Pisanie ich zajmuje zdecydowanie więcej czasu niż opublikowanie statusu z grafiką w mediach społecznościowych. To czy ktoś je otworzy i kiedy je przeczyta, jest poza naszą i algorytmu kontrolą. A jednak inwestycja w e-mail marketing przynosi ogromny zwrot nakładów pracy i środków, jeśli chodzi o komunikację z odbiorcami, sympatykami, czy darczyńcami. Mój darmowy kurs e-learningowy Sektora 3.0 pomoże Ci szybko zacząć tworzyć newsletter lub wysyłki Twojej organizacji.
Od formularza zapisu do pierwszej wysyłki
E-mail marketing w organizacji można rozpocząć w każdej chwili. Ba, warto zbierać adresy mailowe wraz z odpowiednią zgodą, na stronie czy podczas wydarzeń, nawet zanim będziemy gotowi do wysłania pierwszej wiadomości. Przygotowanie wysyłki również nie musi być trudne. Zanim wyślesz pierwszą wiadomość, sprawdźmy, czego będziesz potrzebować.
Lista przygotowania pierwszego newslettera
- określony cel, czyli co chcesz osiągnąć (pozyskiwać środki? Zwiększać zasięg komunikacji?)
- pomysł i plan na treści wiadomości (chcesz pisać regularnie? Co będzie ważne i ciekawe dla Twoich odbiorców?)
- formularz zapisu na newsletter na stronie internetowej (czyli miejsce pozyskiwania adresów do bazy)
- baza odbiorców (czyli uporządkowane adresy mailowe),
program do e-mail marketingu, czyli prowadzenia masowych wysyłek mailowych, - szablon, czyli szata graficzna (możesz zmodyfikować gotowe wzorce dostępne w wybranym programie).
Oto kilka popularnych programów do prowadzenia wysyłek i kampanii e-mail marketingowych, od których możesz zacząć. Każdy z nich oferuje wersję darmową lub zniżki dla organizacji pozarządowych.
O czym i jak pisać?
Pewnie zastanawiasz się, o czym pisać. Może brakuje Ci pomysłu lub masz ich tak dużo, że nie wiesz, który wybrać. Możesz zacząć od tego, co teraz jest najważniejsze dla Twojej organizacji. Może planujesz jakieś wydarzenie? Może jakaś wiedza z Twoich działań zebrana np. w większej publikacji byłaby ciekawa dla Twoich odbiorców i odbiorczyń, przedstawiona w skrótowej formie? W kursie e-learningowym Sektora 3.0 proponuje serię prostych ćwiczeń, podczas których możesz przygotować się do napisania pierwszego newslettera. Poznasz również więcej przykładów e-mailingów i newsletterów.
Sposób działania poczty mailowej niewiele zmienił się od ponad 40 lat. W przeciwieństwie do mediów społecznościowych, których algorytmy zmieniają się nawet kilka razy do roku, to jak skuteczna będzie wysyłka twojego newslettera, zależy głównie od naszej pracy oraz zainteresowania czytelników i czytelniczek. To połączenie trafienia w potrzeby odbiorcy i naszej odpowiedzi w treści kampanii mailowej ma ogromny potencjał zbudowania stałej relacji. Co zatem najbardziej wpływa na skuteczność komunikacji mailowej?
Co wpływa na skuteczność mailingów i newsletterów?
- ciekawa treść dopasowana do zainteresowań Twoich czytelników i czytelniczek,
- Call To Action, czyli wezwanie do działania, które przekona odbiorców,
- pora wysyłki dopasowana do tego, kiedy odbiorcy najchętniej czytają treści z Twojej branży,
- atrakcyjna grafika i czytelna strona wizualna naszych wysyłek,
- dbanie o czas i uwagę, czyli niespamowanie,
- jakość bazy odbiorców, czyli m.in. usuwanie z bazy adresów, które nie działają,
- segmentacja, czyli dobrze zaplanowany proces tego, komu i kiedy wysyłamy różne komunikaty,
Call to action – nie bój się wzywać do działania
Z jednej strony nasze skrzynki pocztowe przepełnione są korespondencją zawodową i setkami ofert handlowych, a z drugiej strony coraz częściej to stąd czerpiemy najważniejsze informacje od instytucji, firm, organizacji, których działania nas naprawdę interesują.
Popularność newsletterów to jednak coś więcej niż trend. Skrzynki e-mailowe i nasze adresy są powiązane z naszymi kalendarzami, tożsamością online i logowaniem do wielu usług w sieci. Dla wielu osób to wręcz centrum dowodzenia pracą i aktywnościami. To dlatego zaproszenia mailowe czy prośby o wpłatę mogą być tak bardzo skuteczne. Otrzymywanie ważnych wiadomości mailem skraca drogę od naszego wezwania do działania (CTA czyli Call To Action) do decyzji i działania odbiorcy. CTA w wiadomości mailowej to prawdopodobnie najważniejszy link, w który ma kliknąć odbiorca.
Jeśli chcesz poprosić o wsparcie Twoich działań, podpis pod petycją czy wpłatę, mail do bazy zainteresowanych odbiorców ma spore szanse na, to że duża część odbiorców to zrobi. Skoro są już w Twojej bazie, to znaczy, że chcą Ci pomóc. Twoim zadaniem teraz jest im to tylko ułatwić.
Kiedy chcesz zaprosić na wydarzenie takie jak konferencja czy webinar, link do zapisów będzie równie łatwy co kliknięcie na Facebooku, że w czymś chce uczestniczyć. Przewagą maila jest to, że możesz łatwo przypomnieć o wydarzeniu w kolejnym mailu oraz ułatwić Twoim odbiorcom dodanie wydarzenia do kalendarza (zwłaszcza kiedy korzystają z popularnych skrzynek pocztowych takich jak Gmail czy Outlook).
Aby informować o tym, co ważne dla Ciebie i Twoich odbiorców, zainteresowanych wspólną sprawą np. ochroną przyrody, wykorzystaj potencjał newslettera, czyli regularnego maila informacyjnego.
Jak pozyskać i dbać o subskrybentów?
Jeśli masz stronę internetową lub profile w mediach społecznościowych to możesz zacząć zbierać adresy osób zainteresowanych komunikacją mailową. Maile możesz zbierać również fizycznie np. podczas wydarzeń i szkoleń. Pamiętaj, że niezależnie od formy zbiórki musisz zadać o bezpieczeństwo danych, poinformować o tym, jak przetwarzasz dane osobowe oraz zapewnić możliwość wypisania się z Twojej bazy.
Posiadanie adresu mailowego w bazie to spora odpowiedzialność. Ktoś, kto trafił na nasz formularz zapisu i wyraził zgodę na to, by wysyłać jej lub jemu wiadomości, powierza nam swoje dane oraz czas. Mając to na uwadze, warto prowadzić segmentację naszych odbiorców. Prostym podziałem będzie wyróżnienie zapisów ze strony WWW (formularz zapisu na stronie organizacji) od tych zapisywanych przez specjalny landing page (np. kiedy organizujesz konferencję) czy zbieranych podczas wydarzeń stacjonarnych. Dzięki temu osobom, które zapisały się na newsletter np. podczas szkolenia, możemy wysłać specjalny e-mail powitalny przed wysyłką cyklicznych wiadomości. Osoby, które zapisały się przez landing page możemy za to oznaczyć jako zainteresowane konkretnym tematem związanym z wydarzeniem.
Kiedy już stworzysz listy odbiorców i przygotujesz treści newslettera lub kampanii mailowych pamiętaj o rozplanowaniu tego, co, kiedy i komu chcesz wysłać. Wysyłki, zwłaszcza z prośbą o działanie, nie mogą być zbyt częste. Newslettery zaś mogą osiągnąć lepsze wyniki, kiedy zadbasz o to, aby powstawały i trafiały do odbiorców bardzo regularnie.
Wiedza o odbiorcach, czyli dodatkowe korzyści z prowadzenia newslettera
Regularne pisanie newslettera lub prowadzenie kampanii e-mailowych to nie tylko budowanie relacji z odbiorcami Twoich działań. To, co czytają chętniej, w które linki klikają częściej, na jakie wezwania do działania reagują lepiej, to bardzo cenna wiedza. Analiza danych z wysyłki i szczegółowe dane dot. skuteczności treści wiadomości pozwolą Ci stale doskonalić wysyłki i newslettery. W przypadku wszystkich wspomnianych wcześniej programów z ich statystyk dowiesz się m.in.
- kiedy i jak często Twoi odbiorcy otwierają maila (tzw. Open Rate)
- jak często klikają w wiadomości (tzw. CTR czyli Click Trough Rate)
- w które linki klikają (czyli np. jak skuteczny jest Twój przycisk Call To Action).
Chcesz wiedzieć jaki temat wiadomości będzie bardziej skuteczny w mailu dot. zbierania środków? Skorzystaj z testów A/B, które udostępnia większość programów do e-mail marketingu. Dzięki temu możesz przetestować na mniejszych grupach odbiorców różne wersje maila, zanim ta najlepsza trafi do całej bazy.
Więcej porad na temat tworzenia i pisania twojego newslettera i kampanii mailowych znajdziesz w kursie e-learningowym Pierwszy newsletter w organizacji społecznej.
