Czy cyfrowe narzędzie może zbliżać ludzi? Fundacja Rak’n’Roll pokazuje, że tak. Trzech programistów stworzyło platformę, która zmieniła sposób zarządzania wolontariatem i otworzyła drzwi Fundacji dla osób z całej Polski. O tym, jak powstawała platforma, z jakimi wyzwaniami trzeba było się zmierzyć i co realnie zmieniło się w pracy z wolontariuszami i wolontariuszkami opowiada Wiola Liberadzka.
Od pomysłu do platformy, czyli jak to się zaczęło?
Anna Wróblewska-Zawadzka (Sektor 3.0): Platforma wolontariat.raknroll.pl została stworzona przez wolontariuszy dla wolontariuszy. Trzech programistów zaproponowało Wam budowę narzędzia, które dziś usprawnia Wasze relacje z setkami osób! Jak do tego doszło?
Wiola Liberadzka (Fundacja Rak’n’Roll): Obie strony działały z myślą o wspólnym dobru. Chłopaki – doświadczeni programiści z korporacyjnym backgroundem – chcieli przetestować współpracę przy własnym projekcie, w dodatku w rozproszonym zespole i zdalnie. Fundację Rak’n’Roll wybrali celowo – znali nasze działania, były one zgodne z ich wartościami. Zgłosili się z konkretną deklaracją: „mamy kilka miesięcy, chcemy stworzyć coś, co się Wam przyda”.
Z naszej strony – odpowiedzieliśmy gotowością i opisaliśmy, czego potrzebujemy. Mieliśmy ogólne wyobrażenie, że chcielibyśmy coś, co usprawni kontakty z wolontariuszami i wolontariuszkami, ale wspólnie dopracowaliśmy funkcje i sposób działania. Oni dopytywali o nasze obecne rozwiązania technologiczne, żeby nowy system dobrze się z nimi zintegrował.
Czyli potrzeba stworzenia platformy już wcześniej w Was dojrzewała?
Pomysł istniał – wiedzieliśmy, że taki system bardzo ułatwiłby naszą codzienną pracę, ale nie mieliśmy na to wcześniej zasobów. Gdy pojawiła się ta oferta, spojrzeliśmy świeżym okiem na nasze potrzeby. Dużą rolę odegrała Agata Kryś, nasza wewnętrzna „opiekunka technologii”, która zebrała potrzeby zespołu i pomogła wskazać, że to właśnie platforma wolontariacka będzie najlepszym kierunkiem. I chłopaki się z tego bardzo ucieszyli – sami przecież zgłosili się jako wolontariusze, więc wiedzieli, że tworzą coś, co naprawdę może pomagać.
Przebieg prac i pierwsze wyzwania
Prace nad oddaniem platformy do użytku zajęły nieco więcej czasu, niż pierwotnie planowaliście. Jak udawało Wam się godzić codzienne działania fundacji z dodatkowymi obowiązkami? Z jakimi wyzwaniami mierzyliście się jako zespół?
Mieliśmy to szczęście, że wcześniej wypracowaliśmy sobie system kontaktu z wolontariuszami i wolontariuszkami, który sprawdzał się w jakimś stopniu. Nie musieliśmy w pilnym trybie wdrażać nowego rozwiązania, można było spokojnie nad nim popracować. Dużym ułatwieniem była dobra komunikacja między nami i znajomość zasobów obu stron. Chłopaki byli specjalistami od back-endu, więc po naszej stronie leżało przygotowanie frontu: grafika, teksty, user experience i dostępność.
To była bardzo partnerska praca. Czasem musieliśmy wracać do wcześniejszych etapów, np. gdy przesuwaliśmy jakąś funkcję albo zmienialiśmy kolejność widoków – to naturalne w procesie, który łączy wolontariat z codzienną działalnością fundacji. Nie robiliśmy nic „na hurra”. Raczej: wkomponowywaliśmy pracę nad portalem w nasze codzienne obowiązki. Czasem coś poprawialiśmy dwa razy – ale było warto.
W trakcie projektu pozyskaliśmy grant na hosting nowego narzędzia, taka możliwość bardzo wspiera rozwój technologii w NGO.
Porozmawiajmy o pieniądzach: ile to kosztowało?
Wspomniałaś o grantach. Nie ma co ukrywać, wdrażanie nowych rozwiązań technologicznych wiąże się z dodatkowymi wydatkami. Nawet, jeśli mamy wsparcie programistów-wolontariuszy. Jak wyglądają koszty takiego przedsięwzięcia?
To bardzo zależy od skali działania, dostępnych zasobów, kompetencji w zespole. My mieliśmy wsparcie grafików, project managerki, ale nie każda organizacja startuje z tego samego poziomu. Do tego dochodzą kwestie ruchu na platformie: ilu wolontariuszy, jak często się logują, czy wysyłamy mailingi itd.
Największym plusem własnej platformy jest to, że nie płacimy za licencje zewnętrznych dostawców. Sami decydujemy o zmianach i znamy ich koszt z góry. To bardzo uwalniające.
Co się zmieniło dzięki platformie?
Powiedziałaś, że przed uruchomieniem platformy Fundacja miała już wypracowane sposoby na zarządzanie kontaktami z wolontariuszami. Jak platforma usprawniła Waszą pracę? Co realnie Wam ułatwiła?
Przede wszystkim mamy pełniejszy wgląd w zasoby wolontariuszy – kto, gdzie, z jakimi kompetencjami. Możemy filtrować osoby np. po lokalizacji, umiejętnościach. Zespoły planujące projekty widzą od razu, ile mamy fotografów w Krakowie albo kto może wesprzeć konkretne wydarzenie. Nie trzeba przeglądać arkuszy kalkulacyjnych i szukać dokumentów w segregatorach.
Po drugie – kontakt z większą liczbą potencjalnych wolontariuszy. Kiedyś osoba mieszkająca w Szczecinie, nawet jeśli zetknęła się z informacją o naszej Fundacji, mogła pomyśleć: fajnie działają, ale co ja mogę zrobić dla organizacji z Warszawy? Dziś na platformie publikujemy listę potrzebnych prac, z których część to prace zdalne i od razu widać, co mogę zrobić ze Szczecina: wyszukiwać dane, redagować teksty czy wspierać rozwój naszego sklepu.
Po trzecie – niski próg wejścia do wolontariatu u nas. Wcześniej trzeba było przyjść do fundacji, podpisać papierowe dokumenty, zdobyć pieczątki – dużo osób rezygnowało już na tym etapie i nawet nie zostawało wolontariuszami. Teraz wiele rzeczy dzieje się online: zgłoszenia, ewidencja godzin, potwierdzanie udziału przez koordynatorów. Przy podpisywaniu dokumentów korzystamy z integracji z Autenti. To ogromna oszczędność czasu po obu stronach.
Platforma ułatwia też nam reagowanie na bieżące potrzeby. Pojawia się projekt – od razu widzimy, kto i gdzie może pomóc. A relacje są już zbudowane, bo to nasi ludzie, nie przypadkowe osoby z ogłoszeń.
Dodatkowo: raportowanie, statystyki, rozliczanie projektów – automatyzacja bardzo tu pomaga. I jeszcze coś ważnego – mamy przestrzeń na docenianie. System „pamięta” o tym, kto kiedy i jak pomagał. Możemy pokazać: „jesteś z nami od dwóch lat”, „pamiętasz, jak byłaś w strefie kibica?”. To buduje ciągłość relacji.
Platforma okiem osoby wolontariackiej
Mówiłyśmy już o korzyściach organizacyjnych, ale chciałabym zapytać, jak wygląda korzystanie z platformy z perspektywy samych wolontariuszy. Co im konkretnie ułatwiła, poza tym, że nie muszą już przyjeżdżać do Warszawy z dokumentami?
Wolontariusze mają teraz większy wgląd w to, czym się zajmujemy i jak wygląda wolontariat u nas. Często wcześniej nie mieli odwagi zapytać, czuli, że to nie miejsce na negocjacje. Teraz widzą, że relacja jest partnerska. Mówimy wprost: nawet jeśli aktualnie nie mamy zadań zgodnych z twoimi zainteresowaniami, to jeśli powiesz, co potrafisz i co lubisz robić – odezwiemy się, gdy pojawi się odpowiednia możliwość.
Czasem to właśnie od wolontariuszy wychodzi impuls do stworzenia nowego działania. Ktoś przychodzi z konkretną kompetencją, np. jest instruktorem sportu i wokół tego budujemy ofertę zajęć dla naszych podopiecznych. Mamy też zajęcia z szydełkowania prowadzone przez osobę, która zauważyła, że to realna potrzeba u uczestników.
Koordynatorzy i koordynatorki wolontariatów szkolnych czy pracowniczych dzięki platformie widzą, co robimy i łatwiej mogą znaleźć przestrzeń do współpracy. Wszystko mają w jednym miejscu. Nie muszą przeszukiwać skrzynek, pamiętać kontaktów. Widzą, z kim i przy jakim zadaniu współpracowali, ile to trwało – to duże ułatwienie.
Kiedy warto się zarejestrować?
Rzeczywiście – Wasze oferty są przejrzyste, zawierają konkretne informacje: czas, miejsce, potrzebne umiejętności. Widzę, że na dzień dzisiejszy mam 12 różnych prac do wyboru. Co, jeśli aktualnie nie znajduję niczego dla siebie? Warto się zarejestrować czy lepiej poczekać na ofertę idealnie skrojoną pode mnie?
Zdecydowanie warto! Przy zakładaniu profilu wolontariusza można określić swoje zainteresowania, umiejętności, dostępność, a także to, co skłoniło daną osobę do dołączenia. My naprawdę to czytamy.
Często inspiracją dla ludzi są zamieszczane przez nas oferty prac, np. szukaliśmy instruktora jogi w danym mieście, a oprócz niego zgłosiło się dwóch kolejnych w innych miastach i teraz wszędzie tam prowadzimy zajęcia stacjonarne. Albo szukaliśmy osób, które pomogą nam w wypiekach. Widoczność tej oferty zainspirowała Olę – zawodową szefową kuchni w restauracji, która poprowadzi warsztaty kulinarne dla mężczyzn w trakcie leczenia onkologicznego. Inna historia – poszukiwaliśmy audytorów e-commerce. Jedna z wolontariuszek na macierzyńskim zrobiła specjalny kurs, by móc nam pomóc. Basia została później wyróżniona jako Wolontariuszka Roku.
Są też osoby, które zawodowo robią coś zupełnie innego – np. pielęgniarka chirurgiczna, która szyje czapki, które potem trafiają do naszego sklepu internetowego. A to z kolei zainspirowało innych do nauki szydełkowania – i tak to się rozrasta.
Zdarza się, że ktoś dzieli się osobistą historią – i wtedy możemy zaprosić go do innych działań fundacji, np. grup wsparcia dla osób doświadczających choroby kogoś bliskiego lub projektów dla osób po chorobie.
Bywa tak, że ktoś dołącza, żeby się rozejrzeć, a później przepracowuje z nami kilkadziesiąt godzin w miesiącu. A kiedy już ktoś jest w systemie, często zaprasza znajomych. Mamy sporo wolontariuszy „z polecenia”.
A jak dbacie o osoby, które już są w bazie? Czy platforma to coś więcej niż tylko informowanie o nowych zadaniach?
Bardzo dbamy! Przy każdej ofercie publikujemy listę świadczeń dla wolontariuszy i wolontariuszek za zaangażowanie się w konkretne działanie, np. dyplom, gadżety, picie i przekąski. Poza tym obchodzimy Dzień Wolontariusza. Ostatnio zrobiliśmy Pizza Party z pizzermanem na żywo. To okazja, by osoby, które wspierają nas od lat, spotkały się twarzą w twarz. I to bywa bardzo poruszające.
Dajemy też drobne upominki – koszulki, przypinki – które budują poczucie przynależności. I często są początkiem rozmowy z innymi: „Skąd masz tę koszulkę?” – „Bo działam w Rak’n’Roll”. Bywa, że dzięki tym drobiazgom ludzie odnajdują się potem w swoich środowiskach, dowiadują , że ktoś w ich otoczeniu robi dokładnie to samo.
Liczba wolontariuszy
Czy zauważyliście wzrost liczby wolontariuszy po uruchomieniu platformy?
Zdecydowanie tak. Platforma znacząco zwiększyła nasz zasięg i pozwala dotrzeć do osób, które wcześniej nie trafiłyby do nas bezpośrednio. Gdy zaczynaliśmy, mieliśmy mniej niż 100 wolontariuszy, teraz mamy prawie 1000 kont, z czego ponad 500 to osoby aktywne, czyli takie, które zgłosiły się do jakiegoś zadania. W skali roku to był 5-krotny przyrost!
Wyzwania we wdrażaniu platformy do zarządzania wolontariatem
Wow, czyli to naprawdę działa! Powiedziałaś, ile procesów uległo usprawnieniu dzięki wdrożeniu platformy. Czy napotkaliście na jakiekolwiek trudności?
Pewnym wyzwaniem jest korzystanie z tego narzędzia przez wszystkie osoby pracujące w Fundacji. Niektórzy odczuwają delikatną barierę technologiczną, ale mamy to już zaopiekowane – osoby zgłaszają się do mnie jako Koordynatorki programu Wolontariat i moja rolą jest ogarnięcie tych prac, które normalnie wykonywałby lider danego zadania.
Jest jeszcze kwestia, którą przewidzieliśmy i na którą musieliśmy znaleźć rozwiązanie: sytuacja, kiedy ktoś chce zrezygnować z relacji z nami. Profil takiego użytkownika jest anonimizowany, a dane w statystykach zostają zachowane bez wskazania danych personalnych danej osoby.
Przyszłość platformy wolontariackiej
Wróćmy jeszcze do platformy wolontariackiej jako narzędzia cyfrowego. Czy to raczej stabilny produkt, czy cały czas ją rozwijacie? Myślicie może o aplikacji mobilnej?
Przed oficjalnym startem, przez dwa miesiące testowaliśmy platformę z częścią wolontariuszy. Dzięki ich uwagom platforma od początku dobrze działała, choć później wprowadzaliśmy pewne zmiany, np. powiadomienia e-mailowe przy dodaniu wpisu na tablicy ogłoszeń.
Przy okazji współpracy z Sektorem 3.0 robiliśmy badania, z których wynika, że coraz mniej osób chce instalować kolejne aplikacje na telefon, więc na razie zostaje aplikacja webowa – dostępna z każdego urządzenia. W długofalowych planach mamy wersje mobilne dostępne na różne systemy operacyjne.
Mamy też dalsze pomysły, ale zanim o nich opowiemy – musimy skonsultować to z twórcami, czy są możliwe do realizacji. Potencjał do rozwoju jest na pewno.
Dobre rady dla organizacji społecznych
Co byś poradziła organizacjom społecznym, które myślą o wdrożeniu podobnego rozwiązania technologicznego? Na co powinny zwrócić uwagę?
Warto przyjrzeć się potrzebom swojej organizacji, bo nasze sposoby funkcjonowania mogą być bardzo różne. Rozejrzyjcie się na rynku, bo może istnieje coś, co już odpowiada na Wasze potrzeby, może nie potrzebujecie zupełnie nowego narzędzia. Z drugie strony warto być gotowym, gdy ktoś zapuka do Waszych drzwi. My mieliśmy naszą potrzebę przemyślaną i spisaną. To pozwoliło nam wejść w dialog z chłopakami, powiedzieć czego chcemy.
Pamiętajcie też, że wiele firm informatycznych ma specjalne granty na technologiczne wsparcie dla organizacji społecznych albo delegują informatyków do pomocy NGO-som w ramach wolontariatu pracowniczego.
No i przede wszystkim, bądźcie w kontakcie z osobami, które robią podobne rzeczy. Czasem rozmowy przy kawie z ludźmi, którzy angażują się w wolontariat, dają więcej niż specjalistyczne szkolenie. Moje doświadczenie podpowiada, że zazwyczaj są to osoby, których serce chce po prostu zmienić świat na lepsze, niezależnie od tego, czy zostaną pod tym podpisani z nazwiska.
Serdeczne dzięki za rozmowę. Trzymam kciuki za Wasze działania!
Fundacja Rak’n’Roll zmienia schematy myślenia o chorobie nowotworowej i działa na rzecz poprawy jakości życia chorych na raka. O tym, jak to robi przeczytasz tutaj.