AI w zarządzaniu projektami: Asana i Claude w tandemie

Jak zamienić opis projektu grantowego w gotową strukturę zadań? Jak ustawić agenta, który sam szuka grantów i wysyła powiadomienie na Slacku o nowych możliwościach finansowania? I co musi być poukładane w organizacji, by dobrze i mądrze zacząć przygodę z AI w zarządzaniu projektami? Na te pytania podczas czerwcowego Śniadania z AI odpowiedziała Barbara Ciach.

To było już ostatnie spotkanie przed wakacyjną przerwą. W warszawskim Wrzeniu Świata rozmawialiśmy tym razem o wykorzystaniu sztucznej inteligencji w zarządzaniu projektami. Naszą prelegentką była Barbara Ciach — certyfikowana coachka, Lean Change Managerka i ambasadorka Asany, na co dzień wdrożeniowczyni narzędzi cyfrowych w Remote Sensei. Spotkanie prowadził Filip Jędruch.

Uczestnicy i uczestniczki Śniadania z AI: Zarządzanie, Fot. Karolina Szczepocka

Pięć pułapek, które blokują wdrożenia AI w organizacjach

Narzędzia oparte o AI kuszą nas często obietnicą szybkiego i łatwego zwycięstwa. Kiedy rzucimy się na nie z entuzjazmem, ale bez planu łatwo wpaść w pułapkę. Barbara Ciach opowiedziała o kilku błędach, które powtarzają się w organizacjach chcących wykorzystywać szeroko sztuczną inteligencję niezależnie od wielkości.

Mglisty cel – uruchamiamy dostęp do AI, bo „trzeba być nowoczesnym”. Nikt nie ustala po co, jakie problemy to rozwiąże, ani po czym poznamy, że wdrożenie się powiodło.
Brak odpowiedzialnej osoby – albo jej w ogóle nie ma, albo wyznaczono ją odgórnie bez przekonania. Z kolei osoba, która nie wierzy w narzędzie, znajdzie podświadome sposoby, żeby sabotować wdrożenie.
Zbyt wiele narzędzi – badania mówią, że 30% licencji SaaS to tzw. „shelfware” — płacimy za subskrypcje, których przestaliśmy używać. Przed wdrożeniem czegokolwiek nowego warto zmapować, co już mamy i zastanowić się, czy kolejna aplikacja jest nam rzeczywiście potrzebna.
AI na chaotyczny proces – sztuczna inteligencja działa jak akcelerator. Jak masz porządek — przyspieszy. Jak masz chaos — tylko go pogłębi.
Brak zasad współpracy – codzienne pytanie „napisać na Slacku, w Asanie czy e-mailem?” to z pozoru drobiazg. Pomnożone przez całą organizację i każdy dzień — realne obciążenie. Zgoda, co to zasad, sposobów i kanałów działania to klucz.

Odpowiedzi uczestników i uczestniczek, zebrane przez prelegentkę potwierdziły, że brak jasnych zasad i wrzucenie narzędzia na chaotyczny proces to ich największe problemy.

Claude i Asana: jak zbudować projekt grantowy w kilkanaście minut?

Praktyczna część prezentacji odpowiadała na konkretne pytanie: jak zamienić opis projektu grantowego w ustrukturyzowany plan działania bez ręcznego klikania? Barbara Ciach pracuje na co dzień, zarządzając projektami z pomocą Asany. Kompanem, który dzielnie towarzyszy jej w pracy i łączy się z Asaną, jest od dłuższego czasu chatbot AI od firmy Anthropic – Claude, o którego możliwościach wspominał już na Śniadaniu z AI Michał Niekrasz.

Czat to podstawowa funkcja Clauda dostępna w przeglądarce i na telefonie, którą znacie ChatGPT lub Google Gemini. Piszesz pytanie, dostajesz odpowiedź. Sprawdza się przy pisaniu tekstów, analizie danych czy burzy mózgów wokół pomysłu. Claude Cowork to funkcja Clauda dostępna w aplikacji na komputer. Ma dostęp do folderów, które jej wskazujesz, i działa lokalnie. Potrafi porządkować pliki, przetwarzać dokumenty lub tworzyć prezentacje dostosowane do identyfikacji wizualnej organizacji. Na koniec warto wspomnieć o Claude Code – trybie do bardziej zaawansowanych zastosowań — kodowania, tworzenia stron, aplikacji i automatyzacji.

W Claude dostępne są też Umiejętności (ang. skills) – gotowe instrukcje, które eliminują konieczność pisania długich promptów za każdym razem — Claude po prostu „pamięta”, jak ma dla Ciebie działać. Projekty grupują wątki i pozwalają Claude’owi pamiętać kontekst między rozmowami. Połączenia (ang. connectors) to integracje z innymi narzędziami — Asaną, Slackiem, mailem czy dyskiem i to właśnie tam, zdaniem Barbary, dzieje się największa magia.

Jak tandem Asany i Claude’a może pomóc Ci w zarządzaniu projektami?

Krok 1: checklista siedmiu pytań

Zanim cokolwiek trafi do Claude’a, warto odpowiedzieć sobie na siedem pytań:

TYTUŁ PROJEKTU
CEL: Jaki jest cel i po czym poznam, że go osiągnęliśmy?
CZAS REALIZACJI: Jaka jest data startu i zakończenia projektu i skąd się bierze?
ETAPY: Z jakich faz składa się projekt?
ZESPÓŁ: Kto jest w zespole, kto i za co odpowiada? (Role + osoby)
INTERESARIUSZE: Od kogo / czego jesteśmy zależni? Kiedy ich informujemy?
ARTEFAKTY: Co musimy wyprodukować / dostarczyć?

Krok 2: prompt do Claude’a

Odpowiedzi na te siedem pytań wklejamy do Claude’a razem z przygotowanym promptem. Prompt zawiera rolę (menedżerka lub menedżer projektu w NGO), zadanie (stwórz strukturę projektu w Asanie), format wyjścia (sekcje jako etapy, pola niestandardowe) i instrukcję, która ogranicza ryzyko halucynacji: „jeśli czegoś brakuje, zapytaj — nie zgaduj”.

Claude zadaje pytania doprecyzowujące, a następnie buduje projekt bezpośrednio w Asanie. Tworzy sekcje, zadania i podzadania z opisami, oznacza kamienie milowe, ustawia zależności między zadaniami i przypisuje osoby odpowiedzialne. Na podstawie dat startu i zakończenia sam proponuje terminy — nie trzeba planować każdego zadania z osobna. Są rzeczy, których nie zrobi: nie doda nowych pól niestandardowych. Nie ustawi automatyzacji w Asanie ani nie ułoży dashboardów. Ta część pracy pozostaje po stronie człowieka.

Ile czasu jesteśmy w stanie zyskać? Zdaniem Barbary Ciach dwie do trzech godzin ręcznej pracy skraca się do kilkunastu minut.

CZYTAJ: Asana: aplikacja do zarządzania zadaniami. Jak wdrożyliśmy ją w zespole Sektor 3.0?

Agenci AI w NGO: od grantu do raportu

Druga część prezentacji dotyczyła agentów — czyli Claude’a działającego samodzielnie, w tle, według harmonogramu.

Dla przypomnienia asystent AI odpowiada na pytania, ale czeka na każde polecenie. Działa jak junior — pytasz, odpowiada, ale decyzji nie podejmuje. Agent działa autonomicznie na podstawie wytycznych, które raz mu dajesz. Może inicjować działania, korzystać z połączonych narzędzi i działać cyklicznie.

Przykład: agent grantowy

Barbara pokazała agenta wyszukującego potencjalne granty dla organizacji, który działa w tygodniowych cyklach.

Claude przeszukuje strony z grantami według ustalonych kryteriów (dla kogo, minimalny budżet, zasięg geograficzny).
Tworzy zadania w Asanie z opisem każdego grantu, terminem, linkiem i podsumowaniem.
Wysyła powiadomienie na Slacku z listą nowych propozycji grantowych.
Człowiek sprawdza i podejmuje decyzję, na który grant aplikować odklikując zadania w Asanie.

Przykład: agent statusowy

Inny pomysł Barbary Ciach to agent wspierający pisanie raportów. Co tydzień w piątek Claude:

Zbiera dane z Asany, Slacka i skrzynki e-mailowej.
Wpisuje je w ustaloną strukturę raportu statusowego.
Wrzuca szkic do Asany z oznaczeniem „draft”.
Wysyła powiadomienie.

Czas weryfikacji zaproponowanego raportu to kwadrans. Wcześniej tworzenie całości zajmowało około dwóch godzin.

CZYTAJ: Mierzenie czasu pracy. Wnioski po pięciu latach

Zanim zaczniesz budować agentów

Nasza gościni zaproponowała jedno ćwiczenie przed startem: zmapuj procesy w organizacji i znajdź miejsca niewidzialnej pracy operacyjnej — powtarzalnej, rutynowej, pochłaniającej czas.

Oto kilka pytań, które Ci pomogą:

Co Cię frustruje w codziennej pracy operacyjnej?
Gdzie przetwarzasz duże zbiory danych lub tworzysz raporty z wielu źródeł?
Gdzie masz już poukładane procesy i powtarzalne zadania?

To ostatnie pytanie jest kluczowe. Agenci AI działają najlepiej tam, gdzie jest porządek.

Plan na kolejny tydzień

Spotkanie zakończyło się konkretnym planem działania, który Barbara Ciach zaproponowała uczestnikom i uczestniczkom śniadania:

Pobierz aplikację Claude na komputer i połącz z narzędziami, których używasz (Asana, Slack, mail).
Wypełnij wspomnianą checklistę siedmiu pytań dla jednego projektu ze swojej organizacji.
Wklej odpowiedzi do Claude’a i sprawdź, co stworzy.
Wybierz zmotywowaną osobę, która będzie właścicielką procesu — najlepiej z grupą sojuszniczek i sojuszników.

Materiały dodatkowe

O Śniadaniach z AI organizowanych przez Sektor 3.0

Śniadania z AI to cykl kameralnych, porannych spotkań, które łączą dyskusję o najnowszych trendach związanych ze sztuczną inteligencją z networkingiem w nieformalnej atmosferze. Spotkania, organizowane w warszawskim Wrzeniu Świata, mają na celu zainspirować przedstawicieli i przedstawicielki organizacji społecznych do pogłębiania wiedzy z obszaru AI i wymiany doświadczeń z nią związanych.

Partnerem Śniadań z AI jest Fundacja Instytut Reportażu, która jest gospodarzem Wrzenia. Śniadania z AI są realizowane w ramach Sektor 3.0, przedsięwzięcia Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności, realizowanego przez Fundację Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego. Więcej o Śniadaniach z AI znajdziesz tutaj.

Jeśli chcesz dołączyć do nas podczas kolejnych spotkań po wakacjach, śledź kanały Sektor 3.0 i zapisz się do naszego newslettera.