Jak wdrożyć wolontariat w organizacji? Od czego zacząć przygotowanie programu wolontariatu? W tym artykule przedstawiam pierwszą część poradnika, który pokaże krok po kroku, jak zabrać się za wprowadzenie wolontariatu w instytucji z pomocą przydatnych narzędzi.
Quiz: gotowość do koordynacji wolontariatu
Lista zadań „na wczoraj” pęcznieje, a w zespole brakuje energii? Niestety, dla wielu organizacji to sygnał: „znajdźmy szybko wolontariuszy!”. I choć czasami taka spontaniczna decyzja działa cuda, to bardziej strategiczne i zrównoważone podejście do programu wolontariatu ułatwi Wam i Waszym wolontariuszom współdziałanie.
Zachęcam Was do podejścia kompleksowego, przemyślanego, by program wolontariatu w Waszej organizacji miał swoje (ważne i stałe) miejsce, a rekrutacja nie odbywała się „na ostatnią chwilę”, nierzadko w stresie. Od wielu lat obserwuję, że przygotowanie i dobra diagnoza są często niedoceniane, a uwierzcie – to rodzaj inwestycji, który zwraca się wielokrotnie.
Zapraszam Was zatem do lektury quizu pt. „Czy jesteście gotowi do koordynacji wolontariatu?”. Niezależnie, czy jesteście małą, nową organizacją czy macie już wolontariuszy lub współpracujecie z wieloma wolontariuszami od długiego czasu, zawsze jest dobry moment na autorefleksję. Zaczynamy!
Czy wiecie, czym jest wolontariat i czym różni się od zatrudnienia?
To fundamentalne pytanie. Choć na pozór odpowiedź wydaje się prosta, upewnijcie się, że Wasza wizja wolontariatu w organizacji jest wspólna, zgodna z etyką oraz stanem prawnym.
Czy znacie poszczególne role i zakres odpowiedzialności w projekcie/zespole, w tym rolę koordynatora wolontariatu?
Specjalizacja i profesjonalizacja to długofalowy proces i nie w każdej organizacji (z różnych przyczyn) jest możliwość wyodrębnienia wyspecjalizowanych stanowisk. Ważne jednak jest to, abyście w ramach działań, które obejmować będzie wolontariat, wiedzieli, kto jest osobą kontaktową, kto ma jaki zakres odpowiedzialności. Dzięki takiej klarowności wewnątrz Waszego zespołu łatwiej będzie Wam wdrożyć i zapoznawać wolontariuszy i wolontariuszki z zespołem. Nawet bez określonego stanowiska, jakim jest koordynator wolontariatu, możecie ustalić wcześniej, kto będzie główną osobą kontaktową dla danej grupy wolontariuszy i w jakich sprawach wolontariusze mogą się zwrócić do konkretnej osoby lub osób.
Przy okazji polecam gorąco tekst Kamila Śliwowskiego o komunikacji asynchronicznej w zespole. Przyda się na pewno podczas budowania relacji z wolontariuszami!
Czy macie wyobrażenie i plan na wolontariat? Dlaczego chcecie realizować wolontariat?
Jakie cele i wartości Wam przyświecają? Co jest dla Was fundamentem w programie wolontariatu? Czy chcecie wprowadzić wolontariat kompetencji, e-wolontariat, wolontariat akcyjny?
Pomyślcie także o tym, jakie osoby chcielibyście zaprosić do wolontariatu. Możecie stworzyć „profil” lub personę wolontariusza (możecie skorzystać z szablonów Canva lub Make my Persona), dostosowując je do specyfiki wolontariatu. Zastanówcie się, jakie zadania i role chcecie powierzyć wolontariusz(k)om? Dlaczego?
Stwórzcie na tej podstawie plan współpracy i działania. Nie musi to być monstrualny dokument. Chodzi o prosty, ciekawy drogowskaz, zarówno dla Was, jak i dla wolontariuszy.
Czy jesteście gotowi od strony formalnej?
To podstawa, by czuć się komfortowo i oszczędzić sobie stresu. Przygotujcie się zawczasu, zanim rozpoczniecie rekrutację do wolontariatu. Polecam bardzo lekturę poradnika prawnego Centrum Wolontariatu oraz Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, by wdrożenie wolontariatu od strony formalnej nie było dla Was tajemnicą!
Czy macie plan promocji/popularyzacji wolontariatu?
Gdy już wiecie, czym ma być i jak ma wyglądać wolontariat w Waszej organizacji, a także przemyśleliście aspekty formalne oraz to, jakie osoby chcielibyście zaangażować do wolontariatu, pora na plan promocji.
Jak chcecie dotrzeć do potencjalnie zainteresowanych osób? Jak planujecie opowiadać o wolontariacie w Waszej organizacji? Kiedy, jakimi kanałami i jakim językiem będziecie popularyzować program wolontariatu?
Dzięki skutecznej promocji programu wolontariatu możecie dotrzeć do określonej grupy osób, które będą wspierały Waszą organizację. W kolejnej części poradnika opiszę szerzej, jak zaplanować proces rekrutacji wolontariuszy i gdzie ich szukać.
W zaplanowaniu komunikacji i promocji z pewnością pomogą artykuły Sabiny Dziuby:
- Po co wrzucasz ten post? Marketing społeczny od wizji do realizacji
- 10 sposobów na usprawnienie marketingu w NGO
A tymczasem, jako wisienkę na torcie, polecam kilka przyjaznych i bezpłatnych narzędzi, usprawniających realizację komunikacji i promocji w organizacji:
- Do tworzenia ciekawych grafik i edycji zdjęć: Canva, GIMP, Camera360,
- Do redakcji treści: Jasnopis,
- Do planowania i organizacji pracy: Asana, Evernote.
Choć narzędzi i aplikacji przybywa z każdym dniem, zachęcam do podążania za zasadą, że więcej nie zawsze znaczy lepiej. Testujcie stopniowo, nie obciążając swojej pracy nadmierną liczbą narzędzi i – kiedy można – korzystajcie z bezpłatnych odpowiedników biznesowych aplikacji.
Czy udało Wam się odpowiedzieć na pierwsze 5 pytań z quizu? Mam nadzieję, że pomogą Wam poczuć się bezpieczniej i być dobrze przygotowanym do wdrożenia lub zmodyfikowania programu wolontariatu w Waszej organizacji. A jeśli chcecie dowiedzieć się, na czym może polegać nowoczesny wolontariat i na jakich zasadach się opiera, zapraszam do lektury artykułu „Nowoczesny wolontariat od kuchni”. Już wkrótce druga część przewodnika.
Przeczytaj także
- Aktywizm w skali mikro? O nowych trendach w pomaganiu i aktywizmie online
- Wolontariat hybrydowy – nowa forma działania społecznego?
- Krótki przewodnik po e-learningu dla społeczniczek i społeczników
Tekst powstał w ramach współpracy między programem Sektor 3.0 i Fundacją Dobra Sieć. Zespół Fundacji Dobra Sieć dzieli się wiedzą o stypendiach i e-wolontariacie. Na portalu e-wolontariat.pl znajdziecie porady, informacje, inspiracje i publikacje na temat wolontariatu oraz wykorzystania nowych technologii w działaniach społecznych. A dzięki platformie TuDu.org.pl Fundacja umożliwia także współpracę między organizacjami i e-wolontariuszami.
