Projekty społeczne to codzienność trzeciego sektora. Tworzymy, piszemy i prowadzimy projekty, a także pozyskujemy fundusze na ich realizację. Powszechnym sposobem pozyskiwania środków jest udział w konkursach grantowych i pisanie wniosków. Uzależnienie od tej ścieżki niesie za sobą wiele zagrożeń dla organizacji, jej stabilności, rozwoju, a także… powstawania dobrych projektów społecznych. Dzieję się tak wtedy, gdy tworzenie projektu utożsamiamy z pisaniem wniosku, a zamiast myśleć o rozwiązaniu problemu społecznego, koncertujemy się na kolejnych polach w formularzu. Nie tędy droga. A którędy? O to zapytałam Fundację Ocalenie, Stowarzyszenie Kolektyw Kobietostan i Fundację Ładne Historie.
Czym jest projekt społeczny? Tworzenie projektu społecznego vs pisanie wniosku grantowego
Zacznijmy od początku, czyli od prostej definicji projektu:
Projekt społeczny jest przedsięwzięciem odpowiadającym na zidentyfikowaną potrzebę, zmierzającym do osiągnięcia jasno sformułowanych celów w określonym czasie i budżecie.
Trzymając się tej definicji, projekty społeczne tworzymy, aby rozwiązywać problemy społeczne w otaczającej nas rzeczywistości. Niestety bardzo często spotykam się postrzeganiem projektu jako narzędzia pozyskiwania funduszy. Powstaje on jako kluczowy element wniosku grantowego. Aby stworzyć naprawdę dobry projekt społeczny, musimy porzucić takie postrzeganie sprawy. Myślenie projektowe nt. zmiany społecznej to coś zdecydowanie więcej.
W pracy nad projektem wychodzimy od realnego problemu i chęci dokonania zmiany. Plan projektu powinien być odpowiedzią na zidentyfikowane potrzeby, a jednocześnie wypływać z misji organizacji, łączyć się z obszarem jej działalności i ekspertyzy. Dlaczego? Do stworzenia dobrego projektu niezbędna jest wiedza o rzeczywistości, w której pracujemy. Jej ważnym źródłem będzie rzetelna analiza dostępnych zewnętrznych źródeł danych (np. oficjalnych statystyk), ale własne doświadczenie i obserwacje są bezcenne. W ten sposób powstaje pomysł na projekt. Dopiero kolejnym krokiem jest poszukiwanie możliwości finansowania (jeśli nie mamy funduszy na jego realizację) – adekwatnych do projektu.
Myślenie projektowe: podstawowe elementy
Zanim przystąpimy do pisania projektu warto zadać sobie kilka pytań. Dlaczego chcemy zrealizować projekt i jakie są potrzeby społeczne? Jaką zmianę chcemy osiągnąć? Jak chcemy realizować projekt? W jakich działaniach się specjalizujemy i mamy doświadczenie? Kogo i czego będzie potrzebować do realizacji? Odpowiadając na nie warto od samego początku opierać się na modelu projektowym. Dobrze się sprawdza rozrysowanie projektu na uproszczonej fiszce (zob. przykład fiszki poniżej). Następnie – na bazie wstępnego schematu – dalej rozwijamy nasz pomysł.
Rozwijanie projektu, to przede wszystkim jego uszczegółowienie i wypełnianie konkretami. W ten sposób przygotowujemy podstawowe elementy projektu.
- Diagnoza problemu
- Cel główny i cele szczegółowe
- Metody działania i działania
- Harmonogram działań
- Produkty i rezultaty
- Zasoby potrzebne do realizacji projektu
- Budżet
- Monitoring i ewaluacja
Jak napisać projekt społeczny? Na co zwrócić szczególną uwagę?
Dopracowany plan projektu to podstawa. Każdy z wymienionych powyżej elementów jest bardzo ważny i musi zostać przemyślany i rzetelnie zaplanowany. Jeśli zastanawiasz się, jak napisać projekt, wzór i najważniejsze wskazówki znajdziesz w tym artykule.
Szczególną uwagę zwróć na trzy elementy z powyższej listy: diagnozę, działania oraz ewaluację. Wybrałam je na bazie własnego doświadczenia oraz doświadczeń organizacji, których eksperckim i praktycznym spojrzeniem postanowiłam się wesprzeć w tym tekście.
Te organizacje to Fundacja Ocalenie (Warszawa) pomagająca pomaga uchodźcom i uchodźczyniom, imigrantom i imigrantkom, repatriantom i repatriantkom budować nowe życie w Polsce, Stowarzyszenie Kolektyw Kobietostan (Wrocław) działające na rzecz inkluzji i równouprawniania poprzez sztukę, w szczególności teatr i Fundacja Ładne Historie (Świdnica) zajmująca się edukacją kulturową i animacją społeczną. Choć pracują w zupełnie innych obszarach i w różnych miejscach Polski, to łączy je sprawność w tworzeniu potrzebnych i wartościowych projektów oraz w pozyskiwaniu na nie finansowania, także z największych programów grantowych w Polsce.
Rzetelna diagnoza, trafne działania odpowiadające na potrzeby odbiorców i prowadzące do realizacji celów projektu oraz zaplanowana ewaluacja mają kluczowe znaczenie dla stworzenia dobrego projektu, zdobycia finansowania, przygotowania wniosku grantowego i sukcesu w realizacji.
Diagnoza potrzeb
Pełna diagnoza potrzeb powinna uwzględniać trzy obszary:
- szeroki kontekst społeczny – informacje dotyczące problemu w szerokiej skali, np. kraju, bazujące na wiarygodnych źródłach, ogólnopolskich i reprezentatywnych badaniach czy statystykach (twarde dane, wskaźniki, ekspertyzy itd.);
- wąski kontekst społeczny – informacje dotyczące problemu w interesującej nas skali lokalnej, np. regionie;
- sytuacja grupy docelowej – zarówno dane zewnętrzne, jak i wewnętrzne odnoszące się do wybranej grupy docelowej, w tym wynikające z dotychczasowych działań organizacji, ewaluacji innych projektów itd.
Najważniejszy jest moim zdaniem obszar trzeci, czyli otoczenie i odbiorcy, na których się koncentrujemy. Na tym etapie warto wykorzystać podejście partycypacyjne i skorzystać z wiedzy i doświadczeń grup docelowych. W ten sposób wzmacniamy podmiotowość naszych odbiorców, a jednocześnie formułujemy trafne cele i tworzymy rozwiązania adresujące ich realne problemy i potrzeby. Możemy to zrobić np. poprzez wywiady czy rozmowy z potencjalnymi uczestnikami, beneficjentami projektu.
Punktem wyjścia do pisania projektu społecznego zawsze są dla nas potrzeby społeczności, z którą chcemy współpracować. Zwracamy szczególną uwagę na poprzedzającą nasze działanie wnikliwą diagnozę, czyli zbadanie obszaru, w którym danym projekt społeczny chcemy realizować. Pozwala nam to na ustalenie naszych priorytetów odpowiadających na realne potrzeby odbiorców projektu.
Diagnoza – to niby oczywiste, ale w praktyce okazuje się, że większość z nas nie weryfikuje swoich pomysłów, opieramy się często na własnych intuicjach, dobrych intencjach, przekonaniach. Diagnoza brzmi dla niektórych odstraszająco, a przecież to może być rozmowa, wzięcie czegoś wspólnie na warsztat, skonsultowanie z osobami z zewnątrz, zwłaszcza z tymi które będą z naszych działań korzystać, poradzenie się kogoś, kto pracuje w naszym otoczeniu i może wnieść inną, niż nasza własna, perspektywę. Nasz pomysł może na tym tylko zyskać.
„To do”, czyli działania
Punktem wyjścia do planowania konkretnych działań powinien być pomysł na rozwiązanie zidentyfikowanego przez nas problemu. Pomysł ten powinien wynikać z gruntownej diagnozy uwzględniającej perspektywę odbiorców, czy też – korzystając z języka design thinking – użytkowników, ang. userów.
W dobrym projekcie działania są trafne – to oznacza, że odpowiadają na potrzeby odbiorców. Znalezienie adekwatnego rozwiązania nie zawsze jest łatwe. Czasami najlepsze może być to wypływające z wieloletniego doświadczenia organizacji. A czasami potrzebna jest całkowita zmiana myślenia. W wychodzeniu poza schemat i poszukiwaniu nieszablonowych pomysłów pomocna może być m.in. wspomniana już metoda design thinking, której podstawą jest generowanie pomysłów w oparciu o głębokie zrozumienie problemów i potrzeb użytkowników. Nie bójmy się też konsultować wstępnych rozwiązań z tymi, dla których je projektujemy. Perspektywa odbiorcy, docelowego użytkownika może nam pomóc udoskonalić działania, a co za tym idzie – cały projekt społeczny.
Pamiętajmy też o wykonalności zaplanowanych działań. Analizujmy ryzyka, konsultujmy się z ekspertami i praktykami. Dobry projekt to projekt bazujący na realistycznych założeniach, które da się zrealizować.
Myślę, że kluczowa jest dobra analiza ryzyk i wielokrotne wracanie do pytania „Czy moja organizacja będzie w stanie zrealizować wszystko co tu napiszę?”. Łatwo ulec pokusie skali, jak największej ilości konsultacji, klientów, warsztatów. Tylko, że często to oznacza spadek jakości działań, wypalenie zawodowe zespołu realizującego działania albo konieczność poszukiwania dodatkowego budżetu, żeby te wyśrubowane – a niekoniecznie potrzebne – wskaźniki osiągnąć. Osobiście miałam trudne, ale szalenie przydatne doświadczenie koordynacji projektu, który był źle napisany. Oczywiście z perspektywy grantodawcy wniosek był dobry skoro otrzymał dofinansowanie, ale projekt okazał się trudny do realizacji, budżet nie uwzględniał wielu niezbędnych kosztów, a wiele jego założeń było oderwanych od rzeczywistości pracy z naszą grupą docelową.
Monitoring i ewaluacja w projekcie społecznym
Bardzo ważne jest zaplanowanie tego, jak ocenimy realizację projektu i jak sprawdzimy osiągnięcie założonych celów. W tym kontekście kluczowy jest bieżący monitoring, czyli śledzenie postępów projektu oraz ewaluacja, która pozwoli nam sprawdzić, czy podejmowanie w projekcie działania przyniosły spodziewane rezultaty oraz, czy te rezultaty przełożyły się na realizację celów projektu i jego szersze oddziaływanie.
Jeżeli nie posiadamy doświadczenia w prowadzeniu ewaluacji, warto skorzystać ze wsparcia badacza, specjalisty w dziedzinie ewaluacji projektów społecznych – zarówno na etapie jej planowania, jak i realizacji. Dzięki temu otrzymamy rzetelną i praktyczną wiedzę, która pozwoli nam tworzyć jeszcze lepsze projekty społeczne w przyszłości. Ewaluacja działań jest podstawowym narzędziem uczenia się organizacji i jej zespołu. Nie od dziś wiadomo, że najefektywniej uczymy się poprzez własne doświadczenia.
Problemem jest często to, że przy działaniach, które organizujemy cyklicznie (na przykład dorocznie) wciąż nie doceniamy roli ewaluacji, robimy ją tylko kiedy jesteśmy do tego zobligowani, nie analizujemy jej wyników, nie wdrażamy rekomendacji. Być może to co mówię, wydaje się truizmem, a jednak moja praktyka pracy z organizacjami pokazuje, że do takich zaniedbań dochodzi bardzo, bardzo często.
Jeśli pisze się kolejny wniosek na podobne albo takie same działania – np. 10 wniosek na kursy języka polskiego – to łatwo wpaść w rutynę, uznać, że właściwie wiem już wszystko. Przeczytałam w przeszłości kilka książek na ten temat i nie muszę niczego sprawdzać. To przecież jest czasochłonne. A rzeczywistość i potrzeby beneficjentów ciągle się zmieniają. Uczymy się na błędach, osoby realizujące dane działanie w praktyce nabierają cennego, praktycznego doświadczenia, rozwijają nowe metodologie i standardy. Więc warto do każdego nowego projektu usiąść jakby to był zupełnie nowy obszar do poznania. Doświadczenie to ogromny zasób, ale też stwarza pułapkę zablokowania dalszego rozwoju działań.
Jak napisać projekt społeczny? Podsumowanie
Focus na diagnozę, działania i ewaluację pozwala stworzyć projekt społeczny, który będzie stanowił logiczną i spójną całość. W takim projekcie działania są trafną odpowiedzią na zidentyfikowane potrzeby i zaplanowane w taki sposób, aby prowadziły do założonych celów. Rozwiązania nie muszą być moim zdaniem najbardziej kreatywne i spektakularne, powinny być przede wszystkim adekwatne. Dobry projekt powstaje blisko odbiorców i uwzględnia ich perspektywę. Dobry projekt społeczny to także projekt możliwy do zrealizowania w praktyce, ponieważ tylko projekt zrealizowany przyczyni się do rozwiązania problemu społecznego. A przecież o to nam wszystkim chodzi.
Inne teksty, które mogą Cię zainteresować: