Logo Sektor 3.0
BLOG

Jak zacząć skutecznie zarządzać swoją wiedzą? Poradnik w 4 krokach

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email
Share on print

Zapasowy mózg, kurator treści, pomocnik uczenia się – system zarządzania wiedzą niejedną ma rolę! Dzięki niemu nie zgubisz żadnej wartościowej informacji, sprawniej przeprowadzisz poranną prasówkę, zrobisz dobry „risercz” do pracy i wpadniesz na nowe pomysły. Jak zacząć tworzyć swój system zarządzania wiedzą? Podpowiadamy!

Artykuł jest kontynuacją serii o Personal Knowledge Management. Dotychczas ukazały się:

 

Osobisty system zarządzania wiedzą: dlaczego warto?

Osobisty system zarządzania wiedzą (Personal Knowledge Management) możemy wyobrazić sobie jako drugi mózg – twór, który pomaga gromadzić, filtrować i przechowywać informacje z różnych źródeł, a także analizować je i „łączyć kropki”: wpadać na nowe pomysły i uczyć się w sposób przyjemny i bardziej efektywny. 

Dlatego jeśli:

  • czujesz się czasem przytłoczony/przytłoczona ilością docierających do ciebie informacji, 
  • masz wrażenie, że większość z tych informacji jest nieistotna i trudno ci dotrzeć do czegoś wartościowego,
  • albo robisz notatki w kilku różnych miejscach i kiedy chcesz coś znaleźć, nie udaje ci się, bo notatek jest zbyt dużo,

osobisty system zarządzania wiedzą może ci pomóc

Osobisty system zarządzania wiedzą: jak zacząć?

 

1. Sprawdź, co już masz?

Gromadzisz notatki w aplikacji typu Evernote, masz specjalny folder, w którym zbierasz artykuły na dany temat, albo analogowo – prowadzisz notes na rozmaite, ważne zapiski? Super, to dobry punkt wyjścia! 

Na system zarządzania wiedzą składają się różnorodne narzędzia, za pomocą których gromadzimy i przetwarzamy dane: cyfrowe i analogowe, używane regularnie i sporadycznie, poświęcone jednemu lub wielu tematom. Każdy z nas ma inne przyzwyczajenia i preferencje, dlatego nie ma lepszych i gorszych systemów. Najlepszy system to taki, który jest dobrze dopasowany do twoich potrzeb.

osobisty system zarządzania wiedzą

Dlatego na początek spróbuj zastanowić się: 

  • Co ci się podoba w twoim dotychczasowym rozwiązaniu? (np. Lubię to, że mam wszystkie swoje notatki pod ręką np. w aplikacji)
  • Co chciałabyś/chciałabyś zmienić? (np. notatek jest zbyt dużo i ciężko się w nich „połapać”. Ciężko mi wracać do zgromadzonych informacji. Rzadko przeglądam zapisane notatki). 
  • W jakiej formie zbierasz informacje? (np. wycinki artykułów, zdjęcia, pliki audio/video)
  • Na jaki temat chcesz zbierać informacje i w jakim celu? (np. Chcę nauczyć się X. Chcę znaleźć wartościowe dane do raportu). 

Taka refleksja pomoże ci w rozpoznaniu, jaki jest twój styl gromadzenia i przetwarzania informacji: co jest dla ciebie naturalne, co lubisz, a co się nie sprawdza.

2. Wybierz wartościowe źródła informacji

Każdego dnia docierają do nas tysiące wiadomości, tych bardziej i mniej wartościowych. Nie jesteśmy w stanie skonsumować ich wszystkich dlatego, aby uniknąć uczucia przeciążenia informacjami (tzw. information overload) oraz tzw. niepokoju informacyjnego (information anxiety – stresu wynikającego z niemożności przetworzenia zbyt dużej ilości danych), musimy próbować je ograniczyć na przykład poprzez selekcję źródeł informacji.

Mniej źródeł nie musi oznaczać spadku jakości otrzymywanych informacji – wręcz przeciwnie! Ograniczając liczbę stron, blogów czy profili w mediach społecznościowych, które śledzisz lub czytasz regularnie, lepiej wykorzystujesz swój czas. Masz więcej energii na zapoznanie się z daną informacją i zastanowienie się, czy i w jaki sposób może być dla ciebie przydatna.

Jak wybrać dobre źródła wiedzy?

Bartek Pucek podczas LIVE’a Sektor 3.0 Jak zbierać, zarządzać i dzielić się wiedzą? sugeruje:

  • Zrezygnuj z konsumowania newsów: unikaj przeglądania masowych mediów – newsy i tak do ciebie dotrą.
  • Sięgaj po informacje z pierwszego źródła: sprawdź, jakie osoby są ekspertami w interesującej cię dziedzinie. Pamiętaj, że niekoniecznie muszą to być osoby z tzw. twojej bańki informacyjnej – mogą mieć inne poglądy i nie zawsze musisz się z nimi zgadzać. Wyszukuj osoby, które dzielą się unikalnymi badaniami i przemyśleniami.
  • Twórz bazę wartościowych źródeł wiedzy: znajdź eksperckie i niszowe źródła, które pozwolą ci spojrzeć na dany temat z różnych perspektyw, dzięki czemu będziesz w stanie formułować swoje poglądy w oparciu o pełne informacje.
  • Zarządzaj swoją uwagą: poświęcaj czas tylko wartościowym treściom.

Pamiętaj, aby regularnie sprawdzać, czy źródła, które śledzisz, nadal są warte twojej uwagi. Czy faktycznie dostarczają ci jakąś wartość, czy są dla ciebie ciekawe? Czy dowiadujesz się z nich czegoś, czego wcześniej nie wiedziałeś/-aś? Jeśli nie, śmiało je usuń lub wymień na inne.

Narzędzia do przeglądania źródeł informacji

Jeśli informacje konsumujesz głównie w formie cyfrowej, możesz skorzystać z narzędzi, które w jednym miejscu zgromadzą za ciebie dane z różnych źródeł, takich jak np.:

Czytniki RSS, np. Feedly, Feeder, Liferea – to programy, które sczytują kanały z wpisami z wybranych przez ciebie stron internetowych i agregują je w jednym miejscu. Dzięki temu nie musisz wchodzić na każdą ze stron, żeby sprawdzić, czy pojawiły się na niej nowe wpisy.

feedly

Czytniki mediów społecznościowych, np. Hootsuite – działa podobnie jak czytnik RSS z tą różnicą, że sczytuje zawartość kanałów z mediów społecznościowych. Możesz w nim stworzyć pulpit wyświetlający wybrane typy postów (np. posty zawierające wybrane słowo kluczowe) z portali takich jak Twitter, Reddit, LinkedIn  czy Facebook. 

Aplikacje do podcastów, np. Spotify, Overcast, czy Google Podcasts.

Newslettery, przygotowywane przez zaufanych ekspertów w danej dziedzinie – dzięki nim porcja wartościowych informacji będzie docierała bezpośrednio do twojej skrzynki pocztowej.

Pro tip: Jeśli nie chcesz, żeby maile z newsletterami “zaśmiecały” twoją skrzynkę i mieszały się z innymi ważnymi wiadomościami, możesz: stworzyć osobną skrzynkę pocztową tylko do newsletterów, stworzyć w swojej skrzynce specjalny folder oraz regułę, która będzie automatycznie do niego przenosiła nowe maile z newsletterami. Dzięki temu wszystkie newslettery będą w jednym miejscu, do którego będzie mógł/mogła zaglądać w czasie na tzw. prasówkę.

Narzędzia do szybkich notatek: na ciekawe treści możesz też wpadać w różnych innych miejscach, np. przeglądając strony internetowe czy oglądając filmy. Jeśli nie chcesz, żeby coś ci umknęło, możesz wykorzystać narzędzia, które pozwolą ci w prosty sposób łapać inspiracje i robić notatki, np. z filmów na YouTube, podcastów, czy stron www

Pamiętaj, że tych aplikacji nie musisz mieć otwartych cały czas, żeby w czasie rzeczywistym śledzić nowe informacje – wręcz przeciwnie, postaraj się zaplanować czas na konsumowanie treści.

3. Personalizuj zebrane informacje 

Osobisty system zarządzania wiedzą to nie tylko gromadzenie informacji. To przede wszystkim przekuwanie ich w wiedzę, czyli analizowanie i wyciąganie z nich wniosków, aby móc je później wykorzystać w praktyce.

Harold Jarche, ekspert popularyzujący od lat ideę osobistego zarządzania wiedzą, w zaproponowanym przez siebie modelu Seek – Sense – Share określa ten krok jako „Sensing” – nadawanie sensu zgromadzonym informacjom, refleksję nad nimi i podjęcie próby zastosowania ich w praktyce.

To faza uczenia się: przenoszenia danych na kolejny poziom w piramidzie wiedzy. Wszak nie chodzi tylko o zapamiętanie nowych informacji, ale o zrobienie z nich użytku. 

infografika piramida wiedzy

Dlatego, ilekroć trafisz na interesującą informację, zastanów się:

  • w jaki sposób odnosi się to do tego, co już wiesz/do twoich wcześniejszych doświadczeń? 
  • jak możesz wykorzystać ją w praktyce?

Takie ćwiczenie pomoże ci powiązać nową informację z informacjami, które już posiadasz. Pozwoli ci także znaleźć dla niej odpowiednie miejsce w twojej dotychczasowej wiedzy: możesz dopisać ją do już istniejącej notatki, zapisać ją w tym samym notatniku lub folderze, albo podlinkować do notatek zawierających podobne informacje.

Takie „zaopiekowanie się” nową informacją jest ważne, ponieważ chroni system zarządzania wiedzą przed zamienieniem się w chaotyczny zbiór notatek ​​– coś pokroju źle administrowanego firmowego intranetu. Łatwo jest zrobić bezrefleksyjne “kopiuj-wklej”, ale o wiele trudniej później jest poruszać się w gąszczu takich pokopiowanych, niepowiązanych informacji. 

Dlatego warto jest regularnie przeglądać notatki, oraz czyścić i usuwać te, które nie niosą za sobą dla nas wartości. Ciekawym sposobem na zachowanie porządku w notatkach i na uczenie się jest technika zwana Spaced Repetition, czyli powtarzanie materiału w odstępach czasowych. W dniu wpisania notatki możesz ustawić sobie przypomnienie, dzięki któremu zajrzysz do tej notatki za np. z 4 tygodnie. Bardzo prawdopodobne jest, że kiedy spojrzysz na nią „świeżym okiem”, zauważysz coś, na co wcześniej nie wpadłeś/-aś.

Spaced Repetition

Źródło: Wikipedia

Ponadto, programy takie jak Obsidian mogą ci na bieżąco pomagać tworzyć mapy myśli – rysować połączenia pomiędzy notatkami, ułatwiając wyszukiwanie zależności i wpadanie na nowe pomysły, dzięki łączeniu starych informacji z nowymi.

4. Wykorzystuj gromadzoną wiedzę w praktyce i dziel się 

Wiedza teoretyczna jest cenna, ale prawdziwą moc zyskuje dopiero po przekuciu jej w wiedzę praktyczną. Jednym ze sposobów zdobywania praktycznej wiedzy jest opowiadanie o danym temacie innym:

Najlepszym sposobem, by nauczyć się coś robić jest robienie, czyli stanie się praktykiem w danej dziedzinie i popełnianie błędów. Bardzo ważna jest tutaj umiejętność zrozumienia zagadnienia, które przed nami stoi. A jak sprawdzić, czy dobrze coś zrozumieliśmy? Świetnym ćwiczeniem jest opowiedzenie o danym temacie osobie, która nie ma o nim zielonego pojęcia, w sposób, który będzie dla niej zrozumiały.

– radzi Bartek Pucek.

Poprzez opowiadanie o tym, czego się dowiedzieliśmy, nadajemy sens zgromadzonym informacjom i faktom: przestają być zwykłymi notatkami, zaczynają być praktycznymi narzędziami.

Dzielić się wiedzą z innymi możesz na wiele sposobów, np. poprzez:

  • opowiadanie o tym, czego się ostatnio nauczyłeś/-aś. Możesz np. zorganizować wewnętrzne szkolenie lub spotkanie w pracy, albo grupę typu Mastermind dla osób zainteresowanych danym tematem. 
  • content curiation, czyli gromadzenie i „podawanie dalej” wiedzy na jakiś temat. Możesz np. w swoich mediach społecznościowych udostępniać posty lub artykuły ekspertów z krótkim komentarzem, dlaczego, twoim zdaniem, dana informacja jest wartościowa.
  • tworzenie własnych treści, np. w formie bloga, strony w mediach społecznościowych albo tzw. osobistej wiki.

Jeśli jesteś w stanie w zrozumiały sposób opowiedzieć o danym temacie osobie, która nie ma o nim pojęcia, to znaczy, że udało ci się przekuć wiedzę teoretyczną w wiedzę praktyczną.

Podsumowanie

Osobisty system zarządzania wiedzą jest przede wszystkim osobisty – to sposób na filtrowanie, gromadzenie i używanie informacji, który powinien być dobrze dopasowany do twoich potrzeb. Z jego pomocą będziesz w stanie naturalnie selekcjonować docierające do ciebie informacje, rozwijać swoją wiedzę i wykorzystywać ją w praktyce.

Nie bój się próbować! Testuj różne rozwiązania, sprawdzaj, co działa najlepiej, wprowadzaj zmiany, dostosowuj swój system w miarę potrzeb, aby stał się częścią twojej codziennej pracy. Powodzenia!

Przeczytaj także: 

UDOSTĘPNIJ
Facebook
Twitter
LinkedIn
Email
Druk
Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments
AUTOR WPISU
  • Sektor 3.0
  • Edukacja
  • Technologie
  • Technologie
  • Edukacja
  • Technologie
  • Komunikacja
  • Sektor 3.0
NEWSLETTER
NEWSLETTER