Praca w organizacjach społecznych lub aktywności freelancerskie nie zawsze są naszą główną działalnością. Wiele osób – również my, autorzy i autorka tego artykułu – chcąc robić dla świata coś więcej niż tylko wykonywać pracę etatową – działamy po godzinach. Mamy za sobą wiele doświadczeń związanych z pracą zespołową po godzinach, dlatego chcemy podzielić się dziś tym, czego nauczyliśmy się po drodze.
Jak pracować efektywnie w zespole rozproszonym?
Projekt, do którego otrzymaliśmy grant? Akcja społeczna? Moderowany proces inkubacji i rozwijania pomysłu? A może startup, w którego powodzenie wierzymy? Nad takimi inicjatywami bardzo często pracujemy w zespołach. Tak było i w naszym przypadku: współpracowaliśmy w ramach Funduszu Sektor 3.0, podczas którego rozwijaliśmy pomysł na aplikację. Działaliśmy zdalnie, w zespole rozproszonym, między naszymi innymi aktywnościami dodatkowymi, napotykając po drodze wiele wyzwań. W tym artykule dowiecie się,
- czym są fazy rozwoju zespołu projektowego,
- o czym warto pamiętać na poszczególnych etapach pracy
- oraz znajdziecie praktyczne wskazówki jak radzić sobie we współpracy po godzinach.
Dynamika pracy zespołu
Zespół może składać się z osób nam znanych, z którymi mieliśmy okazję współpracować, a czasami dołączają do niego nowi członkowie i członkinie, chcący zaangażować się w daną inicjatywę. Zderzenie różnych potrzeb, dostępności czy motywacji mogą być nie lada wyzwaniem dla dobrej współpracy. Na pewno zauważyliście, że praca w zespole nie jest jednostajna, przechodzi pewne fazy – inaczej zachowujemy się na początku procesu grupowego, inaczej w środku, a jeszcze inaczej pod koniec. Zwrócił na to uwagę w latach 60-tych Bruce Tuckman, który wyróżnił 5 etapów „życia” zespołów:
- formowanie (forming),
- docieranie (storming),
- normowanie (norming),
- realizowanie (performing),
- odroczenie (adjourning).
Kolejni naukowcy zauważyli, że nie zawsze wszystkie etapy muszą występować lub nie wystąpią w wymienionej kolejności. Warto mieć jednak punkt odniesienia.
Na co zwracać uwagę współpracując w zespole na poszczególnych etapach pracy, tak by bez turbulencji zrealizować wspólny cel? Oto garść podpowiedzi.
FORMING – pierwsze kroki nowego zespołu
Początki zespołów bywają różne: otrzymany grant i potrzeba dobrania specjalistów, nowe osoby, chcące zaangażować się w działania organizacji, czy wzięcie udziału w programie szkoleniowym, gdzie zespoły dobierane są według ustalonych zasad.
Według modelu Tuckmana faza formingu charakteryzuje się: ostrożnością, niepewnością, szukaniem kierunku oraz widocznym unikaniem konfliktu. Członkowie zespołu często badają, na co mogą sobie pozwolić, ich komunikaty nie zawsze są wprost, analizują swoją rolę i zadania do wykonania. W tej fazie często polega się na liderze i do niego kieruje główne komunikaty. Członkowie zespołu dążą do poznania siebie nawzajem i ustalenia początkowych zasad współdziałania.
Szukając specjalistów do zespołu, warto zwrócić uwagę nie tylko na ich wiedzę, ale również umiejętności miękkie oraz zdolności do współpracy i odpowiedniej komunikacji.
Wiedzę można często bardzo szybko nadrobić, z umiejętnościami miękkimi bywa trudniej. Niezależnie od tego, czy macie wpływ na skład zespołu, czy decyzję o składzie podjął ktoś z zewnątrz, warto na samym początku współpracy zrobić spotkanie zapoznawcze, podczas którego porozmawiacie o:
- swojej motywacji do udziału w danym działaniu,
- dostępności czasowej na realizację zadań,
- roli, jaką każdy będzie odgrywał,
- specjalizacjach,
- indywidualnych potrzebach we współpracy i komunikacji,
- w jakich działaniach dobrze się czujecie,
- co jest dla Was ważne podczas współpracy,
- z czym możecie mieć trudność,
- co Was może irytować i czym Wy możecie irytować innych.
Na takim spotkaniu polecamy Wam skorzystać z narzędzia Team canvas, które zostało stworzone przez Alexa Ivanov i Mitya Voloshchuk jako odpowiedź na potrzebę refleksji nad tematem pracy i kultury zespołowej. Kanwa opiera się na wartościach i celach zespołu: ludzie i role, wspólne cele, cele osobiste, cel zespołu, wartości, siła i zasoby, słabość i ryzyko, potrzeby i oczekiwania, zasady i działania.
Jak korzystać z Team Canvas?
Jeśli tworzysz nowy zespół, rozpoczynasz krótki projekt lub witasz nowego członka grupy, wybierz Team Canvas Basic. Zawiera ona pytania o cele, wartości, role i umiejętności, a także zasady panujące w zespole. Ukończenie zajmuje około 25-30 minut. Drugą opcją jest bardziej rozbudowany model Team Canvas, polecany dla projektów dłuższych. Pozwala on upewnić się, że zespół pracuje produktywnie, jest zadowolony oraz wolny od stresu i konfliktów. To ćwiczenie zajmuje około 2 godziny.
Proponujemy zacząć od wersji podstawowej, przygotowując potrzebne przybory do wypełnienia kanwy (wydruk szablonu, karteczki, długopisy). Pracując zdalnie, możecie umieścić plik z szablonem np. na Miro i udostępnić link dla całego zespołu. Pamiętajcie o stoperze odmierzającym czas. Scenariusz przykładowego warsztatu znajdziecie tutaj.
Podczas sesji warto wybrać moderatora spotkania, który będzie pilnował zasad oraz przebiegu dyskusji. Pod koniec sesji podsumujcie Waszą pracę i to, co Wam to dało, a następnie niech każde z Was powie jedną, najważniejszą rzecz, jaką wynosi po wykonaniu tego ćwiczenia. Warto, żeby każdy wyszedł ze spotkania z przeświadczeniem o lepszym zrozumieniu innych członków zespołu i jego funkcjonowania jako całości. Wypełnioną kanwę warto umieścić w miejscu ogólnie dostępnym dla członków i członkiń grupy.
Polecamy również od samego początku ustalić, z jakich narzędzi będziecie korzystać podczas współpracy online, gdzie będą znajdować się najważniejsze informacje i dokumenty ważne dla realizowanego projektu oraz jakimi kanałami będzie odbywać się główna komunikacja. Nam podczas procesu inkubacji bardzo sprawdziła się platforma Asana, gdzie dzieliliśmy się zadaniami i dodawaliśmy do nich komentarze, ustalaliśmy terminy zadań i zbieraliśmy najważniejsze pliki i linki.
Przeczytaj także: Jak efektywnie wdrożyć Asanę w zespole? Dowiedz się, jak zrobiliśmy to w Sektor 3.0
Faza formingu nie kończy się zaraz po pierwszym spotkaniu i wstępnym ustaleniu zasad współpracy. Dopiero, kiedy członkowie poczują się pewniej ze sobą na tyle, by pozwolić sobie na większą szczerość i otwartość wypowiedzi, nastąpi przejście z myślenia typu „ja” na „my”. Gdy członkowie zespołu odczuwają, że ich los jest wspólny, następuje koniec fazy pierwszej.
STORMING – czas kryzysu
Wraz z rozwojem grupy przychodzi etap przypominający nastoletnią burzę, z różnymi konfliktami zadaniowymi i interpersonalnymi. Fazę burzy można poznać po tym, że ludzie zaczynają pokazywać i odkrywać różnice między sobą. Zaczynają szczerze rozmawiać na różne tematy, zamiast ograniczać się do „potakiwania”. Pierwotna ekscytacja, towarzysząca rozpoczęciu projektu i współpracy, może przerodzić się np. we frustrację. Konflikty i ataki mogą być skierowane do lidera zespołu, do siebie nawzajem lub do samego projektu. Nierzadko członkowie ze sobą rywalizują. Na tym etapie kluczowe jest wykazanie się umiejętnością komunikacji i reagowania na konflikty na wczesnym etapie.
Warto zwrócić uwagę czy kwestie, o które członkowie zespołu się spierają, są prawdziwym źródłem konfliktu. Dlatego ważne jest, by podczas rozmowy dać przestrzeń na szczerość i konstruktywną krytykę. Na pewno przydatne będą spotkania „jeden na jeden” lidera z poszczególnymi członkami zespołu, ponieważ nie wszyscy muszą mieć w sobie na tyle siły, by w obecności reszty zespołu mówić o tym, co im nie odpowiada.
Zdarza się, że role i obowiązki w zespole nie są jeszcze jasne, co może doprowadzać do przytłoczenia pracą lub sfrustrowania brakiem postępów. Dobrze jest wtedy użyć rozbudowanego szablonu Team Canvas, by wspólnie przypomnieć sobie obrane cele. Organizując spotkania zespołu, warto dopytać o panujące nastroje. Jeśli okaże się, że coś nie gra, należy od razu wspólnie poszukać rozwiązania, by nie doszło do eskalacji konfliktu, a członkowie zespołu poczuli się wysłuchani.
NORMING – dookreślamy zasady współpracy
Przechodzimy do kolejnej fazy – do normingu. W miarę upływu czasu i dążenia do celu obranego przez zespół, dochodzi do etapu formowania, przypominającego młodą, dorosłą osobę, w którym członkowie zaczynają uczyć się efektywnej współpracy. W fazie normingu obserwuje się spokojniejszą komunikację i skupienie zespołu na zadaniu.
To jest czas, w którym nie wybuchają nagłe emocje, ponieważ różnice pomiędzy ludźmi zostały wyjaśnione lub nie stanowią już problemu, gdyż zostały zaakceptowane. Członkowie grupy potrafią znaleźć konstruktywne kompromisy i ustalić reguły współpracy. Role w zespole są jasne, a oczekiwania wobec nich znane. Zespół zaczyna rzeczywiście ze sobą współpracować, co przekłada się na poprawę atmosfery.
W tej fazie wzrasta poczucie odpowiedzialności za wynik całej grupy, dlatego lider może powoli przenosić odpowiedzialność za projekt na członków zespołu stając się facylitatorem. Trzeba jednak uważać, by zespół nie wrócił do fazy storming, co wymaga interwencji.
Jeśli tak się nie stanie, czego wszystkim Wam życzymy, pojawia się faza performing, czyli święty Graal pracy zespołowej.
PERFORMING – efektywna praca zespołu
To czas, w którym zespół dużo już o sobie wie, a pierwszy kryzys już prawdopodobnie został zażegnany. Wiadomo już mniej więcej, czego się po sobie spodziewać. Sprawy organizacyjne też zostały już w dużej mierze załatwione. Wielu zadań nie trzeba już pilnować, kontrolować, ani się na nie umawiać – dzieją się same, na bazie ustaleń członków zespołu z wcześniejszych faz.
Brzmi super, prawda? Pamiętajcie jednak, żeby nie dać się zwieść pozorom kontroli i organizacji. Wprawdzie drużyna jest już w pewnym stopniu scementowana, ale może jeszcze zdarzyć się marsz pod górkę. Ciągle jako zespół jesteście wystawieni na zagrożenia, które wystąpiły już wcześniej. Nie macie pewności, jak potoczy się Wasz projekt. Pilnujcie rytmu, który wypracowaliście do tej pory. Podsumowujcie regularnie Wasze działania. Spotykajcie się, wyznaczajcie zadania i omawiajcie je, tak żebyście cały czas czuli się jak zespół, który wie, dokąd dąży. W naszym przypadku na tym etapie sprawdziły nam się spotkania częstsze, a krótsze. Okazało się, że łatwiej jest nam zdzwonić się co drugi dzień na pół godziny, niż raz w tygodniu na 3 godziny.
Warto też dopytywać się wzajemnie o nastrój i poziom energii. Omawiajcie wspólnie, co działa dobrze, a co mogłoby działać lepiej. Czego macie za dużo, a czego brakuje. Możecie wykorzystywać w tym celu sposoby na retrospektywę stosowaną w zwinnych metodykach pracy. Jeśli nic Wam to nie mówi – nie przejmujcie się. Skorzystajcie z gotowych podpowiedzi. O tym, jak można prowadzić takie spotkania, przeczytacie tutaj.
ADJOURNING – czas pożegnań i podsumowań
Osiągnęliście założony cel? A może zdecydowaliście, że to nie dla Was? Zakończenie współpracy to etap, z którym może wiązać się wiele emocji. Jeśli wspólny cel został osiągnięty, członkowie zespołu mogą mieć z jednej strony uczucie satysfakcji, spełnienia czy ulgi, z drugiej zaś – może pojawić się smutek, a następnie nostalgia za wspólnym działaniem. Warto wykorzystać ten czas, by podsumować z zespołem współpracę, zrobić rachunek co poszło dobrze, a co następnym razem zrobilibyście inaczej.
Polecamy Wam spisanie wyciągniętych lekcji i umieszczenie ich we wspólnym folderze, co może być przydatne przy kolejnych projektach.
Jeśli współpracowało Wam się dobrze, to może być również właściwy moment, by pomyśleć o przyszłości i porozmawiać o kolejnych wspólnych działaniach, które chcielibyście zrealizować. Nawet jeśli współpraca była momentami trudna, warto rozstać się pozytywnie. Nigdy nie wiadomo, czy Wasze ścieżki zawodowe kiedyś się nie skrzyżują.
Jak z powodzeniem realizować projekt po godzinach – 5 naszych wskazówek
1. Poznaj i zrozum swój zespół
Co motywuje członków zespołu? Zmienianie świata, a może chęć pokazania się publicznie z ciekawym rozwiązaniem? W jakim rytmie możecie pracować? Późnym wieczorem, po uporaniu się z obowiązkami domowymi, a może pracujecie etatowo od świtu i wieczorem nie macie już energii? To wszystko warto ustalić jak najszybciej, bo bardzo ułatwia współpracę.
2. Korzystaj z rozwiązań technologicznych, które ułatwiają pracę
Proponujemy, abyście patrzyli na to w ten sposób: przed Wami sporo pracy, wykorzystajcie więc technologię (podczas spotkań, dzielenia się zadaniami, zbierania informacji zwrotnej itp.) tak, aby była środkiem do realizacji Waszego celu.
3. Podsumowuj i co jakiś czas sprawdzaj, jaki jest nastrój w zespole
Spokój może być ciszą przed burzą. Aby do tego nie dopuścić, szczerze mówcie o swoich potrzebach, radościach i frustracjach, słuchajcie siebie i zadawajcie sobie dużo pytań.
4. Mów szczerze – chwal, krytykuj, a w razie potrzeby po prostu się wycofaj
Świętujcie małe i większe sukcesy. Rozmawiajcie o konfliktach i frustracjach, żeby je zwalczać w zarodku. Jeśli nie czujecie już ekscytacji, wizja zespołu odjechała od Waszych motywacji albo po prostu nie macie czasu, pozwólcie sobie na wycofanie się. Czasem im szybciej to zrobicie, tym lepiej.
5. Zakończ współpracę w miłej, ale refleksyjnej atmosferze
Time to say goodbye? Zadbajcie o to, aby Wasza ciężka praca nie była tylko wspomnieniem. Z pewnością zbierzecie sporo materiałów, notatek, zdjęć, slajdów. Ustalcie, gdzie i na jakich zasadach będą dostępne na przyszłość. Podsumujcie to, co wspólnie zrobiliście i porozmawiajcie o tym, co można było zrobić lepiej.
Dziękujemy za lekturę i trzymamy kciuki za efektywne działania Waszych zespołów!
Przeczytaj także
- Najbardziej podstawowy przewodnik po pracy zdalnej dla zespołów
- Dbanie o organizację to dbanie o bliźnich, którzy w niej pracują – rozmowa z Michałem Jaworskim z Microsoft
- Jak dbać o zdrową dietę w czasie pracy zdalnej? Radzi dr Anna Hinburg
- Pracowaliśmy zdalnie w zespole rozproszonym zanim to było modne – jak działa Stowarzyszenie LABiB?
- Praca z domu – idealne stanowisko home office
Autorzy i autorka artykułu:
