Najbardziej podstawowy przewodnik po pracy zdalnej dla zespołów

Najbardziej podstawowy przewodnik po pracy zdalnej dla zespołów

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email
Share on print

Przed pandemią zdecydowana większość Polaków pozytywnie wypowiadała się o pracy zdalnej. Dziś, niezależnie od ograniczeń związanych z koronawirusem, na wykonywanie zadań służbowych w rozproszeniu, decyduje się coraz więcej organizacji szukających m.in. oszczędności i lepszego dostępu do specjalistów. Jak zatem umiejętnie wprowadzić pracę zdalną w swojej organizacji i optymalnie skorzystać z jej dobrodziejstw? Podpowiadamy!

Według badań Pracuj.pl z 2019 aż 82 proc. pracowników postrzegało tę formę pracy pozytywnie, 79 proc. chętniej aplikowało na oferty firm dających taką możliwość, podczas gdy w modelu całkowicie zdalnym chciałby pracować tylko co trzeci badany. Dostrzegamy wartość płynącą ze spotkań na żywo ze współpracownikami i chcemy łączyć zebrania w biurze z pracą w domowym zaciszu (o ile szkoły i przedszkola pozostają otwarte – dodam w imieniu wszystkich pracujących zdalnie rodziców).

Wiadomości nt. pracy zdalnej w twojej skrzynce

Nie każdą pracę da się wykonywać zdalnie, ale coraz więcej organizacji decyduje się na funkcjonowanie w rozproszeniu ze względu np. na mniejsze koszty związane z utrzymaniem biura lub większą dostępność pracowników z innych miast, którzy nie muszą już podróżować każdego dnia do biura. Wśród pracowników, jak i pracodawców wciąż są i tacy, którzy z utęsknieniem czekają na powrót do biur. Mam nadzieję, że poniższe rady pomogą i im w aktualnej sytuacji, której końca na razie nie widać.

Potrzeby i korzyści w zespole rozproszonym

Pracując zdalnie nie tracimy czasu na dojazdy, możemy pracować z zespołami rozproszonymi po całym kraju, a czasem nawet po świecie, i uczestniczyć w szkoleniach online, które mogłyby być mniej dla nas dostępne w trybie stacjonarnym. Dla wielu pracowników to ważne aspekty. Z drugiej strony, taka praca wymaga często większej samodyscypliny, pozbycia się rozpraszaczy.  Niektórzy pracownicy mają także trudności z łączeniem przestrzeni domowej z „pracową”. Dla managerów z kolei, czasem oznacza to niepewność związaną z innym trybem raportowania pracowników i rozliczaniem ich z efektów pracy, raczej niż z czasu na nią poświęconego.

Pomagając organizacjom poradzić sobie z pracą w zdalnym środowisku, warto zacząć więc od zdiagnozowania ich potrzeb i tego, jak funkcjonowały do tej pory. Nie wszystko da się w przenieść do online’u bez konieczności wprowadzenia pewnych zmian, ale warto zidentyfikować, co realnie pomoże organizacji w działaniu, a co wprowadzi niepotrzebne zamieszanie.

W dokonaniu takiej diagnozy pomogą odpowiedzi na poniższe pytania:

  • Jaką dysponujemy infrastrukturą, sprzętem, miejscami pracy, dostępem do Internetu?
  • W jaki sposób przetwarzamy dane i gromadzimy informacje, dokumenty?
  • W jaki sposób organizacja jest zarządzana? Jaką ma strukturę, obiegi dokumentów, procedury? Jak się rozwija?
  • Komunikacja, marketing, PR – czy organizacja prowadzi działania w mediach społecznościowych? Jakimi kanałami przebiega komunikacja z beneficjentami i partnerami?
  • Jak organizacja dba o bezpieczeństwo danych, ich przechowywanie i odzyskiwanie i przechowywanie?

Jasne zasady podstawą pracy zdalnej

O czym warto pamiętać organizując zdalne biuro? Po pierwsze, o zaufaniu i o dobrostanie współpracowników. Pracując zdalnie nie jesteśmy w stanie obserwować ani stylu pracy, ani pozawerbalnych sygnałów ludzi, którzy współdzielą z nami przestrzeń. Nie jesteśmy w stanie też szybko zorientować się, czy ktoś jest przepracowany czy przygnębiony. Zarówno dbanie o współpracowników, jak i o kulturę organizacyjną, wymagają w przypadku pracy zdalnej intencjonalnego zachowania i zaplanowania. Nie dla wszystkich managerów jest to naturalne czy intuicyjne. O jakich zatem elementach zdalnego biura warto pamiętać?

  • O komunikacji synchronicznej oraz miejscu na wideorozmowy
  • O cyklicznych spotkaniach „jeden na jeden” ze współpracownikami
  • O cotygodniowych, przydatnych i wydajnych spotkaniach zespołu
  • O zaplanowaniu procesów, czyli sposobu realizacji projektów
  • O czasie na zabawę i dbanie o swój dobrostan
  • O wartościowej weryfikacji rezultatów pracy

Komunikacja synchroniczna (czat, możliwość założenia kanałów tematycznych, etc. – symulacja komunikacji biurowej) to konieczność w rozproszonych zespołach. Programy takie jak: Slack czy Microsoft Teams, pozwalają na natychmiastowe uzyskanie odpowiedzi w danym wątku, proste porządkowanie tematów (to ogromna przewaga nad e-mailem!) i otwieranie kanałów prywatnych.

Jednak uwaga! Uzgodnijmy ze współpracownikami, czy nie mają w ciągu dnia jakichś przerw wynikających z ich innych zobowiązań lub obowiązków, czy nie potrzebują przedziałów czasu na pracę głęboką (i wtedy nie odpowiedzą nawet na Slacku). Może być też tak, że w zespole są osoby preferujące kontakt telefoniczny, lub takie, które wolą, żeby dokumenty przesyłać e-mailem a nie za pomocą komunikatora. Uszanujmy różne style komunikacji. Jednak postarajmy się nie doprowadzić do sytuacji, w której w jednym zespole używamy więcej niż jednego komunikatora do komunikacji synchronicznej.

Procedury i narzędzia w przestrzeni cyfrowej

Organizacja pracująca w rozproszeniu powinna położyć szczególny nacisk na przygotowanie wspólnej, cyfrowej przestrzeni roboczej. Dzięki takiemu rozwiązaniu wszyscy pracownicy/czki mają pełny dostęp do postępów projektu oraz informacji o tym, co kto robi. Programy takie jak Trello, Asana, czy Basecamp to przykładowe narzędzia, z  które warto wziąć tu pod uwagę. Są one dodatkowo zintegrowane z komunikatorami i ułatwiają informowanie członków zespołu o przydzielonych im zadaniach na platformie, którą i tak używamy do komunikacji. Ponadto, często możemy przypinać do poszczególnych zadań czy projektów całe dokumenty, co prowadzi nas bezpośrednio do…

Przechowywania dokumentów i wspólnej nad nimi pracy. Unikajmy magazynowania plików wyłącznie na swoim komputerze. Zamiast tego korzystajmy z udostępnionej przestrzeni dyskowej w chmurze (np. Google Drive, OneDrive, Box, Dropbox), gdzie każdy może uzyskać dostęp do potrzebnych plików za pomocą jednego linka. Wszystkie te platformy odznaczają się wysokim stopniem bezpieczeństwa i nie musimy obawiać się, że dostęp do naszych plików dostaną osoby niepowołane. Praca nad jedną wersją dokumentu zamiast nad kilkoma czy kilkunastoma, radykalnie usprawnia życie rozproszonego zespołu. Najczęściej również ułatwia życie zespołu w biurze.

Kolejnym obszarem, który powinniśmy zagospodarować, by zespół rozproszony mógł pracować sprawnie i wydaje to kalendarz. Wspólny kalendarz w sieci, który pokazuje wakacje i święta, ważne terminy oraz wspólne spotkania, pozwala na szybkie poinformowanie pracowników o naszej dostępności i o wydarzeniach, które dotyczą kilku osób w zespole.

Spotkania 1:1 – to pojedyncze spotkania szefa z pracownikami (ale można je organizować także między członkami zespołu), których celem dla przełożonego jest wysłuchanie i zrozumienie punktu widzenia każdego pracownika i zrozumienie tego, co działa a co nie działa. Celem dla pracownika jest opowiedzenie o tym, co mu pomaga a co przeszkadza w pracy, jak dalej chciał(a)by się rozwijać, zgłaszanie nowych pomysłów oraz feedback dla przełożonego.

Spotkania zespołu – niezależnie od tego gdzie je prowadzimy (czy na Zoom, Google Hangouts lub innym programie).powinny mieć jasną, z góry określoną agendę i nie trwać dłużej niż godzinę, aby motywować uczestników do zdyscyplinowanej dyskusji. Kiedy w trakcie rozmowy wypłynie nowy, ważny, większy wątek do przegadania, warto zorganizować osobną debatę na ten temat. Jeśli zaś w zespole pojawi się problem nadmiernej liczby spotkań i staje się to bardziej obciążeniem niż środkiem do rozwiązywania dylematów, wtedy warto wprowadzić rozróżnienie na spotkania, których celem ma być podejmowanie decyzji oraz na takie, które są wyłącznie debatami. Z góry określone zasady organizacji zebrań i uczestnictwa w nich powinny zredukować chęć na organizowanie spotkania zawsze, kiedy przyjdzie nam jakiś pomysł do głowy (którego nie możemy przegadać z koleżanką z biurka obok).

Procesy w organizacji to sposób, w jaki określamy cele i je realizujemy. Jest wiele gotowych metod projektowania procesów w organizacji. Zawsze trzeba starać się wybrać taki, który najlepiej odpowiada na potrzeby zespołu. Pomocne w tej diagnozie mogą być odpowiedzi na następujące pytania:

  • Kto jest za co odpowiedzialny i kogo może zapytać, kiedy czegoś nie wie?
  • Kto zatwierdza moją pracę i co się z nią potem dzieje?
  • Jakie mamy priorytety i w jakiej kolejności będziemy robić rzeczy?
  • Czy mamy ustalony obieg dokumentów?

Dobrostan zespołu zdalnego

Dbanie o dobrostan zespołu jest ważne zawsze, ale wyjątkowo istotne, gdy pracujemy zdalnie. Najważniejsze to pamiętać, żeby od czasu do czasu zapytać o samopoczucie naszych kolegów i koleżanek z zespołu, dowiedzieć się, czy mają dobre warunki do pracy, jakimi kanałami i w jakich godzinach preferują kontakt z nami, czy potrzebują czasu na głęboką pracę, i czy mają jeszcze inne obowiązki poza praca, które mogą wpłynąć na ich efektywność. Jeśli członkowie naszego zespołu chcą angażować się w aktywności „pozapracowe”, możemy sięgnąć np. po:

  • wspólne gry (kalambury online);
  • wspólne 20 minut ćwiczeń, np. Jogi, rozciągania, etc.;
  • spacery i spotkania bez wideo;
  • kanał na wspólnym komunikatorze poświęcony na rozmowy niezwiązane z pracą.

Jedna z różnic między zarządzaniem zespołem stacjonarnym a zdalnym polega na tym, że zespół zdalny rozlicza się przede wszystkim z rezultatów swojej pracy – członkowie zespołu mają większą dowolność w zarządzaniu czasem swojej pracy i regulowaniu tego jak pracują. Z drugiej strony, bywa, że w domu jest więcej rozpraszaczy i innych obowiązków, którym muszą podołać pracownicy. Dlatego tak ważna jest transparentność i jasne ustalanie celów, priorytetów i oczekiwań wobec wszystkich osób zaangażowanych w dany projekt. Jeśli określimy konkretnie, co chcemy osiągnąć jako zespół i kto jest za co odpowiedzialny, będzie nam łatwiej śledzić postępy i oceniać, czy jesteśmy zadowoleni z rezultatów.

Warto rozważyć regularne wyznaczanie celów organizacji (np. raz na kwartał) oraz sprawdzać regularnie, czy poruszamy się w uzgodnionym kierunku. Bardzo przydatna jest do tego metoda OKR (Objectives and Key Results).

Na koniec, warto przyjrzeć się własnej rutynie i stylowi pracy zdalnej. Wielu pracownikom, nie tylko podczas pandemii, zdarza się zaniedbanie higieny pracy i przebywanie w niej w zasadzie non-stop. Kiedy nie wychodzimy do biura, trudniej jest nam trzymać się stałych godzin pracy, czy godzić ją chociażby z przygotowaniem obiadu. Jednak część z nas czuje się lepiej w domowym otoczeniu oraz z tym, że mogą wybrać taką porę pracy, jaka odpowiada im najbardziej (może to być np. wcześnie rano, czy późno wieczorem). W obu przypadkach warto pamiętać o kilku zasadach:

  • Oddzielaniu „biura” od reszty życia –staraj się nie pracować np. w łóżku.
  • Wypracowaniu kilku rytuałów, np. przygotowanie kawy o tej samej godzinie codziennie, codziennego spaceru, albo przejrzeniu ulubionej prasy w porze lunchu.
  • Ubieranie się „do pracy”.
  • Używanie dwóch przeglądarek (jednej do rzeczy prywatnych, innej do „pracowych”), powrót do długopisu i kartki lub posiadanie widocznej i aktualizowanej listy rzeczy do zrobienia.

Najważniejsze jednak to rozmawianie o tym, jak się czujemy, sygnalizowanie współpracownikom, że mamy chwilową trudność lub czegoś potrzebujemy. W zdalnej pracy nie widzimy się, nie jesteśmy w stanie odbierać pozawerbalnych komunikatów np. dostrzec, że ktoś wygląda na bardziej zmęczonego niż zwykle. Bądźmy więc wyrozumiali dla siebie i innych i nigdy nie zakładajmy złej woli. To powinno w zupełności wystarczyć do tego, żeby praca zdalna była dla nas przyjemnością i żebyśmy czerpali z niej satysfakcję.

 

Anna Stokowska: Team leaderka i managerka projektów w fundacji Katalyst Education, gdzie zgrany zespół tworzy Pi-stację i Mapę Karier – darmowe, otwarte zasoby edukacyjne.


Przeczytaj także:

UDOSTĘPNIJ
Facebook
Twitter
LinkedIn
Email
Druk
AUTOR WPISU
TAGI
NEWSLETTER
NEWSLETTER