Pracowaliśmy zdalnie w zespole rozproszonym zanim to było modne – jak działa Stowarzyszenie LABiB?

Pracowaliśmy zdalnie w zespole rozproszonym zanim to było modne – jak działa Stowarzyszenie LABiB?

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email
Share on print

W permanentnej zmianie od 9 lat, LABIB rozwija potencjał bibliotek i osób w nich pracujących. Od wymyślania działań przez realizację projektów, aż po wzajemną edukację i rozwój społeczności bibliotekarskiej, stacjonarnie i zdalnie.

Podwaliny naszego stowarzyszenia powstały w 2012 roku, kiedy to w ramach Programu Rozwoju Bibliotek została powołana sieć bibliotekarzy LABiB. Zrzeszała ona aktywnych i wyróżniających się bibliotekarzy oraz bibliotekarki z całej Polski.

Bardzo szybko podchwyciliśmy ideę „Dziel się wiedzą – mnóż pomysły”, która przyświecała organizatorom sieci, czyli Fundacji Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego. Wymienialiśmy się pomysłami na atrakcyjne usługi i wydarzenia dla użytkowników bibliotek, dzieliliśmy dobrymi praktykami i wzajemnie szkoliliśmy. Ponieważ specjalizujemy się w różnych dziedzinach, mogliśmy wspierać  się wiedzą z zakresu nowych technologii, promocji, rzecznictwa, zarządzania i wielu innych tematów.

Forma współpracy od początku była zdalna i wykonywana przez zespół rozproszony po całej Polsce. Na żywo widywaliśmy się tylko podczas zjazdów organizowanych raz na kwartał, a potem rzadziej. Nie przeszkodziło to sieci to w kilkukrotnym powiększeniu się, a docelowo stworzeniu Stowarzyszenia LABiB. Nie było to łatwe zadanie, bo od początku wymagało od nas korzystania z narzędzi cyfrowych w gronie osób o zróżnicowanym poziomie kompetencji. Jedne narzędzia się sprawdzały, inne nie. W tym artykule skupię się na tych, które się sprawdziły i zostały z nami na dłużej.

Podstawowe potrzeby, na które musiały odpowiedzieć testowane przez nas aplikacje, to oczywiście:

  • kontakt online,
  • wspólna praca nad dokumentami oraz
  • łatwy dostęp do współdzielonych materiałów.

Trójka narzędziowa, którą przedstawiam została wskazana przez członków i członkinie stowarzyszenia w krótkiej ankiecie, którą przeprowadziłam do potrzeb tego artykułu.

 

TOP 3 narzędzi Stowarzyszenia LABiB

ZOOM

Wielki wygrany pandemii, nie tylko w naszym stowarzyszeniu. Łatwy w obsłudze, dostępny zarówno przez aplikację na telefon i komputer, jak i przez przeglądarkę. Wymaga założenia konta. Interface jest aktualnie dostępny jedynie w języku angielskim. Daje sporo możliwości, takich jak bardzo często wykorzystywane przez nas współdzielenie ekranu, czy dzielenie uczestników na grupy w osobnych pokojach. Jeżeli potrzebujecie przystępnego tutorialu obsługi tego narzędzia, polecam zapoznanie się z opracowaniem członkini stowarzyszenia, Moniki Schmeichel-Zarzecznej w jej Bibliotece Aplikacji.

Co ciekawe, ZOOM odkryliśmy dopiero w pandemii. Wcześniej korzystaliśmy doraźnie z innych narzędzi do spotkań audiowizualnych, ale nie robiliśmy tego tak często. Mieliśmy w końcu możliwość organizowania zjazdów stowarzyszenia, które zaspokajały potrzebę dłuższego bezpośredniego kontaktu. Jednak ta możliwość z wiadomych przyczyn została zawieszona, a my podejmujemy się realizacji coraz większej ilości projektów i takie spotkania potrafimy mieć nawet kilka razy w tygodniu, gdy zajdzie taka potrzeba.

Dodam jeszcze, że początkowo korzystaliśmy w opcji do organizowania spotkań (meetings), podczas gdy ZOOM oferuje też narzędzie do prowadzenia webinariów. Szybko zdecydowaliśmy się na wykupienie wersji płatnej, która za stosunkowo nieduże pieniądze (14,99 $ miesięcznie) daje możliwość m. in. organizowania spotkań dłuższych niż 40 minut, streamowania na Facebooku i YouTubie, czy zapisywania spotkań.

Narzędzia Google

Drugie miejsce w ankiecie zajął dysk Google i możliwości, które daje. Narzędzia googlowskie są z nami od pierwszego dnia funkcjonowania sieci, kiedy to utworzyliśmy wspólny adres e-mail dla członków i członkiń LABiBu. Kwestią czasu było sięgnięcie po kolejne aplikacje.

Najczęściej wskazywanym w ankiecie ulubionym narzędziem od Google były Dokumenty, na których bardzo często wspólnie pracujemy (chociaż mamy w nich spory bałagan… ale to już nasza wina.🙂)

Wspólna praca w Dokumentach daje każdej osobie możliwość zaangażowana w konkretne zadanie (np. dopisanie fragmentu, czy dodanie komentarza)  w dowolnym czasie. Ponadto odpada problem wielu wersji jednego dokumentu o typowych nazwach wersja_ostateczna_2.docx, wersja_poprawiona_5.docx i podobnych, bo zmiany nanoszone są na bieżąco.

Inne narzędzia Google, z których korzystamy, chociaż nie pojawiły się w ankiecie jako ulubione to:

  • Formularze (wspomniana ankieta została utworzona właśnie w nich, w tej formie też przeprowadzamy wewnętrzne głosowania, czy rejestrację na wydarzenia), 
  • Kalendarz (ułatwia nie pogubienie się w mnogości spotkań projektowych, i łatwo się synchronizuje z kalendarzem indywidualnym),
  • Wspólna przestrzeń dyskowa, na której trzymamy dokumenty, regulaminy, opisy procedur, czy zdjęcia.

Facebook Messenger

Wielką trójkę ulubieńców LABiBu zamyka Messenger. Facebookowy komunikator jest uzupełnieniem innych narzędzi. Choć ma z pewnością wiele wad –do największych należy ogromna ilość naszych danych, które gromadzi – sprawdza się jako rozwiązanie dla naszej społeczności.

W LABiBie intensywnie korzystamy z funkcji, jaką jest czat grupowy. Jest on niezastąpiony do kontaktu bieżącego, zadania pytania na tu i teraz, czy po prostu do pogadania (popisania), integracji lub podzielenia się ciekawostką. Do odrębnych projektów robimy osobne czaty grupowe. Owszem, czasem ktoś się pomyli i napisze nie tam, gdzie trzeba, trudno na nim uporządkować informacje i szybko one uciekają w ferworze dyskusji, a dotarcie do nich po pewnym czasie staje się bardzo czasochłonne i wymagające. Jednakże do komunikacji bieżącej jest jak znalazł.

Jako ciekawostkę dodam, że pierwotnie podobną funkcję pełniła dla nas zamknięta grupa na Facebooku, ale od momentu utworzenia czatu grupowego praktycznie z niej nie korzystamy.

Coś więcej

Te trzy narzędzia to oczywiście nie wszystko. Bardzo lubimy Canvę, na której wspólnie robimy prezentacje, czy spójne wizualnie bieżące materiały graficzne. Korzystamy też aplikacji Doodle (znakomite narzędzie do planowania spotkań w terminie odpowiadającym jak największej liczbie zainteresowanych osób), czy Padlet (narzędzie, na którym robimy wirtualne tablice podzielone tematycznie, zawierające np. materiały ułatwiające pracę trenerom i edukatorom, czy materiały związane z prowadzeniem stron na Facebooku). Jednak te rozwiązania nie są stosowane przez członków i członkinie stowarzyszenia tak powszechnie, jak topowa trójka.

Nie należy obawiać się testować nowych rozwiązań. Mnóstwo narzędzi, które sprawdziliśmy w LABIB się nie przyjęło(Slack czy Trello do pracy zespołowej, oraz Google Meetings do wideokonferencji). Rezygnuj z tych, które się nie sprawdzają, albo przestają się sprawdzać. Inwestuj za to więcej w te, co do których wszyscy członkowie są przekonani. Dobra rada na koniec – szukajcie nowych rozwiązań, wdrażajcie je, ale jeżeli nie będzie „chemii” między nimi a grupą – bez żalu porzućcie. Bo najważniejsze jest zadbanie o zaspokojenie potrzeb grupy w sposób odpowiadający wszystkim. Samo narzędzie stoi na drugim miejscu.

Artykuł nt. Stowarzyszenia LABiB otwiera na blogu cykl, w którym rozmawiamy z organizacjami z całej Polski o tym, w jaki sposób wykorzystują technologie w swojej codziennej pracy. W kolejnych materiałach będziemy pokazywać razem dobre praktyki oraz rozwiazania wspierające cyfrowa transformację i działania w czasach pandemii.

Newsy nt. transformacji cyfrowej w twojej skrzynce


Przeczytaj także: 

 

 

UDOSTĘPNIJ
Facebook
Twitter
LinkedIn
Email
Druk
AUTOR WPISU
TAGI
NEWSLETTER
NEWSLETTER