PL  |  EN

Sprawy pod kontrolą. Przewodnik o Asanie cz. 1

Co jest bolączką polskich organizacji? Około połowie stowarzyszeń i fundacji doskwiera trudność w utrzymaniu zespołu pracowniczego i wolontariackiego oraz wypalenie liderów organizacji. Zdaniem Ewy Chromniak z Fundacji Biuro Inicjatyw Społecznych, jedną z przyczyn problemów ujawnionych w najnowszym raporcie Klon/Jawor „Kondycja organizacji pozarządowych” jest niedocenianie znaczenia zarządzania ludźmi w organizacjach.

Dotyczy to zarówno wolontariuszy, jak i zespołu pracowników. Tylko co siódma organizacja deklaruje wykorzystywanie narzędzi internetowych do zarządzania projektami. Częstym problemem jest niewłaściwe wykorzystywanie tych narzędzi. Przyjrzyjmy się, w jaki sposób serwis Asana zaprojektowany specjalnie, aby ułatwiać współpracę i koordynację, może za jednym zamachem pomóc liderom zwiększać zarówno satysfakcję jak i produktywność współpracowników.

 

Istniejące narzędzia nie wystarczają
Technologie nie zawsze ułatwiają pracę. Efektywna współpraca w zespole wymaga współdziałania na trzech płaszczyznach. Są to:

  • Treść,
  • Komunikacja,
  • Koordynacja,

Na świecie obserwuje się, że organizacje mocno inwestują w technologie dotyczące dwóch pierwszych płaszczyzn: Dysk Google, OneDrive, Dropbox i Box pomagają tworzyć treść i zarządzać dokumentami, a Microsoft Teams, Outlooks, Gmail oraz Slack ułatwiają komunikację. Wśród badanych przez Klon/Jawor organizacji 43% stosuje komunikatory internetowe, a 19% korzysta z serwisów chmurowych typu Dysk Google.

Jednak w wielu przypadkach, liderzy organizacji nie inwestują w trzecią płaszczyznę, czyli koordynację. Po czym to poznać?

  • liderzy mają kłopot z ustaleniem kto, co i do kiedy ma zrobić,
  • widzą, że pracownicy poświęcają więcej czasu na szukanie informacji i próśb rozproszonych w wielu miejscach, niż na realizację swoich zadań,
  • zdarzyło im się przekroczyć parę deadlinów, bo pracownicy i zespoły pracują w swoich małych królestwach (silosach).

 

Transparentość

Jasny rozdział zadań i kompetencji oraz poziom kontroli wpływają na satysfakcję z pracy, a co za tym idzie – na decyzję o dalszym zaangażowaniu. Nic tak nie utrudnia współpracy jak niejasny plan, niejasna sposób postępowania (procesy) i niejasny zakres odpowiedzialności. Koordynacja pracy jest kluczowa aby zespoły mogły współpracować efektywnie. Ma odpowiadać na pytania, które są poza zasięgiem systemów do współdzielenia dokumentów czy wspomnianych narzędzi do bieżącej komunikacji: kto co robi i do kiedy? I tu się sprawdza Asana, która wspiera kulturę pracy opartą na otwartości i transparentności. Jest narzędziem internetowym, które umożliwia koordynację pracy, a także w bardzo przejrzysty sposób pokazuje, na jakim etapie są poszczególne działania i kto jest za co odpowiedzialny.

Dzięki Asanie:

  • każdy zna wszystkie kroki niezbędne do osiągnięcia celu i widzi, jak wygląda postęp pracy;
  • odpowiedzialności i kolejne kroki są jasne. Gdy wszyscy wiedzą, po czyjej stronie jest piłka, jest mniejsze ryzyko, że zadanie utknie;
  • lider i zespół mniej czasu poświęcają na organizowanie pracy, a więcej czasu na realizację zadań, które przynoszą rzeczywiste rezultaty społeczne;
  • kadra zarządzająca jednym rzutem oka ocenia, jak przebiega praca w całej organizacji;
  • liderzy zespołów mają do dyspozycji narzędzie ułatwiające efektywne planowanie i zarządzanie projektami, bo Asana pozwala na analizę zadań w kontekście, który jest potrzebny, aby priorytetyzować i realizować pracę na czas.

Zespoły korzystające z Asany całkowicie zrezygnowały z wewnętrznej, bieżącej korespondencji e-mailowej. Wszystkie informacje potrzebne do realizacji celów, są umieszczone w serwisie.

 

Czym się różni Asana od Trello?

Asana powstała w 2012 r. Jej założyciele byli inżynierami pracującymi w Facebooku, zauważyli, że ich zespół więcej czasu traci na koordynację pracy niż na programowanie i testowanie. Opracowali system „Task”, który przyjął się w całej firmie. Wkrótce postanowili umożliwić zespołom spoza Facebooka korzystanie z rozwiązania i założyli firmę pod nazwą Asana. Dziś jest obecna w 194 krajach świata. Korzystają z niej np. Netflix, Spotify, PayPal, Bill and Melinda Gates Foundation.

Podobnie jak Trello, Asana jest łatwa i intuicyjna w korzystaniu. Umożliwia organizowanie zadań w formie tablicy kanban. Jest jednak bardziej elastyczna. Dzięki dodatkowym funkcjonalnościom tablice i procesy można lepiej dopasować do potrzeb. Zawiera też szereg przydatnych funkcji do raportowania, co pozwala na rzeczywiste zarządzanie zasobami, a także umożliwia tworzenie elastycznych harmonogramów (timeline).

W 2018 r. Asana ogłosiła program wsparcia dla NGOs, mamy nadzieję, że Polska wkrótce dołączy do grona krajów, które korzystają z 50% zniżek w planach Premium i Business.

Podstawowa wersja serwisu jest bezpłatna.

W kolejnym odcinku

W kolejnym odcinku przyjrzymy się:

  • jak rozpocząć korzystanie z Asany,
  • jak tworzyć szablony powtarzalnych działań i procesów (np. konferencji, onboardingu wolontariuszy, pisania raportu),
  • jak tworzyć harmonogram i symulować jego modyfikacje.

Autorka jest certyfikowanym trenerem Asana Certified Pro.

Powiązane artykuły
Udostępnij post