Ostatnie dwa lata to astronomiczny wzrost ilości spotkań odbywanych za pośrednictwem systemów telekonferencyjnych we wszystkich obszarach naszego życia od korporacyjnych meetingów, przez obrony prac na uczelniach, po wirtualne śluby i rodzinne call’e z dziadkami na Skype. Przesyt internetową aktywnością i całodziennym wpatrywaniem się w ekran spowodował, że coraz trudniej o czynny udział uczestników w wirtualnych spotkaniach. Poniżej kilka tips&tricks, jak wywołać i utrzymać zaangażowanie już na najbliższym spotkaniu online.
Jak korzystać z technologii w pracy zdalnej? Dołącz do newslettera!
Dlaczego wirtualne spotkania bywają nudne?
Założę się, że chcąc odpowiedzieć na to pytanie, po chwili zastanowienia przyjdą Wam do głowy powody mieszczące się w jednej z tych kategorii. Rozprawmy się z nimi!
Brak kontaktu wzrokowego i interakcji z innymi
Pierwszy problem to brak tak zwanych „watercooler moments” („watercooler” – automat/dystrybutor wody w biurze, miejsce, gdzie dochodzi do spontanicznych spotkań pracowników i niezobowiązujących rozmów), które zwiększają produktywność (źródło: Psychology Today).
To szczególnie ważne podczas spotkań z wieloma uczestnikami, kiedy nie czujemy, kto na kogo patrzy, albo, gdy kamerki są wyłączone, wręcz nie wiemy, „czy tam ktoś w ogóle jest”. W rezultacie uwaga spada do zera już po 10 minutach!
Nieprzygotowany prelegent, brak struktury spotkania
Niezależnie od tego, czy spotkanie odbywa się w realu, czy w przestrzeni wirtualnej, każdy potrzebuje poczucia celu i przemyślanej organizacji wydarzenia. Chaos i dezorientacja to zabójcy uwagi i zaangażowania! Dobre przygotowanie i poprowadzenie spotkania wymaga od nas 130 procent zaangażowania.
Dominujący uczestnik spotkania
Mimo że z biernością uczestników staramy się walczyć, to od czasu do czasu pojawia się ktoś zaangażowany do przesady. Zna się lepiej, wie więcej, nie daje innym dojść do słowa, powtarza się do znudzenia, monopolizuje dyskusję. Skutek – irytacja i rezygnacja publiczności. Nikomu nie życzę…
Za długie zebranie lub za dużo tematów
Dygresjom nie widać końca? Na nudę skazuje uczestników ten, kto nie zna reguły: „Less is more”.
Nie ma na co patrzeć, czyli brak treści wizualnych
65 procent populacji ma trudności z nadążaniem za wykładami ustnymi, jeśli nie towarzyszą im bodźce wzrokowe. Warto w tym miejscu przypomnieć, że mózg przetwarza obrazy i filmy 60 000 razy szybciej niż tekst! Ludzie zapamiętują 80 procent tego, co widzą, 20 procent tego, co czytają i tylko 10 procent tego, co słyszą. Uczestnicy twojego spotkania szybciej zrozumieją, co mówisz i zapamiętają to na dłużej dzięki wizualizacjom.
5 praktycznych zasad angażowania podczas spotkań online
Co zrobić, żeby ciekawie prezentować? Ja kieruję się 5 zasadami, które zaczerpnęłam od specjalistów z Forbes’a. Z pewnością mogą się przydać i Wam podczas kolejnego spotkania na Google Meet, Zoom, czy Microsoft Teams.
Reguła MVP (Minimum Viable Presentation)
MVP w skrócie: minimum viable presentation, czyli prezentacja, która zawiera tylko najważniejsze informacje, jednocześnie przekazując wystarczająco dużo wiedzy na temat, który zaplanowała/eś. Miej litość, nie uprawiaj „slajdobójstwa”. Ograniczaj ilość slajdów i nie umieszczaj na nich ściany tekstu!
Reguła 60 sekund
Odbiorcy podejmują decyzje o Twojej wiarygodności, rzetelności i sympatii do ciebie w ciągu pierwszych 30-60 sekund spotkania. Zamiast czytać notatki, skup się na publiczności, patrz im w oczy.
Jak to w oczy, przecież jesteśmy online
– zapytacie? No tak, widzowie odnoszą wrażenie, że jesteś na nich skupiony/a, kiedy patrzysz w obiektyw kamery – to naprawdę działa!
Zacznij z przytupem! Od razu zaangażuj odbiorców, daj im powód do słuchania, nawiąż relację. Na przykład:
- Podziel się osobistym doświadczeniem, np. Jak byłam dzieckiem, to zawsze marzyłam, żeby…
- Nawiąż do głośnego wydarzenia, które miało niedawno miejsce.
- Pokaż coś wizualnie angażującego. Użyj rekwizytów (poproś uczestników, żeby pokazali jakieś przedmioty w ramach rozgrzewki, np. bez wstawania z miejsca pokaż do kamery coś, co podnosi Twój komfort).
- Zadaj prowokujące pytanie. Zacznij od faktu, który jest niepokojący lub niezwykły.
- Rozluźnij atmosferę: Przedstaw humorystyczną anegdotę, użyj zabawnej ankiety (na Menti.com), wyświetl mema, jakiś wiralny element, który aktualnie krąży po sieci.
Źródło: Paczaizm.pl
Zasada obopólnej odpowiedzialności
Nie pozwól uczestnikom przyjąć roli biernych obserwatorów. Sukces prezentacji i efektywność spotkania zależy od obu stron. Osiągniesz je, jeśli publiczność będzie zaangażowana! Daj im coś do roboty. Najlepiej od razu, jeśli to możliwe, to w parach lub grupach, konkretnie i na czas.
Przykładowe aktywności:
Zagrajcie w bingo. Wraz ze startem pracy zdalnej internet zasypały karty „conference call bingo” z hasłami w stylu: „sorry mam lagi, Internet dziś nie daje rady,” „kurier dzwoni do drzwi,” „dziecko płacze/pies szczeka” a najpopularniejszym hasłem roku było: „jesteś zmutowany”.
Źródło: Wykop.
Zagrajcie w kalambury na Kurniku albo po prostu na wirtualnej tablicy dostępnej w aplikacji konferencyjnej. Udostępnij wspólną przestrzeń: zbieraj komentarze, pytania, linki, post-it’y itd. na wirtualnej tablicy, np. Padlet, Jamboard, czy Mural.
Rzuć wyzwanie:
- fotograficzne: niech się każdy podzieli fotką na zadany temat
- rekwizytowe: np. pokaż coś, co ci pomaga komfortowo przetrwać dzień w pracy
- geolokalizacyjne: udostępnij mapę, niech każdy do niej doda swoją lokalizację, fotkę, link do ulubionej piosenki na YouTube
Zasada 5 minut
Nigdy nie zostawiaj uczestników w bezczynności na dłużej niż 5 minut. Ciągle utrzymuj kontakt z publicznością. Od czasu do czasu rób przerwy i wchodź w interakcje, zadawaj pytania i komentuj odpowiedzi. Stosuj element zaskoczenia – zrób z sesji pytań zabawę w stylu koło fortuny.
Wykorzystaj narzędzia: Wordwall i Random wheel.
Grywalizacja
Zaproś do zabawy w teleturniej. Wykorzystaj gotowe albo opracuj własne pomysły w stylu quizów. Wypróbuj np. Multimilionerów. Uczestnicy mogą brać udział indywidualnie lub zespołowo. Treści wcale nie muszą być błahe. Ułóż pytania nawiązujące do Twojej prezentacji, do tematu spotkania, wykorzystaj element rywalizacji, żeby podnieść zaangażowanie w momentach największego spadku aktywności.
Użyj Quizlet Live, Quizizz, Kahoota albo Baamboozle.
Jak angażować uczestników podczas spotkań online – podsumowanie
Wykorzystaj nasze rady. Zapewnij podczas swoich kolejnych spotkań online przepływ informacji i energii w obie strony. Zaoferuj uczestnikom sposobności do interakcji nie tylko z tobą, ale też między sobą. Zaangażowana publiczność, to klucz do udanego spotkania.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej nt. prowadzenia angażujących spotkań w sieci i zobaczyć, jak Agnieszka Bilska wykorzystuje w praktyce opisane wyżej wskazówki, koniecznie oglądnij zapis ze spotkania LIVE Sektor 3.0.
- 01:29 Ewolucja spotkań online, wstęp
- 03:00 Wprowadzenie do tematu
- 03:50 Dostęp do prezentacji w chmurze
- 05:36 Plan spotkania
- 13:35 Cztery powody organizowania spotkań online
- 16:11 Co decyduje o sukcesie spotkań online?
- 16:33 Czemu spotkania wirtualne są nudne?
- 19:11 Jak angażować? 5 praktycznych zasad
- 23:47 Angażujące zadania
- 31:33 Pięć prostych narzędzi i pomysłów, które wykorzystasz od razu
- 56:06 Sesja Q&A
Inne teksty, które mogą Cię zainteresować: