Zapisuj – segreguj – automatyzuj, czyli jak skutecznie zapanować nad listą zadań?

Zapisuj – segreguj – automatyzuj, czyli jak skutecznie zapanować nad listą zadań?

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email
Share on print

darza ci się czasem mieć poczucie, że ciągle masz coś do zrobienia? Że piętrzą się nad tobą zadania pracowe, domowe, hobbystyczne, i że stale brakuje ci czasu? A może kiedyś doświadczyłeś/-aś stresu na samą myśl o poniedziałku bojąc się ogromu spraw do załatwienia? Jeśli tak, to znaczy, że najwyższy czas na porządki: przeorganizowanie sposobu zarządzania swoimi zadaniami. To wcale nie jest takie trudne! Za chwilę dowiesz się, jak skutecznie zapanować nad listą zadań i wreszcie zyskać czas na wszystko, co dla ciebie ważne.

Cześć! Mam na imię Marzena i od ponad 10 lat łączę różne role zawodowe. Pracuję na etacie, wykonuję zlecenia, mam hobby, czas dla rodziny i czas na relaks. Dziś chciałabym opowiedzieć ci o kilku zasadach, metodach i narzędziach, dzięki którym jestem w stanie skutecznie panować nad listą zadań – mam nadzieję, że będą one przydatne również dla ciebie!

Porady nt. organizacji pracy w twojej skrzynce

Jak skutecznie zapanować nad listą zadań?

Kiedy z perspektywy czasu patrzę na moją kilkunastoletnią karierę zawodową widzę, że przeważały w niej okresy o dużej intensywności. Bywało, że koordynowałam kilka dużych projektów w tym samym czasie: były to projekty i małe i duże, ogólnopolskie i międzynarodowe, zupełnie nowe i powtarzające się. Ulegałam modzie na multitasking – wydawało mi się, że to normalne i „fajne”, że zajmuję się wieloma sprawami na raz. Byłam przekonana, że jeśli będę miała kilka aplikacji do zarządzania projektami na pewno dam radę.

Szybko przekonałam się jednak, że im bardziej „multitaskingowo” pracuję, tym mniej wydajna jest moja praca. A kiedy w pełni skupiam się na jednym zadaniu, wykonuję je szybciej i lepiej. Taski prędko znikają wtedy z mojej listy, a wraz z nimi stres i przemęczenie, bo zyskuję czas na niczym niezmącony relaks.

Dlatego w końcu zmieniłam swoją definicję produktywności. Zamiast postrzegać ją jako pracowanie więcej i ciężej, zaczęłam rozumieć ją jako pracowanie mądrzej – czyli efektywnie, bez stresu, z satysfakcją i z poczuciem panowania nad sytuacją. Wypracowałam sobie system, który jest dopasowany do moich potrzeb i pozwala mi zachować odpowiednie proporcje między pracą i odpoczynkiem.

Zapisuj – segreguj – automatyzuj

Zasada, którą od kilku lat kieruję się podczas organizowania zadań i kalendarza, i którą chciałabym ci dziś polecić, brzmi: zapisuj – segreguj – automatyzuj.

Zapisuj

Przygotuj miejsce na zapisywanie zadań

Niezależnie od tego, czym na co dzień zajmujesz się w swoim życiu, na pewno jesteś w stanie wyodrębnić kilka obszarów, z którymi wiążą się różne twoje zadania i obowiązki:

Dla każdego z nich możesz przygotować osobną listę do zapisywania zadań. Możesz użyć zwykłego zeszytu, tablicy korkowej, aplikacji mobilnej lub jakiegokolwiek innego narzędzia – ważne, żebyś miał/-a je zawsze pod ręką i korzystanie z niego nie wymagało od ciebie dodatkowego wysiłku (np. włączenia komputera, którego rzadko używasz).

Zapisuj

Ilekroć dostaniesz lub wymyślisz sobie jakieś zadanie – od razu zapisz je na odpowiedniej liście. W ten sposób „uwolnisz” głowę – pozbędziesz się uczucia, że jakaś ważna kwestia może ci umknąć. Zapisuj skrótowo – rozpisaniem szczegółów zajmiesz się w kolejnym kroku.

Segreguj

Dziel zadania na mikrozadania

Wyznacz sobie cykliczny czas na przeglądanie list zadań. Np. raz w tygodniu albo codziennie – jak ci będzie wygodniej. Im częściej, tym mniej zadań będzie do przeanalizowania. 😉 Zerknij na zadania na pierwszej liście. Być może są zapisane hasłowo – czas zatem odkryć, co tak naprawdę chciałbyś/chciałabyś w ich ramach zrobić. Pomyśl, jak ma wyglądać efekt końcowy danego zadania: co chcesz przez nie osiągnąć? I co konkretnie musisz zrobić, żeby do niego dojść? Wyobrażając sobie ten proces, zacznij wypisywać mikrozadania – proste działania, polegające na wykonaniu jednej, konkretnej czynności, które doprowadzą cię do oczekiwanego rezultatu.

Jak to wygląda w praktyce?

Jednym z moich niedawnych zadań było zorganizowanie webinaru z e-wolontariatu. Wydawałoby się, że to jedno proste zadanie, ale kiedy zaczęłam je dzielić na konkretne czynności, okazało się, że kryły się pod nim m.in.:

Z jednego zadania zrobiło się ich kilkanaście. Ale to nie koniec – można z nich zrobić kolejne mikrozadania. Np. pod zadaniem „Przygotowanie materiałów promocyjnych” może się kryć:

Dzięki takiemu szczegółowemu rozpisaniu tego zadania byłam w stanie bardziej precyzyjnie określić czas pracy czując czasochłonność każdego mikrozadania, a także zorientować się, które mikrozadania powinnam zlecić osobom posiadającym specyficzne kompetencje (np. grafikowi/graficzce). Dlatego pamiętaj: im bardziej szczegółowo rozpiszesz swoje zadania, tym lepiej! Będzie mniej niespodzianek i mniej stresu.

Ułóż harmonogram

Posiadając listę mikrozadań wiesz już, co jest do zrobienia i ile czasu zajmie wykonanie każdego z nich. Teraz czas na ułożenie harmonogramu:

Przypisz do zadań terminy. Zrób to rozsądnie: zerknij na kalendarz i sprawdź, czy nie będą kolidowały z twoimi pozostałymi zadaniami z innych obszarów. Pamiętaj, żeby założyć margines na wypadek przesunięć i innych nieoczekiwanych sytuacji. Przypisz do zadań priorytety. Mimo że na pierwszy rzut oka może się wydawać, że każde zadanie jest tak samo ważne, to warto pamiętać, że doba ma tylko (i aż!) 24 godziny i nie da się zrobić wszystkiego. Dlatego ustal, w jakiej kolejności będziesz wykonywał/-a zadania, żeby w razie stresującej sytuacji wiedzieć, od czego zacząć i nie marnować czasu na coś, co może poczekać.

Ułóż plan na najbliższe dni

Harmonogram pozwoli ci zorientować się, jakie zadania masz do wykonania w dłuższym horyzoncie czasowym (np. w ciągu najbliższego miesiąca). Aby uniknąć prokrastynacji, przygotuj sobie plan na najbliższe dni:

  • Wybierz maksymalnie 3 cele na dany tydzień.
  • Rozpisz zadania na każdy dzień (rozsądnie: pamiętaj o odpoczynku!).

Wykonywanie zadań

Istnieje wiele metodologii pracy z zadaniami. Ja najbardziej lubię Getting Things Done, czyli tzw. sztukę bezstresowej produktywności, która sugeruje trzy ścieżki do pracy z danym zadaniem:

  • Zrób to: jeżeli do wykonania danego zadania potrzebujesz mniej
    niż 2 minuty – zrób to od razu.
  • Oddeleguj: może się okazać, że aktualne zadanie nie jest w zakresie twoich kompetencji, albo po prostu jest ktoś, kto może to zrobić lepiej. W takim przypadku przekaż zadanie innej osobie.
  • Odłóż na później: pozostałe działania, które musisz wykonać sam/-a i wymagają od ciebie poświęcenia więcej niż 2 minut czasu, klasyfikujesz do tej kategorii. Najlepiej od razu wyznaczyć im termin wykonania.

Te trzy ścieżki pozwalają na szybką segregację zadań. Co jeszcze pomaga w bezstresowym radzeniu sobie z zadaniami?

  • Pracuj nad jednym zadaniem i staraj się na nim maksymalnie skupić (multitasking na dłuższą metę naprawdę nie zdaje egzaminu!). W utrzymaniu koncentracji mogą ci pomóc aplikacje takie jak Noisili czy Forest, a także metoda Pomodoro, pomagająca pracować w określonych blokach czasowych i przypominająca o robieniu przerw.
  • Grupuj podobne zadania, np. odpisywanie na e-maile, rozmowy telefoniczne, spotkania, pisanie raportów – wyznacz na nie bloki czasowe i wykonuj je w ramach danego bloku.
  • Trudne zadania staraj się wykonywać w pierwszej kolejności – nie będą cię demotywowały przez cały dzień i dadzą dużą dozę satysfakcji z ich wykonania.  

Aktualizuj status

Codziennie aktualizuj status swoich zadań: możesz wykonane zadania odhaczać na liście, skreślać, kasować – dzięki temu codziennie będziesz widział/-a progres, który dodatkowo zmotywuje cię do działania. Każdy dzień staraj się kończyć z planem na kolejny dzień.  

Automatyzuj

Wykonywanie powtarzalnych zadań z czasem może stać się nużące i irytujące. Dlatego jeżeli zauważysz, że jakiś typ zadania wykonujesz kolejny raz, upraszczaj: spróbuj je zautomatyzować.

Ustaw cykliczne powiadomienia

Dla zadań, które wykonujesz cyklicznie (np. przygotowywanie raportu, sprzątanie mieszkania), ustaw powiadomienia, np. w kalendarzu lub w aplikacji do zarządzania projektami.  

Zrób „ściągawki” – listy z mikrozadaniami

Żeby za każdym razem nie zastanawiać się, w jaki sposób możesz podzielić dane zadanie na mikrozadania, dla części zadań możesz przygotować gotowe szablony.  Na przykład:

Automatyzuj proces

Jeżeli wykonanie jakiegoś powtarzającego się zadania wymaga użycia kilku aplikacji, możesz stworzyć tzw. workflow – automatyczny proces, który wykona za ciebie poszczególne kroki. Pomogą ci w tym narzędzia takie jak IFTTT czy Zapier, za pomocą których możesz ustawić łańcuch wywołujący konkretne akcje w konkretnych aplikacjach.

Przykładowe procesy:

zapier

Zakończenie

Podsumowując: jeśli szukasz sposobu na zapanowanie nad swoim kalendarzem i różnorodnymi zadaniami, wypróbuj metodę zapisuj – segreguj – automatyzuj:

  1. Zapisuj: nie trzymaj informacji o zadaniach w głowie – „odciążysz” ją, zapisując informacje w ulubionej aplikacji lub na papierze.
  2. Segreguj: przygotuj „szufladki”/ listy zadań i „odkładaj” zadania na swoje miejsce – dzięki temu jeden rzut oka pozwoli ci ocenić, co masz do zrobienia i ile zajmie ci to czasu.
  3. Automatyzuj: spraw, aby powtarzalne zadania wykonywały się same.

Powodzenia!

Przeczytaj także:

UDOSTĘPNIJ
Facebook
Twitter
LinkedIn
Email
Druk
AUTOR WPISU
NEWSLETTER
NEWSLETTER
Trwa rekrutacja do Funduszu Sektor 3.0 w edycji 2021/2022!
NEWSLETTER