Jest jedno narzędzie, które zrewolucjonizowało pracę biurową, sprawiło, że nie musimy przekopywać skrzynki w poszukiwaniu tego konkretnego e-maila i nie szukamy ostatniej wersji dokumentu. Nazwę tego narzędzia zdradzamy oczywiście w tytule, nie będzie więc tutaj zaskoczenia, wszyscy znamy ten adres. Szukając wielokrotnie przykładów wykorzystania przez organizacje społeczne nowych technologii, natykaliśmy się na jedną odpowiedź. Dokumenty Google. Korzystamy, lubimy, widzimy praktyczne zastosowania. Czy jednak wykorzystujemy wszystkie opcje? Znamy pełnię możliwości tych dokumentów online? Przekonajmy się!
Inaczej, ale jednak podobnie
Google Docs to oczywiście edytor tekstowy. Umożliwia pracę wielu osobom w czasie rzeczywistym. Nasze pliki zapisują się w jednym miejscu — na naszym dysku wirtualnym, wszystko działa w chmurze. Pracuje się online, ale nie różni się bardzo od swoich offline’owych odpowiedników. Wiele funkcji jest wspólnych, ale są też takie, które mogą zaskoczyć. Przez to, że to dokumenty online możemy myśleć o nich nieco inaczej, ale to nie powód, żeby rezygnować z testowania nowych rozwiązań. Czasem połączenia są bliżej, niż nam się wydaje. Na początek zerknijmy na to, co działa podobnie.
Skróty klawiszowe
Jest ich całe mnóstwo. Oczywiście skróty klawiszowe dokumentów Google to doskonały sposób na przyspieszenie działań i zwiększenie efektywności. Oto dziesięć przydatnych skrótów, które warto znać:
- Ctrl + N – tworzy nowy dokument,
- Ctrl + O – otwarcie istniejącego dokumentu,
- Ctrl + S – zapisanie dokumentu,
- Ctrl + Z – cofnięcie ostatniej czynności,
- Ctrl + Y – powtórzenie ostatniej czynności,
- Ctrl + C – kopiowanie zaznaczonego tekstu,
- Ctrl + V – wklejanie skopiowanego tekstu,
- Ctrl + F – wyszukiwanie tekstu w dokumencie,
- Ctrl + K – wstawienie lub edytowanie linku,
- Ctrl + Shift + V – wklejanie bez formatowania.
Te skróty mogą znacznie ułatwić codzienną pracę, pozwalając na szybsze wykonywanie podstawowych czynności bez potrzeby korzystania z myszy.
Skrót do wyświetlenia listy skrótów klawiszowych w Dokumentach Google: Ctrl + /
Tworzenie spisu treści
Aby stworzyć spis treści w dokumencie Google, wykonaj następujące kroki:
- umieść kursor w miejscu, w którym chcesz wstawić spis treści,
- kliknij Wstaw w górnym menu i na samym dole wybierz spis treści,
- spis treści zostanie automatycznie wygenerowany na podstawie nagłówków użytych w tekście.
Możesz dostosować formatowanie spisu treści, korzystając z opcji dostępnych w menu kontekstowym. Kliknij spis treści i wybierz więcej opcji. Żeby zmienić wygląd nagłówków, skorzystaj z kolumny po prawej. Aby spis treści był zawsze aktualny, pamiętaj o użyciu przycisku Aktualizuj Spis Treści, gdy dokonasz zmian w nagłówkach.
Bezpośrednio związana ze spisem treści w dokumentach Google jest funkcja Markdown. Umożliwia ona szybkie formatowanie tekstu za pomocą prostych znaczników. Dzięki niej można łatwo dodawać nagłówki, pogrubienia, kursywę, przekreślenia oraz linki, co znacząco przyspiesza proces edycji.
Aby aktywować tę funkcję, przejdź do Narzędzia > Ustawienia i zaznacz opcję Włącz Markdown. Dzięki temu możesz używać # dla nagłówków (np. ## Nagłówek 2 dla nagłówka drugiego poziomu) oraz *italic* dla kursywy czy **bold** dla pogrubienia. Markdown ułatwia szybkie formatowanie dokumentów, co jest szczególnie istotne, jeśli nasz tekst jest dłuższy. Więcej o Markdown przeczytasz na przykład tutaj.
Pełny ekran
Ma nam pozwalać na skupienie się na pisaniu, eliminując rozpraszające elementy interfejsu i łącząc strony. Aby aktywować ten tryb, wystarczy przejść do menu Widok i wybrać opcję Pełny ekran. Można również użyć skrótu klawiszowego Ctrl + Shift + F, co automatycznie ukrywa paski narzędzi oraz inne elementy, dając więcej przestrzeni na pisanie tekstu. W trybie pełnoekranowym możesz swobodnie pisać, a by powrócić do normalnego widoku, wystarczy ponownie wcisnąć kombinację klawiszy. Kolejna ścieżka to Widok > Pełny Ekran.
Skrót pełnego ekranu: Ctrl + Shift + F
Tryb offline
Funkcja trybu offline umożliwia użytkownikom edytowanie dokumentów bez potrzeby stałego połączenia z Internetem. Aby skorzystać z tej opcji, należy najpierw włączyć tryb offline w ustawieniach Dysku Google. Wymaga to użycia przeglądarki Google Chrome lub Microsoft Edge oraz zainstalowania rozszerzenia „Dokumenty Google offline”. Po aktywacji użytkownik może otwierać, edytować i tworzyć nowe dokumenty, a wszelkie postępy zostaną automatycznie zsynchronizowane z chmurą po przywróceniu połączenia z Internetem. Ta funkcja jest szczególnie przydatna dla podróżujących lub pracujących w miejscach o ograniczonym dostępie do sieci, ponieważ pozwala na kontynuowanie pracy bez zakłóceń. Warto pamiętać, że przed rozpoczęciem działania offline należy upewnić się, że odpowiednie pliki zostały oznaczone jako dostępne offline, mamy gdzie je zapisać i znana nam jest ich lokalizacja.
Statystyki tekstu
W dokumencie Google istnieje funkcja, która pozwala na łatwe sprawdzanie liczby znaków w dokumentach, co jest szczególnie przydatne dla autorów i redaktorów. Aby uzyskać te informacje, wystarczy przejść do menu Narzędzia i wybrać opcję Liczba słów. Po otwarciu okna statystyk użytkownik może zobaczyć nie tylko liczbę słów, ale także szczegółowe dane dotyczące liczby znaków, zarówno ze spacjami, jak i bez. Co więcej, w najnowszych aktualizacjach można włączyć opcję „Wyświetlaj liczbę słów podczas wpisywania”, co umożliwia śledzenie liczby znaków w lewym dolnym rogu ekranu w trakcie pisania. Użytkownicy mogą także skorzystać ze skrótu klawiszowego Ctrl + Shift + C, aby szybko uzyskać dostęp do tych statystyk. Ta funkcja jest niezwykle przydatna, gdy konieczne jest dostosowanie tekstu do określonych wymagań dotyczących długości lub formatu.
Skrót do statystyk tekstu: Ctrl + Shift + C – sprawdzanie liczby znaków w dokumencie.
Znak wodny
W dokumentach online, tak jak w zwykłych, także można łatwo dodać znak wodny, co jest przydatne w kontekście oznaczania przeznaczenia plików lub ochrony ich zawartości. Aby to zrobić, otwórz dokument, do którego chcesz dodać znak wodny, a następnie kliknij Wstaw i wybierz opcję Znak wodny. W panelu po prawej stronie możesz wybrać, jaki znak wodny chcesz dodać. Może być w postaci tekstu, na przykład: „Szkic” czy „Do użytku wewnętrznego”.
Wykorzystanie obrazu też jest możliwe. Jeśli wybieramy tę opcję, to możemy przesłać go z dysku komputera, naszych zbiorów online, z linku lub skorzystać z wyszukiwarki. Dodatkowo możemy dostosować przezroczystość znaku wodnego, jego rozmiar i położenie. Po zakończeniu edycji kliknij Gotowe, aby zatwierdzić zmiany. Ta funkcja jest szczególnie przydatna dla firmy i organizacji, które chcą zabezpieczyć swoje dokumenty Google przed nieautoryzowanym użyciem lub przed podzieleniem się nimi z klientami.
Dokument Google, a współpraca z innymi
Tryb współpracy to jedna z najpotężniejszych funkcji tej platformy, umożliwiająca wielu użytkownikom jednoczesne edytowanie dokumentów w tym samym czasie. Dzięki temu, gdy jeden członek zespołu modyfikuje treść, pozostali mogą to od razu widzieć. Korzyści są jasne, praca grupowa kwitnie i problemy związane z tworzeniem kolejnych wersji dokumentów mogą zniknąć. Użytkownicy mogą również dodawać komentarze do konkretnych fragmentów tekstu, co pozwala na wymianę uwag i sugestii bez potrzeby korzystania z e-maili czy innych narzędzi komunikacyjnych. Dodatkowo, Google Docs oferuje tryb sugerowania, który umożliwia wprowadzanie zmian w formie sugestii, które mogą być akceptowane lub odrzucane przez właściciela pliku. Ta funkcja sprzyja efektywnej współpracy, zapewniając przejrzystość działań i odpowiedzialność w zespole.
Tryb sugerowania i komentarze
To kluczowe narzędzia, które ułatwiają współpracę i edytowanie dokumentów w zespole. W trybie sugerowania aktywowanym poprzez wybór opcji „Sugerowanie” w prawym górnym rogu, wszelkie zmiany wprowadzane przez użytkowników są prezentowane jako sugestie, a nie trwałe edycje. Każda zmiana jest oznaczona innym kolorem, co pozwala na łatwe śledzenie modyfikacji. Użytkownicy mogą akceptować lub odrzucać te sugestie, co zapewnia pełną kontrolę nad ostatecznym kształtem naszej pracy. Dodatkowo funkcja komentarzy umożliwia dodawanie uwag do konkretnych fragmentów tekstu, co sprzyja dyskusjom i wymianie pomysłów. Aby dodać komentarz, wystarczy zaznaczyć interesujący fragment i kliknąć ikonę dymka w prawym górnym rogu.
Skrót do dodania komentarza: Ctrl + Alt + M.
Udostępnianie dokumentów
Udostępnianie dokumentów umożliwia efektywną współpracę z innymi użytkownikami i użytkowniczkami. Aby udostępnić dokument, wystarczy otworzyć go w Google Docs i kliknąć przycisk Udostępnij w prawym górnym rogu ekranu. Korzystamy z adresu e-mail osób, którym chcemy udostępnić naszą pracę. Określamy także poziom dostępu: przeglądający, komentator lub edytor. Można również wygenerować unikalny link do dokumentu, który można wysłać innym osobom. Warto zaznaczyć, że narzędzie pozwala na dzielenie się dokumentami publicznie lub tylko z wybranymi użytkownikami, co zwiększa elastyczność w zarządzaniu dostępem do treści. Osoba, której udostępniamy plik, powinna dostać automatycznego e-maila z powiadomieniem.
Zarządzanie uprawnieniami
Pozwala na kontrolowanie, kto ma dostęp do dokumentów oraz jakie działania mogą podejmować w ich obrębie. Poziomy to: przeglądający, komentujący lub edytujący. Dzięki temu można ograniczyć możliwość edytowania dokumentu tylko do zaufanych współpracowników, podczas gdy inni mogą jedynie przeglądać lub komentować treść. W trakcie udostępniania istnieje również opcja generowania linku, który umożliwia dostęp do pliku dla szerszej grupy współpracowników, z możliwością określenia, jakie mają uprawnienia. Oni również mogą mieć prawo do edytowania, komentowania czy tylko przeglądania — wszystko zależy od właściciela dokumentu. Co więcej, zarządzanie uprawnieniami pozwala na blokowanie możliwości udostępniania dokumentów poza organizację, co zwiększa bezpieczeństwo poufnych informacji.
Pobieranie w różnych formatach
Ułatwia ich dalszą edycję lub udostępnianie. Aby pobrać dokument, należy otworzyć go w Google Docs, a następnie kliknąć Plik w górnym menu i wybrać opcję Pobierz. Z rozwijanej listy można wybrać preferowany format, taki jak Microsoft Word (.docx), PDF (.pdf), OpenDocument (.odt), tekstowy (.txt) czy Rich Text (.rtf). Dzięki tej funkcji użytkownicy mogą łatwo dostosować dokumenty do swoich potrzeb, na przykład konwertując je na formaty zgodne z innymi programami biurowymi. Pobieranie dokumentów w różnych formatach jest szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy konieczne jest udostępnienie pliku osobom, które nie korzystają z Google Docs lub gdy potrzebna jest wersja offline.
Dodatkowe, mniej znane opcje dokumentów Google
Elementy inteligentne
Znane również jako smart chips, to zaawansowana funkcja, która umożliwia użytkownikom dodawanie interaktywnych odniesień do osób, plików, wydarzeń i miejsc w dokumentach. Aby skorzystać z tej opcji, wystarczy wpisać znak „@” w treści, co wywoła listę sugestii. Użytkownicy mogą łatwo wstawiać informacje o osobach zapisanych w kontaktach Gmaila lub Google Workspace, co pozwala na szybkie oznaczanie współpracowników bez konieczności ręcznego wpisywania ich danych. Elementy inteligentne mogą również obejmować linki do innych plików, daty z Kalendarza oraz lokalizacje z Map. Co więcej — jest tam także stoper czy narzędzie do głosowania (po kliknięciu w emotikonę).
Instalowanie i korzystanie z dodatków
To sposób na rozszerzenie funkcjonalności tego narzędzia, co może znacznie poprawić efektywność. Dodatki to aplikacje stworzone przez innych użytkowników, które można zainstalować z Google Workspace Marketplace, a ich zadaniem jest dostosowanie dokumentów do specyficznych potrzeb użytkowników. Dzięki nim można na przykład automatyzować powtarzające się zadania, integrować dokumenty z systemami innych firm czy dodawać nowe funkcje. Mogą to być zaawansowane narzędzia do analizy danych czy opcje formatowania. Instalacja dodatków pozwala też na dostosowanie interfejsu do indywidualnych preferencji.
Aby zainstalować dodatki do Google Docs, należy wykonać kilka prostych kroków. Po pierwsze, otwórz dokument w Google Docs i kliknij na Rozszerzenia w górnym menu. Następnie wybierz Dodatki i kliknij Pobierz dodatki, co przeniesie cię do Google Workspace Marketplace. Tam możesz przeszukiwać dostępne zasoby, zarówno darmowe, jak i płatne. Jeśli znajdziesz coś, co Cię zainteresuje, możesz je zainstalować. Będą one dostępne w menu Rozszerzenia, co umożliwia łatwy dostęp do ich funkcji podczas pracowania nad dokumentem.
Przykłady dodatków:
- Mail Merge – umożliwia tworzenie spersonalizowanych e-maili bezpośrednio z plików tekstowych, co może być przydatne w przypadku wysyłania ofert czy korespondencji do wielu odbiorców.
- LanguageTool – to narzędzie do sprawdzania gramatyki i ortografii, które automatycznie wychwytuje błędy w tekście i sugeruje poprawki, gratka dla autorów i redaktorów.
- EasyBib – ten dodatek pomaga w tworzeniu bibliografii i cytatów w różnych stylach (np. APA, MLA), co ułatwia pisanie prac naukowych i akademickich.
Własny słownik
To funkcja, która pozwala użytkownikom dodawać niestandardowe słowa lub wyrażenia do swojego słownika. Zapobiega to ich oznaczaniu jako błędów ortograficznych. Dzięki temu można łatwo wprowadzać specyficzne terminy, nazwy własne, dane czy skróty, które są często używane w danym dokumencie lub branży. Aby utworzyć własny słownik, wystarczy zaznaczyć słowo, które chcesz dodać, kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję Dodaj do słownika osobistego. To proste działanie sprawia, że podczas pisania nie będziesz musiał martwić się o niepotrzebne podkreślenia błędów, co znacznie ułatwia proces edycji i poprawia płynność pracy. Posiadanie własnego słownika jest szczególnie przydatne dla profesjonalistów w różnych dziedzinach, którzy często używają terminologii specyficznej dla swojej branży (na przykład osób piszących o zasobach Internetu).
Zamienniki
To zastępowanie określonych fraz lub skrótów ich pełnymi wersjami, co przyspiesza proces pisania i edytowania tekstu. Możemy zdefiniować zamienniki, które będą automatycznie rozpoznawane przez system podczas pisania. Aby skonfigurować zamienniki, należy przejść do menu Narzędzia > Ustawienia > Zamienniki. W oknie Zamienników można dodać nowe, wpisując skrót w polu „Zamień” oraz jego pełną wersję w polu „Na”. Na przykład, jeśli w polu „zamień” wpiszesz „zupa”, to w polu „na” chcesz uszczegółowić i rozszerzyć frazę na „zupa pomidorowa według przepisu babci”. Wówczas za każdym razem, gdy wpiszesz „zupa”, Google Docs automatycznie zamieni ją w pełną pożądaną formę. Ta funkcja jest szczególnie przydatna dla autorów/ek często używających specyficznych terminów, nazw własnych (adres, instytucja, język formalny) czy długich fraz.
Tłumaczenie dokumentów
Aby skorzystać z tej opcji, wystarczy otworzyć dokument, kliknąć Narzędzia w górnym menu, a następnie wybrać Przetłumacz dokument. W nowym oknie użytkownik może wpisać nazwę (automatyczna to Przetłumaczona kopia dokumentu + nazwa) oraz wybrać docelowy język z listy dostępnych opcji, która obejmuje ponad 100 języków. Po kliknięciu przycisku Tłumacz, Google Docs tworzy nową kopię dokumentu w wybranym języku, a oryginał pozostaje nietknięty.
Wpisywanie głosowe
Pisanie głosowe umożliwia użytkownikom wprowadzanie tekstu za pomocą mowy zamiast tradycyjnego pisania na klawiaturze. Aby skorzystać z tej opcji, należy otworzyć dokument w Google Docs, a następnie przejść do menu Narzędzia i wybrać Pisanie głosowe lub użyć skrótu klawiszowego . Po aktywacji funkcji pojawi się odpowiednia ikona i prośba o dostęp do mikrofonu komputera. Warto również wybrać odpowiedni język z rozwijanego menu, co zapewni lepszą dokładność rozpoznawania mowy.
Podczas dyktowania możemy używać poleceń głosowych do dodawania interpunkcji, takich jak „przecinek” czy „kropka”, co ułatwia formatowanie tekstu na bieżąco. Program automatycznie zapisuje wypowiedziane słowa, co pozwala na szybkie tworzenie notatek, szkiców czy dokumentów.
Skrót do pisania głosowego: Ctrl + Shift + S
Galeria szablonów
To po prostu łatwy dostęp do różnorodnych wzorów dokumentów, co znacznie przyspiesza proces tworzenia profesjonalnych materiałów. W galerii można znaleźć szablony dostosowane do różnych potrzeb, takich jak CV, listy motywacyjne, raporty, broszury czy plany biznesowe. We wszystkich z nich możemy uzupełniać dane. Aby skorzystać z galerii szablonów, wystarczy otworzyć Google Docs, kliknąć Galeria szablonów w prawym górnym rogu i przeglądać dostępne opcje. Użytkownicy mogą wybierać spośród gotowych projektów, które są już sformatowane i zawierają odpowiednie elementy graficzne (nawet wykresy) oraz tekstowe, co oszczędza czas i zapewnia spójność wizualną dokumentów. Dodatkowo istnieje możliwość przesyłania własnych szablonów do galerii, co pozwala na personalizację i dostosowanie wzorów do specyficznych potrzeb organizacji lub indywidualnych preferencji. Możemy wykorzystać tę opcję, jeśli musimy co jakiś czas wypełniać podobne dokumenty (na przykład arkusze kalkulacyjne).
Rozwijane opcje wyboru (menu)
Ta opcja pozwala na łatwe dodawanie opcji list wyboru. Aby wstawić rozwijane menu, wystarczy wpisać „@menu” w dokumencie lub skorzystać z opcji dostępnej we Wstaw > menu. Możemy stworzyć listę rozwijanych opcji, dostosowując je do swoich potrzeb poprzez dodawanie lub usuwanie. Możemy wstawiać je w tabelę, by ustawiać opcje dotyczące projektów. Jeśli tabela dotyczy naszego projektu, to możemy wpisać opcje do wyboru: zadanie nierozpoczęte, zadanie trwa, zadanie zakończone, a potem możemy wybierać odpowiednią opcję w zależności od tego, na jakim etapie jesteśmy, jeśli chodzi o tę konkretną czynność.
Zakładki
Umożliwiają użytkownikom łatwe tworzenie linków do określonych miejsc w tekście, co ułatwia nawigację i przeskakiwanie między różnymi sekcjami tekstu. Aby dodać zakładkę, należy umieścić kursor w miejscu, które ma być oznaczone, a następnie przejść do menu Wstaw i wybrać Zakładka. Po dodaniu zakładki można skopiować jej link, co pozwala na szybkie odwołanie się do tego fragmentu tekstu w przyszłości lub udostępnienie go innym osobom. Użytkownicy mogą również tworzyć zakładki dla nagłówków, co jest szczególnie przydatne w długich dokumentach, gdzie łatwo zgubić się w treści. Dzięki temu można efektywnie organizować dokumenty, a także ułatwić współpracę z innymi, kierując ich bezpośrednio do istotnych sekcji tekstu.
Sprawdź także:
- Czytaj: Co zamiast Google Jamboard? Alternatywne tablice online i sposoby na bezbolesną przeprowadzkę
- Podcast (YT): Od pomysłu do wdrożenia. Jak projektować produkty cyfrowe w organizacjach
- Wideo: Notion dla NGO: jak gromadzić i prezentować dane w działaniach społecznych?
- Link niespodzianka: Dokąd prowadzi? Kliknij i się przekonaj! 🎁