Ten artykuł to kontynuacja części I poradnika o tym, jak wdrożyć wolontariat w organizacji. Przedstawiam w nim kolejnych pięć kroków do sukcesu – mądrej, skutecznej i satysfakcjonującej współpracy z wolontariuszami i wolontariuszkami.
Jeśli zastanawiacie się, jak sprawić, by wasz program wolontariatu „nabrał kolorów” i profesjonalizmu. Zapraszam do drugiej części quizu:
Czy macie plan na rekrutację?
Rekrutacja wolontariuszy niejedno ma imię. Zastanówcie się, jak chcecie, by wyglądała. Ważne, by była spójna z:
- planowanymi działaniami,
- potrzebami i oczekiwaniami,
- harmonogramami i zasobami, które macie,
- wartościami, a szerzej – kulturą organizacyjną waszej instytucji.
W ostatnich latach na popularności zyskuje e-wolontariat, czyli wolontariat przez internet. Zbiór tekstów i porad o tej formie działania znajdziecie m.in. na blogu E-wolontariat.pl. Niezależnie, czy chcecie współpracować z wolontariuszami online, czy „na żywo”, do rekrutacji warto włączyć wirtualne narzędzia.
Dla przykładu ogłoszenie rekrutacyjne możecie umieścić:
- w newsletterze, na stronie internetowej i w mediach społecznościowych waszej organizacji,
- na portalu ngo.pl,
- na platformie TuDu.org.pl (jeśli dotyczy wolontariatu zdalnego lub hybrydowego),
- poprzez kanały komunikacji centrum wolontariatu.
Zaś zgłaszanie się chętnych osób może odbyć się poprzez:
- wiadomość mailową,
- formularz kontaktowy (jeśli posiadacie),
- media społecznościowe (niekiedy łatwiej i bardziej bezpośrednio można wstępnie zapoznać się przez media społecznościowe),
- wypełnienie ankiety online (możecie użyć np. formularzy Google lub Webankiety),
- pojawienie się na spotkaniu integracyjno-informacyjnym na żywo lub online (np. poprzez Zoom, MS Teams czy Jitsi Meet).
Warto dobrze zaplanować pierwszy kontakt: indywidualne lub grupowe rozmowy, spotkanie informacyjno-integracyjne… niezależnie od formuły, jaką wybierzecie, sporządźcie scenariusz i plan działania. Osobiście polecam zachować równowagę: niech to nie będzie stresujący „egzamin”, ale też nie tylko plotki przy kawie. Dajcie przestrzeń na poznanie się i poznanie „klimatu” organizacji, jak i zaplanujcie konkretne tematy do przedyskutowania i zostawcie wolontariuszy z poczuciem, że czegoś konkretnego się dowiedzieli.
A na koniec – pamiętajcie, by odpisać (choćby symbolicznie i krótko) osobom, które wyraziły chęć wsparcia nas, zgłosiły się do programu wolontariatu. „Dziękuję” ma moc!
A gdy już nawiążecie współpracę z wolontariuszami, pamiętajcie, by rzeczywiste zadania wolontariuszy były spójne z ogłoszeniem i porozumieniem. 🙂
Czy macie wybranych wolontariuszy?
Nadszedł moment, gdy wiecie już, kogo chcecie zaprosić do współpracy opartej na wolontariacie. Pora na:
- gratulacje i informację zwrotną, by wolontariusze poczuli się od początku ważni i doceniani,
- podpisanie porozumienia (tutaj przykładowy wzór, porozumienie możecie podpisać także m.in. poprzez Autenti), zadbanie o ubezpieczenie (jeśli dotyczy),
- przygotowanie planu i/lub regulaminu programu wolontariatu (szczególnie istotny w przypadku organizacji dużych wydarzeń z udziałem znacznej liczby wolontariuszy). Z pomocą w twórczej pracy nad dokumentami przyjdzie Miro, a końcowy efekt możecie opracować graficznie w Canvie),
- zadbanie o dobre przygotowanie wdrożenia wolontariuszy.
Chcielibyście dowiedzieć się więcej o tym, jak wdrożyć e-wolontariat w waszej organizacji? Z pomocą przyjdzie bezpłatny mini kurs mailingowy „E-wolontariat krok po kroku”!
Wolontariusze są gotowi do działania?
Aby obu stronom dobrze się współpracowało, zapewnijcie od początku spotkania organizacyjne i integracyjne oraz odpowiednie wdrożenie (np. szkolenia, spotkania 1:1, mentoring, przekazanie odpowiednich dokumentów). W ciekawym artykule Filipa Jędrucha znajdziecie mnóstwo idei i narzędzi przydatnych do realizacji spotkań i szkoleń online. Przyda się też przestrzeń na integrację, współdziałanie oraz rozwój kompetencji oraz (w miarę możliwości) mapowanie talentów i predyspozycji, które mogą rozwinąć z wami wolontariusze. Na Creately znajdziecie kilka szablonów mapowania talentów, które możecie twórczo dopasować do Waszych potrzeb i zasobów.
Czy wiecie, jak współpracować z wolontariuszami i jak zarządzać ich zespołem?
Pora na wspólne działania! Przy pracy zespołowej zachęcam szczególnie do:
- planowania, monitorowania i podsumowywania zadań (pomoże wam w tym np. Asana),
- otwartości na nowe pomysły i budowania partnerskich relacji z wolontariuszami, opartych na szacunku i empatii (do tego nie potrzebujemy nowych technologii), ale możemy zadbać o to, aby nasze treści internetowe były dostępne cyfrowo oraz zrozumiałe dla odbiorców),
- dawania informacji zwrotnych i doceniania wkładu wolontariuszy, by widzieli efekty swojej pracy.
Czy wiecie, jak celebrować sukces oraz zakończyć współpracę?
Planując program wolontariatu, pomyślcie także o warunkach zakończenia współpracy z wolontariuszami. Nikt nie lubi się żegnać, zwłaszcza ze wspaniałymi wolontariuszami, ale czasem ten moment musi nastąpić.
Pamiętajcie o zapewnieniu wolontariuszom referencji czy zaświadczenia – pomoże im to w dalszym rozwoju i ścieżce zawodowej (podpisane zdjęcia dokumentów możecie zamienić na skany za pomocą telefonu, dzięki aplikacjom typu skaner zdjęć Google czy CamScanner).
Obok podsumowania działań i przestrzeni na wzajemną informację zwrotną, bardzo ważną rolę pełni podziękowanie. Warto przygotować kreatywny, ciekawy i dopasowanych do wolontariuszy symboliczny upominek.
Pamiętajcie, że zakończenie aktualnego porozumienia wolontariackiego nie musi oznaczać końca relacji. Być może znajdziecie wspólne pomysły na dalszą współpracę czy kontakt. Z udziałem nowych technologii jest to łatwiejsze, niezależnie od miejsca zamieszkania.
Powodzenia we wdrażaniu Waszego programu wolontariatu!
Przeczytaj także:
- Aktywizm w skali mikro? O nowych trendach w pomaganiu i aktywizmie online
- Wolontariat hybrydowy – nowa forma działania społecznego?
- Krótki przewodnik po e-learningu dla społeczniczek i społeczników
Tekst powstał w ramach współpracy między programem Sektor 3.0 i Fundacją Dobra Sieć. Zespół Fundacji Dobra Sieć dzieli się wiedzą o stypendiach i e-wolontariacie. Na portalu e-wolontariat.pl znajdziecie porady, informacje, inspiracje i publikacje na temat wolontariatu oraz wykorzystania nowych technologii w działaniach społecznych. A dzięki platformie TuDu.org.pl Fundacja umożliwia także współpracę między organizacjami i e-wolontariuszami.
