Ułatwienia dostępu

Search
Close this search box.
Search
Close this search box.

Zanim wdrożycie wolontariat w organizacji – przewodnik (część II)

blog-sektor30wolontaria
Spis treści

Ten artykuł to kontynuacja części I poradnika o tym, jak wdrożyć wolontariat w organizacji. Przedstawiam w nim kolejnych pięć kroków do sukcesu – mądrej, skutecznej i satysfakcjonującej współpracy z wolontariuszami i wolontariuszkami.

Jeśli zastanawiacie się, jak sprawić, by wasz program wolontariatu „nabrał kolorów” i profesjonalizmu. Zapraszam do drugiej części quizu:

6. Czy macie plan na rekrutację?

Rekrutacja wolontariuszy niejedno ma imię. Zastanówcie się, jak chcecie, by wyglądała. Ważne, by była spójna z:

  • planowanymi działaniami,
  • potrzebami i oczekiwaniami,
  • harmonogramami i zasobami, które macie,
  • wartościami, a szerzej – kulturą organizacyjną waszej instytucji. 

W ostatnich latach na popularności zyskuje e-wolontariat, czyli wolontariat przez internet. Zbiór tekstów i porad o tej formie działania znajdziecie m.in. na blogu E-wolontariat.pl. Niezależnie, czy chcecie współpracować z wolontariuszami online, czy „na żywo”, do rekrutacji warto włączyć wirtualne narzędzia. 

Dla przykładu ogłoszenie rekrutacyjne możecie umieścić:

  1. w newsletterze, na stronie internetowej i w mediach społecznościowych waszej organizacji,
  2. na portalu ngo.pl,
  3. na platformie TuDu.org.pl (jeśli dotyczy wolontariatu zdalnego lub hybrydowego),
  4. poprzez kanały komunikacji centrum wolontariatu

Zaś zgłaszanie się chętnych osób może odbyć się poprzez:

  • wiadomość mailową,
  • formularz kontaktowy (jeśli posiadacie),
  • media społecznościowe (niekiedy łatwiej i bardziej bezpośrednio można wstępnie zapoznać się przez media społecznościowe),
  • wypełnienie ankiety online (możecie użyć np. formularzy Google lub Webankiety), 
  • pojawienie się na spotkaniu integracyjno-informacyjnym na żywo lub online (np. poprzez Zoom, MS Teams czy Jitsi Meet). 

Warto dobrze zaplanować pierwszy kontakt: indywidualne lub grupowe rozmowy, spotkanie informacyjno-integracyjne… niezależnie od formuły, jaką wybierzecie, sporządźcie scenariusz i plan działania. Osobiście polecam zachować równowagę: niech to nie będzie stresujący „egzamin”, ale też nie tylko plotki przy kawie. Dajcie przestrzeń na poznanie się i poznanie „klimatu” organizacji, jak i zaplanujcie konkretne tematy do przedyskutowania i zostawcie wolontariuszy z poczuciem, że czegoś konkretnego się dowiedzieli.

A na koniec – pamiętajcie, by odpisać (choćby symbolicznie i krótko) osobom, które wyraziły chęć wsparcia nas, zgłosiły się do programu wolontariatu. „Dziękuję” ma moc!

A gdy już nawiążecie współpracę z wolontariuszami, pamiętajcie, by rzeczywiste zadania wolontariuszy były spójne z ogłoszeniem i porozumieniem. 🙂 

7. Czy macie wybranych wolontariuszy?

Nadszedł moment, gdy wiecie już, kogo chcecie zaprosić do współpracy opartej na wolontariacie. Pora na:

  • gratulacje i informację zwrotną, by wolontariusze poczuli się od początku ważni i doceniani,
  • podpisanie porozumienia (tutaj przykładowy wzór, porozumienie możecie podpisać także m.in. poprzez Autenti), zadbanie o ubezpieczenie (jeśli dotyczy),
  • przygotowanie planu i/lub regulaminu programu wolontariatu (szczególnie istotny w przypadku organizacji dużych wydarzeń z udziałem znacznej liczby wolontariuszy). Z pomocą w twórczej pracy nad dokumentami przyjdzie Miro, a końcowy efekt możecie opracować graficznie w Canvie),
  • zadbanie o dobre przygotowanie wdrożenia wolontariuszy. 

Chcielibyście dowiedzieć się więcej o tym, jak wdrożyć e-wolontariat w waszej organizacji? Z pomocą przyjdzie bezpłatny mini kurs mailingowy „E-wolontariat krok po kroku”!

8. Wolontariusze są gotowi do działania?

Aby obu stronom dobrze się współpracowało, zapewnijcie od początku spotkania organizacyjne i integracyjne oraz odpowiednie wdrożenie (np. szkolenia, spotkania 1:1, mentoring, przekazanie odpowiednich dokumentów). W ciekawym artykule Filipa Jędrucha znajdziecie mnóstwo idei i narzędzi przydatnych do realizacji spotkań i szkoleń online. Przyda się też przestrzeń na integrację, współdziałanie oraz rozwój kompetencji oraz (w miarę możliwości) mapowanie talentów i predyspozycji, które mogą rozwinąć z wami wolontariusze. Na Creately znajdziecie kilka szablonów mapowania talentów, które możecie twórczo dopasować do Waszych potrzeb i zasobów. 

9. Czy wiecie, jak współpracować z wolontariuszami i jak zarządzać ich zespołem?

Pora na wspólne działania! Przy pracy zespołowej zachęcam szczególnie do:

  • planowania, monitorowania i podsumowywania zadań (pomoże wam w tym np. Asana), 
  • otwartości na nowe pomysły i budowania partnerskich relacji z wolontariuszami, opartych na szacunku i empatii (do tego nie potrzebujemy nowych technologii), ale możemy zadbać o to, aby nasze treści internetowe były dostępne cyfrowo oraz zrozumiałe dla odbiorców),
  • dawania informacji zwrotnych i doceniania wkładu wolontariuszy, by widzieli efekty swojej pracy. 

 

10. Czy wiecie, jak celebrować sukces oraz zakończyć współpracę?

Planując program wolontariatu, pomyślcie także o warunkach zakończenia współpracy z wolontariuszami. Nikt nie lubi się żegnać, zwłaszcza ze wspaniałymi wolontariuszami, ale czasem ten moment musi nastąpić.

Pamiętajcie o zapewnieniu wolontariuszom referencji czy zaświadczenia – pomoże im to w dalszym rozwoju i ścieżce zawodowej (podpisane zdjęcia dokumentów możecie zamienić na skany za pomocą telefonu, dzięki aplikacjom typu skaner zdjęć Google czy CamScanner). 

Obok podsumowania działań i przestrzeni na wzajemną informację zwrotną, bardzo ważną rolę pełni podziękowanie. Warto przygotować kreatywny, ciekawy i dopasowanych do wolontariuszy symboliczny upominek.

Pamiętajcie, że zakończenie aktualnego porozumienia wolontariackiego nie musi oznaczać końca relacji. Być może znajdziecie wspólne pomysły na dalszą współpracę czy kontakt. Z udziałem nowych technologii jest to łatwiejsze, niezależnie od miejsca zamieszkania. 

Powodzenia we wdrażaniu Waszego programu wolontariatu! 

Przeczytaj także:


Tekst powstał w ramach współpracy między programem Sektor 3.0 i Fundacją Dobra Sieć. Zespół Fundacji Dobra Sieć dzieli się wiedzą o stypendiach i e-wolontariacie. Na portalu e-wolontariat.pl znajdziecie porady, informacje, inspiracje i publikacje na temat wolontariatu oraz wykorzystania nowych technologii w działaniach społecznych. A dzięki platformie TuDu.org.pl Fundacja umożliwia także współpracę między organizacjami i e-wolontariuszami.

Fundacja Dobra Sieć / e-wolontariat.pl

 

 

Newsletter
Dołącz do grona ponad 10 000 zaangażowanych subskrybentów i dwa razy w miesiącu otrzymuj nieodpłatnie nową dawkę wiedzy, inspiracji oraz technologicznych recenzji i porad od ekspertów i ekspertek programu Sektor 3.0.
Newsletter
Dołącz do grona ponad 10 000 zaangażowanych subskrybentów i dwa razy w miesiącu otrzymuj nieodpłatnie nową dawkę wiedzy, inspiracji oraz technologicznych recenzji i porad od ekspertów i ekspertek programu Sektor 3.0.