partnerów_Notatka”.
- Archiwizujemy poprzednie wersje plików. Na przykład: zespół pracował nad przygotowaniem opisu projektu. Powstały pliki: 20250530_Opis projektu, 20250530_Opis projektu_v2, 20250530_Opis projektu_Uwagi_Marzeny. Po tygodniu ciężko się zorientować, który plik to wersja ostateczna! Dlatego żeby nie było wątpliwości, tworzymy folder o nazwie “Archiwum” i przenosimy do niego wszystkie wersja robocze.
- Korzystamy z szablonów dokumentów (patrz: krok „Stwórzcie szablony ułatwiające pracę”).
- Tworzymy „checklisty” – listy z mikro-zadaniami, które trzeba wykonać, żeby zrealizować jakieś działanie.
Podzielcie siły i rozpocznijcie porządki
Jeśli organizacja jest spora, jednej osobie może być nieco trudno zająć się porządkowaniem danych samodzielnie. Jeśli podzielicie siły i każdy zajmie się jakimś jednym obszarem (np. wiedzą z projektu, którym się zajmuje), porządkowanie wiedzy będzie znacznie szybsze i mniej uciążliwe!
Zadanie: Niech każda osoba zajmie się:
- przenoszeniem danych w odpowiednie miejsca w nowej strukturze katalogów,
- zmianą nazw plików,
- archiwizowaniem nieaktualnych wersji plików.
Stwórzcie szablony ułatwiające pracę
Jednym ze sposobów dbania o porządek danych jest korzystanie z szablonów dokumentów – uporządkowanych struktur, dzięki którym dane są bardziej czytelne i łatwiejsze do wykorzystania w zespole.
Możecie przygotować szablony:
- karty projektu, zbierającej najważniejsze informacje o projekcie i jego przebiegu,
- harmonogramu i budżetu projektu,
- raportu z ewaluacji projektu,
- notatki ze spotkania,
- list „to–do” – list z zadaniami do wykonania dla działań, które się powtarzają (to świetny sposób nie tylko porządkowania danych, ale także przekazywania wiedzy pomiędzy pracownikami i budowania nowej wiedzy!).
Zadanie: Zastanówcie się, jakie szablony dokumentów mogłyby wam ułatwić pracę.
Więcej pomysłów na szablony dokumentów znajdziesz w moim kursie e–learningowym: System zarządzania wiedzą w organizacji.
I najważniejsze: dbajcie o porządek!
Kolejną cechą dobrego systemu wiedzy w organizacji jest to, że jest on aktualny. Nie jest tzw. cmentarzyskiem notatek – jest miejscem, które żyje, w którym pojawiają się nowe materiały tworzone według przyjętych standardów.
Największą wartością jest nie sam system-narzędzie, ale zmiana nawyków osób z organizacji. Jeśli członkinie i członkowie twojego zespołu zauważą, że dzięki trzymaniu się przyjętych standardów jest im znacznie łatwiej docierać do potrzebnych danych, dzięki czemu unikają frustracji i oszczędzają czas, jest duża szansa, że uda się zachować porządek w danych!
Pamiętaj tylko, że utrzymywanie porządku w danych nie może być dodatkowym, dużym narzutem pracy – powinno dziać się niejako przy „okazji”. Dlatego tak pomocne mogą się okazać wspomniane wcześniej szablony dokumentów!
Dane, NGO i uporządkowana, sprawna praca. Podsumowanie
Uporządkowane dane to mniej frustracji, oszczędność czasu i przede wszystkim – bardziej satysfakcjonująca praca. Mniej informacji się gubi i nie trzeba powtarzać zbierania i opracowywania danych, którymi już wcześniej ktoś się zajął. W organizacji, w której dba się o porządek w danych, łatwiej jest też dzielić się wiedzą. Spróbujcie uporządkować dane w swojej organizacji – naprawdę warto!
Przeczytaj także:
- PARA – intuicyjny sposób na organizację notatek od Tiago Forte
- Lista zadań od Google – minimalistyczne zarządzanie zadaniami
- Airtable: przyjazna baza danych z funkcją formularzy online i automatyzacji
- Mapy myśli, czyli uczenie się przez skojarzenia
- Personal Knowledge Management (PKM), czyli jak stworzyć swój drugi, zapasowy mózg?