Logo Sektor 3.0
BLOG
Jak działa Zoom?

Jak działa Zoom?

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email
Share on print

Niewiele narzędzi staje się tak popularne, że ich nazwy własne zastępują słowa określające jaką czynność. Zoom dostąpił tego nietypowego zaszczytu, kiedy większość z nas musiała przejść na pracę zdalną. Na nieszczęście tego narzędzia do wideokonferencji, jego nazwa zaczęła kojarzyć się szybko również ze zmęczeniem zbyt dużą ilością spotkań online. W tym poradniku dowiesz się, jak działa Zoom i jak sprawnie dla Ciebie i uczestników Twoich spotkań, korzystać z jego funkcji.

Praktyczne porady nt. pracy zdalnej i produktywności. Subskrybuj!

Zoom przez lata był jednym z głównych narzędzi używanych do prowadzenia telekonferencji. Popularyzacja pracy, wydarzeń i działań edukacyjnych w formie zdalnej sprawiła jednak, że narzędzie to musi obsługiwać znacznie więcej potrzeb i sytuacji, niż było do tego pierwotnie stworzone. W ciągu ostatnich dwóch lat zarówno Zoom, jak i podobne aplikacje, dodały wiele usprawnień i funkcji, które poprawiają doświadczenia pracy na nich. Warto jednak pamiętać, że praca zdalna i kilka godzin spotkań czy warsztatów online różni się od takich samych czynności twarzą w twarz. Jak wykorzystać maksymalnie potencjał narzędzi cyfrowych do usprawnienia pracy, piszemy w poradniku na temat komunikacji asynchronicznej.

Najważniejsze funkcje Zooma

Jeśli chcesz wyłącznie brać udział w spotkaniach, ale nie potrzebujesz ich tworzyć, to nie musisz posiadać do tego konta w Zoom. Wystarczy Ci do tego:

Żeby organizować spotkania przez Zoom, potrzebujemy (poza programem na komputerze lub smartfonie) założyć konto oraz wybrać jedną z licencji. Do wyboru mamy darmową z ograniczeniem czasu trwania spotkań do 40 minut oraz kilka opcji płatnych z rozbudowanymi funkcjonalnościami i większymi limitami osób, oraz czasu na telekonferencje. Wersje licencji oraz możliwość uzyskania zniżki dla organizacji pozarządowych szczegółowo opisaliśmy w tekście na łamach technologie.ngo.pl.

Jeśli po zalogowaniu na Twoje konto Zoom dostępne jest w języku angielskim, zjedź na sam dół strony gdzie odnajdziesz listę języków, w tym język polski.

Jeśli chcesz korzystać z podziału na pokoje podczas spotkań, musisz włączyć te funkcje na swoim koncie przed pierwszym spotkaniem. Aby to zrobić w panelu ustawień Zoom, przejdź do zakładki Na spotkaniu (podstawowe) i odszukaj na liście i włącz opcję Oddzielny pokój.

Zoom Oddzielny pokój

Planowanie spotkania na Zoomie

Teraz możesz przejść do tworzenia spotkań. Najłatwiej zrobić to z panelu, który dostępny jest po zalogowaniu na Twoje konto. W zakładce Spotkania (ang. Meetings) znajdziesz przycisk Zaplanuj spotkanie (Schedule a meeting). Następnie nadaj spotkaniu tytuł, określ datę, czas trwania i dostosuj ustawienia:

  • włącz lub wyłącz poczekalnie,
  • włącz lub wyłącz wymaganie uwierzytelnienia,
  • włącz lub wyłącz prowadzącym i uczestnikom wideo i głos,

Co więcej, pod ostatnim przyciskiem na liście, czyli Opcje, możesz również:

pozwolić lub zablokować uczestnikom możliwość dołączania w każdej chwili,
automatycznie wyciszyć uczestników po wejściu,
wstępnie utworzyć podział na pokoje,
włączyć automatycznie nagrywanie spotkanie,
zatwierdzić lub zablokować wejście dla użytkowników z określonych krajów/regionów.

Jeśli planujesz warsztat lub większe spotkanie online takie ustawienia jak automatyczne wyciszenie uczestników podczas wchodzenia na spotkanie pomogą w uniknięciu chaosu podczas spotkania.

Po zapisaniu wydarzenia możesz je rozpocząć lub przesłać do uczestników i uczestniczek link z zaproszeniem. Możesz również dodać wydarzenie do kalendarzy Google, Microsoft Outlook lub Yahoo. Jeśli organizujesz częściej podobne spotkania, to skorzystaj z opcji Zapisz jako szablon. Dzięki niej ustawienia, które zostały wybrane do tego spotkania, możesz jednym kliknięciem wybrać następnym razem, korzystając z listy szablonów.

Korzystając często z Zoom’a warto zacząć używać do tego wtyczek i połączeń z kalendarzami Google czy Outlook. Dzięki nim możesz tworzyć spotkania z poziomu kalendarza tak jak w Google Meet dla kont Gmail.

Zapraszanie uczestników i uczestniczek do naszych spotkań jest możliwe na kilka sposobów. Możesz udostępnić zaproszenie lub link do dołączenia, wysyłając je przed spotkaniem. Informacje te dostępne są w panelu Zoom na liście zaplanowanych spotkań. Po rozpoczęciu spotkania informacje te znajdziesz w dolnym menu, klikając na ikonę uczestników (Participants) i przycisk Zaproś (Invite).

 

Natychmiastowe uruchamianie spotkania w aplikacji Zoom

Kiedy posiadasz konto i zainstalowaną na komputerze lub smartfonie aplikację możesz również uruchamiać spotkanie błyskawiczne. Umożliwia to gospodarzowi natychmiastowe rozpoczęcie spotkania bez wcześniejszego planowania lub zapraszania uczestników. W dowolnym momencie możesz zaprosić inne osoby do dołączenia do natychmiastowego spotkania. Natychmiastowy identyfikator spotkania rozpoczęty z programu Zoom wygaśnie zaraz po zakończeniu spotkania.

Aby utworzyć natychmiastowe spotkanie, otwórz aplikację Zoom i wybierz opcję New Meeting.

Zoom New meeting

Ustawienia Zooma podczas spotkania

Wszystkie najważniejsze ustawienia potrzebne podczas prowadzenia spotkania znajdziemy w dolnym panelu. Wiele z tych przycisków może zmienić odrobinę widok programu np. kliknięcie Chat lub Participants, odpowiednio pokaże lub wyłączy widok czatu i listy osób uczestniczących w spotkaniu. Inne, takie jak przyciski z mikrofonem lub kamerą, które włączają lub wyłączają głos i obraz z kamery, posiadają również dodatkowe menu, ukryte pod małymi strzałkami w rogu każdego przycisku.

zoom menu

To w tych ukrytych menu znajdziemy zaawansowane opcje dźwięku:

  • test dźwięku,
  • zmiana źródła dźwięku (jeśli korzystasz np. ze słuchawek z mikrofonem i laptopa z mikrofonem,
  • możesz sprawdzić, który będzie brzmieć lepiej)
  • zmiana głośników/słuchawek, na których odbierasz dźwięk spotkania

oraz wideo:

  • zmniejszanie jakości obrazu wideo (na wypadek słabego połączenia z siecią)
  • wirtualne tło,
  • rozmazywanie obrazu,
  • automatyczne retuszowanie twarzy,

Jeśli masz wolniejsze połączenie z internetem, możesz w ustawieniach wideo wyłączyć tryb HD.

Zmiana nazwy użytkownika podczas rozmowy na Zoomie

Najłatwiej zrobić to po uruchomieniu spotkania klikając na trzy kropki w rogu naszego podglądu z kamerki wideo. Wybierając Rename możemy zmienić swój podpis i polecić to samo pozostałym osobom uczestniczącym w spotkaniu.

Warto pamiętać, że opcję te można wyłączyć w ogólnych spotkaniach konta Zoom. Wówczas nazwa będzie zgodna z naszą nazwą zalogowanego użytkownika Zoom lub nazwą, którą podamy podczas dołączania do spotkania.

(Zoom zapyta o nazwę osoby, które nie mają konta Zoom lub dołączają niezalogowane).

Zmiana widoku i ukrywanie podglądu siebie

Pod przyciskiem z trzema kropeczkami w rogu naszego podglądu czai się również inna ważna funkcja: możliwość wyłączania zupełnie naszego podglądu z kamery. Jesteśmy nadal widoczni dla uczestników i uczestniczek spotkania, ale nie musimy patrzeć na siebie jak w lustrze (co może ograniczyć zmęczenie i stres podczas spotkania). Kiedy chcemy włączyć podgląd z własnej kamery wystarczy w prawym górnym rogu kliknąć narzędzia View (Wygląd) i włączyć ponownie Self-view.

Pod tym górnym przyciskiem View znajdziemy również kilka trybów widoku całego spotkania. Możemy wybierać pomiędzy widokiem galerii (do 29 lub 45 osób), powiększania widoku osoby aktualnie zabierającej głos lub przypięcia widoku konkretnej osoby, aby obraz z jej kamery lub udostępnianego ekranu był zawsze widoczny.

Udostępnianie ekranu w Zoomie

Zoom umożliwia łatwe udostępnianie ekranu innym uczestnikom spotkania. Warto pamiętać, że jako organizatorzy spotkania mamy zawsze dostępną tę opcję. To czy mogą zrobić to osoby zaproszone do spotkania, zależy od ustawień naszego spotkania.

Udostępnianie ekranu w Zoom ma więcej możliwości w porównaniu z konkurencją. Możemy udostępniać:

  • cały ekran,
  • konkretną aplikację lub okno programu,
  • obraz z iPada lub smartfona z systemem iOS Apple,
  • białą tablicę,
  • zaznaczony fragment ekranu (w ustawieniach zaawansowanych),
  • wybranie tylko dźwięku komputera (np. kiedy odtwarzamy wideo) lub dźwięk mikrofonu (w ustawieniach zaawansowanych).

Nagrywanie spotkania w Zoom

W standardowym ustawieniu Zoom nie nagrywa automatycznie naszych spotkań, ale ich gospodarze w każdej chwili uruchomić i zapisywać je bez technicznej zgody uczestników. Choć Zoom informuje osoby uczestniczące o uruchomieniu nagrywania, warto poinformować o tym wszystkich wcześniej. Zależnie od wersji licencji, którą posiadamy, nagranie można zapisywać na dysku lub w chmurze. Nagranie rejestruje dźwięk, wideo, jak i treści z czatu w formie pliku tekstowego.

Tłumaczenia symultaniczne

Wyjątkową funkcją programu Zoom jest możliwość prowadzenia tłumaczeń symultanicznych spotkań. Aby ją uruchomić musisz przed zaplanowaniem spotkania uruchomić ją w panelu ustawień. Przejdź do Ustawienia, a następnie Na spotkaniu (zaawansowane), gdzie na liście znajdziesz możliwość włączenia Tłumaczenia. Ta funkcja musi być włączona podczas planowania spotkania lub webinaru, dlatego nie można jej użyć do spotkań uruchamianych natychmiastowo z poziomu aplikacji Zoom.

Widok panelu ustawień spotkań w programie Zoom. Włączanie tłumaczeń symultanicznych.

Tłumacza lub tłumaczkę można przypisać podczas planowania spotkania lub już po jego uruchomieniu. Ta osoba otrzyma powiadomienie, że została Tłumaczem, a na dolnym menu zobaczy przycisk Tłumaczenie. Po kliknięciu wybiera odpowiedni język, na który będzie tłumaczyć. Osoba tłumacząca ma dostęp tylko do kanału językowego, do którego została przypisana. Uczestnicy kanału językowego usłyszą przetłumaczony dźwięk, a także oryginalny dźwięk przy mniejszej głośności. W przypadku webinarów osoba wyznaczona do pełnienia funkcji tłumacza musi być również panelistą.

Przydzielanie roli tłumacza podczas spotkania w Zoom

U osób uczestniczących w spotkaniu również pojawi się dodatkowych przycisk Tłumaczenia (lub ang. Interpretation), za pomocą którego wybierają język głównym, w którym chcą słuchać spotkania.

Wybór języka tłumaczeń przez uczestnika spotkania w Zoom

Jak usprawnić spotkania na Zoom​?

Jeśli regularnie zapraszasz na Zoom’a, spróbuj poznać jego konfigurację na tyle, by swobodnie wybierać ustawienia wygodne dla Ciebie i osób uczestniczących w spotkaniu czy warsztacie. Dotyczy to zarówno moderowania spotkań, usprawniania sobie pracy jako osobie prowadzącej oraz pomocy uczestnikom i uczestniczkom w redukcji zmęczenia bycia długo przed ekranem.

Sprawne zabieranie głosu w grupie

Żadna funkcja nie zastąpi dobrego przygotowania do pracy online. Dotyczy to zarówno Ciebie, jak i osób, które zaprasza. O ile Ty możesz dobrze poznać program przed prowadzeniem spotkania, to osoby, z którymi prowadzisz spotkanie, mogą nie znać go tak dobrze, mogą mieć problemy techniczne czy gorsze połączenie z siecią. Dlatego tak ważne jest jednakowo: przygotowanie spotkania (odpowiednie ustawienia, instrukcja wysłana wcześniej), jak również sprawne rozpoczęcie, podczas którego upewnisz się, czy wszyscy znają najważniejsze funkcje potrzebne do aktywnego brania udziału.

Zależnie od tego, jak chcesz prowadzić spotkanie, zaproponuj jaką metodą zabierać głos. Zoom pozwala na:

  • włączanie się głosowe (jeśli tego nie zablokujesz),
  • podnoszenie „cyfrowej ręki” dostępne pod przyciskiem z buźką (Reactions),
  • pisanie na czacie.

Jeśli prowadzisz spotkanie z większą grupą, w której nie możesz zobaczyć wszystkich naraz, użycie cyfrowego podbicia ręki jest naprawdę pomocne. Jako gospodarz możesz również zobaczyć podniesione ręce w kolejności, w jakiej zostały podniesione, a następnie wezwać ludzi do dzielenia się. Podnoszenie rąk może służyć nie tylko jako forma ustalania kolejnoci zabierania głosu, ale również do prowadzenia szybkich głosowań (liczbę podniesionych rąk zobaczysz w oknie uczestników).

Dzielenie się na pokoje – tzw. Breakout Rooms w Zoomie

Możliwość podziału spotkania na podgrupy, które mogą ze sobą rozmawiać, udostępniać sobie ekran, a po np. wykonaniu ćwiczenia, łatwo powrócić do głównego spotkania, była długą jedną z przewag Zoom nad konkurencją. Dziś odnajdziemy tę funkcję również w Meet i Teams’ach, choć Zoom nadal oferuje sporo więcej ustawień tzw. Breakout Rooms.

Podział na pokoje może uruchomić, zależnie od ustawień naszego konta, gospodarza (Host) lub również drugi gospodarz (Co-host). Wstępny podział można przygotować jeszcze przed spotkaniem (zaoszczędzi nam to czasu na ustawianie grup na żywo) lub w trakcie.

Uruchamiając pokoje, możesz wybrać podział na grupy:

  • ilość grup,
  • czy będą podzielone losowo, czy ręcznie przez Ciebie,
  • jak długo będą otwarte pokoje.

Uczestnicy i uczestniczki będą widzieć odliczanie czasu na pracę w grupach, mogą wezwać gospodarza do pokoju oraz czatować ze sobą w ramach pokoju. Gospodarz może wysyłać jednostronne wiadomości do wszystkich otwartych pokoi.

Zoom w codziennej pracy – kilka dobrych praktyk na koniec

Zoom fatigue lub Zoomoza to zmęczenie ilością spotkań w wirtualnych platformach komunikacji, w szczególności wideokonferencji. Może wystąpić zarówno podczas korzystania z Zoom, jak i Google Meet, Microsoft Teams czy Cisco Webex. Dodatkowo przechodzenie pomiędzy narzędziami i konieczność stosowania innych ustawień na zmianę może potęgować efekt zmęczenia.

Choć oczywistym rozwiązaniem wydaje się zmniejszenie ilości spotkań, to dla wielu osób to niemożliwe. Dbanie o przerwy pomiędzy nimi, wprowadzanie zachęt do fizycznego ruchu podczas dłuższych telekonferencji, to jedno z ważniejszych zadań każdej osoby organizującej spotkania czy warsztaty online. Dodatkowo możesz, zależnie od formy i celu spotkania, zachęcać do wyłączania kamer, kiedy nie jest to potrzebne czy korzystać z takich funkcji jak emotki i czat, aby ułatwić partycypację bez konieczności zabierania głosu.

Pamiętaj, że Zoom to program, który obsługuję transfer wideo przez Internet. Jego działanie zależne jest od dobrego połączenia z siecią i mocy Twojego komputera. Jeśli to możliwe zamknij podczas prowadzenia spotkania niepotrzebne aplikacje (aby zachować zasoby komputera i zapobiec przypadkowemu udostępnieniu nie tego, co zaplanowane). Sprawdzaj dźwięk i wideo przed uruchomieniem lub dołączaniem do spotkania. Przygotuj również materiały (np. otwórz wcześniej strony WWW, które chcesz pokazać) do udostępniania.

Zmniejsz ryzyko problemów z programem i aktualizuj go, kiedy pojawi się o tym wiadomość, a nie kiedy masz za chwilę uruchomić spotkanie. Aktualizacje mogą wymagać uruchomienia ponownie programu lub komputera.

Kiedy opanowanie technicznych funkcji programu Zoom (lub innego narzędzia do wideokonferencji) będzie już za Tobą, rozważ podniesienie sobie poprzeczki i naukę nowych form angażowania podczas spotkań online. Na naszym blogu znajdziesz wiele porad na ten temat również!

Przeczytaj także:

☎️  Jak działa Google Meet? Najważniejsze funkcje i różnice pomiędzy wersjami
👀  Czy mnie widać? Popraw jakość obrazu podczas spotkań online
👂  Czy mnie słychać? Jak poprawić jakość dźwięku podczas spotkań online?
👩‍💻  Najbardziej podstawowy przewodnik po pracy zdalnej dla zespołów

UDOSTĘPNIJ
Facebook
Twitter
LinkedIn
Email
Druk
Subscribe
Powiadom o
guest
2 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments
Kawa Robusta
2 miesięcy temu

Bardzo przydatny i pomocny artykuł.

AUTOR WPISU
TAGI 
  • Sektor 3.0
  • Edukacja
  • Technologie
  • Technologie
  • Edukacja
  • Technologie
  • Komunikacja
  • Sektor 3.0
NEWSLETTER
NEWSLETTER