Kiedy chcesz szybko zorganizować spotkanie online, możesz wybierać spośród kilkunastu narzędzi. Parę takich spotkań w tygodniu i zaczynasz marzyć, o tym, aby organizowały się one same. Czy to możliwe? Przyglądamy się najpopularniejszym opcjom na rynku zaczynając od Google Meet i tego, jak działa oraz co warto o nim wiedzieć, aby efektywnie pracować online?
Praktyczne porady nt. pracy zdalnej i produktywności. Subskrybuj!
Google Meet to serwis do prowadzenia grupowych rozmów wideo. Dostęp do niego posiada każdy użytkownik i użytkowniczka konta Google. W organizacjach i firmach, które korzystają z komercyjnej wersji usług Google, czyli Workspace (dawniej G Suite), Meet posiada rozbudowane możliwości np. funkcje moderowania spotkań czy wyższe limity osób, do których można transmitować spotkania.
Najważniejsze funkcje Google Meet
Podobnie do aplikacji Zoom czy Microsoft Teams, każde spotkanie online uruchomione w Google Meet, ma swój unikalny link, poprzez który możemy się połączyć. Na komputerze Google Meet nie wymaga posiadania żadnej dodatkowej aplikacji, wystarczy przeglądarka internetowa. Na smartfonach możemy łączyć się również przez przeglądarkę jednak znacznie lepszym i stabilniejszym rozwiązanie będzie zainstalowanie aplikacji Google Meet, która dostępna jest dla obu systemów, iOS i Android.
Sterowanie funkcjami podczas spotkania jest skupione wokół dwóch menu na dole ekranu, w których znajdziemy wszystkie najważniejsze przyciski.
Jak szybko stworzyć spotkanie w Google Meet?
Uruchamianie spotkania w Google Meet jest wyjątkowo łatwe i można zrobić to w kilku miejscach:
- na stronie apps.google.com/meet
- lub z kalendarza Google.
Na stronie Meet, jeśli jesteśmy zalogowani na nasze konto Gmail, wystarczy kliknąć „Rozpocznij wydarzenie” a utworzony zostanie pokój na nasze spotkanie wideo.
Utworzenie w ten sposób spotkania przenosi nas do pokoju. Informacje dotyczące logowania oraz opcję zapraszania kolejnych osób znajdziesz w prawym dolnym rogu pod przyciskami „i” jak informacje oraz z ikoną osób. Dużym ułatwieniem prowadzenia spotkań za pomocą Meet, jest unikalny link zaproszenia do spotkania, który jest identyczny z adresem spotkania w przeglądarce WWW. Wystarczy skopiować adres z przeglądarki, aby przekazać go kolejnym osobom.
Dodawanie spotkania Google Meet w kalendarzu Google
Kiedy dodajemy nowe wydarzenie w kalendarzu Google, zawsze możemy kliknąć również przycisk „Dodaj rozmowę wideo” a do spotkania utworzony zostanie pokój i link. Możemy przesłać go do osób, które chcemy zaprosić za pomocą maila czy wiadomości. Dane do dołączenia do tego spotkania będą dostępne jako szczegóły wydarzenia w kalendarzu.
Co ciekawe (i bardzo wygodne), kiedy tworząc spotkanie w kalendarzu, zaczniemy dodawać do niego osoby, spotkanie w Meet zostanie dodane automatycznie. Teraz wystarczy tylko po kliknięciu Zapisz wybrać opcję wysłania zaproszenia do osób uczestniczących, a dane dostępowe zostaną przesłane do nich mailowo. Ta funkcja wyjątkowo ułatwia pracę zdalną w zespołach, które często lub zawsze spotykają się online. Dzięki połączeniu funkcji kalendarza z tworzeniem spotkania zaoszczędzimy sobie pracy i unikniemy poszukiwania właściwego linku przed spotkaniem przez wszystkich uczestników.
Sprawdzanie ustawień audio i wideo spotkania
Jeśli nie działa poprawnie Twój mikrofon podczas spotkania w Google Meet to prawdopobnie jest uruchomiony przez inny program lub masz podłączone do komputera więcej niż jedno urządzenie. Wszystkie kluczowe funkcje znajdziemy w jednym z dwóch dolnych menu. Środkowe służy nam do wyłączania i włączania naszych mikrofonu oraz obrazu z kamery, udostępniania ekranu oraz zmiany ustawień (przycisk z trzema kropkami). To tutaj możemy sprawdzić, czy nasze słuchawki działają poprawnie. Jeśli mamy podłączone do komputera dodatkowe zewnętrzne urządzenia audio możemy zmienić to, które z nich będzie działać w Meet. Kilka podłączonych urządzeń to częsta przyczyna braku dźwięku na początku spotkania.
Na liście opcji, która pojawia się po kliknięciu na trzy kropki, znajdziesz też opcję rozmycia tła lub zastąpienia go dowolnym obrazkiem. Ta funkcje w Meet nazywa się „zastosuj efekty wizualne”.
Udostępnianie ekranu w Google Meet
Na środku dolnego menu znajdziemy również przycisk udostępniania ekranu. Zanim to zrobimy, możemy wybrać to, co chcemy pokazać:
- kartę w przeglądarce
- okno przeglądarki
- cały ekran
Jeśli pokazujesz prezentację lub dokument i nie chcesz przez przypadek podczas spotkania ujawnić danych o sobie, wybierz udostępnianie konkretnej karty.
Sterowanie widokiem wielu osób podczas wideokonferencji
W panelu ukrytym pod środkowymi trzema kropkami można również zmieniać układ, w jakim widzimy rozmówców i rozmówczynie. Meet pozwala na równoczesne wyświetlanie maksymalnie 49 osób. Możemy:
- wiedzieć wszystkie osoby równocześnie,
- automatycznie powiększać widok osoby mówiącej z miniaturkami pozostałych
- wybrać stałe powiększenie jednej osoby czy widoku udostępnianego przez nią ekranu.
Ukrywanie poglądu z własnej kamerki w Google Meet
W czasie pandemii naukowcy odkryli, że jednym z powodów zmęczenia telekonferencjami jest „skupienie na sobie uwagi”. Bardzo trudno jest unikać patrzenia na podgląd siebie przez kilka godzin dziennie. Dodatkowo u wielu osób powoduje to niższą samoocenę. Dlatego warto wyłączać kamerę, kiedy nie jest to potrzebne lub wyłączać podgląd na siebie, kiedy chcemy skupić się na udziale w spotkaniu, a nie na sobie. W Meet wystarczy po najechaniu myszką na swój obraz z kamery kliknąć ikonę strzałek, czyli opcję „minimalizuj”.
Ustawienia gospodarza spotkania online
Gospodarza lub gospodyni spotkania, czyli osoba, które je stworzyła lub została zaproszona, może ułatwić sobie moderację spotkania poprzez udzielenie (lub odebranie) części uprawnień pozostałym osobom uczestniczącym. Podczas każdego spotkania możemy:
- zablokować czat,
- uniemożliwić opcję udostępniania ekranu,
- zablokować zupełnie włączanie dźwięku i wideo (przydatne, kiedy za pomocą Meet prowadzimy webinar),
- wyciszać wszystkie osoby uczestniczące.
Zarządzanie uprawnieniami można włączyć lub wyłączyć z poziomu spotkania. W przypadku Meet w wersji Workspace (czyli dla firm lub organizacji) administratorzy, czyli osoby zarządzające całością naszej usługi Workspace, mogą skonfigurować domyślne ustawienia dla wszystkich spotkań tworzonych w ramach domeny instytucji.
W przypadku kont edukacyjnych wyciszać i usuwać innych uczestników może wyłącznie ta osoba, która utworzyła spotkanie. Na potrzeby nauki zdalnej Google poleca zapoznać się z tym poradnikiem dotyczącym bezpiecznego konfigurowania lekcji i spotkań online.
Dodawanie i usuwanie gospodarzy
Niestety Meet w darmowej wersji dla organizacji non-profit nie posiada możliwości dodawania lub usuwania współgospodarzy spotkań. Jeśli korzystasz z wersji dla biznesu podczas trwającego spotkania kliknij Pokaż wszystkich w prawym dolnym rogu. Na liście „Osoby” znajdź lub wyszukaj imię i nazwisko uczestnika, którego chcesz dodać jako gospodarza. Kliknij Menu (trzy kropki) obok nazwy użytkownika, a następnie Przydziel ustawienia gospodarza. Na dole ekranu nowego współgospodarza pojawi się ikona Bezpieczeństwo spotkania, w której można zarządzać ustawieniami spotkania. Usuwamy gospodarzy spotkania dokładnie w ten sam sposób.
Dodatkowe opcje w Google Workspace dla organizacji i firm
Google od lat oferuje swoją pocztę (Gmail) oraz zestaw narzędzi biurowych w wersji prywatnej, oraz dla firm i instytucji jako Workplace (wcześniej pod nazwą G Suite). Ich wygląd i zestaw dostępnych aplikacji prawie się od siebie nie różni. Natomiast funkcje w konkretnych w aplikacjach oraz limity przestrzeni dyskowej czy ilości osób na spotkaniach i transmisjach zależą od pakietu, którym dysponujemy.
Moderowanie spotkań w zespole
Dopiero w wersjach Meet z pakietów Workspace (zarówno tego darmowego dla organizacji społecznych, jak i w płatnych dla firm) znajdziemy wsparcie dla moderacji spotkań czy prowadzenia webinarów. Google Meet ma tutaj do zaoferowania ciekawy miks funkcji znanych z Zooma czy polskiego narzędzia Clickmeeting. Np. każda osoba uczestnicząca może zgłaszać się do zabrania głosu poprzez „podniesienie ręki”, czyli kliknięcie w środkowy przycisk w głównym menu na dole ekranu.
Podczas prowadzenia spotkania w prawym dolnym rogu znajdziesz ikonę dodatków (trójkąt, kółko i kwadrat). To tutaj, w wersji Workspace, Google Meet pozwoli Ci:
- stworzyć ankietę dla uczestników i uczestniczek,
- włączyć wirtualną tablicę do współpracy, czyli Google Jamboard,
- uruchomić sesję pytań i odpowiedzi,
- lub podzielić osoby uczestniczące w spotkaniu na pokoje.
Podział na pokoje, czyli grupowanie uczestników i uczestniczek spotkania
Zarówno podczas tworzenia spotkania, jak i w trakcie, możemy podzielić uczestników i uczestniczki na pokoje. Podobnie jak w Zoom może być to podział losowy lub ręczny wg. naszego wyboru. Po rozpoczęciu rozmowy wideo na komputerze kliknij Czynności i Pokoje podgrup. Następnie wybierz liczbę pokoi podgrup i przypisz konkretne osoby uczestniczące do wybranych pokoi lub pozwól na losowy podział.
Kiedy Twój podział będzie gotowy, w prawym dolnym rogu kliknij Otwórz pokoje. Gdyby w pokoju pojawiły się problemy, osoby, które się w nim znajdują, mogą poprosić moderatora o pomoc. Wtedy na dole Twojego ekranu Meet pojawi się powiadomienie i możliwość dołączenia do tego pokoju. W jednej rozmowie możesz utworzyć maksymalnie 100 pokoi.
Dodatkowe opcje dostępne tylko w płatnych Workspace
W najwyższych, płatnych wersjach Workspace, narzędzie Meet posiada również opcje nagrywania spotkań oraz dodawania i usuwania współgospodarzy. Niestety nie są ona dostępne w wersji Workspace dla organizacji pozarządowych. Dokładne zestawienie funkcji w każdej z opcji bezpłatnych i płatnych Google Meet znajdziesz na tej stronie.
Przeczytaj także
? Czy mnie widać? Popraw jakość obrazu podczas spotkań online
? Czy mnie słychać? Jak poprawić jakość dźwięku podczas spotkań online?
?? Najbardziej podstawowy przewodnik po pracy zdalnej dla zespołów