Głównym celem prezentacji jest wywołanie określonego efektu u odbiorcy: przekazanie informacji, przekonanie do pomysłu, inspirowanie do działania, czy nakłanianie do zakupu. Dobra prezentacja to przede wszystkim skuteczna prezentacja. Rozpoznamy ją po tym, że w jasny sposób przekazuje myśl oraz jest dostosowana do odbiorcy i okoliczności.
Technologie w edukacji i komunikacji. Subskrybuj newsletter!
Tworząc prezentację, powinniśmy się przede wszystkim skupić na tym, do kogo ją kierujemy oraz co i w jakich okolicznościach będziemy przekazywać.
Do kogo kierujemy prezentacje? Odbiorca wyznacza język, jakim będziemy się posługiwać. Warto wziąć pod uwagę jego wiek oraz znajomość tematu. Nieco inaczej będzie wyglądała prezentacja skierowana do uczniów czy studentów, a inaczej do specjalistów z danej dziedziny.
Co przekazujemy? Nasz komunikat powinien być możliwie prosty, zrozumiały, oraz angażujący. Najlepszym wyznacznikiem tego, czy nasza wiadomość jest jasna, jest to czy możemy ją przedstawić w jednym zdaniu.
W jakich okolicznościach? Okoliczności, w jakich będziemy przedstawiać w znacznym stopniu wpływają na format, jaki przybierze nasza prezentacja. Warto brać pod uwagę wielkość grupy, do której będziemy mówić, wielkość ekranu i sali, a także miejsce naszego wystąpienia. Inaczej powinniśmy konstruować slajdy gdy nasza prezentacja będzie wyświetlana na dużym ekranie, a inaczej gdy słuchacze będą ją oglądać na własnych komputerach. Ogólna zasada mówi, że im większy ekran, tym bardziej wizualna powinna być nasza prezentacja, a im mniejszy ekran, tym prezentacji może być bliżej do raportu.
Rada: Tworząc prezentację przeznaczoną na duży ekran staraj się myśleć o niej jak o filmie. Siedząc w ostatnich rzędach nie mamy problemu z zobaczeniem obrazu, ale napisy często stanowią nie lada wyzwanie.
Trzy różne okoliczności, trzy typy prezentacji
Istnieją trzy główne typy prezentacji, które są ściśle powiązane z celem i okolicznościami. Wyróżniamy prezentację sceniczną, prezentację spotkaniową oraz prezentację raportową, czyli slidedoc.
Przykłady poszczególnych typów prezentacji:
- Prezentacje sceniczne: podczas wystąpień Dana Pallotty, Melindy Gates, czy Bruce’a Aylwarda
- Prezentacje spotkaniowa (tutaj kilka przykładów)
- Prezentacja raportowa (tutaj kilka przykładów)
Rada: Slidedoc jest często błędnie wykorzystywany podczas spotkań. Prezentując slajdy wypełnione od góry do dołu tekstem, bardzo łatwo jest ulec pokusie przeczytania treści, zamiast jej prezentowania. Podczas prezentacji na żywo slajdy powinny być jedynie wizualizacją tego, o czym mówimy, a nie głównym przekazem.
O czym należy pamiętać, tworząc prezentację?
Pomimo że każdy z typów prezentacji różni się od siebie, istnieje kilka uniwersalnych zasad, o których powinniśmy pamiętać.
Zacznij od tego co chcesz przekazać
Jednym z częstszych błędów, jakie można popełnić, tworząc prezentację, jest… rozpoczęcie pracy od tworzenia prezentacji. Tak, to nie błąd edytorski, przygotowanie prezentacji powinno być ostatnią rzeczą, jaką robimy. W przeciwnym razie nasza prezentacja będzie nieuporządkowana i przeładowana treścią. Przykład takiego slajdu możecie zobaczyć poniżej.
Jak zatem powinien wyglądać proces tworzenia prezentacji? Oto schemat zaproponowany przez Nancy Duarte, liderkę w tej dziedzinie.
Zacznij od eksploracji tematu. To czas by sprawdzić, jaki jest stan wiedzy, dostępne źródła, ciekawe punkty widzenia.
Zbierz jak najwięcej pomysłów. Na tym etapie pozostawmy otwartą głowę na idee i zbierzmy wszystko, co uda nam się znaleźć.
Dokonaj selekcji i zostaw to co najważniejsze. Teraz najlepiej przyjąć perspektywę odbiorców i pod ich kątem dokonać wyboru. Warto też mieć z tyłu głowy ile czasu mamy na zaprezentowanie tematu. Wskazówką, że dokonaliśmy niewystarczającej selekcji jest przyspieszenie naszego tempa mówienia lub slajdy, które są przeładowane treścią.
Pogrupuj podobne pomysły. Ten krok pozwoli na uświadomienie sobie jak dużo czasu i przestrzeni poświęcamy każdemu z wątków. Ma on także dodatkowy plus związany z wyjściem naprzeciw naturalnej tendencji mózgu do kategoryzowania i grupowania treści. Jeśli pogrupujemy nasze treści i nadamy im pewną strukturę, pomożemy naszym słuchaczom stworzyć obraz mentalny danego tematu, dzięki czemu nasza prezentacja zostanie lepiej zapamiętana. Ważne, aby posługiwać się strukturą, która jest zrozumiała i pokrywa się z wyobrażeniami naszych odbiorców.
Stwórz jasne komunikaty. Czyli innymi słowy, ubierz każdy z pomysłów w słowa. Postaraj się znaleźć jedno lub dwa zdania najlepiej oddające daną ideę.
Dopracuj kolejność prezentowania. Mając już stworzone komunikaty, zastanów się nad ich kolejnością. Zadbaj o to, aby wywierała jak największe wrażenie i w jak najlepszy sposób przekazywała przesłanie.
Dopiero po stworzeniu struktury prezentacji możesz przejść do tworzenia slajdów i zapełniania ich treścią.
Stwórz czytelną kompozycję slajdu
Kolejnym krokiem podczas przygotowania prezentacji jest stworzenie slajdów. Od początku tego etapu powinna nam przyświecać czytelność.
Ogranicz się do jednej myśli na slajdzie. Dzięki temu stworzysz bardziej spójny i zrozumiały przekaz. Dodatkowo, to o czym mówisz będzie się pokrywało z tym co prezentujesz.
Trzymaj się magicznej liczby 5. Jest to ilość informacji, którą jesteśmy w stanie łatwo przyswoić. Jeśli na slajdzie jest więcej elementów, istnieje bardzo duża szansa, że się zniechęcimy i nie będziemy ich czytać. Co w przypadku gdy mamy dłuższą listę? Możemy albo jeszcze raz ją przemyśleć i sprawdzić, czy można ją skrócić lub… podzielić ją na dwa slajdy.
Tworząc dłuższą prezentację, pamiętaj o czytelnej nawigacji. Jest to szczególnie ważne gdy tworzymy tak zwane slidedocs, czyli prezentacje, którym bliżej do raportu. Elementami ułatwiającymi nawigację są: spis treści (może, ale nie musi być z odnośnikiem), numeracja stron i nagłówki (ważne, żeby oba elementy były tak samo sformatowane w całym raporcie oraz znajdowały się w tym samym miejscu), oraz podział na sekcje (wyznaczające go slajdy powinny oddawać strukturę ze spisu treści).
Rezultatem zastosowania powyższych zasad będzie rozdzielenie treści na 3 osobne slajdy (jedna idea = jeden slajd) oraz dodanie informacji o numerze slajdu.
Świadomie zarządzaj uwagą odbiorcy
Jest to szczególnie ważne podczas prezentacji na żywo gdy chcemy, aby materiały wizualne były jedynie uzupełnieniem tego, o czym mówimy. Jednak pewne elementy można także z powodzeniem wykorzystać w slidedocu.
Zadbaj o odpowiedni układ na slajdzie. Dostosuj układ do tego, w jaki sposób czytamy treści. W przypadku prezentacji nasze oko skanuje slajd zgodnie ze wzorem przypominającym literę „z” (tak zwany Z-pattern). Zaczynamy od lewego górnego rogu, następnie przechodzimy do prawego górnego, omiatamy wzrokiem lewy dolny róg i zatrzymujemy się na dolnym prawym rogu. Ze względu na to jak czytamy, warto lewy górny róg zarezerwować na najważniejsze informacje i nie umieszczać tam loga czy numeru strony.
Stwórz hierarchię wizualną. Zastanów się, co jest główną informacją, a co informację drugorzędną i zgodnie z tym nadaj wagę poszczególnym elementom. Jeśli wszystkie elementy będą jednakowo duże, żaden z nich nie przykuje uwagi, a odbiorca będzie skakał oczami po slajdzie.
Pokazuj tylko te informacje, o których mówisz. Jedną z przydatnych technik kierowania uwagą słuchaczy jest wprowadzenie do swojej prezentacji animacji. I nie chodzi mi o denerwujące przejścia między slajdami, ale o dawkowaniu przedstawianych informacji. Możemy skorzystać z jednego z dwóch sposobów – podkreślania poszczególnych elementów (zastosowanie w listach) lub dodania animacji do poszczególnych elementów slajdu. Warto pamiętać o umiarze i spójności – stosować to rozwiązanie w miejscach, na które chcemy zwrócić uwagę oraz sięgać po najprostsze animacje.
Przykład podkreślania elementów listy, o których mówimy.
Przykład animacji, która umożliwia etapowe przedstawianie informacji.
Po zastosowaniu wymienionych reguł otrzymamy minimalistyczny slajd, w którym wyeksponowane są przede wszystkim prezentowane treści. Logo wraz z nawigacją zostały zmniejszone i przeniesione do stopki.
Wybierając grafiki, stosuj zasadę mniej, ale lepiej
Nie bez powodu mówi się, że obraz wyraża więcej niż tysiąc słów. Warto jednak zadbać, aby zdobił, a nie szpecił i wybierać tylko takie elementy graficzne, które wzbogacą naszą prezentację.
Ogranicz dekoracje. Wybierając elementy graficzne powinniśmy się kierować zasadą, że każdy z nich powinien spełniać jakąś rolę. Może ułatwiać nawigację, nadawać strukturę, czy opisywać i ilustrować przekazywaną idee.
Gdy możesz, zastąp lub wzbogać tekst o elementy wizualne. Obrazy spójne z kontekstem pomagają zapamiętać przekaz. Dobrym przykładem są ikony wykorzystane jako elementy listujące czy grupujące treści. Kolejnym pomysłem jest wykorzystanie ilustracji, czy zdjęcia, które oddaje to, o czym mówimy.
Zadbaj o jakość. Ważne, aby elementy graficzne były proste, spójne oraz w dobrej jakości. Listę z darmowymi ikonami i grafikami znajdziesz w poście Kamila Śliwowskiego. Zdjęć najlepiej szukać na Unsplash.
Tak może wyglądać slajd po dodaniu do niego elementów wizualnych. Zastosowane ikony mają za zadanie ułatwić czytanie oraz zrozumienie treści na slajdzie.
Zadbaj, aby informacja była spójna
Na końcu zadbajmy także o czytelność naszych treści, bo nawet najlepiej przygotowany materiał, ale nieczytelny materiał nie trafi do naszego odbiorcy.
Używaj czytelnych fontów. Dotyczy to szczególnie fontów wykorzystywanych w akapitach. Bezpiecznym wyborem są dobrze znane:Arial, Georgia, Calibri, czy Verdana. Jeśli chcemy jakieś odmiany możemy sięgnąć po Trebuchet, Roboto oraz Century Gothic, które są świetnym wyborem gdy prezentujemy liczby. W przypadku nagłówków, często wystarczy zastosować pogrubienie i/lub wielkie litery, aby stworzyć hierarchię wizualną oraz zachować spójność.
Stosuj kolor z rozwagą. Kolor jest jednym z bardziej przyciągających uwagę elementów na slajdzie, dlatego należy stosować go z umiarem. Gdy każdy z elementów będzie miał intensywną i nasyconą barwę, ciężko będzie nam skupić wzrok, przez co zgubimy część przekazu.
Dostosuje sposoby prezentowania danych do typu prezentacji. Każdy z trzech wspomnianych typów prezentacji rządzi się nieco innymi prawami i warto uwzględnić je podczas wyboru formy prezentowania danych. W przypadku prezentacji na dużym ekranie postawmy na prostotę – dobrze sprawdzą się podsumowania w formie liczb, osie czasu. Grafy, wykresy i tabele stosujemy jedynie w uproszczonej formie. Nieco więcej dowolności mamy gdy tworzymy slidedoc. Wykresy mogą być bardziej szczegółowe i skomplikowane, ponieważ będą czytane na ekranie komputera ( można się nad nim zatrzymać lub go powiększyć). Tutaj jednak należy pamiętać, aby rysunek był dobrze opisany i zawierał wszystkie informacje potrzebne do prawidłowej interpretacji, niezbędnym minimum jest tytuł, skale oraz jednostki.
Korzystaj z szablonu. Najprostszym sposobem na stworzenia spójnej wizulanie prezentacji jest użycie gotowego szablonu. Zaletą takiego rozwiązania jest to, że możemy wykorzystać lub zainspirować się stworzonymi już układami slajdów, paletami kolorystycznymi oraz zestawami fontów. Dobrym rozwiązaniem jest posłużenie się programami, które oferują atrakcyjne i wygodne w użyciu szablony jak na przykład Canva. Oczywiście szukając szablonów, powinniśmy zachować pewną dozę zdrowego rozsądku i przede wszystkim kierować się wspomnianymi wcześniej zasadami.
Rada: Dobrym testem na to czy wykres jest czytelny jest spojrzenie na niego z odległości 3-4 kroków od ekranu bo tak właśnie będzie on widziany przez słuchaczki i słuchaczy. Testem na to czy wykres jest zrozumiały jest pokazanie go innej osobie oraz zapytanie się co jej zdaniem prezentuje.
Gdy stworzysz prezentację, upewnij się czy:
✅ Najważniejsze informacje zostały przekazane
✅ Struktura prezentacji jest zrozumiała
✅ Informacje na slajdzie mają odpowiednią hierarchię
✅ Na jednym slajdzie prezentowana jest jedna idea
✅ Listy zawierają maksymalnie 5 elementów
✅ Elementy graficzne są spójne
✅ Użyte fonty są czytelne (także z większej odległości!)
Inne materiały nt. prezentowania i wizualizacji danych:
Jak przekształcić artykuł w infografikę?
Czy mnie widać? Popraw jakość obrazu podczas spotkań online
Nagrywanie ekranu i wiadomości wideo z Loom – jak zastąpić (niektóre) spotkania?
E-learning – narzędzia polecane przez praktyków
Komunikacja i technologie 28. Finału Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy (WOŚP)