Zastanawiasz się czasem, w jaki sposób możesz zorganizować swoje notatki, żeby łatwo wyszukiwać w nich to, czego potrzebujesz? Tworzysz foldery, kategorie, tagi, ale mimo to masz trudności w poruszaniu się po zapisanych treściach? Jeśli szukasz sposobu na organizację notatek, który pomoże ci jak najlepiej z nich korzystać, wypróbuj system PARA autorstwa Tiago Forte!
Jak zarządzać wiedzą z pomocą technologii? Dołącz do newslettera!
Be regular and orderly in your life
so that you may be violent and original in your work.
Gustave Flaubert
Foldery, kategorie, tagi – jak organizować notatki?
Tiago Forte, propagator idei Second Brain – budowania drugiego mózgu – podczas swoich badań zauważył, że 99% osób, które robią notatki i które zaczynają gromadzić ich coraz więcej i więcej, utyka na etapie wymyślania sposobu ich organizacji.
Notatki do pracy, notatki z ciekawych artykułów, cytaty z książek, pomysły – wszystko to zazwyczaj „ląduje” w jednej aplikacji, czasem w jednym folderze, a czasem w ogólnych folderach typu „marketing” czy „psychologia”.
Problem w tym, że kiedy autorzy notatek chcą szybko znaleźć informację, której w danej chwili potrzebują, nie są w stanie tego zrobić, ponieważ nie pamiętają, gdzie ją zapisały i jak do niej dotrzeć.
Szukając sposobu na organizację notatek dla siebie, Forte wypróbował wiele systemów:
- miał notesy z przekładkami,
- stosował biblioteczny system katalogowania,
- układał notatki według daty, typu czy głównego tematu.
Niestety, na dłuższą metę nic nie zdało egzaminu, ponieważ żaden z tych systemów nie był dopasowany do jego codziennego życia. Żaden nie uwzględniał tego, że Forte gromadzi rozmaite notatki: i te potrzebne do pracy, i te, które dotyczą życia prywatnego, a także różne pomysły i inspiracje. Jeśli wszystko zapisze w ogólnych folderach, ciężko będzie mu się po nich poruszać.
Aż w końcu Forte zdał sobie sprawę z tego, że najlepiej mu się pracuje, kiedy w jednym miejscu grupuje notatki związane z projektem, którym się aktualnie zajmuje. Na przykład:
- Folder „Prezentacja XYZ” – miejsce na notatki, które są mu potrzebne do przygotowania prezentacji na spotkanie zespołu w pracy.
- Folder „Wakacje 2023” – miejsce na plan podróży, rezerwacje, bilety i ciekawostki na temat miejsc, które planuje odwiedzić.
I tak właśnie powstał system PARA – intuicyjny system organizacji różnego rodzaju notatek.
PARA – co to takiego?
PARA to system, który organizuje informacje na podstawie ich przydatności, a nie ich rodzaju. Tworząc notatkę, nie musisz decydować, do jakiej ogólnej kategorii pasuje, ale w jakim działaniu w najbliższym czasie możesz ją wykorzystać.
Na przykład:
Joanna współpracuje z fundacją, która zajmuje się edukowaniem z zakresu dbania o zdrowie psychiczne nastolatków. Trafiła dziś na interesujący raport, który pokazuje, jaki wpływ na samopoczucie młodzieży ma codzienne, wielogodzinne korzystanie z mediów społecznościowych. Zrobiła z niego notatkę.
Kiedyś zastanawiałaby się, czy będzie ona bardziej pasowała do kategorii „psychologia”, czy „marketing”, czy też „nowe technologie”. Dzięki PARA nie ma tego dylematu, ponieważ aktualnie pracuje nad kampanią społeczną, zapisuje notatkę w folderze poświęconym tej kampanii, bo wie, że te informacje będą cennym wkładem w treść kampanii.
PARA: Projects, Areas, Resources, Archive
PARA to akronim od słów Projects (projekty), Areas (obszary), Resources (zasoby) i Archive (archiwum). Oznaczają one cztery główne kategorie, w których zapisywane są notatki:
Projects (Projekty)
Projekty, czyli krótkoterminowe działania w życiu prywatnym lub w pracy, nad którymi obecnie pracujesz. Zazwyczaj są ograniczone w czasie — mają jakiś punkt początkowy i termin wykonania oraz mają jakiś rezultat, po którym możemy stwierdzić, czy projekt został zakończony. Przykładowe projekty w pracy:
- Przygotowanie prezentacji na temat X na spotkanie zespołu.
- Opracowanie planu kampanii społecznej z zakresu Y.
- Stworzenie landing page’a dla kursu e-learningowego.
Przykładowe projekty w domu:
- Organizacja wyjazdu wakacyjnego (m.in. przygotowanie planu, rezerwacja hotelu).
- Przygotowanie planu remontu mieszkania.
- Nauka hiszpańskiego — ukończenie kursu na poziomie B2.
Areas (Obszary)
Obszary, czyli notatki związane z długoterminowymi działaniami, za które jesteś odpowiedzialny/-a. Przykładowe obszary:
- w pracy: marketing, PR, fundraising, HR, obsługa klienta, rozwój aplikacji X.
- w domu: zdrowie, finanse, mieszkanie, podróże, samochód, edukacja.
Resources (Zasoby)
Zasoby, czyli biblioteka notatek związanych z twoimi zainteresowaniami, pomysłami, inspiracjami, które mogą się okazać przydatne w przyszłości. Przykładowe źródła: muzyka, literatura surrealistyczna, architektura, kawa.
Archive (Archiwum)
Archiwum, czyli miejsce na notatki, z których aktualnie nie korzystasz. Przykładowe notatki: zakończone projekty lub obszary, za które nie musisz już być odpowiedzialny/-a.
Chcę korzystać z metody PARA! Jak zacząć?
W swojej aplikacji do notatek, na dysku komputera lub w chmurze przygotuj cztery foldery.
Następnie weź kartkę i odpowiedz na pytania:
- Nad jakimi projektami obecnie pracuję? Możesz na przykład zerknąć do kalendarza i sprawdzić, jak wygląda twój harmonogram w pracy. Może na horyzoncie widać jakiś „deadline”, termin zakończenia jakichś prac lub oddania jakiegoś produktu? W ten sposób odkryjesz swoje Projekty (Projects).
- Jakimi obszarami zajmuję się w pracy? Jakimi w domu? Będą to twoje obszary (Areas).
- Jakie tematy zgłębiam jako hobby? Co mnie interesuje? Czego chciałbym/chciałabym się dowiedzieć? Będą to twoje źródła (Resources).
Bazując na swoich odpowiedziach, w każdym z czterech folderów PARA zrób podfoldery dla swoich projektów, obszarów, źródeł.
Do archiwum możesz przenieść wszystkie inne notatki, które nie są ci teraz potrzebne. Dzięki temu zachowasz porządek: schowasz tam to, co nie musi być widoczne na pierwszy rzut oka, ale nie skasujesz tego, więc w razie potrzeby możesz do tego wrócić.
I gotowe!
Teraz, ilekroć stworzysz nową notatkę, zadaj sobie pytanie: W jakim projekcie/działaniu może mi się ona niebawem przydać? I zapisz ją w odpowiednim folderze. Jeśli notatka nie dotyczy żadnego projektu, zapisz ją w folderze Resources (zasoby).
Podsumowanie
PARA to system, który organizuje informacje na podstawie ich przydatności, a nie rodzaju. Tworząc notatkę, nie musisz decydować, do jakiej ogólnej kategorii pasuje, ale w jakim działaniu w najbliższym czasie możesz ją wykorzystać. Sprawdzi się w różnych narzędziach do przechowywania notatek: zarówno w aplikacji do notatek, jak i na dysku komputera, czy w chmurze. Jeśli chcesz tak poukładać swoje notatki, żeby móc je w pełni wykorzystywać w swoich projektach i żeby mniej istotne notatki nie mieszały się z tymi, których potrzebujesz w danej chwili, wypróbuj metodę PARA autorstwa Tiago Forte!
- Dowiedz się więcej o metodzie PARA.
- W sierpniu br. ukaże się książka Tiago Forte poświęcona w całości systemowi PARA.
Inne teksty, które z pewnością Cię zainteresują:
- Notion – jeden notatnik, by rządzić wszystkimi?
- Przewodnik po sztucznej inteligencji w edukacji
- Era ciągłego i elastycznego uczenia się. Festiwal Sektor 3.0 Learn & Grow za nami [materiały]!
- Sztuczna Inteligencja – gra o edukacyjny tron
- Obsidian: jak skonfigurować swoje centrum zarządzania wiedzą? Poradnik dla początkujących i zaawansowanych
- Jak zbierać, zarządzać i dzielić się wiedzą? Radzi Bartek Pucek
- Jak porządkować i przechowywać treści z Internetu? Poznaj Pocket! [film]