Piszesz wniosek, odpowiadasz na wiadomości od uczestników, przygotowujesz wydarzenie, a przy okazji rozliczasz projekt, bo w twoim zespole każda osoba pełni kilka ról naraz. Jeśli wieczorem masz czasem poczucie, że czas przecieka ci przez palce, że wykonujesz mnóstwo zadań, ale nie widzisz efektów swojej pracy i ogarnia cię zmęczenie – mam dla ciebie podpowiedź, jak zbudować bardzo prosty system, który pomoże ci zapanować nad twoim czasem. Wystarczy coś do pisania, lista i kalendarz.
Tak, tylko tyle i aż tyle! Aby zbudować swój prosty (ale skuteczny!) system produktywności osobistej, nie trzeba inwestować w zaawansowane aplikacje. Czasem najprostsze narzędzia są najlepsze.
Czym jest produktywność osobista? To sposób pracy, który jest skrojony na miarę twoich potrzeb i możliwości. Pomaga ci wykorzystywać czas, energię i uwagę w taki sposób, abyś podczas wykonywania różnorodnych zadań miał_a poczucie panowania nad sytuacją oraz satysfakcję z wykonanej pracy. I przede wszystkim: abyś nie czuł_a stresu i przemęczenia. W produktywności osobistej nie chodzi o to, aby pracować więcej, tylko żeby pracować mądrzej.
W tym artykule pokażę ci, jak zacząć od podstaw i zbudować pierwszy, prosty system produktywności osobistej.
Dlaczego organizacje społeczne potrzebują efektywności osobistej?
Praca w sektorze społecznym to często sztuka robienia niemożliwego przy ograniczonych zasobach. Jeśli czujesz przytłoczenie, wiedz, że nie jesteś w tym sam_a! Jak pokazują dane, aż 61% organizacji mierzy się z brakiem osób gotowych do zaangażowania się, a 66% z nich opiera swoje funkcjonowanie wyłącznie na pracy społecznej (raport: „Nie tylko sztuczna inteligencja. Technologie cyfrowe w organizacjach pozarządowych”). W efekcie ciężar zarządzania wieloma procesami spoczywa na nielicznych jednostkach, a w lokalnych zespołach często panuje zasada, że „wszyscy robią wszystko”. Sytuacji nie ułatwiają ograniczenia budżetowe, ponieważ 72% fundacji i stowarzyszeń zgłasza trudności w zdobywaniu funduszy na bieżącą działalność.
W takich warunkach szukanie ratunku w skomplikowanych, płatnych aplikacjach do zarządzania i priorytetyzacji zadań zazwyczaj mija się z celem. Na dobry początek potrzebujesz rozwiązań, które są darmowe, intuicyjne i nie wymagają żmudnego wdrażania. O takim właśnie systemie, odpowiadającym na codzienne wyzwania NGO, przeczytasz poniżej.
Odciąż głowę: zapisuj wszystko
Wiele problemów z produktywnością bierze się z tego, że próbujemy pamiętać o wszystkim. Tymczasem ludzki mózg, podobnie jak komputer, ma ograniczoną pamięć operacyjną. Jeśli jednocześnie przechowuje pomysły, terminy, pytania i obietnice, szybko zaczyna brakować w nim miejsca na spokojne skupienie.
„Pamiętaj, żeby odpisać Adamowi”, „trzeba w końcu rozliczyć fakturę”, „muszę kupić warzywa na obiad” – takie drobne sprawy potrafią krążyć po głowie przez cały dzień i wybijać nas z rytmu pracy w najmniej oczekiwanym momencie. Wiąże się to z tzw. efektem Zeigarnik: mówi on o tym, że niezakończone zadania (niezależnie od tego, czy są pilne, czy nie) obciążają naszą pamięć krótkotrwałą dopóki ich nie zamkniemy.
Sönke Ahrens, autor książki „How to Take Smart Notes”, sugeruje, że sposobem na „zamknięcie” zadania może być zapisanie go w zaufanym miejscu, do którego regularnie zaglądamy. Taka notatka nie oznacza co prawda, że sprawa została załatwiona, daje jednak sygnał: „zapisałem_am to, więc wrócę do tego później”. Zadanie zostaje w ten sposób „zdjęte z głowy” i nie przeszkadza w skupieniu.
Dlatego, jeśli coś ci chodzi po głowie – zapisz to! Zapisuj:
- rzeczy do zrobienia,
- pomysły,
- sprawy, o których musisz pamiętać,
- pytania, na które chcesz znaleźć odpowiedź,
- ustalenia ze spotkań i inne sprawy.
Zawsze trzymaj pod ręką coś do pisania: kartkę, notatnik w telefonie albo aplikację. Zapisuj skrótowo, bez redagowania. Chodzi tylko o szybkie „wyjęcie” myśli z głowy.
Jeśli chcesz rozwinąć temat pracy z notatkami, przeczytaj też mój artykuł Smart notes: inteligentne notatki, które zwiększają twoją produktywność.
Stwórz sprytne listy zadań = lepsze zarządzanie
Raz na jakiś czas zajrzyj do swoich zapisków – najlepiej codziennie pod koniec dnia lub przynajmniej raz w tygodniu – i zdecyduj, co zrobić z każdą zapisaną sprawą.
Przygotuj sobie listy dla każdego obszaru życia np. praca, dom, rodzina, hobby. Dzięki temu oddzielisz zadania służbowe od zadań prywatnych i łatwiej będzie ci zobaczyć, gdzie masz najwięcej spraw.
Nie każda notatka z twoich zapisków musi stać się zadaniem: część będzie pomysłem, część informacją do zachowania, a część można bez żalu skreślić.
Zapisując zadanie na liście zadań, staraj się je doprecyzować. Na przykład: zamiast wpisać „Raport”, wpisz konkretnie: „Opracować raport dla projektu X”, albo „Dopisać wnioski w raporcie X”.
Jeśli jakieś zadanie wydaje się złożone, podziel je na tzw. mikrozadania, czyli małe kroki, które trzeba wykonać, żeby zrealizować zadanie. Na przykład, zamiast wpisywać: „Rozliczyć projekt”, rozbij zadanie na konkretne kroki:
- Pobrać faktury z folderu projektu
- Sprawdzić, czy każda faktura ma opis
- Wpisać wydatki do arkusza rozliczeniowego
- Wysłać arkusz i faktury do księgowej
Duże, niejasne zadania często odkładamy w czasie, ponieważ nie wiemy, jaki powinien być pierwszy krok. Rozbicie ich na mikrozadania sprawia, że stają się mniej straszne, łatwiej się za nie zabrać i łatwiej można oszacować, ile czasu zajmą. Rozpisując je, możesz sobie zadać pytanie pomocnicze: jaka jest najmniejsza rzecz, którą mogę zrobić, żeby ruszyć tę sprawę do przodu?
Naucz się nadawać priorytety i zarządzania energią
Dobra lista zadań nie powinna być spisem wszystkiego, co kiedykolwiek chciałbyś_łabyś zrobić. Jeśli będzie zbyt długa, to zamiast pomagać, zacznie przytłaczać.
Greg McKeown w książce „Esencjalista” przekonuje, że produktywność nie polega na robieniu większej liczby rzeczy, ale na robieniu właściwych rzeczy. Możesz być bardzo zajęty_ta, a jednocześnie nie przybliżać się do swojego celu. Dlatego przy każdym zadaniu zapytaj:
- Czy to rzeczywiście musi zostać zrobione?
- Czy musi zostać zrobione przeze mnie?
- Co się stanie, jeśli tego nie zrobię?
- Czy to zadanie pozwoli mi zrealizować cel?
- Co muszę odłożyć, jeśli przyjmę kolejne zadanie?
To ostatnie pytanie jest szczególnie przydatne w pracy zespołowej. Jeśli ktoś dorzuca ci kolejne zadanie, odpowiedz: „Mogę się tym zająć. Które z obecnych zadań mam przełożyć?”. Pokazujesz wtedy, że czas i energia nie są nieskończone.
Asertywna odmowa nie oznacza, że jesteś mało pomocny_a, tylko że pracujesz mądrze, wykorzystując dostępne zasoby: swój czas, siły zespołu i środki organizacji. W pracy grupowej, w której role łatwo się rozmywają. Jasne granice sprawiają, że każda osoba wie, za co odpowiada. Dzięki temu łatwiej skupić się na tym, co prowadzi do osiągania zamierzonych celów, i robić to przy najmniejszych nakładach energii.
Możesz też wypróbować prostą zasadę dwóch minut z metody Getting Things Done: jeśli zadanie zajmie mniej niż dwie minuty, zrób je od razu. Jeśli wymaga więcej czasu, zdecyduj, co dalej: zaplanuj je w kalendarzu, jeśli ma konkretny termin, przekaż je komuś innemu albo dodaj do listy najbliższych działań.
Przeczytaj także: Zapisuj – segreguj – automatyzuj, czyli jak skutecznie zapanować nad listą zadań?
Zaplanuj tydzień w kalendarzu i planowanie tygodniowe
Kiedy masz już listę zadań, czas na ułożenie harmonogramu. Na początku zadaj sobie pytanie: „Co chcę osiągnąć w ciągu najbliższych pięciu dni?” i wyznacz konkretny i realistyczny cel na dany tydzień.
Na przykład: jeśli twoim celem na najbliższy miesiąc jest opracowanie raportu podsumowującego projekt XYZ (duży cel), możesz wyznaczyć mniejsze cele, które cię do niego doprowadzą.
Cel główny: Do 31 października przygotuję raport podsumowujący projekt XYZ zgodnie z wymaganiami organizacji/darczyńcy, zawierający opis działań, analizę danych uczestników, kluczowe rezultaty, wnioski i rekomendacje. Raport zostanie przekazany do konsultacji zespołowi.
- Cel na pierwszy tydzień: zebrać i uporządkować wszystkie materiały potrzebne do raportu oraz spisać brakujące dane.
- Cel na drugi tydzień: przygotować analizę danych z ankiet, wraz z najważniejszymi wnioskami i wykresami.
- Cel na trzeci tydzień: napisać pierwszą wersję raportu, zawierającą opis działań, rezultaty, wnioski i rekomendacje.
- Cel na czwarty tydzień: zebrać uwagi zespołu, wprowadzić poprawki i przekazać raport do akceptacji.
Kiedy ustalisz cel, wybierz z listy zadań te, które przybliżą cię do jego osiągnięcia, i wpisz je w kalendarz. Zostaw też miejsce na przerwy i nieprzewidziane sprawy. Nie każde zadanie zajmie dokładnie tyle czasu, ile w idealnych warunkach.
Rób cotygodniowy przegląd
Raz w tygodniu (na przykład w piątek po południu lub w poniedziałek rano) zatrzymaj się na kilkanaście minut i przejrzyj swój system. Sprawdź:
- Co udało się zrobić?
- Czego nie udało się zrobić i dlaczego?
- Co warto przenieść, odpuścić albo zrobić inaczej w kolejnym tygodniu?
Dopiero potem wybierz cel i zadania na nadchodzący tydzień.
Jak efektywnie wykonywać zadania?
Widzisz powtarzalne zadania? Stwórz dla nich ściągawki
Jeśli na swoich listach zauważysz zadania, które powtarzają się co tydzień lub co miesiąc, stwórz z nich ściągawki, czyli opisy podpowiadające, jak je wykonać krok po kroku. Na przykład: „Przygotowanie newslettera”:
- Zebrać tematy od zespołu.
- Napisać szkic każdej sekcji.
- Dodać linki i grafiki.
- Wysłać do korekty.
- Ustawić wysyłkę.
Dzięki temu nie trzeba za każdym razem zastanawiać się, jak podzielić złożone zadanie na poszczególne kroki. Ściągawkę możesz też przekazać innej osobie. Dzięki temu nie pominie ona żadnego etapu. Jeśli zadanie jest cykliczne, wpisz je do kalendarza lub ustaw automatyczne powiadomienie. Możesz też pójść o krok dalej i przygotować dla niego automatyzacje.
Multitasking nie działa. Chroń swoją uwagę!
Nie da się dobrze skupić, kiedy jednocześnie czytasz dokument, odpowiadasz na wiadomości i śledzisz rozmowę na komunikatorze. Multitasking nie działa. Często jest to po prostu szybkie przełączanie uwagi między zadaniami, a nie wykonywanie ich równocześnie.
W wykonywaniu zadań nie pomaga też to, jak wiele spraw walczy o naszą uwagę, szczególnie kiedy jesteśmy online. Umiejętność koncentracji i pracy w pełnym skupieniu staje się coraz bardziej cenna, a jednocześnie – coraz trudniejsza do opanowania.
Kiedy masz przed sobą zadanie wymagające skupienia, spróbuj ograniczyć liczbę bodźców, które będą cię od niego odciągały:
- wycisz powiadomienia,
- zamknij komunikator na czas pracy wymagającej skupienia i poinformuj zespół o godzinach, w których nie odbierasz wiadomości ,
- sprawdzaj pocztę o wybranych porach (np. 10:00, 14:00, 17:00),
- zaplanuj bloki czasu na pracę bez przerw.
Zacznij od najtrudniejszego i grupuj zadania
Spróbuj wykonać najważniejsze i najtrudniejsze zadanie na samym początku dnia. Jeśli rano wykonasz to, co najbardziej cię blokuje, reszta dnia będzie już znacznie łatwiejsza.
Grupuj też podobne zadania: odpisywanie na maile, rozmowy telefoniczne, pisanie raportów. Łatwiej będzie ci wyznaczyć na nie bloki czasowe i wejść w rytm.
Buduj małe nawyki
Żeby opisane wyżej działania weszły ci w nawyk, połącz je z czymś, co już robisz. Zacznij od jednego rytuału. Może po uruchomieniu komputera sprawdzisz plan dnia? A może po każdym spotkaniu zapiszesz trzy ustalenia? Albo przed końcem pracy wybierzesz jedno zadanie na jutro?
James Clear w „Atomowych nawykach” przekonuje, że nawyki odciążają mózg: im więcej zadań potrafisz wykonać bez namysłu, tym więcej masz przestrzeni na myślenie o innych sprawach. Pamiętaj tylko, żeby nie polegać na swojej silnej woli – to nie zawsze działa. Aby budowanie nawyków działo się naturalnie, zaprojektuj swoje otoczenie tak, żeby pomagało ci robić to, co ważne: trzymaj notatnik przy komputerze, przypnij aplikację do paska zadań, przygotuj gotowy tryb skupienia, itp.
Zostaw miejsce na odpoczynek – to też zarządzanie stresem
Zdrowa produktywność nie polega na wypełnianiu zadaniami każdej minuty dnia. Odpoczynek nie jest nagrodą, którą trzeba sobie wypracować. Jest jednym z warunków dobrego działania. Jeśli jesteś niewyspany_a i przeciążony_a, trudniej będzie ci się skupić, podejmować decyzje i rozwiązywać problemy. Dlatego planując dzień, zostaw trochę miejsca na przerwy, nieprzewidziane sprawy i zwykłe życie. Czasem najbardziej produktywną rzeczą, jaką możesz zrobić, jest zakończenie pracy o rozsądnej porze.
Zacznij już dziś! Zbuduj minimalny system do osiągania celów
Na początek wystarczą trzy elementy:
1. Miejsce na notatki – do szybkiego „uwalniania głowy” ze spraw do załatwienia. 2. Lista zadań – na konkretne zadania do wykonania. 3. Kalendarz – na spotkania, terminy i wydarzenia.
Możesz zacząć od papierowego kalendarza, jednej listy i zeszytu. Możesz też skorzystać z narzędzi cyfrowych, takich jak Kalendarz Google, Zadania Google, Todoist, Notion czy Obsidian.
Jak możesz zacząć?
- Zapisz wszystko, co ci chodzi po głowie.
- Podziel zadania na prywatne i służbowe.
- Wybierz jedno zadanie i rozbij je na mikrozadania.
- Wybierz jedno zadanie na jutro.
- Wycisz jeden niepotrzebny rozpraszacz.
- Pod koniec tygodnia sprawdź, co zadziałało.
Pamiętaj! Nie oceniaj systemu po jednym dniu! Nowe rozwiązanie potrzebuje czasu, żeby stać się nawykiem. Śmiało je testuj, poprawiaj i dopasowuj do swoich potrzeb.
Poukładaj swoją produktywność osobistą i zawodową – podsumowanie
Produktywność osobista nie jest konkursem ani próbą zrobienia jak największej liczby zadań w jak najkrótszym czasie. Jest systemem pracy, który pomaga lepiej wybierać zadania, odciążać głowę i odzyskiwać przestrzeń na to, co ważne. Nie zmieniaj wszystkiego naraz. Wybierz jedną rzecz z tego artykułu – na przykład zapisuj wszystkie sprawy w jednym miejscu albo codziennie wybieraj jedno najważniejsze zadanie na jutro – i testuj ją przez tydzień. Potem sprawdź, co naprawdę ułatwiło ci pracę. Powodzenia!
Dodatkowe materiały:
- Smart notes – inteligentne notatki, które zwiększą twoją produktywność
- PARA (czyli notatki dla zaawansowanych)
- O pierwszym kroku w produktywność osobistą
- Zagraj w produktywność. Jak odznaki i wyzwania zmieniają żmudną pracę w grę.
- Obsidian: jak skonfigurować swoje centrum zarządzania wiedzą?
- Lista zadań od Google – minimalistyczne zarządzanie zadaniami
