Prowadzenie działań społecznych to nie lada wyzwanie. Szczególnie gdy zasoby są ograniczone, a potrzeby ogromne. Kiedy ogarnia Cię chaos projektowy, terminy uciekają, a na biurku piętrzy się stos dokumentów i notatek, pora wziąć głęboki oddech i… zabrać się do lektury tego tekstu. Istnieje bowiem wiele narzędzi, które mogą ułatwić Twoją pracę. Co więcej, niektóre z nich są dostępne za darmo lub ze zniżką dla organizacji pozarządowych. Oto przewodnik po aplikacjach do zarządzania projektami, których konsekwentne wdrożenie może odmienić codzienną pracę w Twojej NGO.
Przeczytaj dwa pierwsze artykuły serii:
- Bezpłatne aplikacje dla NGO. Część 1 – pakiety biurowe
- Bezpłatne aplikacje dla NGO. Część 2 – narzędzia do komunikacji w zespole
Asana – priorytety, terminy, przypomnienia, zadania i procesy w jednym miejscu
Asana to wszechstronne narzędzie do zarządzania projektami. Stworzysz w niej harmonogram projektu wraz z listą zadań, ustalisz termin ich realizacji i przypiszesz je poszczególnym osobom. W czasie rzeczywistym podejrzysz, jak sobie radzą.
Asana za darmo
Asana jest bezpłatna dla osób fizycznych i zespołów liczących nie więcej niż 10 osób. W darmowej wersji Personal masz do dyspozycji m.in:
- nielimitowaną liczbę projektów, zadań i wiadomości,
- określanie deadline’ów i osób odpowiedzialnych za wykonanie poszczególnych zadań,
- komentowanie zadań i załączanie do nich plików (maksymalnie 100 MB na plik),
- projekty w widoku listy, tablicy i kalendarza,
- integracje z ponad setką aplikacji (np. Teams, Slack, Dysk Google, Canva).
Zniżki dla NGO
Asana oferuje 50% zniżki dla organizacji non-profit na zakup planu Starter lub Advanced. Organizacje, którym przysługuje zniżka, mogą ponadto przystąpić do programu Doradców Asany i dzięki wsparciu wolontariuszy lepiej konfigurować funkcje platformy do aktualnych projektów. To świetny sposób na ograniczenie dodatkowych kosztów.
Plan Starter oferuje to, co w darmowy plan Personal, oraz:
- współpracę do 500 osób w zespole,
- nielimitowaną liczbę darmowych gości,
- widok osi czasu i wykresu Gantta,
- funkcję Asana AI,
- automatyzację procesów (do 250 miesięcznie),
- tagowanie zadań,
- daty i godziny rozpoczęcia zadań,
- formularze,
- niestandardowe szablony i pulpity nawigacyjne projektów,
- generowanie raportów w oparciu o podane kryteria,
- prywatne zespoły i projekty.
W planie Advanced znajdziesz dodatkowo:
- koordynację zadań z celami organizacji,
- monitorowanie grupy projektów i zarządzanie nimi za pomocą portfolio, aby uzyskać wysokopoziomowy wgląd w ich postępy,
- śledzenie czasu spędzonego na realizacji zadań i projektów,
- określanie mocy przerobowych zespołu, sprawdzanie obciążenie pracą, aby zwiększyć produktywność członków i członkiń zespołu i zapobiec ich wypaleniu,
- 25 000 automatyzacji miesięcznie,
- zaawansowane funkcje formularzy oraz raportowania.
Szczegółowe porównanie planów cenowych znajdziesz tutaj.
Kryteria kwalifikacji do uzyskania zniżki
Zniżki przysługują organizacjom społecznym oraz bibliotekom publicznym, które przestrzegają polityki antydyskryminacyjnej.
Asana dla organizacji non-profit – jak uzyskać dostęp do 50% zniżki?
Możesz to zrobić na dwa sposoby. Bezpośrednio na stronie Asany:
- Wejdź na stronę.
- Wybierz liczbę użytkowników.
- 0-19 – zakładasz konto w Asanie i postępujesz zgodnie z instrukcją,
- 20 i więcej – wypełnij formularz w języku angielskim i przejdź weryfikację przez partnera Goodstrack.
- Śledź status swojej aplikacji w konsoli administracyjnej.
- Po zatwierdzeniu zniżka na plan Starter lub Advanced zostanie dodana do Twojego konta po bezpłatnym okresie próbnym.
Za pośrednictwem polskiego partnera Asany – TechSoup:
- Stwórz konto na stronie Techsoup Polska.
- Prześlij swoje zgłoszenie.
- Czekaj na e-mail z instrukcjami dotyczącymi uzyskania i aktywacji zniżki.
Polska wersja językowa: Tak
Obsługa: przeglądarka lub aplikacja
Czytaj także: Asana: aplikacja do zarządzania zadaniami. Jak wdrożyliśmy ją w zespole Sektor 3.0?
Trello – intuicyjna aplikacja do zarządzania projektami w organizacjach pozarządowych
Jeśli spis wszystkich funkcji dostępnych w Asanie przyprawił Cię o ból głowy – wybierz Trello. To znacznie łatwiejsze w obsłudze narzędzie, które dobrze sprawdza się w zarządzaniu projektami w organizacjach pozarządowych. Pomoże Ci podzielić obowiązki między poszczególne osoby i wesprze w dobrej współpracy w zespole.
Trello za darmo
Trello posiada specjalną ofertę dla organizacji pozarządowych. Podstawowy, bezpłatny plan obejmuje:
- 150 członków i członkiń zespołu,
- nieograniczoną liczbę kart,
- do 10 tablic na obszar roboczy,
- nieograniczoną liczbę ulepszeń na tablicę,
- nieograniczoną przestrzeń dyskową (maksymalnie 10 MB/plik),
- 250 uruchomień poleceń obszaru roboczego miesięcznie,
- niestandardowe tła i naklejki,
- nieograniczony rejestr aktywności,
- przypisywanie osób i terminów,
- dwuskładnikowe uwierzytelnianie.
Ponadto Trello przygotowało dwa szablony dedykowane organizacjom pozarządowym:
Więcej o tym, jak Trello może usprawnić pracę Twojej NGO, przeczytasz tutaj.
Zniżki dla NGO
Wielu mniejszym organizacjom podstawowa wersja Trello w zupełności wystarcza. Jeśli to dla Ciebie za mało, przyjrzyj się rozbudowanym planom Standard i Premium. Jako organizacja pozarządowa możesz ubiegać się o 75% zniżkę. Dodatkowe oszczędności wiążą się z wyborem opłaty rocznej zamiast miesięcznej – do 17% zniżki.
Plan Standard zawiera wymienione wyżej funkcje planu bezpłatnego i poszerza je o:
- nieograniczoną liczbę tablic,
- zaawansowane listy kontrolne,
- niestandardowe pola,
- nieograniczoną przestrzeń dyskową (tym razem to aż 250 MB/plik),
- 1000 uruchomień poleceń obszaru roboczego miesięcznie,
- gości przypisanych do pojedynczej tablicy,
- wyszukiwarka z możliwością zapisywania wyszukiwań.
Wersja Premium zawiera ponadto:
- widoki: kalendarza, osi czasu, tabeli, pulpitu nawigacyjnego i mapy,
- widoki obszaru roboczego: tabela i kalendarz,
- nieograniczoną liczbę uruchomień poleceń obszaru roboczego,
- funkcje oparte o AI,
- funkcje administracyjne i bezpieczeństwa,
- szablony na poziomie obszaru roboczego,
- kolekcje,
- obserwatorów,
- prosty eksport danych.
Porównanie planów cenowy znajdziesz tutaj.
Kryteria kwalifikacji do uzyskania 75% zniżki
Zniżka przysługuje stowarzyszeniom, fundacjom, organizacjom pożytku publicznego oraz organizacjom religijnym, które:
- działają non-profit i na rzecz dobra publicznego,
- są niezależne od kontroli rządowej,
- są apolityczne.
Trello dla organizacji non-profit – jak uzyskać dostęp do 75% zniżki?
- Utwórz konto na Trello i wybierz plan darmowy lub okres próbny w płatnym planie na tej stronie.
- Złóż wniosek o zniżkę tutaj.
- Poczekaj 2-3 dni na decyzję o weryfikacji. Weryfikacji dokonuje Goostrack, partner firmy Atlassian, do której należy Trello.
- Zniżka zostanie automatycznie dodana do Twojego konta na Trello.
Polska wersja językowa: Tak
Obsługa: przeglądarka lub aplikacja
2do2 – planowanie i rozliczanie projektów dopasowane do specyfiki NGO
Pora na coś z polskiego podwórka. Oprogramowanie 2do2 jest mi szczególnie bliskie, bo powstało jako oddolna odpowiedź na potrzeby organizacji pozarządowych. Nie jest aplikacją ze świata biznesu, została stworzona przez Stowarzyszenie Mierz Wysoko. To proste i intuicyjne narzędzie jest jednym z laureatów Funduszu Sektora 3.0. Dziś korzysta z niego ponad 400 organizacji! Razem z 2do2 usprawnisz nie tylko prowadzenie, ale też rozliczanie projektów. Będzie łatwo jak dodanie dwóch do dwóch!
2do2 za darmo
Cena abonamentu 2do2 zależy od rocznych przychodów organizacji. Pod uwagę brane są przychody z poprzedniego roku z działalności statutowej (odpłatnej i nieodpłatnej) oraz działalności gospodarczej.
Bezpłatny dostęp do platformy mają:
- organizacje, które nie przekroczyły 80 tys. przychodu,
- Koła Gospodyń Wiejskich (KGW) korzystające z modułu UEPIK+2do2, które nie przekroczyły 9 tys. przychodu.
Jeśli przychody Twojej organizacji są wyższe, sprawdź cennik dostępny tutaj, a jeśli działasz w KGW, porównaj ceny tu.
Co oferuje 2do2?
- możliwość tworzenia nieograniczonej liczby kont i projektów,
- bieżący wgląd w realizację projektów,
- czytelne zestawienia finansowe, raporty i nadruki na dokumenty,
- zarządzanie całością finansów organizacji,
- jednoczesną pracę kilku osób,
- import i eksport danych (.xls, .csv, .html),
- indywidualne szkolenie dla organizacji,
- bezpłatny helpdesk.
Jak uzyskać dostęp do 2do2
- Jeśli szukasz rozwiązania dla KGW, które korzysta z UEPiK wejdź na tę stronę i wypełnij formularz znajdujący się pod cennikiem.
- W innym przypadku wypełnij formularz dostępny na stronie.
- Spotkaj się z konsultantem, który podczas 45-minutowej rozmowy przedstawi najważniejsze funkcje 2do2 w kontekście potrzeb Twojej organizacji.
Polska wersja językowa: Tak
Obsługa: przeglądarka
Nozbe – polskie narzędzie do komunikacji wokół zadań
Kolejne polskie narzędzie do zarządzania projektami. Nozbe ułatwi Ci delegowanie i priorytetyzowanie zadań, śledzenie postępów prac zespołu no i sprawną komunikację ze współpracownikami. Wszystko ubrane w przyjemną dla oka szatę graficzną. Aż chce się klikać!
Nozbe za darmo
Nozbe w darmowej wersji jest dostępne dla wszystkich, ale sprawdzi się tylko w bardzo małych zespołach. To bardziej wersja demo, która ma nas przekonać do zakupu wyższego planu. Mam wrażenie, że plan Free sponsorowała cyfra 3. I tak mamy:
- limit 3 użytkowników,
- 3 aktywne projekty z zadaniami komentarzami bez limitu,
- 3 sekcje i 3 tagi w projekcie,
- 1 przestrzeń z limitem danych 500MB (10MB/plik),
- dostęp do 7-dniowej historii ukończonych zadań.
Zniżka dla NGO
Zniżka obejmuje plan Premium, w którym czekają na Ciebie m.in.:
- dodatkowa przestrzeń robocza,
- 20 GB danych na użytkownika,
- brak limitów na szablony i sekcje projektów, tagi i historie ukończonych zadań,
- współdzielenie projektów z innymi przestrzeniami,
- opcje potrzebny i przepracowany czas.
Dokładny opis planów znajdziesz tutaj.
Na czym polega zniżka? Jeśli Twoja organizacja przejdzie na roczny plan Premium, otrzymasz kolejne pół roku gratis.
Nozbe dla organizacji pozarządowej – jak uzyskać dostęp do zniżki?
Napisz prośbę na adres: support@nozbe.com
Polska wersja językowa: Tak
Obsługa: przeglądarka, wersja deskopowa lub aplikacja
Asana, Trello, 2do2, a może Nozbe – które narzędzie wybrać dla swojej organizacji pozarządowej?
Zastanawiasz się, które narzędzie do zarządzania projektami będzie najlepsze dla Twojej organizacji? Spokojnie – poniżej znajdziesz krótkie zestawienie, które pomoże Ci w podjęciu decyzji.
| Aplikacja | Dla kogo najlepsza? | Bezpłatna |
| Asana | Duże i średniej wielkości organizacje z zespołem projektowym, | Do 10 osób |
| Trello | Małe i średnie organizacje, projekty edukacyjne | Do 150 osób |
| 2do2 | Małe i średnie NGO, Koła Gospodyń Wiejskich, wspieracze polskich narzędzi | Do 80 tys. przychodu lub 9 tys. dla KGW na UEPiK |
| Nozbe | Różnej wielkości organizacje, które stać na opłatę za solidne polskie narzędzie | Do 3 osób |
Inne artykuły, które Cię zainteresują:
- Tech Stack Funduszu Sektor 3.0 – narzędzia i dobre praktyki inkubacji
- Jak wykopać się spod papierów i dokumentów? Odpowiedzią może być 2do2
- Księgowość dla stowarzyszeń i fundacji może być prosta. UEPiK – program księgowy online
- Komunikator Slack – pięć rad, które usprawnią pracę twojego zespołu
- 6 aplikacji wspierających odpoczynek i rozwój. Dobre praktyki zespołu Sektor 3.0
- Uwolnij supermoce swojej przeglądarki. 22 wtyczki do Google Chrome