Sala, widownia, mikrofon i pilot do przełączania slajdów. Atrybuty konwencjonalnych wystąpień publicznych zmieniły się przez ostatnie dwa lata. Dzisiaj to pokój, kamera, działający mikrofon i stabilne łącze. Jak jednak korespondują oba typy wystąpień? Gdzie są punkty styczne, a gdzie musimy postawić na zupełnie inne aspekty?
Narzędzia i porady nt. komunikacji w sieci. Subskrybuj!
Rola, czyli co powinni robić inni
Przed spotkaniem musimy określić, co należy do nas, a co mogą robić osoby ukryte „za kulisami”. Moderacja czatu czy wpuszczanie kolejnych uczestników do pokoju mogą nas skutecznie rozproszyć. W przypadku dużej liczby widzów pomoc administracyjna jest nieoceniona. Zawsze będzie tak, że któryś z uczestników spotkania ma kłopoty techniczne, trzeba zebrać pytania lub wrzucić odpowiednie linki na czat. Jeśli prowadzisz to spotkanie i masz do przedstawienia konkretny temat – poproś kogoś o pomoc.
Warto zadbać także, by wszyscy dołączający mieli automatycznie wyłączony mikrofon. Mało rzeczy rozprasza tak jak słyszalna nagle czyjaś rozmowa telefoniczna czy zabawy dzieci. Nie powinniśmy witać każdego ze „spóźnialskich” tylko zająć się dalszym przebiegiem spotkania i tym, co mamy do powiedzenia. Załóżmy, że każdy, kto przychodzi w trakcie trwającego spotkania, ma dobry powód, co nie zmienia faktu, że jest po czasie.
Ważne: jeśli narzędzie pozwala na ukrycie widoku ze swojej kamery warto to zrobić, nie będziemy wtedy zwracać uwagi na to, jak wyglądamy. 🙂
Sprzęt, czyli najpopularniejszy zwrot 2020 i 2021
„Czy wszyscy mnie słyszą?”, „Coś mi nie działa kamera”, „Włącz mikrofon!”. Możliwe, że to pierwsza trójka w konkursie na najczęściej padające sformułowanie jeśli chodzi o spotkania zdalne. Sprzęt musi działać – to podstawa. Co za tym idzie, trzeba go przetestować. Warto poświęcić 15 minut przed wystąpieniem, aby połączyć się za pomocą naszego komputera i powiedzieć „1, 2, 3 próba mikrofonu” (albo coś zupełnie dowolnego).
Jeśli już nas widać i słychać to pamiętajmy jeszcze o narzędziu, z którego korzystamy. Warto poznać je na tyle, by móc skorzystać z jego dodatkowych opcji lub… nie nabałaganić. Przykład z autopsji – przypadkowe wyłączenie mikrofonu osobie współprowadzącej. Jeśli chcemy korzystać z dodatków lub spotkanie ma być interaktywne, poznajmy dane narzędzie na wylot. Jeśli ktoś inny korzystał z niego wcześniej, sprawdźmy ustawienia.
W USA jeden z prawników w trakcie rozprawy włączył filtr kota. Nie potrafił go wyłączyć.
Przeczytaj także:
- Czy mnie słychać? Jak poprawić jakość dźwięku podczas spotkań online?
- Czy mnie widać? Popraw jakość obrazu podczas spotkań online
Wiele praktycznych wskazówek nt. przygotowania miejsca do pracy zdalnej i prowadzenia prezentacji online znajdziemy w sieci. Możemy wybierać od biurka do pracy stojącej, przez oświetlenie po kamery, mikrofony i oprogramowanie. Możliwości jest tu bardzo wiele i nie zawsze wymagają one zasobnego portfela. Kilka podpowiedzi na ten temat znajdziecie w tekście Filipa Żyro: Praca z domu – idealne stanowisko home office. A dla tych, którzy szukają inspiracji lub rozwiązań z wyższej półki, prezenterski setup w wersji pro.
Tło, czyli niespodziewani aktorzy drugoplanowi
Komu ktoś niepożądany nie wdarł się w kadr w trakcie spotkania, niech pierwszy podniesie (wirtualną) rękę. Podczas wystąpienia przed monitorem możemy zarządzać wieloma rzeczami wokół. Mamy wpływ na tło i to, co widać. Są jednak pewne czynniki, które zawsze mogą się wymknąć spod kontroli.
Ostrzegajmy domowników, zamykajmy drzwi na klucz, próbujmy, ile się da uniknąć niespodzianek. Warto podkreślić jednak, że jak już zdarzy się wtopa (nam lub jakąś zaobserwujemy) to należy podejść do tego z empatią. Nowe sposoby pracy to i nowe wyzwania. W trakcie „wtapiania” nic nie załatwi sprawy lepiej niż szczery uśmiech i prośba o chwilę przerwy. Na naszym blogu mówił o tym już Marcin Olkowicz.
Nasz kadr możemy także świadomie przekształcić w narzędzie: umieścić tam jakiś konkretny przyciągający uwagę element, poprosić kogoś o „kontrolowane wtargnięcie” lub nagle ubrać kapelusz. Musi to jednak być przemyślane i mieć konkretny cel uzasadniony w naszej prezentacji czy wypowiedzi.
Akcja, czyli nie ogłuszać PowerPointem
Warto, żeby wystąpienie miało strukturę i jasno określoną formę. Kiedy można zadawać pytania? Czy będzie przerwa, czy dwie? Odbiorcy wolą wiedzieć w „co się pakują” i można im to jasno zakomunikować na samym początku. Powstaje wtedy strefa komfortu i nikt nie będzie zaskoczony.
Działajmy w myśl: powiedz, co powiesz, powiedz to i powtórz to co powiedziałeś (czyli podsumuj). Wstęp, rozwinięcie, zakończenie. Zaplanujmy to co chcemy powiedzieć, wszak to nasze wystąpienie w świetle jupiterów (w tej roli lampka na biurku). Możemy mieć przed sobą ponumerowane kartki i na nie zerkać, możemy pogrupować zagadnienia lub użyć narzędzi (więcej o nich za chwilę).
Jeśli naszemu wystąpieniu towarzyszy prezentacja to musi być ona ładna, zwięzła, wciągająca i być tylko dodatkiem do tego co mówimy. Nikt nie chce slajdów przeładowanych tekstem, a takie typy obrazków możemy jeszcze zaobserwować. Slajdy powinny być okraszone tylko kluczowymi myślami, które popychają dalej nasze wystąpienie. O tym, jak przygotować prezentację dostosowaną do wystąpienia dowiesz się z artykułu Weroniki Gawarskiej-Tywonek.
Jeśli chcecie zaangażować uczestników to wystarczy dobrze zastanowić się nad tym co mają robić i osiągnąć. Pracować w pokojach (ZOOM, Google Meet, ale i bezpłatne Jitsy Meet), naklejać karteczki na wirtualny flipchart (Miro), czy może wziąć udział w szybkiej ankiecie (Mentimeter)? Jeśli masz pomysł, jest duża szansa, że ktoś stworzył narzędzie, dzięki któremu możesz wprowadzić go w życie.
Żadne narzędzie czy plan nie zastąpi nam jednak najważniejszego – czyli naszego głosu. W zasięgu ręki najlepiej mieć szklankę wody (oczywiście niegazowanej!). Przed samym wystąpieniem dobrze też powstrzymać się przed jedzeniem i rozgrzać aparat mowy.
Takie wystąpienie może także budzić w nas opór czy dyskomfort. Spróbujmy wcześniej się nagrać, a potem obejrzeć, żeby zobaczyć, jak zachowuje się nasza twarz i jak brzmi nasz głos. Praktyka czyni mistrza, a praktyce pomaga na pewno odpowiednie przygotowanie!
Przeczytaj także
Najbardziej podstawowy przewodnik po pracy zdalnej dla zespołów
Jak działa Google Meet? Najważniejsze funkcje i różnice pomiędzy wersjami
Czy mnie widać? Popraw jakość obrazu podczas spotkań online
Czy mnie słychać? Jak poprawić jakość dźwięku podczas spotkań online?
Praca z domu – idealne stanowisko home office