Masz pomysł na produkt cyfrowy, np. stronę internetową, aplikację lub usługę i chcesz sfinansować go ze środków z grantu? To świetnie! Pamiętaj tylko, aby zawczasu zaplanować jego trwałość. Jak to zrobić i na co warto zwrócić uwagę, aby produkt cyfrowy pracował z tobą również po zakończeniu finansowania z grantu? Podpowiadamy!
Dzięki środkom z konkursów grantowych powstało wiele wartościowych produktów cyfrowych: od edukacyjnych stron internetowych, po aplikacje, które pomagają rozwiązywać ważne problemy społeczne. Zdarza się jednak, że kiedy ustaje finansowanie z grantu, organizatorzy stają przed wyzwaniem znalezienia pomysłu na dalsze utrzymanie projektu.
Jeśli domena wygaśnie, a serwer przestanie być opłacany, usługa, która miała pomagać beneficjentom, zniknie. Jak tego uniknąć? I co zrobić, żeby produkty cyfrowe organizacji były trwałe, a nie jedynie „na czas projektu”?
Koszty projektów technologicznych w działaniach społecznych
Pisząc wniosek o grant, zwykle wyobrażamy sobie produkt końcowy: stronę, aplikację lub usługę, którą chcemy stworzyć. Wymyślamy, jak będzie wyglądał, jakie będzie miał funkcje, na jakie potrzeby użytkowników będzie odpowiadał.
Tworząc budżet, skupiamy się przede wszystkim na kosztach stworzenia produktu cyfrowego, czyli na kosztach:
- zaprojektowania usługi („przełożenia” naszego pomysłu na procesy IT),
- programowania,
- opracowania treści,
- promocji.
Naszym celem jest to, aby produkt powstał w terminie określonym harmonogramem projektu i został opublikowany w Internecie.
Ale stworzenie produktu cyfrowego to dopiero początek. Ponieważ po fazie tworzenia projektu rozpoczyna się tzw. faza utrzymania, czyli etap, na którym z produktu korzystają użytkownicy, a organizatorzy muszą dbać o to, aby jego działanie było prawidłowe i ciągłe.
Z utrzymaniem produktu cyfrowego wiążą się stałe, powtarzalne koszty, o których warto pamiętać już na starcie:
- hosting lub serwer – miejsce, w którym „mieszka” nasza strona, aplikacja czy usługa;
- domena internetowa – jej adres;
- certyfikat SSL – certyfikat bezpieczeństwa, niezbędny dla bezpieczeństwa użytkowników i wiarygodności strony;
- kopie zapasowe – zapewniają ciągłość działania;
- aktualizacje oprogramowania (np. nowa wersja języka programowania, aktualizacja wtyczki do WordPressa) – kluczowe dla ochrony danych;
- czas administratora/administratorki lub specjalisty/specjalistki IT, którzy zadbają o poprawne działanie narzędzia. W fazie utrzymania użytkownicy będą zgłaszali błędy, których wcześniej nie udało się „wyłapać” w trakcie testowania produktu, więc organizatorzy muszą być przygotowani na ich szybkie rozwiązywanie;
- koszty subskrypcji: jeśli nasz produkt korzysta z gotowego oprogramowania (np. bazy danych „w chmurze”, CRM-u czy narzędzia mailingowego), należy pamiętać o terminowym opłacaniu subskrypcji. Opóźnienie w płatności może unieruchomić narzędzie z dnia na dzień.
Są to koszty stałe, które trzeba będzie ponosić co roku. Szacując je, pamiętaj, że opłaty za poszczególne pozycje mogą wzrastać rok do roku, np. o 10-20%.
Myśl o trwałości narzędzia IT już na etapie pisania wniosku o grant
Najlepszym momentem na zadbanie o przyszłość produktu cyfrowego jest etap pisania wniosku grantowego. Myśląc zawczasu o fazie utrzymania i posiadając listę kosztów stałych, łatwiej jest zaplanować środki, niż później szukać ich w pośpiechu.
Przede wszystkim, w budżecie warto uwzględnić koszty utrzymania na minimum rok lub dwa lata po zakończeniu projektu. Szacując koszty i szukając usługodawców, staraj się porównać różne oferty. Być może usługodawcy posiadają korzystne finansowo dłuższe plany hostingowe, z których możecie skorzystać? Albo specjalne oferty dla NGO?
Do budowy produktu cyfrowego warto wybierać popularne, stabilne rozwiązania. Na rynku jest dostępnych mnóstwo rozmaitych technologii. Jeśli wahasz się, którą z nich wybrać, staraj się wybrać taką, która ma już doświadczenie na rynku, jest znana i ma wokół siebie zbudowaną społeczność (np. fora internetowe zrzeszające użytkowników). Wybierając taką technologię zwiększasz prawdopodobieństwo, że technologia nagle nie zniknie z rynku, a w razie problemów znajdziesz wsparcie specjalistek i specjalistów, którzy ją znają i będą w stanie pomóc.
Zaplanuj również koszty przygotowania dokumentacji technicznej, m.in. opisu wykorzystywanych technologii, diagramów pokazujących sposób działania danej usługi, czy danych dostępowych. To bardzo ważne informacje, niezbędne dla zapewnienia trwałości produktu. Bez dokumentacji technicznej pojawia się ryzyko, że jeśli cała wiedza dotycząca produktu będzie tylko „w głowie” osoby, która odeszła z projektu, inne osoby nie będą w stanie go zrozumieć, naprawiać czy rozwijać.
Dodatkowo, planując współpracę z wykonawcą, którego zadaniem będzie stworzenie twojego produktu, pamiętaj również o tym, aby opisać proces przekazania odpowiedzialności – np. na czyim serwerze strona będzie „hostowana”, kto po zakończeniu grantu będzie opiekował się stroną, kto będzie odnawiał domenę i certyfikat, etc.
Takie podejście nie tylko zwiększa szanse na utrzymanie efektów projektu, ale też dobrze wygląda w oczach grantodawców, którzy przykładają dużą wagę do tzw. „trwałości rezultatów”.
Czytaj także: Jak przygotować się do pisania wniosku o grant z pomocą asystenta AI – Google NotebookLM
Jak finansować projekt po zakończeniu grantu na przykładzie strony internetowej?
Utrzymanie produktu cyfrowego nie musi być dużym obciążeniem finansowym, jeśli odpowiednio się do niego przygotujemy. Kluczowe jest planowanie: rozłożenie działań w czasie, zamiast reagowania w ostatniej chwili, np. gdy zbliża się termin opłaty za domenę. Dlatego dobrze jest znać koszty stałe i terminy płatności za usługi – dzięki temu można odpowiednio wcześniej dopasować do nich źródła finansowania.
Załóżmy, że koszty stałe utrzymania twojego produktu to:
- hosting: 500 zł/rok,
- domena internetowa: 200 zł/rok,
- certyfikat SSL: 50 zł/rok,
- subskrypcja oprogramowania do wysyłki newslettera: 50 zł/mc (600 zł/rok),
- czas administratora lub specjalisty IT: dzięki zniżce w ramach współpracy z firmą IT: 1650 zł/rok.
Razem: 3000 zł netto.
Twoja organizacja może pokryć tę kwotę na przykład:
- ze środków własnych,
- poprzez crowdfunding (czyli organizując zbiórkę internetową) – dobrze opisana zbiórka na utrzymanie cennego narzędzia często spotyka się z pozytywnym odbiorem społeczności,
- zachęcając użytkowników produktu cyfrowego do przekazywania drobnych darowizn w podziękowaniu za możliwość korzystania z niego (jest to tzw. model „pay as you wish” – płać, ile chcesz).
Alternatywnie, aby obniżyć koszty utrzymania produktu, organizacja może rozważyć:
- współpracę z firmami technologicznymi – w ramach współpracy może udać się wynegocjować lepsze stawki np. za usługę hostingu czy wsparcie serwisowe;
- współdzielenie zasobów – kilka organizacji może dzielić serwer, licencję lub nawet opiekę informatyczną;
- otwarcie kodu projektu (open source) – organizacja może udostępnić kod jako oprogramowanie otwartoźródłowe (tzw. open source) i zachęcić społeczność programistów i wolontariuszy do wspólnego utrzymywania i rozwijania narzędzia.
Warto też na bieżąco szukać oszczędności wewnątrz organizacji, np. sprawdzać, czy na pewno w dalszym ciągu korzystamy z danego narzędzia i czy warto ponosić koszty jego subskrypcji, albo czy można ograniczyć liczbę płatnych kont w danym narzędziu lub korzystać z jednego wspólnego konta zespołowego, jeśli regulamin na to pozwala.
Dobre praktyki dla zapewniania trwałości projektu technologicznego
Trwałość produktu cyfrowego to nie tylko pieniądze, ale też organizacja pracy: pamiętanie o terminach i ważnych zadaniach. Aby uniknąć nerwów i przestojów w działaniu twojego narzędzia, możesz:
- stworzyć checklistę utrzymania projektu, na której znajdą się ważne zadania, np.
- opłacić serwer,
- co rok odnowić domenę i certyfikat SSL,
- sprawdzić kopie zapasowe,
- zaktualizować oprogramowanie;
- ustawić przypomnienia o terminach odnowień i płatności w kalendarzu lub narzędziu do zarządzania zadaniami;
- prowadzić w bezpiecznym miejscu rejestr loginów i dostępów;
- opracować plan awaryjny, czyli instrukcję zawierającą informacje takie jak np. to, kto przejmie opiekę nad stroną, jeśli odejdzie osoba odpowiedzialna;
- aktualizować dokumentację techniczną projektu: spisywać dokonane zmiany, aktualizacje, nowe dane, konfiguracje – to ułatwi utrzymanie i rozwój projektu w przyszłości.
Te działania nie wymagają specjalistycznej wiedzy technicznej. Wystarczy systematyczność i świadomość, że opieka nad projektem IT jest elementem pracy organizacji tak samo, jak obsługa biura czy kontakt z beneficjentami.
Podsumowanie – technologie w NGO na dłużej
Utrzymanie strony czy aplikacji po zakończeniu projektu to temat, o którym organizacje często przypominają sobie zbyt późno. Dlatego, jeśli planujesz stworzenie produktu cyfrowego, już dziś zastanów się, jak zapewnić jego trwałość. To inwestycja w wiarygodność i skuteczność organizacji oraz w ludzi, którzy z tych narzędzi korzystają. Powodzenia!
Przeczytaj także