Kalendarz Google – zorganizuj się w chmurze

Internetowy kalendarz od Google debiutował w 2006 roku, niemal od samego początku oferując wygodną obsługę w języku polskim. Wraz z rozwojem urządzeń mobilnych wyposażonych w dostęp do szybkiego Internetu, narzędzie zyskało szereg nowych zastosowań. Podpowiadamy jak wykorzystać tę niezwykle przydatną usługę w organizacji swojego dnia.

Kalendarz Google to darmowe narzędzie dostępne dla każdego użytkownika konta Google/Gmail. Zalogowani użytkownicy otrzymują dostęp do usługi klikając kwadracik w prawym, górnym rogu witryny Google. Kalendarz jest również dostępny w formie aplikacji na urządzenia mobilne z systemami Android i iOS . Usługa jest powiązana z naszym kontem, dlatego też niezależnie czy skorzystamy z komputera, czy ze smartfona będziemy przeglądać i edytować ten sam kalendarz.

Planujemy czas

Podstawową funkcją usługi jest planowanie czasu poprzez dodawanie i wpisów i wydarzeń. Stroną główną jest w tym wypadku karta z kalendarza. Bezpośrednio nad nią znajduje się przycisk pozwalający zmienić tryb wyświetlania między: dziennym, tygodniowym, miesięcznym, rocznym i harmonogramem. Czym mniejszy zakres dat, tym bardziej szczegółowe rubryki. Przykładowo – przeglądając kalendarz tygodniowy zobaczymy nie tylko podział na dni ale również na poszczególne godziny. Harmonogram jest natomiast spisem wszystkich notatek oznaczonych w kalendarzu.

Dodawanie wpisów jest niezwykle proste. Wystarczy kliknąć na odpowiednią datę i godzinę. Kalendarz automatycznie wyświetli niewielkie okno pozwalające na zdefiniowanie tytułu notatki oraz ustawienie jego zakresu czasowego. Klikając przycisk Więcej Opcji uzyskamy również dostęp do szczegółowych ustawień dotyczących przypomnień, ich częstotliwości, koloru notatki, lokalizacji czy listy gości. Zaplanowane zajęcia i powiadomienia wyświetlają się w kalendarzu w postaci kolorowych bloków, zajmujących przestrzeń odpowiadającą czasowi ich trwania. Powiadomienia mogą przychodzić w dowolnym zdefiniowanym momencie i z dowolną częstotliwością – na skrzynkę mailową lub w formie alertów na smartfona (wyposażonego dedykowaną aplikację Kalendarz Google). Jeśli nasze konto ma przypisany i zweryfikowany numer telefonu, możliwe jest również otrzymywanie darmowych przypomnień w postaci wiadomości SMS.

Aby dodawanie notatek było prostsze i przyjemniejsze istnieje możliwość dodawania wydarzeń cyklicznych. Jeśli w każdy wtorek wysyłamy ważne dokumenty, a w każdą środę chodzimy na siłownię to możemy odpowiednie terminy odznaczyć hurtowo – nawet w perspektywie kilku lat.

Współpracujemy

Kolejną istotną funkcją kalendarza Google jest pracowanie w grupach. Możliwe jest tworzenie wspólnych arkuszy kalendarza, gdzie współpracownicy mogą odnotowywać swoje urlopy czy spotkania dotyczące większej liczby osób.

Jeszcze ciekawiej prezentuje się opcja tworzenia grupowych wydarzeń za pośrednictwem własnego kalendarza. Załóżmy, że zajmujemy się organizacją szkoleń wewnętrznych w organizacji. Możemy utworzyć szkolenie w swoim kalendarzu, a następnie za pomocą dwóch czy 3 kliknięć zaprosić na nie współpracowników korzystając ze znajomości ich adresów mailowych. Jeśli zaproszeni współpracownicy korzystają z Kalendarza Google to odpowiednia notatka pojawi się w ich terminarzu. Jeśli natomiast zapraszamy osoby nie posiadające konta Google, powiadomienie zostanie wysłane mailowo. Niezależnie od formy otrzymania zaproszenia, odbiorca może udzielić szybkiej odpowiedzi na propozycję udziału wybierając opcję: tak, nie lub być może.

Dlaczego warto

Kalendarz Google nie jest jedyną udaną i darmową usługą tego typu. Użytkownicy Microsoft Outlook również mają dostęp do kalendarza o zbliżonych możliwościach. Do tego dochodzą mniejsze rozwiązania takie jak kalendarz Momentum w postaci wtyczki do przeglądarki Chrome, czy Fruux i Sunrise będące połączeniem internetowych aplikacji webowych i mobilnych. Pomimo tego Kalendarz Google wydaje się najlepszym wyborem. Przemawia za nim nie tylko wygodna obsługa, nowoczesny wygląd i bezpłatny dostęp, ale przede wszystkim duża popularność. Liczba użytkowników usług Google sprawia, że kalendarz pozwala na swobodą i efektywną współpracę z dużą grupą użytkowników. Nawet jeśli nasi współpracownicy nie korzystają z Kalendarza Google, przychodzące do nich powiadomienia o wydarzeniach będą bardziej zrozumiałe niż gdyby otrzymali wiadomość z nieznanej im zupełnie usługi Fruux.

Aplikacja One Calendar to rozwiązanie dla osób korzystających z kilku kalendarzy internetowych.

Użytkownicy którzy korzystają już z usługi Outlook Calendar, ale chcieli by skorzystać również z udogodnień Google Calendar, mogą sięgnąć po aplikację One Calendar. Mowa o aplikacji dla systemu Windnows, która w ramach jednego kalendarza łączy notatki z obydwu wspomnianych usług, a nawet integruje je z wydarzeniami z platformy Facebook.