Ułatwienia dostępu

Search
Close this search box.
Search
Close this search box.

Jak AI może ci pomóc w odpowiadaniu na często zadawane pytania?

Jak AI może ci pomóc w odpowiadaniu na często zadawane pytania?
Jednym z nieodłącznych elementów pracy z klientami, beneficjentami czy użytkownikami jest odpowiadanie na rozmaite pytania: o produkty, usługi, czy rozwiązywanie problemów. Jest to zajęcie bardzo ważne, ale – niestety – bywa czasochłonne i może stać się żmudne, kiedy pytania często się powtarzają. Dlatego dziś podpowiadamy, w jaki sposób sztuczna inteligencja może ci pomóc w odpowiadaniu na często zadawane pytania.
Spis treści

Jednym z nieodłącznych elementów pracy z beneficjentami, darczyńcami czy użytkownikami jest odpowiadanie na rozmaite pytania: o produkty, usługi, czy rozwiązywanie problemów. Jest to zajęcie bardzo ważne, ale – niestety – bywa czasochłonne i może stać się żmudne, kiedy pytania często się powtarzają. Dlatego dziś podpowiadamy, w jaki sposób sztuczna inteligencja może ci pomóc w odpowiadaniu na często zadawane pytania.

Przygotowanie FAQ

Skrót FAQ to akronim angielskiego wyrażenia „Frequently Asked Questions” oznaczającego „Najczęściej zadawane pytania”. Sekcje zawierające FAQ można spotkać m.in. na stronach internetowych lub w sklepach online. Jej zadaniem jest zebranie w jednym miejscu odpowiedzi na najważniejsze i najczęściej zadawane przez klientów pytania. Pełni rolę bazy wiedzy, dzięki której użytkownik jest w stanie szybko dotrzeć do potrzebnych informacji.

Na przykład, sekcja FAQ sklepu internetowego może zawierać odpowiedzi na pytania takie jak:

A sekcja FAQ fundacji:

W jaki sposób AI może ci pomóc przygotować sekcję FAQ?

Możesz – jak w powyższych przykładach – krótko opisać, czym zajmuje się twoja organizacja i poprosić ChatGPT, Google Geminy czy Copilote o wygenerowanie przykładowych pytań, które warto, aby się znalazły w sekcji FAQ na jej stronie internetowej.

W drugim kroku możesz poprosić o wygenerowanie odpowiedzi na wybrane pytania. Na przykład na podstawie załączonego opisu działań organizacji albo polityki prywatności:

Przygotowanie szablonów e-maili

W odpowiadaniu na pytania zadawane drogą elektroniczną pomocne mogą okazać się szablony maili, zawierające standardowe odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Na przykład:

Pani X,
Dziękujemy za kontakt i zainteresowanie naszą ofertą! Tak, [nazwa produktu] umożliwia:

  • … [opis funkcji]
  • … [opis funkcji]
  • … [opis funkcji]

Więcej informacji wraz z instrukcją obsługi w formie wideo znajdzie Pani w artykule … [link]. W razie jakichkolwiek pytań, pozostaję do Pani dyspozycji.

Życzę miłego dnia!
Janina Kowalska

Dzięki szablonom e-maili zespół współpracujący z klientem zaoszczędzi dużo czasu na przygotowywaniu wiadomości od zera, a także zyska wspólny standard działania.

W jaki sposób AI może ci pomóc przygotować szablony e-maili?

Spisz najczęściej zadawane pytania, jakie wpływają do twojej organizacji. W kolejnym kroku poproś AI o przygotowanie maila z odpowiedzią na konkretne pytanie. Na przykład:

Pamiętaj, aby:

  1. samodzielnie zredagować e-mail, nadając mu odpowiedni ton, dopasowany do stylu komunikacji twojej organizacji.
  2. przed wysłaniem maila dostosować jego treść do odbiorcy, dodając spersonalizowane powitanie/wstęp (żeby nie miał poczucia, że otrzymał odpowiedź od robota).

Przeredagowanie treści zgodnie z zasadami prostego języka

Jeśli w twojej organizacji posiadacie materiały dla użytkowników, ale otrzymujecie od nich informacje, że nie są one w pełni zrozumiałe, możecie z pomocą sztucznej inteligencji spróbować je przeredagować.

Dobrze, aby materiały dla użytkowników i użytkowniczek tworzone były z wykorzystaniem zasad tzw. prostego języka, aby czytelnicy nie mieli trudności ze zrozumieniem treści. Zdania powinny być krótkie i rzeczowe, a tekst podzielony na akapity ze śródtytułami. Dobrze sprawdzają się również wypunktowania i przykłady.

Sztuczna inteligencja wsparciem w żmudnych zadaniach. Podsumowanie

Udzielanie odpowiedzi na często zadawane pytania nie musi być żmudnym i nudnym zadaniem! Z pomocą sztucznej inteligencji możesz przygotować zestaw pytań i odpowiedzi, a także szablony maili, które ułatwią twoją codzienną pracę z klientami. Pamiętaj, aby treści wygenerowane przez AI samodzielnie sprawdzić i zredagować, żeby nadać im pożądany, „ludzki” ton. Powodzenia!

Inne teksty, które Cię zainteresują:

 

Newsletter
Dołącz do grona ponad 10 000 zaangażowanych subskrybentów i dwa razy w miesiącu otrzymuj nieodpłatnie nową dawkę wiedzy, inspiracji oraz technologicznych recenzji i porad od ekspertów i ekspertek programu Sektor 3.0.
Festiwal Sektor 3.0 już za
dni   
:
: