Nadprodukcja żywności i jej marnowanie to globalny problem, który paradoksalnie można bardzo łatwo rozwiązać. Wystarczy przekazać jedzenie lub jego część potrzebującym, których przecież nie brakuje. To zadanie od trzech dekad dźwiga na barkach pionierska organizacja, która stworzyła ogólnopolski system dystrybucji żywności i chronienia jej przed zmarnowaniem. Za swoje zasługi na tym polu i jednoczesne wykorzystanie technologii Federacja Polskich Banków Żywności została wyróżniona Nagrodą Sektor 3.0 w wysokości 40 000 zł.
Filip Jędruch (Sektor 3.0): Zacznijmy od idei, bo ona wydaje się kluczowa w Waszej działalności. To ona pcha Was do przodu już od tylu lat?
Dorota Napiórkowska (Federacja Polskich Banków Żywności): Nasza misja jest niezmienna. Banki Żywności przekazują osobom potrzebującym bezpłatną pomoc żywnościową. Wykorzystujemy do tego głównie produkty spożywcze uratowane przed zmarnowaniem. Czyli takie, które są zupełnie bezpieczne do spożycia, ale z różnych powodów nie trafią do sprzedaży i mogłyby zostać zutylizowane, np. z powodu błędów na opakowaniach albo krótkiego terminu przydatności. Łączymy więc pomaganie osobom potrzebującym z dbaniem o środowisko, bo marnowanie żywności to ogromny problem ekologiczny.
Idea wykorzystania nadwyżek żywności do pomocy charytatywnej przywędrowała do nas z USA. Tam w latach 60. powstał pierwszy bank żywności. W Polsce tego typu działalność rozpoczęła się w 1993 roku dzięki Jackowi Kuroniowi, który założył Bank Żywności SOS w Warszawie. W kolejnych latach powstały banki w Pile, Krakowie, Jaworze, Łodzi, Koninie i Lesznie. W 1997 roku założyły Federację Polskich Banków Żywności, która dziś zrzesza 31 takich organizacji z całego kraju i wspiera ich działania z poziomu centralnego.
Przeczytaj także: Znamy Laureata Nagrody Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności Sektor 3.0 edycji 2025
Jakie znaczenie ma to, że jesteście federacją?
Dzięki zrzeszeniu się Banków Żywności w ogólnopolską sieć możemy współpracować jako duży i silny partner z głównymi producentami żywności i sieciami handlowymi w kraju. Taki model działania czyni nas największą organizacją w Polsce, która w sposób ciągły dystrybuuje darmową żywność dla osób w trudnej sytuacji życiowej. Zawsze reagujemy też w sytuacjach nagłych, kryzysowych – np. podczas pandemii, powodzi czy po wybuchu wojny.
W skali roku docieramy z pomocą do ponad miliona osób potrzebujących w całym kraju. W zeszłym roku przekazaliśmy na cele społeczne ponad 40 tysięcy ton żywności.
To duże liczby, ale za nimi kryje się pewnie również duże wyzwanie.
Tak, wyzwania w naszej działalności są ogromne. Aby je zrozumieć, trzeba spojrzeć na Federację Polskich Banków Żywności jak na ogólnopolskie centrum koordynacyjne, w którym łączą się rozmaite procesy logistyczne, administracyjne i finansowe wszystkich podmiotów uczestniczących w realizacji naszej misji. Działamy na styku biznesu, pomocy społecznej państwa i działalności charytatywnej NGO. Do tego zajmujemy się bardzo wrażliwym produktem, jakim jest żywność, często z krótkim terminem przydatności do spożycia, z którym trzeba postępować bardzo szybko.
W naszych działaniach uczestniczy kilkaset przedsiębiorstw, kilka tysięcy punktów handlowych oraz kilka tysięcy organizacji pozarządowych i instytucji samorządowych z całej Polski. Dość powiedzieć, że każdego roku odbywa się około 200 tysięcy odbiorów żywności z 2 tysięcy placówek handlowych, które ewidencjonujemy w naszych systemach. Wdrażamy wielki unijny program dożywiania osób potrzebujących Fundusze Europejskie na Pomoc Żywnościową 2021-2027, w którym wydawane są setki tysięcy paczek żywnościowych. Kilka razy w roku organizujemy ogólnopolskie zbiórki żywności z udziałem kilkunastu tysięcy wolontariuszek i wolontariuszy. Można by tak długo wymieniać. Generalnie mamy czym zarządzać w Federacji Polskich Banków Żywności.
Z czym się mierzycie jako takie centrum koordynacyjne?
W ciągu roku generujemy kilkaset tysięcy dokumentów dotyczących obrotu żywnością. Ona trafia do nas z bardzo różnych źródeł: jako darowizny od producentów, którzy przekazują produkty bezpieczne, ale bez walorów handlowych; od sieci handlowych, które przekazują nam żywność wycofywaną z półek; dostawy produktów wytworzonych na naszą rzecz w ramach programu unijnego oraz z darów od osób fizycznych przekazywanych w ramach zbiórek publicznych. Każde z tych źródeł wymaga innego postępowania, wiąże się z odrębnymi przepisami, dokumentacją i raportowaniem.
Z drugiej strony współpracujemy z niemal trzema tysiącami punktów wydawania żywności, prowadzonymi przez organizacje i instytucje lokalne. Część z nich wydaje żywność w formie paczek, część jako gotowe posiłki do zjedzenia na miejscu, inne prowadzą sklepy społeczne. Każdy z tych punktów i każda forma dystrybucji wymagają innego podejścia, często też zupełnie innej dokumentacji.
Jaka jest rola Federacji Polskich Banków Żywności w tych procesach?
Federacja jest dla Banków Żywności czymś w rodzaju centrum usług wspólnych. Odpowiadamy w sieci za wszystkie procesy, które można jakby wyjąć z poziomu pojedynczych Banków, żeby je na poziomie całej sieci wystandaryzować i udoskonalić. To jest możliwe dzięki efektom synergii i skali oraz właśnie dzięki wspólnej infrastrukturze IT.
Naszym głównym zadaniem operacyjnym jest koordynowanie przepływu żywności z różnych strumieni do magazynów 31 Banków Żywności w taki sposób, aby każdy kilogram trafił we właściwe miejsce i został spożytkowany zgodnie z przeznaczeniem. Jednocześnie zapewniamy pełną rozliczalność darowizn, co daje naszym partnerom biznesowym bezpieczeństwo podatkowe w razie kontroli i buduje naszą wiarygodność.
Jak zarządzacie tak dużą skalą działania?
Do tego potrzebny jest przemyślany system i zarządzanie procesowe oraz odpowiednia infrastruktura informatyczna, która pozwala to ogarnąć w taki sposób, żeby działania były wystandaryzowane, uporządkowane i powtarzalne.
Federacja Polskich Banków Żywności działa na trzech poziomach: ogólnopolskim, regionalnym i lokalnym. Na każdym z nich realizowane są nieco inne procesy. Do każdego z nich mamy przygotowane inne narzędzia IT lub ich wybrane moduły.
Jakie to procesy?
Główne procesy związane z żywnością w FPBŻ to przyjmowanie deklaracji darowizn od darczyńców, dzielenie ich w oparciu o wewnętrzne algorytmy i zasady pomiędzy poszczególne zrzeszone w Federacji Banki, organizowanie logistyki żywności (awizowanie, generowanie dokumentów przewozowych, koordynacja upoważnień do odbioru towarów itp.) i ewidencjonowanie darowizn w systemie magazynowym. Bardzo ważną i powtarzalną czynnością jest generowanie i zawieranie z darczyńcami umów darowizn – kluczowych dokumentów z perspektywy korzyści podatkowych dla przedsiębiorstw przekazujących nam swoje produkty.
Po drugiej stronie jest wydawanie produktów do punktów wydawania żywności, co wiąże się z podobną ewidencją, co jej przyjmowanie. W zbiórkach żywności kluczowymi procesami jest zgłaszanie punktów handlowych, w których znajdują się nasze kosze oraz ewidencja zebranej żywności w podziale na Banki, sieci handlowe, konkretne sklepy, grupy produktowe.
W odbiorach żywności zdejmowanej z półek sklepowych kluczowe jest generowanie protokołów każdego odbioru oraz przesyłanie danych między siecią handlową a naszym systemem magazynowym. Z kolei w programie unijnym FEPŻ 2021-2027 pojawiają się zadania związane ze składaniem zamówień na żywność u producentów, którzy wytwarzają ją na naszą rzecz oraz koordynowanie dostaw z uwzględnieniem stanów magazynowych w poszczególnych Bankach oraz planu wydań żywności do punktów dystrybucyjnych.
Każdy z takich procesów wiąże się z wykonywaniem innych, ale powtarzalnych czynności i generowaniem wystandaryzowanych dokumentów.
Jakich narzędzi IT używacie do obsłużenia takiej rozległej działalności?
Na poziomie centralnym, ogólnopolskim Biuro Zarządu Federacji projektuje i organizuje wszystkie procesy i dopasowuje do nich odpowiednie narzędzia informatyczne. Część aplikacji kupujemy w formie indywidualnych wdrożeń gotowych narzędzi obecnych na rynku. Inne oprogramowanie jest budowane od podstaw na nasze indywidualne zamówienie.
W Biurze Federacji zarządzamy też całą bankową infrastrukturą IT – utrzymujemy aplikacje na naszych serwerach, zarządzamy nimi w roli administratorów, tworzymy konta użytkowników, szkolimy pracownice i pracowników Banków z ich obsługi, działamy dla nich jako helpdesk.
Sercem całej tej infrastruktury jest indywidualne wdrożenie narzędzia Enova365 – komercyjnego systemu ERP służącego u nas do prowadzenia ewidencji magazynowej i do śledzenia obrotu żywnością. Pozostałymi dwoma kluczowymi narzędziami są zbudowane nakładem Banków Żywności nasze autorskie aplikacje: RAMPA – do obsługi zbiórek publicznych żywności i odbiorów żywności z lokalnych sklepów oraz Bez@, czyli narzędzie do obsługi procesów administracyjnych związanych z wydawaniem żywności osobom fizycznym w ramach programów unijnych.
Mamy także wdrożony system Microsoft BI. Spięty z bazą w Enovie system do analizy i wizualizowania danych, dzięki któremu zarządzanie żywnością i naszymi wynikami weszło na zupełnie nowy poziom. Na poziomie całej naszej sieci korzystamy także z narzędzi Microsoft, m.in. Teams, współdzielonych dokumentów, wideokonferencji, repozytoriów plików. Mamy e-maile w tej samej domenie.
To pierwszy poziom, centralny. A na czym polega działalność na kolejnych poziomach?
Na poziomie środkowym, czyli regionalnym działają indywidualne Banki Żywności, które posiadają infrastrukturę fizyczną (magazyny, samochody, chłodnie) i zespoły ludzi do ratowania i dystrybucji żywności. Banki pozyskują produkty od swoich lokalnych partnerów oraz rozwijają sieć punktów wydawania żywności we współpracy z lokalnymi organizacjami pozarządowymi. Do tej działalności wykorzystują ten sam system ewidencji magazynowej, ale ograniczony wyłącznie do ich indywidualnych magazynów. W aplikacjach RAMPA i Bez@ są administratorami pośrednimi, których zakres obejmuje sieć organizacji współpracujących bezpośrednio z danym Bankiem.
Najniższym, lokalnym poziomem naszej sieci są organizacje partnerskie Banków Żywności prowadzące punkty dystrybucji paczek żywnościowych, jadłodajnie, kuchnie czy sklepy społeczne. Organizacje te uczestniczą także w zbiórkach żywności, odbierają produkty z lokalnych sklepów i kontaktują się z osobami potrzebującymi, używając w swojej pracy naszych narzędzi RAMPA i Bez@ do ewidencji działań i generowania dokumentów. Ich poziom dostępu umożliwia im pracę w zakresie lokalnym. Widzą w aplikacjach tylko swoje działania i swoich beneficjentów.
Nie baliście się technologii? Jak wyglądały początki?
Wdrażanie nowych technologii w takiej skali to trudny, długotrwały i kosztowny proces, ale efekty są bardzo satysfakcjonujące. Szczególnie gdy przypomnimy sobie, że zaczynaliśmy od Excela. Na arkuszach nie dało się jednak postawić systemu do zarządzania taką rozległą działalnością. Poza tym nie było w nich możliwości przejrzystego raportowania i śledzenia produktów.
W 2016 roku wdrożyliśmy na poziomie całej naszej sieci system magazynowy Enova365. Kilkadziesiąt autonomicznych, niezależnych organizacji pozarządowych z całego kraju umówiło się wówczas na wdrożenie wspólnego, wystandaryzowanego narzędzia IT do obsługi ich codziennej pracy. To było kamieniem milowym, pozwalającym na rejestrowanie przepływów żywności między darczyńcami, Bankami i organizacjami. To był ogromny skok w jakości naszej pracy, który był możliwy dzięki tytanicznemu wysiłkowi naszego świetnego zespołu. To nasi pracownicy określili precyzyjnie potrzeby takiego systemu, a potem ujarzmili z jego pomocą ogrom spływających informacji.
Dzięki scentralizowanemu systemowi mamy dostęp do danych o wszystkich darowiznach, także tych lokalnych (czyli przyjmowanych bezpośrednio przez indywidualne Banki, nie przez Federację), które pojawiają się w naszej sieci. Banki mogą łatwiej współpracować między sobą i dzielić się żywnością, a wszystko jest rejestrowane w systemie.
Co zyskują pracownicy i partnerzy Banków Żywności dzięki tym systemom?
Pracownicy mają łatwy dostęp do informacji o żywności, mogą generować raporty i śledzić ruch produktów od producenta do odbiorców. Nasi partnerzy biznesowi korzystają z wdrożonego u nas standardu EPCIS, który pozwala na automatyczne przesyłanie danych o darowiznach ze sklepów do Enovy, eliminując ręczne przepisywanie dokumentów i związane z tym pomyłki. EPCIS to bardzo techniczny system wymiany danych w standardzie obowiązującym na rynku, dzięki któremu „mówimy z biznesem ich językiem”, co ułatwia pracę po obydwu stronach.
Głównymi korzyściami z wdrażania takich technologii w Bankach Żywności są: standaryzacja i powtarzalność działań, możliwość łatwej wymiany jednakowo sformatowanych danych, dostęp do danych gromadzonych we wspólnych bazach. To zmniejsza liczbę pomyłek, przyspiesza i ułatwia pracę. Obudowanie organizacji narzędziami IT jest też sposobem na utrwalanie i upowszechnianie myślenia procesowego oraz w pewnym sensie także budowanie kultury organizacyjnej, w której ważne są standardy, trzymanie się określonych procedur działania.
Przejdźmy do Nagrody Sektor 3.0. Skąd decyzja o zgłoszeniu?
Od lat myśleliśmy o zgłoszeniu się do konkursu, ale brakowało na nie czasu, bo skupialiśmy się na wdrażaniu IT, a nie opowiadaniu o tym. W tym roku chcieliśmy sami z dystansu zobaczyć, co zbudowaliśmy. Pisząc zgłoszenie, dostrzegliśmy rozległość i złożoność naszego systemu i sami trochę bardziej doceniliśmy swoją pracę. Nagroda jest dla nas okazją do świętowania, ale też do inspirowania innych organizacji do wdrażania IT dla zmiany społecznej. Jesteśmy otwarci na dzielenie się doświadczeniem i dobrymi praktykami.
Na co przeznaczycie nagrodę?
Będziemy utrzymywać i rozwijać nasze narzędzia. Aktualnie pracujemy nad wdrożeniem modułu magazynu gospodarczego i opakowań w Enovie, który jest nam potrzebny do ewidencji obrotu paletami, coolboxami itp., w których żywność trafia do Banków. Część środków przeznaczymy na rozwój aplikacji Bez@, żeby usprawnić masowe generowanie dokumentów z jej pomocą. Nagroda w wysokości 40 tysięcy złotych pozwoli nam zrealizować obydwa te plany.
Inwestowanie w technologie jest drogie, w naszym przypadku wymaga naprawdę dużych nakładów. Czujemy, że to są bardzo dobrze wydane pieniądze, które pomagają nam usprawniać działanie dla osób potrzebujących i dla planety. W tym kontekście myślimy też o szerszej digitalizacji dokumentów papierowych, co pozwoliłoby przejść nam w stronę działań paperless – bez papieru, choć wymaga to analizy prawnej.
Coraz śmielej zerkamy także w stronę automatyzacji i narzędzi sztucznej inteligencji, które w przyszłości mogą wspierać naszą misję ograniczania marnowania żywności po to, żeby pomagać nią potrzebującym.
Jak technologie informatyczne pomagają zmieniać tę sytuację?
Zarządzanie żywnością coraz więcej znaczy na każdym poziomie – i lokalnym, i globalnym. Kryzysy z ostatnich lat, jak powodzie, pandemia czy wojna w Ukrainie pokazują, że bezpieczeństwo żywnościowe i dostęp do żywności to także kwestia bezpieczeństwa kraju i element obrony cywilnej.
W Bankach Żywności chcemy być postrzegani jako podmiot, który ma zaplecze techniczne, możliwości i kompetencje, aby zapewnić pomoc żywnościową osobom potrzebującym w każdej sytuacji. Nowe technologie bardzo nam w tym pomagają.
Inne materiały, które mogą Cię zainteresować:
- Nie wiedzy nam brakuje, lecz odwagi. Skuteczne działania społeczne Centrum Edukacji Obywatelskiej
- O łączeniu, celach i budowaniu dialogów. Stowarzyszenie mali bracia Ubogich
- Siła współdziałania wg Homo Faber. Sieciowanie może być odpowiedzią na kryzys
- Prawda leży w fact-checkingu. Stowarzyszenie Demagog mówi: „Sprawdzam!”
Dorota Napiórkowska: Kierownik zespołu ds. sieci handlowych w Federacji Polskich Banków Żywności. Posiada wieloletnie doświadczenie we współpracy z sieciami handlowymi w zakresie darowizn żywności na rzecz Banków Żywności oraz realizacji ustawy o przeciwdziałaniu marnowaniu żywności. Była zaangażowana w opracowanie i wdrożenie narzędzi informatycznych takich jak EPCIS, platforma RAMPA usprawniających codzienną pracę Banków Żywności. Jest także współnicjatorem ruchu społecznego Foodsharing w Polsce. Ukończyła studia inżynierskie i magisterskie na kierunku Technologia Żywności i Żywienie Człowieka w Szkole Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie oraz studia podyplomowe Akademii Leona Koźmińskiego na kierunku Logistyka w Zarządzaniu.
