Zbliża się okrągła rocznica działalności Twojej organizacji społecznej? Zastanawiasz się, jak ją uczcić, nagłośnić i wykorzystać? Jubileusze to świetna okazja, aby przypomnieć historię fundacji lub stowarzyszenia, pochwalić się dotychczasowymi osiągnięciami, zaprezentować wizję na przyszłość, a także włączyć interesariuszy – odbiorców, wolontariuszy, darczyńców i partnerów w jej realizację. Najlepiej jednak zacząć od pytania – po co to wszystko?
Świętować czy nie?
Kolejny logotyp z dopiskiem 5, 10 czy 20 lat niewiele zmienia, a jego przygotowanie oraz zaktualizowanie we wszystkich kanałach i materiałach – w szczególności wtedy, gdy nie stoi za nim konkretny plan działania – może okazać się zbędną i po prostu nieopłacalną inwestycją. Dyskusję o rocznicy warto więc rozpocząć od pochylenia się nad strategią i zastanowienia się nad bliższymi i dalszymi celami organizacji, których realizacji może służyć świętowanie jubileuszu. Zawsze jest jakaś rocznica. Pomyślcie o tym, dlaczego ta konkretna jest ważna i wyjątkowa. Niech docenianie przeszłych wysiłków i osiągnięć będzie kontekstem dla wyzwań, przed którymi stoicie dziś.
Jubileusz w Twojej organizacji pozarządowej może być świetną okazją do:
- wzmocnienia wiarygodności – niezbędnej w pozyskiwaniu wsparcia wolontariuszy, partnerów i darczyńców – poprzez zaprezentowanie doświadczenia, osiągnięć i zmian, do których doprowadziły Wasze dotychczasowe wysiłki;
- uprawomocnienia misji – przywołanie problemu, z którym mierzy się organizacja, podkreślenie jego wagi oraz pokazanie, że wciąż jest wiele do zrobienia;
- aktualizacji i prezentacji wizji – sformułowania i przedstawienia strategicznych celów i planów na przyszłość;
- zaznajomienia Waszego otoczenia z ważnymi zmianami – opowiedzenia o kluczowych zmianach w działalności organizacji;
- wzmocnienia relacji z wolontariuszami, darczyńcami i partnerami – docenienia ich wsparcia, które czyni Waszą pracę możliwą, a jednocześnie poszerzenia możliwości zaangażowania.
4 kroki do świętowania z sensem
Ogłoszenie jubileuszu nie gwarantuje ożywienia zaangażowania otoczenia organizacji – odbiorców wsparcia oraz tych, dzięki którym to wsparcie jest możliwe. Przeprowadzenie udanej kampanii rocznicowej wymaga perspektywicznego myślenia, planowania i zdrowej dawki kreatywności. Konsekwentna, inspirująca oraz dostosowana do potrzeb i zasobów kampania jubileuszowa może być poruszającym momentem w życiu fundacji lub stowarzyszenia, które jednocześnie pomoże jej w realizacji strategicznych celów. Jeśli takie myślenie o świętowaniu jest Ci bliskie, poniżej znajdziesz 4 kroki, których przejście przybliży Cię do sukcesu.
Sformułuj cele kampanii jubileuszowej
Podobnie jak przy każdej kampanii i przy każdym projekcie, w przypadku obchodów jubileuszu jasne zdefiniowanie celów i grup jest kluczowe. Bez tego kroku trudno myśleć o sensownym świętowaniu. Cele pomogą Ci w doborze odpowiednich narzędzi i działań, przygotowaniu spójnego planu kampanii i zidentyfikowaniu wskaźników sukcesu. Zastanówcie się, więc czy jubileusz ma służyć przede wszystkim zwiększeniu świadomości określonych grup w zakresie problemu, z którym mierzy się Wasza organizacja, czy może ma on być kontekstem do ogłoszenia strategicznych zmian oraz zapoznania z nimi i włączenia w nie wszystkich interesariuszy? A może ma służyć konkretnym celom fundraisingowym lub zwiększeniu wskaźników zaangażowania? Niezależnie od tego, na jaki cel się zdecydujecie, koniecznie zróbcie to w początkowym stadium przygotowań.
Przygotuj plan działania
Po sformułowaniu celu nadchodzi czas na planowanie kampanii. Proces ten warto otworzyć burzą mózgów, w którą włączona jest cała organizacja, a w przypadku większych instytucji – przedstawiciele wszystkich departamentów, działów czy obszarów. To świetny sposób na zebranie różnorodnych, często nieszablonowych pomysłów, które w kolejnym kroku można poddawać krytycznej ocenie, eksplorować, dopracowywać i układać w plan. Na tym etapie warto też określić ramy czasowe (czy planujecie świętować przez cały rok, miesiąc, a może tydzień?), a także budżet i zasoby, którymi dysponujecie. Pamiętajcie, że plan działań ma służyć realizacji sformułowanych przez Was celów. Niech to będzie praktyczny dokument, który nie wyląduje w szufladzie, ale będzie Waszym przewodnikiem w strategicznym działaniu. Bądźcie kreatywni, ale realistyczni i świadomi swoich ograniczeń.
Zaangażuj interesariuszy Twojej organizacji
Niech odbiorcy Waszych działań – zarówno beneficjenci, alumni, jak i wolontariusze, darczyńcy, pracownicy znajdą się w centrum planu świętowania. Upewnij się, że Wasza koncepcja jubileuszu tworzy przestrzeń do aktywowania emocji – radości, sentymentu, dumy, podekscytowania czy wzruszenia. Jednocześnie pamiętaj o realnych możliwościach zaangażowania – uruchom kampanię fundraisingową, ogłoś konkurs czy nagrodę specjalną, zorganizuj wydarzenie. Zaproś ludzi skoncentrowanych wokół organizacji do wspólnego świętowania. Dziękuj, dziękuj i jeszcze raz dziękuj.
Wyjdź poza ramy tradycyjnego PR-u
Przygotowanie komunikatu prasowego czy postu na Facebooka o 30-stym jubileuszu Twojej organizacji prawdopodobnie nie wystarczy, by zaangażować w świętowanie społeczność osób związanych z Twoją organizacją. Do tego potrzeba przemyślanego planu, dobrego „call to action” i działań, które mają znaczenie dla odbiorców Twojej organizacji.
Pomyśl o konkretnych grupach i zastanów się, co może je zainteresować: nowy projekt, publikacja, gala, historia organizacji w odcinkach. Co docenią darczyńcy? Może raport wpływu, albo badanie pokazujące, że problem, z którym się mierzycie nadal jest palący? A wolontariusze? Może chcieliby powspominać dawne czasy i ucieszyliby się z dedykowanej akcji w social mediach? Pamiętaj, że czasami mniej znaczy więcej. Nie przesadzaj z ilością aktywności i atrakcji, ale postaraj się, aby korespondowały ze specyfiką Twojej organizacji i odpowiadały na potrzeby grup docelowych.
Pomysły na angażujące działania jubileuszowe w NGO
Potrzebujesz rocznicowych inspiracji? Przygotowałam kilka pomysłów na uczczenie jubileuszu, które uzupełniłam o przykłady działań zrealizowanych przez polskie i zagranicznie organizacje społeczne, działające w różnych obszarach. Oto one.
Badanie / raport
Okrągła rocznica to świetna okazja do przeprowadzenia badania ewaluacyjnego albo przygotowania raportu wpływu, w którym w ciekawy i wiarygodny sposób zaprezentujesz osiągnięcia organizacji. Raport wpływu to także świetne miejsce, żeby docenić darczyńców organizacji. Innym pomysłem na badanie jubileuszowe jest diagnoza społeczna lub badanie potrzeb, dzięki którym możesz pokazać, ile jeszcze jest do zrobienia i dlaczego wciąż potrzebne jest wsparcie. Raporty powinny być dostępne w wersji online, jako atrakcyjne graficznie publikacje lub bardziej kreatywne formy np. animacja, dedykowany landing page czy aplikacja. W zależności od celów kampanii i grup docelowych, warto rozważyć także przygotowanie wersji papierowych.
60-lecie WWF na świecie – landing page prezentujący osiągnięcia organizacji, a jednocześnie wskazujący, w czym fundacja nadal potrzebuje wsparcia.
Żródło: www.wwf.org
70-lecie SOS Children’s Villages na świecie – raport wpływu.
Zródło: www.sos-childrensvillages.org
Ogłoszenie nowego projektu
Rocznica to także świetna okazja do zmian i rozwoju działań. Myślicie o nowym projekcie albo o uruchomieniu nowego programu? Uczyńcie z tego element obchodów rocznicowych! Pokażcie, że nie stoicie w miejscu, zaprezentujcie wizję, kierunki działania i wyzwania, które widzicie przed Wami. Nowy program lub projekt będzie dowodem na to, że nie jesteście gołosłowni.
25-lecie Lambdy Warszawa – ogłoszenie przygotowań do otwarcia Queer Muzeum – muzeum społeczności nieheteronormatywnych w Warszawie.
Źródło: Facebook
Kampania fundraisingowa
Jubileusze to wdzięczne okazje fundraisingowe. Warto określić konkretny cel i formułę kampanii rocznicowej. Może to być promowanie wsparcia systematycznego albo kampania na konkretny cel. Wiele organizacji korzysta z jubileuszu, aby pozyskać pieniądze na kosztowne inwestycje (np. capital campaign na nową siedzibę), zgromadzić środki na kapitał żelazny czy przeprowadzić kampanię typu matching funds (darczyńca np. indywidualny lub korporacyjny zobowiązuje się dopłacić określoną kwotę do środków pozyskanych w ramach zbiórki publicznej). Pamiętaj jednak, aby myśleć realistycznie. Lepiej uruchomić mniej ambitną kampanię i zakończyć ją sukcesem, niż zebrać kilka procent zakładanej kwoty.
20-lecie Fundacji Ocalenie – kampania „zrób nam prezent!”.
Żródło: www.ocalenie.org.pl
5-lecie The Akilah Institute for Women (Rwanda, Burundi) – kampania promująca wsparcie systematyczne.
źródło: www.classy.org
Konkurs lub nagroda
Ciekawym pomysłem rocznicowym angażującym odbiorców Twojej organizacji może być ogłoszenie konkursu lub nagrody specjalnej np. nagrody literackiej, tematycznie związanej z obszarem działania Twojej fundacji lub stowarzyszenia, czy też nagrody dla najbardziej zaangażowanych wolontariuszy.
25-lecie Lambdy Warszawa – ogłoszenie nowej nagrody literackiej Lambdy Warszawa – QueerBook.
żródło: www.zdaniemszota.pl
Wydarzenie jubileuszowe
Wydarzenie rocznicowe niekoniecznie musi przybierać formę tradycyjnej gali. Dziś bardzo popularne są wydarzenia online, które pozwalają na większy zasięg (nawet przy ograniczonych zasobach). Do ciekawych rozwiązań można również zaliczyć zorganizowanie tematycznego festiwalu, merytorycznej debaty czy happeningu. Pamiętaj, że wydarzenie to nie musi mieć charakteru masowego. Może to być np. kolacja dla osób najbardziej zaangażowanych we wsparcie Twojej organizacji.
10-lecie Otwartych Klatek – kolacja charytatywna.
Źródło: Facebook
15-lecie Kontaktu – Festiwal Kontaktu, czyli debaty, spacery i rozmowy.
źródło: www.magazynkontakt.pl
Komunikacja
Świętowanie jubileuszu warto także wzbogacić angażującą komunikacją. Cykl ważnych throwback’ów (wspomnień) w social mediach, specjalna seria newsletterów, podcast czy zabawa liczbami w rodzaju: „10 testimoniali z okazji 10 lecia” to tylko kilka pomysłów, które może wykorzystać Twoja organizacja. W takich sytuacjach dobrze sprawdzają się też różnego rodzaje konkursy w social mediach, np. na zdjęcia z dedykowanymi hasztagami. Warto również stworzyć miejsce (np. na stronie www), gdzie dostępne będzie kalendarium działań rocznicowych, które umożliwi zrobienie „save the date” potencjalnie zainteresowanym.
10-lecie Otwartych Klatek – dekada walki o zwierzęta – historia Otwartych Klatek w odcinkach.
Zamiast podsumowania, życzę udanego świętowania!
Inne teksty, które mogą Cię zainteresować:
