Pol’and’Rock online – social media na największym festiwalu muzycznym w Polsce

Tegoroczny Pol’and’Rock Festival (wcześniej przystanek Woodstock) był dwudziestą czwartą edycją imprezy organizowanej przez WOŚP. Wydarzenie, które miało miejsce w dniach 2–4 sierpnia w Kostrzynie nad Odrą, to największy festiwal muzyczny, na który co roku z całej Polski przyjeżdżają setki tysięcy osób. Jednym z najważniejszych kanałów komunikacyjnych festiwalu są social media. O sile drzemiącej w mediach społecznościowych rozmawiamy z organizatorami wydarzenia.

Posty, informacje, filmy, zdjęcia, relacje, ważne komunikaty. Wszystko to można było znaleźć on-line i na żywo w trakcie trwania festiwalu Pol’and’Rock. Facebook, Instagram, Twitter, Youtube – tymi kanałami trzeba było zaopiekować się w trakcie tygodniowego muzycznego wydarzenia. Nie obyło się bez sztabu specjalistów, wolontariuszy i osób odpowiedzialnych za strategię. Kulisy pracy zdradzają nam Anna Orzech i Karol Gagatko odpowiedzialni za komunikację w social mediach w WOŚP.

Z jakich social-mediów korzystacie podczas Pol’and’Rock Festival? I do czego Wam służą?
Ekosystem social mediów Fundacji jest bardzo rozbudowany. Przez cały rok prowadzimy wiele programów i projektów i dlatego wiele z nich komunikujemy w osobnych kanałach. Swoje profile w mediach społecznościowych ma nie tylko WOŚP czy Pol’and’Rock, ale też Program Edukacyjny “Ratujemy i Uczymy Ratować”, Pokojowy Patrol, KręciolaTV.  Można nas znaleźć na Facebooku, Instagramie, Twitterze, Snapchacie. Prowadzimy regularną i bardzo rozbudowaną komunikację na naszych stronach internetowych wosp.org.pl i polandrockfestival.pl. Pakiet wiedzy gromadzimy też w aplikacji mobilnej i na naszych interaktywnych mapach http://wosp.maps.arcgis.com

Dodatkowo strony WOŚP i Pol’and’Rock na Facebooku mają swoje globalne struktury – a to oznacza, że inne treści przygotowujemy dla osób mieszkających w różnych krajach i mówiących różnymi językami.

Pol’and’Rock jest darmowym i niekomercyjnym festiwalem. Nie musimy więc go sprzedawać i zachęcać ludzi do kupowania biletów. Naszym celem jest bycie przyjaciółmi – takimi, z którymi można się bawić, pośmiać, którzy doradzą w trudnych chwilach, znajdą odpowiedź, gdy Ty nie będziesz czegoś wiedzieć.

Zaopiekowanie się social mediami w trakcie festiwalu to ogromne wyzwanie. Ile osób przy nim pracuje i jak pozyskujecie współpracowników?

Przez cały rok przy działaniach związanych z komunikacją w Internecie pracujemy w zespole trzech osób. Razem z Karolem zajmujemy się naszymi stronami www, social media, projektami digital i mobile. Koordynujemy też współpracę z naszymi partnerami i sponsorami na gruncie nowych technologii. Olga Zawada skupia się na działaniach związanych z komunikacją poza granice Polski. Dodatkowo współpracuje z nami webmaster, grafik i fotograf. Osobny, bardzo ważny dział dla naszej komunikacji to KręciołaTV, która zajmuje się webvideo – tam Karolina Rojek i Anika Andrasiewicz dbają o przekaz multimedialny. Z kolei Krzysztof Dobies (rzecznik prasowy WOŚP) i Anna Michałowska dbają o współpracę z mediami tradycyjnymi i synergię pomiędzy ich działaniami a naszą komunikacją.

W czasie Festiwalu nasz zespół bardzo mocno rozrasta się. Już na festiwalowym polu w małym kontenerze pracuje ponad 30 osób, które jako wolontariusze poświęcają nam tydzień swojego życia i razem z nami prowadzą komunikację na praktycznie wszystkich frontach.

• Team Facebook
• Team Twitter
• Team Społeczności Foto (Instagram, Snapchat)
• Team strony www http://polandrockfestival.pl i http://www.wosp.org.pl
• Team Monitoring Internetu
• Team Pokojowy Patrol (obsługa kanałów festiwalowego wolontariatu)
• Team społeczności WOŚP (profile WOŚP, Ratujemy i Uczymy Ratować, Dobra Strona Internetu i inne)
• EXTRA – pushe aplikacji mobilnej, helpdesk, zbieranie informacji, współpraca z Centrum Dowodzenia
• Team techniczny dbający o sprzęty i internet

Większość osób to wolontariusze Pokojowy Patrol, którzy są z nami od wielu lat, współpracowali z nami przy wielu projektach i doskonale znają naszą filozofię działania. Wspierają nas też osoby, które poznaliśmy i których wiedza i doświadczenie w mediach sprawiają, że świetnie wpisują się w nasz zespół. W tym roku po raz pierwszy był z nami Michał Bielicki z Fundacji Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego, Sara ElNemr (Grayling Poland, Geek Girls Carrots, Fundacja Przestrzeń Filmowa), nowi wolontariusze Programu PROJEKTOR – wolontariat studencki, były przedstawicielki zagranicznych sztabów – Ania Ciecierska z Londynu i Adrianna Dubrawska z Niemiec. Od lat wspiera nas Maciek Budzich Mediafun czy Michał Szulc z Eser Pionier. Aż chciałoby się wymienić wszystkie osoby zaangażowane w nasze działania, bo oddają temu projektowi naprawdę dużo serca i swoich umiejętności. Ze wszystkimi osobami spotykamy się poza wydarzeniami w czasie dedykowanych szkoleń w naszym Ośrodku Szadowo Młyn, gdzie mamy okazję nie tylko zdobyć nową wiedzę, ale i przedyskutować wszystkie kwestie związane z organizacją i logistyką naszej pracy. Wprawdzie potrafimy pracować we wszystkich warunkach, ale dużo uwagi przykładamy do tego, żeby dobrze przygotować zaplecze naszej pracy.

Czy tak ciężka praca przekłada się waszym zdaniem na wymierne efekty?
Kiedy widzimy, jaki wpływ na uczestników festiwalu mają treści, które publikujemy w Internecie, nie mamy wątpliwości co do tego, że zdecydowanie warto. Nieprzespane noce, zmęczenie, upały czy stres – to wszystko przestaje mieć znaczenie, gdy uświadamiasz sobie, że facebookiem naprawdę da się posprzątać festiwalowe pole.

Ogromną motywacją do pracy są dla nas sami festiwalowicze. Dająca kopa do pracy pozytywna energia, jaka płynie od nich w naszym kierunku jest nieoceniona – na końcu to dla nich prowadzimy tę komunikację i to ich uznanie jest dla nas najcenniejszą nagrodą.

W trakcie festiwalu otrzymujemy od uczestników mnóstwo pozytywnej energii. O sile, jaka płynie z mediów społecznościowych szczególnie mogła przekonać się Olimpa, nasza wolontariuszka, odpowiedzialna w tym roku za instastories. Ilość “piątek” jakie przybiła z festiwalowiczami “Pani z Instagrama” jest chyba niepoliczalna, tak samo jak liczba pozytywnych opinii na temat naszej pracy, jakie w ciągu tych kilku dni usłyszała.

To właśnie dlatego zdecydowanie warto, mimo całego trudu i ciężkiej pracy, jaką trzeba włożyć w to przedsięwzięcie.

Od czego zacząć organizacji komunikacji wydarzeń w mniejszych organizacjach? Co byś poleciła początkującym?

1. Zastanów się, co chcesz komunikować i po co
2. Wybierz miejsca, w których te komunikaty będą najskuteczniejsze
3. Zrób gruntowny research – sprawdź czego potencjalnie nie wiedzą odbiorcy Twoich działań – wykorzystaj do tego wpisy na stronie lub monitoring Internetu
4. Skontaktuj się z partnerami wydarzeniami – sprawdź, jak możecie wzajemnie wspierać swoją komunikację
5. Zbierz zespół, który będzie dobrze znał narzędzia, ale będzie też dobrze znał i czuł Twoje wydarzenie
6. Przygotuj pakiet wiedzy – Q&A, Social Media Policy, harmonogram komunikacji, informacje o postach, procedury komunikacji i działań kryzysowych
7. Zorganizuj spotkanie, szkolenie dla wolontariuszy zajmujących się komunikacją, podziel ich na zespoły, przyporządkuj zadania
8. Daj szansę na rozwinięcie skrzydeł i na realizację własnych pomysłów
9. Baw się rozmową i dyskusją z fanami
10. Pamiętaj jednak o bieżącym analizowaniu działań i monitorowaniu przekazu
11. Podziękuj zespołowi i Internautom, że byli z Wami
12. Przygotuj wnioski na przyszłość 😉

Czym dzisiaj dla WOŚP są social media?
Chyba z czystym sumieniem, możemy powiedzieć, że obecnie są dla nas podstawą komunikacji. Owszem, wciąż organizujemy konferencje prasowe, dotyczące najważniejszych wydarzeń w których bierze udział Fundacja, ale to właśnie w mediach społecznościowych relacjonujemy codzienne życie Orkiestry, od przygotowań do poszczególnych akcji, poprzez ich przebieg, aż po podsumowanie tego co się działo. Na różnych kanałach, nasi obserwatorzy mogą natknąć się na różnego rodzaju treści.

Pokazujemy obserwującym nasze kanały nie tylko efekt naszej pracy, ale też kulisy działalności WOŚP. Wprowadzamy ich do miejsc, do których w inny sposób nie mieliby dostępu. Pytamy co chcą zobaczyć, o czym przeczytać i – jeśli tylko jesteśmy w stanie – staramy się spełniać ich oczekiwania. Social media zbliżyły nas zarówno do naszych fanów, wolontariuszy, jak i festiwalowiczów. Nasze działania nie są już prowadzone przez anonimowych ludzi, schowanych gdzieś w zakamarkach budynku na warszawskim Mokotowie. Dzięki mediom społecznościowym, tak jak Olimpia możemy zbić z wami piątkę na polu, odpowiedzieć na Wasze pytania na messengerze czy zareagować wtedy, gdy nasza interwencja jest potrzebna.

Codziennie otrzymujemy mnóstwo wiadomości, które pozwalają nam pracować jeszcze lepiej, pomagając realizować cel, jaki stawia przed sobą Fundacja WOŚP. Social media są więc dla nas czymś niezwykle istotnym, bez czego chyba nikt z nas nie wyobraża sobie funkcjonowania Orkiestry.

Garść statystyk z social mediów tegorocznego festiwalu Pol’and’Rock

O tym jak wielką siłę mają obecnie transmisje na żywo – świadczą wyniki naszych spontanicznych akcji. Na fanpagu Pol’and’Rock Festival Internauci oglądali transmisję na żywo z Godziny „W” przez 21,8 tys. min łącznie.

https://www.facebook.com/PolAndRockFestival/videos/10160753858375241/

• Na fanpagu Pol’and’Rock Festival oglądali transmisję na żywo z Godziny „W” przez 21,8 tys. min łącznie.
• 236 468 Liczba odbiorców
• 102 719 Wyświetlenia filmu
• 9305 Reakcje, komentarze i udostępnienia

https://www.facebook.com/PolAndRockFestival/videos/10160765849920241/

• 213 100 Liczba odbiorców
• 108 117 Wyświetlenia filmu
• 5923 Reakcje, komentarze i udostępnienia

Powiadomienia PUSH, które można było przeczytać w trakcie imprezy, jeśli pobrałeś festiwalową aplikację mobilną

Liczba odbiorców powiadomień push w trakcie festiwalu to średnio 30 000.
Powiadomienie które dotarło do największej liczby osób zobaczyło prawie 40 000 odbiorców.

Codzienna prognoza pogody.
Kolejny piękny dzień przed nami. Dziś lekkie ochłodzenie „tylko” 30°C. W nocy ok. 15°C. Niebo, nad nami niebo… i to bezchmurne! ⛅️

Informacje na temat dojazdów i parkingów:
Uwaga! Zamykamy właśnie ul. Północna na odcinku od al. Milenijnej do ronda Woodstock. Od tej pory nie ma już możliwości przejazdu przez festiwalowe Pole. Kierujcie się na Pole Malinowskiego.

Tego co będzie działo się danego dnia:
Już za 10 minut w Dużym Namiocie ASP spotkanie z Dorotą Wellman. Widzimy się na wzgórzu! 🙂

Przypomnienia o bezpiecznej zabawie.
Festiwal rozkręca się coraz mocniej, pamiętaj aby zadbać o swoje bezpieczeństwo! Naciśnij tutaj, aby zobaczyć więcej!??
? Pamiętaj, by nie jeść niczego, co przez dłuższy czas leżało w gorącym namiocie – sprzyja to rozwojowi bakterii. Jedz tylko świeże produkty!
? Jeśli masz ze sobą leki, które wymagają przechowywania w lodówce, zgłoś się do punktu Medycznego Patrolu – przechowamy ja dla Ciebie.
??‍♂️ A kiedy wychodzisz ze znajomymi na koncert, albo na miasto ? koniecznie wybierzcie wcześniej punkt, w którym zbierzecie się po jego zakończeniu. Ułatwi wam to sprawne odnalezienie pozostałych znajomych!
Baw się bezpiecznie – pij dużo napojów i noś nakrycie głowy! ?

A także najważniejsze informacje z pola:
➡️ Możecie już wyjeżdżać z pola ul. Północną, kierując się w stronę Szczecina przez Rondo Woodstock!
➡️ Wciąż nadajemy dla Was prosto z pola. Radio Pol’and’Rock działa dziś do 17:00. Swoje wiadomości możecie wysyłać do nas pod numer 4030.
➡️ O rzeczy zgubione na polu możecie pytać pisząc na: zgubione@wosp.org.pl