Tech stack to termin, który odnosi się do zestawu technologii lub narzędzi, które firma lub organizacja stosuje do tworzenia i obsługi swoich produktów i usług. Taki zestaw narzędzi może obejmować języki programowania, aplikacje, bazy danych, serwery, frameworki, rozwiązania chmurowe, serwery… ale nie o takim wydaniu tech stacku dziś piszę.
Tech stack (na język polski tłumaczony czasem niefortunnie jako stos oprogramowania) ma zastosowanie i znaczenie również w zespołach, które nie tworzą oprogramowania ani systemów informatycznych. Wystarczy, że działasz lub pracujesz (nawet częściowo) cyfrowo. Twój zestaw narzędzi do zarządzania projektami, komunikacji w organizacji, analizy danych, tworzenia treści, zarządzania finansami czy fundraisingu powinien być sprawdzony, skalowalny (np. kiedy rośnie zespół lub pojawi się nowy grant) i łatwy do utrzymania. Dlatego tech stack to nie tylko lista oprogramowania. To know-how i praktyczne podejście do technologicznych rozwiązań również nietechnologicznych wyzwań, którymi zajmujemy się na co dzień w organizacji. Jego znaczenie rośnie wraz z popularyzacją się rozwiązań n0-code (nie wymagających umiejętności programowania), które coraz częściej stosujemy w pracy (np. rozwiązania do automatyzacji czy analizy danych).
tech stack to zestaw technologii lub narzędzi, które firma lub organizacja stosuje do tworzenia i obsługi swoich produktów i usług
Tech stack, czyli dobry wybór narzędzi
Wiele organizacji przeniosło w ostatnich latach część swoich działań lub pracy do sieci. Dla nich takim podstawowym tech stackiem jest zestaw narzędzi do organizacji i prowadzenia spotkań online. Zwykle po testach staramy się korzystać z jednego, który najbardziej nam odpowiada lub w który inwestujemy. Podczas spotkań notujemy na wspólnych dokumentach lub prowadzimy burze mózgów na wirtualnej tablicy. Na koniec zapisujemy zadania w systemie do zarządzania projektami.
Taki prosty, nie-technologiczny tech stack może wglądać następująco:
- Organizacja spotkań – Google kalendarz
- Spotkania online – Zoom
- Notatki – Dokumenty Google
- Wirtualna tablica do burzy mózgów i projektowania – Miro
- Zarządzanie projektem i zadaniami – Trello
W organizacji, która prowadzi działania online np. fundraisingowe, dla której ważne jest bezpieczeństwo danych czy wydajność obsługi płatności, tech stack może wyglądać inaczej. O kompletowaniu narzędzi do zbierania środków i organizacji zrzutek opowiadał nam Tomasza Chołast ze zrzutka.pl. Podpowiada taki zestaw narzędzi do zbierania środków i organizacji, do którego dodalibyśmy kilka pozycji, aby stworzyć fundraisingowy techstack:
- Strona internetowa np. zbudowana na WordPress
- System zarządzania danymi o odbiorcach np. civicCRM
- Narzędzie do e-mail i SMS marketingu np. Freshmail
- Zbieranie danych o odbiorach – Google Analytics
- Zarządzanie reklamami – Google Ads
- Bramka płatności – Blik
- Karta wpłatnicza, która umożliwia przyjmowanie wpłat bez użycia gotówki i terminala płatniczego.
- Technologia NFC do płatności zbliżeniowych.
- Zapier lub inne narzędzie automatyzacji nie wymagające programowania, które może np. automatycznie zapisywać dane dot. płatności czy wejść na stronę w odpowiednim arkuszu Excela.
Nieprogramistyczny tech stack redakcji Sektora 3.0 będzie wyglądać jeszcze inaczej. W naszym przypadku znajdują się w nim, poza aplikacjami do pisania tekstów, optymalizacji SEO i tworzenia grafik, również wypracowane wspólnie procedury pracy z technolgiami, które pozwalają w prosty sposób osiągać powtarzalne rezultaty. Przykładowo nasz research tematów i inspiracji do tekstów trafia do współdzielonej bazy w Notion, to której każdy z nas dodaje linki z pomocą wtyczki w przeglądarce internetowej. Współdzielone szablony i tzw. branding kit (kolory i fonty jednej marki) w Canvie pozwalają dowolnej osobie z zespołu tworzyć grafiki do tekstów, bez konieczności poszukiwania i konsultowania tego jak dopasować je do reszty materiałów. Równocześnie dobra integracja Canvy z bazami otwartych zdjęć (np. Pexels) pozwala nam zaoszczędzić kolejnych kilka minut pracy, za każdym razem, kiedy poszukujemy zdjęć. W razie wątpliwości lub kiedy chcemy skonsultować jakiś pomysł, nagrywamy filmy z pomocą Loom. Ta aplikacja błyskawicznie tworzy wideo z ekranu komputera i świetnie współpracuje ze Slackiem, czyli komunikatorem całej organizacji.
Przykład dobrze zintegrowanych narzędzi. Aplikacja Miro działająca w ramach spotkania Zoom, bez konieczności uruchamiania przeglądarki internetowej.
Zalety budowania bazy narzędzi w organizacji społecznej
Według raportu firmy McKinsey z 2019 roku, pracownicy i pracowczniki biurowi spędzali codziennie 1,8 godziny na wyszukiwaniu i porządkowaniu informacji. Ile z tego czasu moglibyśmy zaoszczędzić na inne działania (lub lenienie się), gdyby wyszukiwanie informacji, odpowiednich plików czy sprawdzanie dostępów działało sprawniej?
Wybór i wdrożenie narzędzi, które ze sobą dobrze współpracują i potrafią zaoszczędzić cenny czas w pracy to jedna z kluczowych zalet posiadania dobrego tech stacku w organizacji. Tak jak cenna jest dla nas sprawna i przyjemna współpraca w zespole, tak samo cenne będzie, jeśli jedno narzędzie (np. do prowadzenia spotkań online) będzie działało w połączeniu z innymi (np. dokumentami i tablicami online), w celu szybszego uruchamiania i zapisywania plików bez poszukiwania ich na dysku czy konieczności wielokrotnego logowania.
Dwa dodatkowe argumenty za budowaniem tech stacku w każdej organizacji, która działa, choć odrobinę w sieci, to automatyzacja i odpowiedzialność społeczna i ekologiczna za wykorzystywane technologie. Wiele organizacji pracuje z ograniczonymi zasobami (czasowymi, ludzkimi, finansowymi), dlatego tym bardziej powinny zastanowić się jakie obszary działań mogą z pomocą technologii zautomatyzować. Wysyłki z podziękowaniami za wpłaty, a może elektroniczny obieg dokumentów? Warto zlokalizować procesy w organizacji, które mogłyby zostać uproszczone. Znalezienie takich obszarów oraz analiza, jakie połączenie narzędzi może je zautomatyzować to również dobry punkt wyjścia dla budowy tech stacku. Kwestia odpowiedzialności społeczno-ekologicznej za technologie, z których korzystamy to nowy obszar dla wielu organizacji i firm. Pierwsza jej część to lepsza dbałość o bezpieczeństwo danych oraz prywatność odbiorców naszych działań. Druga to obniżanie kosztów środowiskowych (m.in. cyfrowego śladu węglowego) związanych z wykorzystywanymi narzędziami cyfrowymi (hostingiem stron i usług, urządzeniami, aplikacjami). Przykładowo podczas budowy nowej strony WWW możemy postawić na rozwiązania, które zmniejszają zużycie energii podczas uruchamiania strony WWW (np. rezygnacja z integracji z mediami społecznościowymi) i równocześnie zbierają mniej danych o odbiorcach (zastąpienie narzędzie Google rozwiązaniami open source jak Matomo).
Techstack do zarządzania projektami
Tech stack pomaga również w codziennej pracy zespołów i wdrażaniu nowych osób. Dzięki temu, że zespoły korzystają z tych samych technologii i narzędzi, łatwiej im współpracować i wymieniać się informacjami i doświadczeniami. Wyobraź sobie sytuację, w której w firmie lub organizacji powstaje nowy zespół do zrealizowania projektu. Jeśli zespół nie otrzyma wytycznych co do narzędzi, na których ma pracować (np. prowadzić dokumentację) oraz wymagań technicznych, które ma spełnić (np. zapewnienie edytowalności plików, które stworzy), po jakimś czasie projekt ten może okazać się niekompatybilny z pracą pozostałych zespołów. Aby uniknąć takiej sytuacji, każde narzędzie lub technologia, która działa w organizacji, powinna stawać się częścią jej procedur.
Ułatwianie codziennej pracy to w przypadku tech stacku tylko świetny efekt uboczny. Najważniejszym celem i zaletą systematycznego podejścia podejmowanych decyzji o technologiach oraz ich wdrażania, jest to, że zwiększają skuteczność naszych działań. Wróćmy do przykładu tech stacku narzędzi do fundraisingu. Ich celem nie jest tylko sprawne działanie każdego z nich z osobna, ale jak najlepsze działanie w połączeniu. Jeśli nasza strona WWW działa szybko i stabilnie to połączone ze sobą systemy zbierania danych mogą pozyskać więcej środków. Dalej, kiedy system płatności i wysyłek wiadomości są dobrze zintegrowane, to dzięki automatycznym wiadomościom możemy zaprezentować się lepiej przed osobą, która wpłaca lub uratować płatności, które zostały przerwane lub niedokończone. Znajomość tych połączeń, wiedza o tym, które narzędzie, z którym współpracuje lepiej, doświadczenie w ich obsłudze, ustawianiu czy szybkim diagnozowania błędów i naprawianiu, to dla organizacji działających w sieci prawdziwy skarb.
Od czego zacząć budowanie tech stack w organizacji?
W poprzednich akapitach często pisałem o sprawdzonych narzędziach. Test to połowa sukcesu budowy zestawu technologii, która pomaga, a nie przeszkadza w pracy. Sprawdzenie narzędzi zajmuje czas i nawet kiedy posiadamy dobre rekomendacje co do wyboru tej czy innej aplikacji, zapewne nadal będziemy musieli sprawdzić, czy pasuje ona do naszych potrzeb oraz pozostałych narzędzi.
Jednak przed każdym takim praktycznych testem narzędzia czy aplikacji, budowa lub rozbudowa tech stacku powinna rozpocząć się od dobrego rozpoznania potrzeb i celów naszej instytucji. Bazując na przykładzie fundraisingowym, warto dokładnie określić, co chcemy osiągnąć (np. łatwo prowadzić zbiórki podczas wydarzeń online) i następnie analizować, jakie technologie i narzędzia już są do tego dostępne (BLIK, szybkie przelewy online, paypall etc.). Warto na tym etapie przyglądać się nie tylko temu, czy dane narzędzie pasuje nam teraz, ale również jakie opcje rozwoju i dopasowywania do zmieniających się potrzeb oferuje.
Trzy typowe obszary, w których możemy zacząć poszukiwania tego, co odpowiedni dobór narzędzi może zmienić to:
- skalowalność, czyli łatwa rozbudowa narzędzi w sytuacji szybkiego wzrostu organizacji lub zespołu (np. możliwość dodania kont lub funkcji, bez konieczności przebudowywania narzędzia)
- integracja, czyli zdolność narzędzia do współpracy z innymi narzędziami (jak w przykładzie integracji narzędzi do prowadzenia spotkań online)
- automatyzacja, czyli możliwość zmiany powtarzalnych (i często zbędnych czynności) w działania automatyczne (np. podziękowania mailowe czy raporty).
Podsumowanie i inspiracje z branży IT
Czerpiąc inspirację z branży IT, który spopularyzował termin tech stack, warto podkreślić, że jego tworzenie nie powinno odbywać się w oderwaniu od rynku i trendów. Wybieranie spośród rozwiązań, które już są popularne i sprawdzone pozwala łatwiej wdrażać nowych pracowników i pracowniczki. To również sposób na prostsze wykorzystywanie przyzwyczajeń naszych odbiorców do pewnych rozwiązań. Po raz ostatni wrócę do przykładu fundraisingowego. Choć na rynku dostępnych jest wiele technologii płatności online, tylko cześć z nich jest masowo wykorzystywana przez odbiorców. Wybór najbardziej innowacyjnej niekoniecznie musi być najlepszym wyborem dla organizacji, która chce ułatwić darczyńcom przekazanie środków.
Tech stack w organizacji – najważniejsze porady
- Dokładnie przeanalizuj i zapisz potrzeby i cele organizacji, do których realizacji poszukujesz rozwiązania technologicznego.
- Analizując opcje technologiczne (jeśli to możliwe) wybieraj nie tylko te najtańsze czy najprostsze. Bierz również pod uwagę ich elastyczność względem potrzeb, które mogą zmienić się w przyszłości.
- Nie składaj swojego idealnego portfolio narzędzi zbyt szybko. Niektóre technologie czy aplikacje mogą świetnie wypadać w recenzjach, ale dopiero w działaniu zweryfikujesz ich przydatność w Twojej instytucji.
- Nie zapominaj o analizowani kosztów środowiskowych korzystania z różnych technologii oraz ryzykach związanych z bezpieczeństwem danych i ochroną prywatności Twoich odbiorców. Szukaj rozwiązań, które są nie tylko sprawne, ale również odpowiedzialne.
- Pamiętaj, aby zaplanować zasoby na zarządzanie takim połączonym zestawem narzędzi np. utrzymywanie ich aktualnej dokumentacji czy szkolenia. To pozwoli zespołowi sprawnie korzystać z nich i rozwijać się np. poprzez włączanie do pracy nowych funkcji z tych narzędzi.