Przestań oszukiwać siebie i zwiększ swoją produktywność. Aplikacje do monitorowania czasu pracy

Duża część z nas stała się w ostatnich miesiącach pracownikami zdalnymi. Podpowiadamy w jaki sposób monitorować swoją produktywność w domowych warunkach, tak aby czas spędzony przed komputerem nie przeciekał nam przez palce.

Wielu z nas znalazło się home office z nieprzymuszonej woli, nieprzygotowanych i rzuconych na żywioł. Korporacje posiadają własne mechanizmy do monitorowania czasu pracowników, mniejsze firmy i organizacje, dopiero tworzą swoje własne procedury pracy zdalnej, a jeżeli je mają, to prawdopodobnie są one jeszcze w powijakach. Każdy kto próbował wykonywać zadania służbowe z domu, wie, że na drodze staje szereg problemów do pokonania: od potrzeby zorganizowania pracy, przez znalezienie własnego kąta, po skomplikowany sposób liczenia, ile czasu poświęciliśmy na wykonywanie zadań.

Najpowszechniejszym sposobem rozliczania pracy jest przemnożenie sumy godzin pracy przez przyjętą stawkę godzinową. Pozostając jednak zamkniętym w swoich czterech ścianach, nasze szefostwo może wymagać ewidencji czasu poświęcanego na pracę, by lepiej oszacować nasze możliwości i dystrybuować zadania. Z pomocą w tej sytuacji przychodzą aplikacje, które pozwalają zapisywać i monitorować wykonywane czynności służbowe.

Zasadniczo możemy wyróżnić dwa rodzaje „trackingu” aktywności związanych z pracą: czynne i bierne. Aplikacje do czynnego monitoringu czasu pracy takie jak Toggl czy Clockify, posiadają rozbudowany panel zadań (do omówienia których przejdziemy za chwilę), w którym w prosty sposób rejestrujemy czas przypisany konkretnym zadaniom. Ważne jest, aby pamiętać o uruchomieniu timera i wpisaniu konkretnego, wykonywanego aktualnie zadania. Gdybyśmy zapomnieli, możemy również zrobić to po fakcie, ręcznie dodając czas pracy. Drugi sposób monitorowania czasu pracy (bierny), polega na wykorzystaniu aplikacji, która sama pobiera dane na temat tego, w jaki sposób spędzamy czas przy komputerze czy telefonie. Jednym z takich narzędzi jest RescueTime, które trzeba zainstalować na swoim urządzeniu, a sprytny algorytm sam rozpozna, czym się zajmujemy.

Czynne monitorowanie czasu dla kogo?

Toggl i Clockify są aplikacjami zbliżonymi pod względem funkcjonalności. Obydwie służą do trackowania czasu w sposób czynny, jednak różnią się szczegółami. Toggl jest bezpłatnym dla 5 użytkowników w ramach jednej organizacji. Obydwie aplikacje można zainstalować na każdym systemie operacyjnym, zarówno dla komputerów stacjonarnych, jak również na urządzeniach mobilnych.

Korzystanie z obydwu aplikacji jest dziecinnie proste. Do odpowiedniego okna wpisujemy zadanie nad którym pracujemy, dla kogo jest ono wykonywane (kontrahent), czy jest to zadanie płatne, a następnie wciskamy start. Dla ułatwienia możemy grupować zadania w projekty i dodawać tagi, co pozwoli w przyszłości (gdy już zbudujemy pokaźną bazę naszych zadań) przeszukiwać „dashboard” i przeanalizować, na jakie zadania poświęcamy ile czasu i które generują najlepszą stopę zwrotu.

Zaletą obydwu aplikacji jest duża elastyczność. Jeżeli zapomnimy włączyć monitorowanie jakiegoś zadania, można uzupełnić wpis ręcznie na końcu pracy. W trakcie zapisu czynności mamy możliwość korekt np. zmieniania projektu, pracodawcy, nadawania tagów, czy zmiany opisu zadania.

Jeżeli poświęcimy tylko trochę czasu, żeby odpowiednio uzupełnić aplikacje (przemyślimy zadania jakie wpisujemy, dodamy projekty, pracodawców i tagi), pod koniec miesiąca będziemy mogli cieszyć się raportem sumarycznym, który można wygenerować jednym kliknięciem myszki, a następnie wysłać go do pracodawcy.

Z czystym sumieniem mogę polecić obydwie aplikacje, które pozwolą punkt po punkcie wyszczególnić, nad czym pracowaliśmy w danym miesiącu i ile dokładnie zajęło nam to czasu. Dodatkowo, raz na jakiś czas, możemy poddać analizie konkretne rodzaje zadań i spędzony nad nimi czas, by przekonać się gdzie inwestujemy go najwięcej.

Bierne mierzenie czasu dla kogo?

Drugim proponowanym rozwiązaniem jest aplikacja do biernego monitorowania czasu w postaci RescueTime. Jest to program, który instalujemy na naszym komputerze i telefonie, który dzięki skomplikowanym algorytmom monitoruje jak spędzamy czas przed ekranami. Dużym atutem aplikacji jest fakt, że nie trzeba pamiętać o każdorazowym jej włączaniu i przypisaniu zadania, które właśnie wykonujemy. RescueTime sam rozpozna czym obecnie jesteśmy zajęci na podstawie metadanych zaciąganych z naszego urządzenia.

Aplikację trzeba jednak potraktować raczej jako narzędzie do samoanalizy, niż sposób raportowania czasu pracy. Po pierwsze, nie panujemy nad tym jakie dane trafiają do aplikacji i z tego powodu monitorowany czas wolny spędzany przed komputerem może mieszać się z czasem, który powinien być przeznaczony na pracę. Jak widać na załączonym screenie, większość czasu, który spędziłem testująć RescuTime upłynął mi na rozrywce, co nie do końca odzwierciedla moją pracę nad przygotowaniem artykułu.

Z drugiej strony, RescueTime jest znakomitym rozwiązaniem, jeżeli mamy wewnętrzną potrzebę monitorowania swojej pracy i chcemy być wobec siebie uczciwi. Ponieważ widget jest włączony niemal na okrągło, możemy mieć pełny wgląd w to, jak spędzamy czas przy komputerze i czy jest to czas produktywny. Aplikacja ma możliwość dodawania celów, jak chociażby 3 godzin produktywnej pracy dziennie, czy poniżej 1 godziny poświęconej na odpowiadanie na e-maile. Element grywalizacji może okazać się pomocny przy wyznaczaniu naszych celów.

RescueTime posiada także możliwość określenia godzin, które w ciągu dnia poświęcamy na pracę. W ten sposób otrzymamy dwa raporty np. jak spędzamy czas przed komputerem w godzinach 8:00-16:00 i 16:00-24:00.

Czy to działa?

Od kiedy korzystam z aplikacji do monitorowania czasu pracy mam o nich jak najlepsze zdanie. Pozwalają podnieść produktywność bez mydlenia sobie oczu. Z mojej perspektywy najlepszym rozwiązaniem jest korzystanie z obydwu typów aplikacji równocześnie. RescueTime’a używam do wyznaczania sobie celów i analizy tego, jak spędzam czas przed komputerem a Clockify/Toggle służą do raportowania wykonanej pracy dla kontrahentów pomagając podliczyć czas spędzony na zadaniach, na podstawie których sporządzam raporty i faktury.