Cyfrowe biurko trenera – jak ogarnąć chaos pracy twórczej

Współdzielenie dokumentów i plików, tworzenie cyfrowych ankiet i quizów to już naturalny element szkoleń, nie tylko tych dotyczących kompetencji i zagadnień cyfrowych. O narzędziach do tego możecie przeczytać m.in. w tym materiale. To jednak niejedyne narzędzia, które mogą usprawnić trenerom pracę.

Poniżej kilka małych, ale wyjątkowo praktycznych narzędzi, które przydadzą się na cyfrowym biurku, smartfonie (lub w zakładkach) osób często prowadzących szkolenia i warsztaty.

Skracanie linków

Istnieją dwa poważne argumenty za skracaniem linków. Pierwszy to łatwość prezentowania ich podczas prezentacji i na materiałach analogowych tak, aby każdy mógł je łatwo przepisać do swojej przeglądarki (a wcześniej zwykle sfotografować). Dlatego aplikacje do quizów i ankiet mają zwykle specjalne, krótsze domeny np. menti.com (krótka domena do grania serwisu i aplikacji mentimeter.com). Drugi to możliwość śledzenia ruchu na stronie, do której kierujemy za pomocą skróconego linku, co przydaje się, zwłaszcza kiedy jest to link do strony, na której nie mamy własnych statystyk (np. kiedy korzystamy z ankiety dostępnej na Google Formularze). Dzięki skracaniu linków do każdej prezentacji z warsztatów i szkoleń mogę m.in. sprawdzić, czy i kiedy osoby uczestniczące wracają do nich po szkoleniach.

Jednym z najpopularniejszych skracaczy linków w sieci jest bitly.com, który po utworzeniu konta pozwala nam na zrobienie własnej treści linku (oczywiście, jeśli dany adres jest jeszcze dostępny) oraz posiada aplikację mobilną co ułatwia tworzenie i zarządzanie linkami na smartfonie. Równie prostym narzędziem jest tinyurl.com, a dla osób pracujących z dużą ilością linków do mediów społecznościowych (np. tworzących reklamy i kampanie) ciekawszym rozwiązaniem może okazać się ow.ly, skracacz linków związany z narzędziem Hootsuite.

Mierzenie czasu

Oczywiście większości trenerów i trenerek wystarczy zegarek i intuicja, co do tego ile czasu coś zajmuje i ile czasu minęło. Z perspektywy osób uczestniczących w szkoleniach i warsztatach czas jednak płynie odrobinę inaczej. Wyświetlanie dużego zegara lub odliczania czasu na wykonanie zadania ułatwia pracę. W sieci jest wiele stron, które robi dokładnie to np. TickCounter i Timer Tab (każda ma opcje zegara, stopera oraz czasomierzu, jeśli chcemy możemy włączyć w nich dźwięki). Osobiście wyjątkowo lubię aplikację Visual Timer, która wyraźnie wyświetla upływający czas za pomocą biało-czerwonego zagara na tablecie lub smartfonie.

W pracy trenera poza salą szkoleniową (lub grupy, która ma skupić się na zadaniu) przydatne są również aplikacje wspierające koncentracje uwagi za pomocą techniki pomodoro (która polega na skupieniu się na 25 min. na jednym zadaniu i 5 min. przerwie przed kolejnym). Prostą i przyjemną aplikacją do tego jest Forest, który podczas wykonywania naszego zadania bez odrywania się i uruchamiania czegokolwiek innego na smartfonie, sadzi cyfrowy las (możemy również kupić wersję premium aplikacji, wspierając sadzenie prawdziwych drzew).

Automatyzacja działań

Niezwykle przydatnym narzędziem pomiędzy szkoleniami i warsztatami jest aplikacja do automatyzacji działań pomiędzy różnymi serwisami społecznościowymi i aplikacjami. Zapier, Ifttt (pokazany poniżej) i kilka podobnych serwisów działa w bardzo prosty sposób. Po założeniu konta podłączany inne serwisy np. Google, Instagram, Spotify czy nasz telefon z Androidem lub iOS i określamy reguły działań w myśl zasady “, jeśli X to Y”. W praktyce może to działać np. tak: kiedy tylko zrobię zrzut ekranu na smartfonie, zapisz go na moim dysku Google (dzięki czemu mam w nich porządek i szybciej mogę wstawić je do prezentacji na szkolenie). Ifttt nie wymaga żadnych umiejętności programowania i na bieżąco śledzi i informuje nas o poprawnym działaniu reguł, które w nim ustawiliśmy. Jeśli korzystasz z pakietu Microsoft Office i chcesz w podobny sposób zautomatyzować działania pomiędzy jego programami, to wypróbuj Microsoft Flow.

Przykładowe automatyczne reguły działania różnych serwisów stworzone za pomocą Ifttt.

Cyfrowe tablice

Tym razem nie chodzi o tzw. aktywne tablice, które zakupywane są do szkół ani nowoczesne „inteligentne” ekrany dotykowe, podłączone do sieci z możliwością pisania i rysowania po ich powierzchni, które reklamuje się jako nowoczesne tablice suchościeralne. Kiedy wspólne uzupełnianie dokumentów tekstowych jest zbyt formalnym zadaniem, a chmury słów zbyt prostym, warto rozważyć wykorzystanie cyfrowych, współdzielonych tablic (na smartfonach i komputerach, bez konieczności posiadania specjalnego sprzętu czy ekrany). Takie rozwiązania przydają się podczas zadań kreatywnych czy wymagających wspólnego planowania lub projektowania. Dodatkowo pozwalają na włączenie osób, których nie ma na sali. By pracować w ten sposób poza urządzeniami podłączonymi do sieci, potrzebny jest tylko odpowiedni program lub aplikacja na urządzeniu przenośny.

Jedno z takich rozwiązań, Miro (w darmowej wersji pozwala na posiadanie 5 tablic) pokazuje ruch i edycję podłączonych osób na żywo, a dodatkowo posiada sporo gotowych przykładowych tablic np. do zarządzania procesami i planowania projektów (np. metodą kanban wykorzystywaną często przez zespoły tworzące oprogramowanie lub nowe produkty). Inną, wartą polecenia aplikacją, którą pozwala organizować projekty na wizualnych tablicach jest Milanote. Przyda się ona projektantom, którzy chcą przeprowadzić zdalnie burzę mózgów lub zgromadzić w jednym miejscu różnorodne notatki. Darmowa wersja dostępna jest bez ograniczeń czasowych i pozwala na stworzenie dowolnej ilości tablic, na których można umieścić do 100 notatek, obrazów i linków oraz załadować 10 plików. Warto dodać, że pakiety biurowe, jak np. wspomniany wcześniej Office, również posiada podobne narzędzie o nazwie Microsoft Whiteboard.

To tylko kilka akcesoriów przydatnych trenerom i trenerkom, jeśli znasz lub wyjątkowo lubisz inne narzędzia, skomentuj ten tekst na społecznościowych kanałach Sektora 3.0.