Skuteczna komunikacja za pomocą tekstu

Maile, komunikatory, SMS-y – w codziennej pracy przekazywanie informacji często odbywa się za pomocą tekstu. Jakie są zasady efektywnej komunikacji? Jak zadbać o precyzyjne przekazywanie informacji, uniknąć nieporozumień i sprawić, żeby odbiorca dobrze zrozumiał nasze intencje? Przedstawiamy garść porad na temat tego, jak lepiej komunikować się za pomocą tekstu. 

Artykuł powstał na podstawie wpisu blogowego Stelli Treas.

Komunikatywność, czyli zdolność do prowadzenia sprawnej i efektywnej komunikacji przy użyciu różnych metod, to kompetencja, której wagę podkreśla wielu ekspertów. Jest nazywana jedną z tzw. kompetencji przyszłości – podkreśla się, że dobre umiejętności komunikacyjne są niezbędne zarówno na szybko zmieniającym się rynku pracy, jak i w życiu prywatnym. Są używane oczywiście w celu wzajemnego przekazania myśli, ale nie jest to tak łatwe jak mogłoby się wydawać.

Komunikować można się na różne sposoby, werbalnie i niewerbalnie, za pomocą różnych środków przekazu. W dzisiejszym artykule skupimy się na komunikacji za pomocą tekstu.

Efektywna komunikacja interpersonalna w wersji tekstowej

Nawet jeśli w szkole zdarzało ci się słyszeć, że masz umysł ścisły, a nie humanistyczny – bez obaw, pisanie to umiejętność, której można się nauczyć. Zerknij na listę zasad prostego języka, którą opisaliśmy w tym artykule na naszym blogu.

To uniwersalne zasady, które sprawdzą się w różnego rodzaju komunikacji: i w pracy, w życiu prywatnym. Członkowie zespołu, domownicy, nawet osoby, z którymi nawiązujesz kontakt pierwszy raz – wszyscy zyskają, gdy będziemy dbać o to, by mniej przeszkadzały nam bariery komunikacyjne.

Efektywna komunikacja interpersonalna w tak zwanym niskim kontekście

Kiedy rozmawiasz z kimś bezpośrednio, twarzą w twarz, komunikacja interpersonalna odbywa się za pomocą komunikacji werbalnej (słownej) i niewerbalnej – za pomocą gestów, postawy czy mimiki twarzy. Bariery komunikacyjne są stosunkowo niskie, dużą rolę odgrywa język ciała. Twój odbiorca widzi twoje emocje, łatwiej jest mu rozpoznać ton wypowiedzi, wykorzystać umiejętności słuchania. Ten typ to komunikacja interpersonalna w tak zwanym wysokim kontekście (high context).

Komunikacja tekstowa w porównaniu z opisaną wyżej komunikacją bezpośrednią, jest „okrojona” – jest pobawiona elementów komunikacji niewerbalnej. Z tego powodu bywa nazywana komunikacją w niskim kontekście (low-context), ponieważ odbiorca wiadomości musi się części przekazu samodzielnie domyślić – czytać między wierszami. Jak w takim razie przekazywać informacje?

Jak powinna być prowadzona skuteczna komunikacja w niskim kontekście?

1. Pisząc wiadomość miej na uwadze, że to, co piszesz, może zostać przez kogoś przeczytane za jakiś czas w przyszłości. Na przykład, twój odbiorca może wrócić do wysłanego przez ciebie maila za kilka tygodni albo do konwersacji na „pracowym” komunikatorze mogą za jakiś czas dołączyć nowi członkowie zespołu. Ktoś znający kontekst może przekazywać informacje dalej. Zastanów się, czy te „osoby z przyszłości” będą w stanie zrozumieć z twojego tekstu, co miałeś/miałaś na myśli.
2. Jest to jeden z trudniejszych elementów do opanowania, szczególnie dla osób pracujących dotychczas stacjonarnie, które komunikowały się z innymi bezpośrednio, twarzą w twarz. Komunikacja w biurze jest domyślnie komunikacją w wysokim kontekście, wrażliwą na język niewerbalny i uczucia innych. Ważne, by pogodzić się ze specyfiką, którą ma każda komunikacja interpersonalna.
3. Komunikując się z kimś za pomocą tekstu, przestaw się na tryb komunikacji w niskim kontekście. Zacznij od założenia, że odbiorcy twojej komunikacji nie wiedzą nic na dany temat i chcą dowiedzieć się jak najwięcej w jak najkrótszym czasie.
4. Pisząc, staraj się precyzyjnie wyrazić swoje myśli. Bądź konkretny/konkretna.
5. Przed wysłaniem wiadomości jeszcze raz na spokojnie przeczytaj treść.
6. Skuteczna komunikacja to precyzja i postawienie się w sytuacji drugiej osoby. Próba zrozumienia jej obecnej perspektywy i światopoglądu. Ważne jest, aby postrzegać komunikację tekstową nie jako sposób na narzucenie komuś swojej woli, ale jako sposób na słuchanie, zrozumienie i współpracę.
7. Nie oznacza to, że skuteczna komunikacja interpersonalna powinna być zimna lub bezduszna. Wręcz przeciwnie! Stosowanie komunikacji w niskim kontekście ma cię zachęcić do skupiania się na odbiorcy/odbiorczyni – do starania się jak najlepiej odpowiedzieć na jego/jej potrzeby i dostarczyć niezbędne informacje.
8. Warto poświęcić czas na przemyślaną komunikację – to pozwoli uniknąć wielu nieporozumień i poprawić relacje i budować zaufanie w zespole. Zastanowienie się choć chwilę nad daną wiadomością przełoży się na budowanie efektywnej komunikacji w przyszłości.

Umiejętności komunikacyjne, a przekazywanie informacji

Ponieważ komunikacja tekstowa jest pozbawiona elementów języka niewerbalnego, odbiorcom czasem ciężko jest prawidłowo odgadnąć ton wypowiedzi. W rozmowie druga strona może wykorzystać aktywne słuchanie, a sam tekst zostawia pole do interpretacji. Czy autor/autorka tekstu jest w dobrym humorze czy jest zła? Czy to sarkazm czy krytyka? Czy powinnam się obrazić?

Aby uniknąć nieporozumień, Maria Moss, ekspertka ds. szkoleń w zakresie przywództwa i rozwoju pracowników, radzi, aby:

• rozmowy prowadzić z empatią,
• zakładać, że druga osoba ma wobec nas pozytywne intencje,
• jasno wyrażać swoje intencje, aby nie pozostawiać pola do interpretacji,
• rozpoznawać, kiedy komunikacja tekstowa nie działa i mówić o tym.

Przełóż aktywne słuchanie na aktywne pisanie

Oprócz powyższych zasad dotyczących prostego język, komunikacji w tzw. niskim kontekście i dbania o odpowiedni ton wypowiedzi, tworząc wiadomości tekstowe warto mieć w głowie także zestaw prostych, uniwersalnych wartości:

1. Pisz bez ego: nie staraj się za wszelką cenę bronić swojego punktu widzenia, aby wygrać kłótnię.
2. Zakładaj pozytywne intencje: jeśli wiadomość, którą czytasz, sprawia wrażenie lekceważącej, załóż pozytywne intencje autora/autorki i poproś o wyjaśnienie.
3. Staraj się lepiej poznać osoby z zespołu: jeśli współpracujesz z kimś tylko zdalnie, staraj się wygospodarować czas na nieformalne pogawędki. Lepsze relacje w zespole to lepsza komunikacja.
4. Mów „dziękuję”: wykorzystywanie każdej okazji do dzielenia się pochwałami i mówienia sobie miłych rzeczy sprawia, że wykształca się kultura dawania informacji zwrotnej, w której informacja zwrotna nie kojarzy się tylko z krytyką, ale też z pozytywnymi emocjami.
5. Bądź uprzejmy/uprzejma: bycie uprzejmym nic nie kosztuje, a potrafi bardzo pozytywnie wpłynąć na atmosferę – w drodze do efektywnej komunikacji warto o tym nie zapominać.
6. Pamiętaj, że nie można wiedzieć wszystkiego: jeśli czegoś nie wiesz – pytaj. Jeśli inni czegoś nie wiedzą – pomagaj.
7. Mów „przepraszam”: jeśli czujesz, że powiedziałeś/powiedziałaś lub zrobiłeś/zrobiłaś coś niestosownego (może się to zdarzyć każdemu!), śmiało powiedz „przepraszam”.

Podsumowanie

Skuteczna komunikacja za pomocą tekstu może być wyzwaniem, ale nie musi! Komunikatywność można ćwiczyć jak każdą inną kompetencję. Im więcej się komunikujemy i im bardziej uważnie to robimy, tym lepiej jest nam się porozumiewać z innymi, budować dobre relacje i rozwijać swoje umiejętności komunikacyjne czy zdolności interpersonalne. Efektywna komunikacja = efektywne rozwiązywanie problemów. Dlatego ćwicz, sprawdzaj co działa, stawiaj na zadawanie pytań i w razie potrzeby koryguj. Owocnej komunikacji i silnych relacji!

Przeczytaj także

• Artykuł: Jak AI może ci pomóc w odpowiadaniu na często zadawane pytania?
• Podcast (YT): O skutecznej komunikacji
• Wideo: Jak wyrabiać mądre nawyki i pracować efektywniej?
• Link niespodzianka: Dokąd prowadzi? Kliknij i się przekonaj!

Sprawna komunikacja – inne pytania, na które warto znać odpowiedzi (FAQ)

Jak mogę dostosować styl pisania do różnych odbiorców, na przykład profesjonalistów i ogółu społeczeństwa?

Aby dostosować swój styl pisania do różnych grup odbiorców, warto przede wszystkim zrozumieć ich potrzeby i oczekiwania. Dla profesjonalistów kluczowe będzie używanie precyzyjnego języka branżowego, wskazywanie źródeł i argumentów oraz unikanie nadmiernego uproszczenia. Natomiast dla szerszej publiczności warto wyjaśniać trudne pojęcia w prosty sposób, stosować przykłady z codziennego życia i unikać specjalistycznego żargonu. W obu przypadkach istotne jest używanie zrozumiałego języka, który będzie adekwatny do poziomu wiedzy odbiorcy.

Jakie są najczęstsze błędy w komunikacji pisemnej i jak ich unikać?

Do najczęstszych błędów w komunikacji pisemnej należy zbytnia rozwlekłość, brak jasności przekazu oraz nieodpowiedni dobór tonu. Można tego uniknąć, stosując kilka zasad. Przede wszystkim należy pisać jasno i konkretnie, unikając zbędnych ozdobników. Ważne jest także przemyślenie struktury tekstu, aby kluczowe informacje były łatwe do znalezienia. Niewskazane jest używanie zbyt formalnego lub zbyt potocznego języka, jeśli nie pasuje on do kontekstu. Przed publikacją warto tekst dokładnie przejrzeć, aby wyeliminować błędy językowe i stylistyczne.

Jak skutecznie włączyć elementy wizualne, takie jak obrazy czy infografiki, aby wzmocnić przekaz tekstu?

Elementy wizualne mogą znacząco poprawić skuteczność komunikacji, jeśli są dobrze dopasowane do treści tekstu. Warto wybierać obrazy, które ilustrują główne przesłanie lub dostarczają dodatkowego kontekstu. Infografiki są szczególnie przydatne, gdy trzeba przedstawić dane w sposób zrozumiały i atrakcyjny. Kluczowe jest jednak, aby wizualizacje nie przytłaczały tekstu ani nie wprowadzały odbiorców w błąd. Tekst i obrazy powinny się wzajemnie uzupełniać, tworząc spójną całość, która ułatwia zrozumienie głównego przekazu.