Ułatwienia dostępu

Search
Close this search box.
Search
Close this search box.

Organizacje społeczne nie muszą inwestować tysięcy złotych w technologię, aby odnieść sukces

Organizacje społeczne nie muszą inwestować tysięcy złotych w technologię, aby odnieść sukces - blog
Spis treści

W dzisiejszym świecie organizacje społeczne często stają w obliczu wyzwań technologicznych, których rozwiązanie może przekraczać ich budżet. Paradoksalnie, przy planowaniu wdrożenia nowych technologii w organizacji, należy przede wszystkim brać pod uwagę człowieka. To ludzie, ich umiejętności i rozwój stanowią kluczowe elementy cyfrowej dojrzałości NGO. Poznajcie The Human Stack℠ – koncepcję, która skupia się na ludzkim wymiarze technologii w sektorze społecznym. Wskazuje, że transformacja cyfrowa nie powinna ograniczać się jedynie do stosu technologii, ale obejmować również stos ludzki.

Kliknięcie, które kosztowało 50 tysięcy złotych

Proces ten zajmuje około pół dnia, a Anna wykonuje tę pracę, ponieważ nikt inny nie ma cierpliwości do przeglądania papieru z listą transakcji na wszystkich kontach bankowych. W przeszłości narzędzie do raportowania rozliczeń miało przydatny filtr, który sprawiał, że proces ten zajmował tylko godzinę.

Niestety, 28 miesięcy temu filtr ten został przypadkowo usunięty podczas szkolenia – jednym kliknięciem – i nikt tego nie zauważył. Fundacja Flora ma świetny zespół ds. danych, który mógłby dodać filtr z powrotem w mniej niż minutę, gdyby tylko o tym wiedział. Jak na ironię, zespół ten jest obecnie zajęty badaniem procesów migracji, ponieważ ich obecny system „nie radzi sobie z rozliczeniami”. Czternaście miesięcy później członek zespołu Anny, Jolanta, zauważa brak filtrowania w ich obecnym systemie. Kilka minut zajmie jej uświadomienie sobie, że usunęła ten filtr kilka lat temu.

W ten sposób jedno kliknięcie – przypadkowe usunięcie filtra – kosztowało Fundację Flora ponad 50 000 złotych. Frustracja pracowników z powodu źle działającego systemu zapoczątkowała proces migracji na nową platformę oprogramowania.

Niestety, wszystkie te niedogodności spowodują, że Anna zrezygnuje z projektu po 12 miesiącach, a Jolanta odejdzie dwa miesiące później do firmy konsultingowej. Biorąc pod uwagę wiele etapów prac, w tym wybór dostawcy platformy, licencjonowanie, konsulting, migrację danych, szkolenia pracowników i koszty wymiany platformy, koszt migracji przekroczy 20 000 zł.
Witaj w świecie technologii w sektorze non-profit.

Kliknięcie, które uratowało 50 tysięcy złotych

Tak jak jedno kliknięcie kosztowało 50 000 złotych, tak kolejne małe kliknięcie może zaoszczędzić podobną kwotę. Przyjrzyjmy się bliżej historii Anny. Każdego miesiąca Anna z działu księgowości chwytała za ołówek i drukowała raport darowizn przed uzgodnieniem wszystkich kont. Podczas gdy Anna kontynuowała swoją pracę z ołówkiem i papierem, Jolanta z zespołu danych zaprezentowała nowy przycisk w systemie podczas spotkania, który prowadzi do formularza umożliwiającego użytkownikom uzyskanie pomocy od zespołu danych. Największą zaletą formularza było to, że proces został zaprojektowany przez zespół danych tak, aby jego ukończenie zajęło mniej niż 30 sekund.

Nadszedł kolejny okres rozliczeniowy i po 28 miesiącach powtarzania comiesięcznego nawyku Anna wykonała odważny ruch i wypełniła nowy formularz zespołu ds. danych. Potrzebowała mniej niż 30 sekund, aby poinformować zespół, że proces tworzenia raportu uzgodnień jest zbyt skomplikowany. Po otrzymaniu informacji zwrotnej chwyciła ołówek, wydrukowała raport i zaczęła go uzgadniać. Zanim skończyła i poszła do domu, zupełnie zapomniała, że wypełniła krótki formularz.

Następnego dnia Anna otrzymała wiadomość e-mail od Jolanty z pytaniem, czy mogłyby usiąść na kilka minut i przejrzeć wypełniony przez nią formularz zatytułowany „Potrzebuję pomocy”. Przed przerwą obiadową Jolanta dodała niezbędny filtr i pokazała Annie raport, który zawierał wszystkie prawidłowe informacje. Anna była poruszona. Kilka minut później otrzymała wiadomość e-mail z podziękowaniem za przesłanie zgłoszenia o numerze 000861, a nikt inny nie powiedział, że system „nie nadaje się do uzgodnień”. Wypełnienie formularza zajęło Annie 30 sekund.

Opowieść o dwóch rezultatach – metodologia The Human Stack℠

Te dwie rzeczywistości dzieli tylko kilka wyborów. Obie zaczęły się od tej samej platformy, tych samych produktów, tych samych narzędzi, tych samych licencji i tego samego personelu. Różnica wynikała ze sposobu myślenia, podejścia i metodologii wykorzystywanych przez zespół ds. danych, aby osiągnąć dojrzałość cyfrową.
Metodologia opracowana na przestrzeni ostatnich kilku lat przez The Human Stack℠ koncentruje się na ludzkim wymiarze technologii, szczególnie w ujęciu organizacji non-profit. Na czym polega różnica w podejściach?

Oczekiwane rezultaty koncentrują się na różnych aspektach; pierwszy na technologii (stos technologiczny), a drugi na ludziach (stos ludzki).

Pierwsza sytuacja daje priorytet technologii (stosowi technologicznemu)

Fundacja Flora poświęca kilka następnych lat na migrację do nowego CRM tylko po to by odkryć, że zarówno ich działania cyfrowe jak i dane budzące wątpliwości również zostaną przeniesione. Ostatecznie niektóre detale uległy zmianie, ale te same problemy w dużej mierze wciąż istnieją — a wszystko to kosztowało ponad 20 000 złotych.

Druga sytuacja stawia na ludzi (stos ludzki)

Zespół ds. danych w Fundacji Flora skupia się na naprawie największej liczby błędów każdego miesiąca i dbałości o dokładność danych. Zespół ds. pozyskiwania funduszy uznał, że dane dot. pozyskiwania funduszy można usprawnić, inwestując w system sztucznej inteligencji do pozyskiwania funduszy, który zwiększył pozyskiwanie środków o prawie pół miliona złotych.

Kurs e-learningowy: Skuteczne wdrażanie technologii w organizacji https://elearning.sektor3-0.pl/obszary/skuteczne-wdrazanie-technologii-w-organizacji/

To nie tylko hipoteza

Podczas gdy Fundacja Flora jest tylko przykładem, to ten model i metodologia nie są hipotetyczne. Od prawie trzech lat Downtown Boxing Gym (DBG), organizacja społeczna w Detroit, która przygotowuje dzieci do życia, wykorzystuje ten model i metodologię i jest godnym uwagi przykładem organizacji, która w tym czasie przeszła od cyfrowego oporu do cyfrowej odporności.

Khali Sweeney (CEO) i Jessica Hauser (dyrektor wykonawczy) miały wizję transformacji cyfrowej, aby przenieść DBG w erę cyfrową. Kiedy rozpoczęto ten proces w 2019 roku, jasne było, że długoterminowy wpływ ich działań będzie zależał od ich zdolności do efektywnego wykorzystania technologii.

Wyposażając się w narzędzia technologiczne, ich organizacja była na dobrej drodze do stworzenia skutecznego systemu, ale napotkano problemy związane ze stosem ludzkim i należało dokonać odpowiednich inwestycji. W ciągu ostatnich 36 miesięcy, pod kierownictwem Jessiki, zaobserwowano niewiarygodną transformację cyfrowej dojrzałości swojej organizacji w stosie ludzkim.

Niedawno administratorzy baz danych, Meredith Potter i Skylar Burkhardt zostały zaproszone do podzielenia się swoimi procesami, wnioskami i rezultatami w ramach projektu The Human Stack℠. Zaprezentowały one, w jaki sposób otrzymują zgłoszenia od pracowników, analizują je jako zespół, zajmują się sprawami, nad którymi mogą pracować, a resztę przenoszą do Zespołu Doradczego (jednostki taktycznej) lub Centrum Doskonałości (jednostki strategicznej).

Kiedy rozpoczęto ten proces, Meredith potrzebowała konsultanta do obsługi większości wewnętrznych zgłoszeń systemowych, lecz dziś zarówno ona jak i Skylar same rozwiązują prawie wszystkie zgłoszenia. Pracując jako zespół, wdrażają i szkolą pracowników, śledzą mapę rozwoju technologicznego, monitorują wskaźniki w zakresie wdrażania użytkowników, co miesiąc ustalają i osiągają cele w zakresie poprawy jakości danych, zarządzają złożonymi procesami DevOps przy użyciu środowisk sandbox i co miesiąc udostępniają pracownikom listy zmian.

Aby zachęcić pracowników do przesyłania zgłoszeń, co miesiąc wybierają jedną osobę i wyróżniają ją za „najlepsze zgłoszenie miesiąca” oraz opisanie, na czym polegał problem i jak został rozwiązany.

Są ekspertami technologicznymi bez wcześniejszego formalnego szkolenia w zakresie technologii i osiągają te wyniki w ramach jedynie cząstki swojego ogólnego zakresu obowiązków. Mają odpowiednie obłożenie pracą, rozwiązując problemy co tydzień, wiedząc, że wrócą do nich w następnym tygodniu. Ich podejście wykorzystuje czas jako sprzymierzeńca, który pracuje dla nich, a nie przeciwko nim. Ich sukces w zarządzaniu systemami wynika z przekonania do poruszania się po technologii przyszłości ze względu na odporność cyfrową.

Trochę komputer, trochę człowiek – różne stosy

Systemy informatyczne są częściowo technologiczne, a częściowo ludzkie. Stos technologiczny jest projektowany, rozwijany i prezentowany w formie kodu źródłowego z zamiarem osiągnięcia komfortu użytkownika (UX) w stosie technologicznym. Ponieważ jest to oddzielny stos, jego jakość i wydajność można odpowiednio zmierzyć.

Z drugiej strony, ludzka część systemów informatycznych jest często niezauważana i niedoceniana. „Ludzie nie są tu po to, by rozwiązywać problemy”, „PICNIC” (Problem In Chair Not In Computer) i inne powiedzenia są dowodem na to, że ludzie nie są w stanie nadążyć za tym wszystkim.

Transformacja cyfrowa koncentruje się na stosie technologicznym. Nawet projekty związane z zarządzaniem zmianą i strategią cyfrową koncentrują się głównie na zarządzaniu zmianą i strategią stosu technologicznego.

Dlatego transformację cyfrową najłatwiej zrozumieć jako inicjatywy lub projekty, którymi zajmują się organizacje (zakreślone na niebiesko). Te, które koncentrują się na modernizacji stosu technologicznego, mają w sobie literę ‘T’, a te, które przenoszą organizację w kierunku dojrzałości cyfrowej i stosu ludzkiego, są oznaczone literą ‘H’. Model ten pozwala ludziom i technologii rozwijać się wzdłuż własnych osi. Rozdzielenie tych stosów łączy unikalne cechy bycia elastycznym i posiadania własnych kodów bazowych.

Niezależnie elastyczni

Stos ludzki jest niezależny od platformy, ponieważ stos technologiczny jest niezależny od człowieka. Oznacza to, że dla technologii nie ma znaczenia kto tworzy dane (o ile dane są uwierzytelnione). Dla stosu technologicznego jest to bez znaczenia, ponieważ stosy technologiczne są niezdolne do emocji. Z drugiej strony, stos ludzki jest pełen emocji związanych ze stosem technologicznym.

Kod bazowy

Każda informacja w cyfrowym stosie technologicznym sprowadza się do kodu bazowego, składającego się z zer lub jedynek, ponieważ stos technologiczny jest jedynie bardzo skomplikowanym liczydłem stwierdzeń „prawda/fałsz”. Z drugiej strony ludzie są zwierzętami stadnymi z kodem bazowym „przynależności” i wykonują złożone obliczenia „wejściowe” lub „wyjściowe”. Oczywiście, ludziom zależy też na dokładności i prawdzie/fałszu, ale przynależność jest siłą napędową unikalną dla stosu ludzkiego.

Dojrzałość cyfrowa organizacji wymaga skupienia na człowieku

Stos ludzki to miejsce, gdzie ludzie w organizacji przechodzą od oporu do odporności. Tym, co pomaga ludziom osiągnąć dojrzałość cyfrową jest ich poczucie przywiązania. Poczucie więzi z innymi członkami zespołu, z misją, z wpływem organizacji i poczucie więzi z ich wypłatą (tego również nie wolno lekceważyć).

Ludzie przechodzą od oporu do odporności jako zespół w stosie ludzkim. Odchodzimy od miejsca instynktownego strachu i niepewności, aby być w stanie przyswoić zmiany i rozwijać się. Rozwój ten odbywa się na poziomie zespołu, a nie tylko jednostki. Szkolenie użytkowników docelowych w formie prezentacji może być doskonałym sposobem na rozpowszechnianie informacji. Nie jest to jednak doskonała forma transformacji, ponieważ ludzkie nawyki zmieniają się wraz z doświadczeniem i powtarzaniem czynności, a nie za sprawą informacji.

Łańcuch zdarzeń prowadzący do niewielkich, skutecznych zmian organizacyjnych wymaga wysokiej intencjonalności, precyzji i inwestycji.

Jednym z największych sekretów dojrzałości cyfrowej jest świadomość, że duża liczba niewielkich problemów, (które można szybko rozwiązać bez znacznego zaangażowania) niszczy systemy informatyczne, natomiast uzdrawia je stałe naprawianie źródeł tych problemów.

Rozwiązywanie małych problemów jest kluczem do cyfrowej dojrzałości (i transformacji):

  • Anna musi wierzyć, że zidentyfikowanie i powiadomienie kogoś o problemie może spowodować zmianę.
  • Powiadomienia o problemach nie mogą trafiać do próżni; muszą trafiać na listę, do której regularnie zagląda inny zespół.
  • Pracownicy, którzy mogą rozwiązać problem, muszą skontaktować się z pracownikami, którzy go mają.
  • Kierownictwo musi priorytetowo traktować budżet i czas, aby zatrudnić (lub rozwinąć) wewnętrzne umiejętności w zakresie segregacji problemów.
  • Proces segregacji i organizacja pracy są potrzebne do radzenia sobie z problemami we własnym zakresie lub aby przekazywać je dalej.
  • Dostęp do ekspertów w celu przekazywania bardziej znaczących problemów (problemów, których rozwiązanie wymaga planowania, strategii i czasu).

Ten łańcuch nie jest przypadkowy i wymaga rozwijania i prowadzenia odpowiedniej strategii.

Więcej o The Human Stack℠

Jeśli w przeszłości cały ten szum wokół transformacji cyfrowej przyprawiał Cię o irytację, to być może dlatego, że skupiano się tylko na stosie technologicznym. Jasne, pewnie było również szkolenie z zarządzania zmianą. Ale mowa była tylko o zarządzaniu zmianą i o strategii stosu technologicznego, a to nie on stanowi największą przeszkodę.
To ludzie są tym wyzwaniem, chociaż nie należą do stosu technologicznego i na tym właśnie skupia się nasza organizacja.
Aby dowiedzieć się więcej o The Human Stack℠ i o tym, jak nasza społeczność zmienia sposób, w jaki myślimy o technologii, odwiedź naszą stronę Etosu, na której szczegółowo opisujemy naszych pięć wielkich ‘M’, aby pomóc Ci w osiągnięciu prawdziwej transformacji cyfrowej.

Oryginalny tekst został opublikowany 26 października 2022 roku na blogu NTEN. Został przetłumaczony z języka angielskiego.

Przeczytaj także:

Newsletter
Dołącz do grona ponad 10 000 zaangażowanych subskrybentów i dwa razy w miesiącu otrzymuj nieodpłatnie nową dawkę wiedzy, inspiracji oraz technologicznych recenzji i porad od ekspertów i ekspertek programu Sektor 3.0.
Newsletter
Newsletter
Dołącz do grona ponad 10 000 zaangażowanych subskrybentów i dwa razy w miesiącu otrzymuj nieodpłatnie nową dawkę wiedzy, inspiracji oraz technologicznych recenzji i porad od ekspertów i ekspertek programu Sektor 3.0.
Festiwal Sektor 3.0 już za
dni   
:
: