Komunikacja asynchroniczna w zespole – na czym polega i kiedy ją wybrać?

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email
Share on print

Sprawność w komunikacji dominuje na listach kompetencji potrzebnych zarówno dziś, jak i w przyszłości. Nie jest to jedynie zestaw umiejętności językowych oraz interpersonalnych, ale również zdolność dobierania odpowiednich kanałów i narzędzi oraz przewidywanie, jak sprawnie dotrzeć do naszych odbiorców w różnych sytuacjach. Od pracy zdalnej przez wdrażanie nowych pracowników aż po budowanie wspólnej bazy wiedzy, komunikacja asynchroniczna staje się coraz ważniejsza i zastępuje część spotkań i wydarzeń na żywo.

Komunikacja asynchroniczna – pracować mądrzej zamiast więcej

W szczytowym momencie pandemii, kiedy najwięcej osób i instytucji pracowało zdalnie i organizowało wydarzenia wyłącznie cyfrowe, wiele osób toczyło żywą dyskusję na temat tego, jak wpływa to na relacje pomiędzy ludźmi i nasz dobrostan. Z jednej strony wielu osobom brakowało poczucia „kontaktu” ze współpracownikami. Z drugiej strony dość masowo odczuwane było zmęczenie spotkaniami online oraz wydłużającym się czasem pracy. 

Do tamtego momentu w większość firm, organizacji, jak i szkół, komunikacja na żywo była dominującym standardem, do którego większość osób była najbardziej przyzwyczajona. 

Przymus pracy zdalnej lub hybrydowej sprawił, że wiele osób błyskawicznie poznało blaski i cienie tego, co dobrze znają osoby pracujące w zespołach rozproszonych. Brak codziennych spotkań w biurze (tak pracujemy w Sektorze 3.0, którego zespół rozsiany jest po całej Polsce) nie musi oznaczać gorszych relacji lub wiecznego wiszenia na wideokonferencjach. Jak zatem zadbać o to by wszyscy czuli się dobrze poinformowani, a przełożeni nie wpadali w panikę i chęć nieustannej kontroli?

Jednym z podstawowych sposobów na efektywną pracę zdalną lub hybrydową jest zastosowanie do osiągania różnych celów dwóch różnych trybów komunikacji: 

  • synchronicznej (na żywo) i
  • asynchronicznej (rozłożonej w czasie). 

 

Synchronicznie, czyli na żywo, asynchronicznie, czyli kiedy chcesz

Komunikacja czy nauczanie synchroniczne to porozumiewanie się, które odbywa się w „czasie rzeczywistym”, niezależnie od tego, czy dzieje się to wirtualnie przez telefon, czy osobiście. Może to być:

  • rozmowa na żywo,
  • rozmowa telefoniczna,
  • wideo lub telekonferencja,
  • zdalna lekcja.

Taką formę komunikacji stosujemy zarówno w sposób zaplanowany, kiedy umawiamy się na spotkanie lub telefon, jak i spontanicznie, kiedy zagadujemy współpracownika siedzącego obok.

Komunikacja i nauczanie asynchroniczne to takie, w którym pomiędzy nadaniem komunikatu, a jego odebraniem i odpowiedzią występuje przerwa. W znacznie większym stopniu dotyczy to komunikacji odbywającej się za pomocą technologii np.

Wiele narzędzi, których używamy dziś w pracy i szkole łączy w sobie możliwości komunikacji synchronicznej i asynchronicznej. Na Slacku czy w Messengerze możemy pisać do siebie lub zadzwonić. W przypadku czatów czy wspólnej edycji dokumentów te dwie cechy komunikacji mogą się zacierać. Na przykład kiedy nasi rozmówcy, czy współpracownicy są dostępni i uczestniczą w konwersacji lub edycji równocześnie z nami. Mogą również w każdej chwili wyjść, stracić połączenie lub zwyczajnie zwlekać z odpowiedzią.

Znacznie bardziej istotne od tego, czym technicznie różnią się te dwa sposoby komunikacji od siebie, jest to, w jakich sytuacjach sprawdzają się najlepiej.

Synchroniczny czy asynchroniczny? Który rodzaj komunikacji wybrać? 

Spójrz w swój kalendarz lub przypomnij sobie, jak wygląda Twój typowy dzień pracy. Prawdopodobnie dzieli się on na spotkania i czas, w którym wykonujesz samodzielnie zadania. Czy zdarza Ci się organizować lub uczestniczyć w zebraniach, które służą wyłącznie przekazaniu jakiejś informacji lub przedstawieniu zadania współpracownikom, lub zespołowi? Może trudno Ci się skupić pomiędzy spotkaniami lub łatwo odrywasz się od zdań, aby odpowiedzieć na pytania niewymagające natychmiastowej odpowiedzi?

Jeśli Ty lub Twój zespół mierzycie się z takimi wyzwaniami, to być może część Waszej komunikacji nie jest dopasowana do Waszych potrzeb. Przykładowo spotkania, podczas których przekazujemy ważne informacje lub delegujemy zadania, często odbywają się na żywo. Z perspektywy ich organizatorów po to, aby umożliwić zadawanie pytań i upewnić się, że informacja czy zadanie zostały przyjęte. Oba cele można jednak zrealizować również asynchronicznie, oszczędzając równocześnie uczestnikom czasu, a prowadzącym dając możliwość udzielenia lepszych odpowiedzi.

Infografika przedstawiająca logotypy narzędzi do komunikacji asynchronicznej.

Wysyłając wiadomość tekstową (e-mail, ogłoszenie na Slacku) lub wideo, możemy poprosić o potwierdzenie zapoznania się z informacją czy nawet sprawdzać to automatycznie. Również pytania (które mogą pojawić się dopiero jakiś czas po zapoznaniu z informacją) lepiej zbierać na dokumencie czy kanale czatu, dzięki czemu wszyscy będą mogli łatwo wrócić do udzielonych odpowiedzi, zamiast zadawać je ponownie bezpośrednio. Do takich zadań świetnie sprawdzają się nagrania filmów (np. w aplikacjach Loom, czy Cloudapp) oraz aplikacje do zarządzania zadaniami takie jak Trello czy Asana, w których każdy może oznaczyć i skomentować informacje czy zadanie.

Asynchroniczne przygotowanie do synchronicznej pracy

Komunikacja asynchroniczna może również pomóc zmaksymalizować efektywność spotkań na żywo, zwłaszcza tych, których celem jest podjęcie decyzji, planowanie lub praca kreatywna. Przesłanie przed spotkaniem materiałów z wiedzą, która ułatwi udział (i oszczędzi czasu na pytania) jest pierwszym krokiem. To ułatwi zapoznanie się (np. przeczytanie dokumentu czy prezentacji) każdej osobie w takim formacie i czasie, który jest dla niej najwygodniejszy. Nie zawsze są to te same warunki i moment dla każdej z osób.

Na przykład osoby pracujące zdalnie i opiekujące się dziećmi będą zapewne czytać je w chwilach wolnych od zajmowania się pociechami. Inne mogą wykorzystać na to czas w podróży. Ważne, aby nie zmuszać się do wspólnego (i często nudnego) przechodzenia wspólnie przez slajdy czy dokumenty, kiedy nie jest to potrzebne. Podobnie podsumowanie spotkania, ustaleń czy informacji podczas niego omówionych lepiej przesłać uczestnikom niż omawiać wspólnie. Dzięki tym dwóm elementom asynchronicznym czas na żywo będzie wart więcej.

Samodzielna głęboka praca kontra natychmiastowe odpowiedzi

Jednym z najczęstszych problemów w komunikacji zdalnej jest oczekiwanie natychmiastowych odpowiedzi w narzędziach do komunikacji asynchronicznej lub brak reguł co do oczekiwanych odpowiedzi. Zwłaszcza w takich narzędziach jak Slack, w których widzimy statusy dostępności innych osób, dysponujemy możliwością tagowania odbiorców i pisania do nich prywatnych wiadomości, zakładamy często, że odpowiedź powinna pojawić się szybko. Zapewne nie wszystkie osoby w zespole pracują i skupiają się dokładnie tak samo np. odpisują na maile i wiadomości w określonych momentach, kiedy skończą inne zadania. Aby uniknąć problemów, warto w zespole ustalić podstawowe reguły pracy w takich narzędziach oraz korzystać z dostępnych w nich funkcji

W komunikacji asynchronicznej wyjątkowo przydatne są statusy w aplikacjach do współpracy oraz udostępniane zespołowo kalendarze. Dzięki statusom np. na Slacku czy Microsoft Teams, pozostałe osoby w organizacji wiedzą, że mamy spotkanie lub pracujemy w skupieniu nad zadaniem i wyłączyliśmy powiadomienia. Udostępniane wzajemnie kalendarze warto wykorzystać nie tylko do zaznaczania spotkań czy urlopów, ale również bloków czasu na tzw. pracę głęboką. To może pomóc w zarządzaniu lepiej oczekiwaniami co do tego kiedy odpowiecie na wiadomości.

Narzędzia przydatne w pracy asynchronicznej

Komunikacja na żywo świetnie sprawdza się wtedy kiedy kluczowe są relacje i czas. Trudno wyobrazić sobie zostawianie komuś do odczytania, odsłuchania czy obejrzenia „na później” takie sytuacje jak:

  • integracja zespołu,
  • przekazywanie informacji zwrotnej,
  • rozmowy na wrażliwe tematy,
  • reakcja na kryzys.

W takich sytuacjach często polegamy zarówno na komunikacji werbalnej jak i niewerbalnej (mowie ciała, gestykulacji, tonie głosu). Bycie w tym samym miejscu w tym samym czasie lub połączenie na żywo ułatwia lepsze zrozumienie się, ale również pozwala sprawniej i szybciej reagować na sytuację.

Asynchroniczna komunikacja będzie bardziej odpowiednia kiedy chcemy najlepiej wykorzystać czas i różne tryby pracy naszych współpracowników i współpracowniczek np. kiedy:

  • nie potrzebujesz odpowiedzi natychmiast i Twoi odbiorcy mogą udzielić jej wtedy kiedy będzie to dla nich wygodne,
  • chcesz jak najlepiej przygotować ludzi do wydarzenia “na żywo”
  • komunikujesz z osobami pracującymi w zróżnicowanych warunkach  (z domu, opiekującymi się dziećmi, w innej strefie czasowej, w trasie kiedy korzystają z urządzeń mobilnych, mają ograniczony dostęp do sieci itp.)
  • spotkanie na żywo będzie zbyt trudne do umówienia lub zbyt drogie do zorganizowania,
  • chcesz zbierać i udostępniać w zespole wiedzę, która będzie łatwo dostępna 
  • koordynujesz projekt (albo kurs), w którym osoby uczestniczące działają zgodnie z własnym harmonogramem.

Teraz wiesz już, w jakich sytuacjach warto rozważyć komunikację asynchroniczną. Do efektywnego jej wdrożenia mogą przydać Ci się również odpowiednie narzędzia. 

Infografika porównująca modele asynchronicznej i synchronicznej komunikacji.

Slack, Microsoft Teams, Asana lub Trello, choć różnią się od siebie, wszystkie wspierają komunikację asynchroniczną. Każde z nich pozwala na oznaczanie współpracowników i współpracowniczek w zadaniach i komentarzach, komentowanie i zaznaczanie przyjętych wiadomości. Mogą pełnić zarówno rolę komunikatorów jak, dysków na najważniejsze pliki jak i aplikacji do zarządzania zadaniami (zwłaszcza Trekki i Asana).

Aplikacje do nagrywania wideo wiadomości takie jak Loom lub Cloudapp mogą wzbogacić przesyłane instrukcje i informacje o element wideo, zarówno nagrania mówiącej osoby lub ekranu, na którym przedstawia prezentację czy narzędzia.

Przygotowane tablice wirtualne takie jak Miro czy Mural mogą z kolei pozwolić na włączenie do procesu kreatywnego więcej osób, które będą w stanie zostawić swoje pomysły lub informacje zwrotne w różnych momentach.

Doodle i Calendly, czyli aplikacje do wspólnego umawiania terminów spotkań, zaoszczędzą Ci czas na dogadywanie tego bezpośrednio przez mail, telefon lub podczas spotkań. Więcej o tym jak efektywnie umawiać z pomocą tych aplikacji przeczytasz w poradniku na stronach ngo.pl

Komunikacja asynchroniczna – podsumowanie

Nie ma jednego idealnego sposobu komunikowania się podczas pracy lub nauki zdalnej w rozproszonych zespołach. Potencjał komunikacji asynchronicznej nie leży w zupełnym porzuceniu spotkań na żywo, ale zastosowaniu takich reguł i narzędzi w zespole, które pozwolą osobom o różnych potrzebach pracować równie efektywnie i wygodnie. Dzięki temu nasze środowisko pracy może być bardziej inkluzywne i zróżnicowane (np. ułatwiając pracę osobom z innych miast, pracującym rodzicom, osobom z niepełnosprawnościami). Natomiast spotkania na żywo można odzyskać jako czas na budowanie relacji w zespole, pracę kreatywną czy wspólne rozwiązywanie problemów.

Przeczytaj także: 

UDOSTĘPNIJ
Facebook
Twitter
LinkedIn
Email
Druk
Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments
AUTOR WPISU
PRZECZYTAJ TAKŻE
PRZECZYTAJ TAKŻE
  • Praca zdalna
  • Komunikacja
  • Technologie
  • Edukacja
  • Edukacja
  • Narzędzia
NEWSLETTER
NEWSLETTER
NEWSLETTER