Organizacja w chmurze – sięgamy po wirtualną przestrzeń dyskową

Przechowywanie danych na dyskach lokalnych spowalnia przepływ informacji w organizacji i generuje ryzyko utraty cennych plików. Jednym z dostępnych udogodnień są usługi chmurowe. Podpowiadamy dlaczego warto zwrócić na nie uwagę oraz jak wybrać rozwiązanie idealnie dopasowane do indywidualnych potrzeb.

Istnieje kilka typów infrastruktury wspierającej obieg danych w organizacji. Największe podmioty zazwyczaj decydują się na korzystanie z własnych serwerowni. Rozwiązanie jest efektywne jednak kosztowne. Serwery wymagają troski i obsługi przez wykwalifikowany personel.

Alternatywę stanowią serwery NAS. Upraszczając – są to dyski sieciowe z własnym środowiskiem. Można je kupić za stosunkowo niewielkie pieniądze, a koszty eksploatacji są niezauważalne. Łatwa obsługa oraz wysoki stopień bezpieczeństwa danych, czynią z nich rozwiązanie niemalże idealne. Dlaczego więc ktoś miałby rozglądać się za dodatkowymi alternatywami?

Otóż serwer NAS to nadal urządzenie fizyczne. Wymaga miejsca oraz stałego łącza internetowego. Niewielkie organizacje, jak również te skupione na pracy w terenie, mogą mieć problem ze spełnieniem takich warunków. Ponadto serwer NAS pozostaje fizycznym nośnikiem. Ktoś może po prostu ukraść nasze dyski. Ponadto nawet macierz RAID nie uchroni nas przed utratą materiałów podczas pożaru w siedzibie. Tymczasem większość firm oferujących usługi w chmurze posiada nowoczesne i bezpieczne serwerownie, powielające dane na kilku nośnikach w kraju lub na świecie. Dzięki nim można uwolnić się od sprzętu i skupić na pracy. Organizacja korzystająca z usług chmurowych będzie postrzegana jako nowoczesna.

Praca z dokumentami

Jeśli chcemy wykorzystać naszą chmurę do pracy z dokumentami tekstowymi czy arkuszami kalkulacyjnymi, powinniśmy zwrócić szczególną uwagę na Microsoft Onedrive. Łatwa w obsłudze i popularna wśród użytkowników Windowsa usługa chmurowa, umożliwia otwieranie i edytowanie dokumentów pakietu MS Office. Bezpłatne konto pozwala na korzystanie z 5 GB przestrzeni dyskowej. Płacąc 7,99 zł za miesiąc można liczyć na 50 GB. Dostęp do chmury otrzymują również abonenci pakietu Office 365. Wydając 299 zł rocznie, otrzymują oni pełnowartościowy zestaw programów biurowych z serii Office oraz 1 TB przestrzeni w chmurze. Dostępny jest również abonament za 429,99 zł obejmujący oprogramowanie biurowe na 5 stanowisk i 5 TB przestrzeni.

Alternatywę dla Onedrive stanowi Google Drive, czyli usługa powiązana z pakietem rozwiązań Google. Dzięki współpracy z narzędziem Google Docs, możliwe jest przeglądanie i edytowanie plików biurowych we wszystkich popularnych formatach. Usługa jest również kompatybilna z kontami Gmail i kalendarzem Google. Darmowy pakiet oferuje aż 15 GB przestrzeni dyskowej. Trzeba jednak pamiętać, że usługa współdzieli zasoby między Dysk Google, pocztę Gmail i usługę Zdjęcia Google. Płacąc 89,99 zł/rok można otrzymać 100 GB przestrzeni, natomiast 1 TB dysku w chmurze to koszt 469,99 zł/rok.

Współdzielenie i udostępnianie danych

Podobnie jak Slack stał się najpopularniejszym środowiskiem kooperacji biurowej, tak Dropbox stanowi najczęstszy wybór podczas realizacji grupowych projektów. Wszystko za sprawą interfejsu skoncentrowanego wokół kreatywnych zastosowań. System zaskakuje szeroką gamą obsługiwanych formatów. Oprócz dokumentów czy arkuszy kalkulacyjnych, bez problemu wyświetli projekty z programów Adobe (np. psd.) i odtworzy pliki wideo. Wszelkie zasoby mogą być udostępniane zarówno użytkownikom Dropboxa, jaki i osobom nie korzystającym z usług chmurowych. Praktycznym rozwiązaniem okazuje się również dwustronna synchronizacja chmurowych folderów z folderami utworzonymi na komputerze administratora. Warto zaznaczyć, że Dropbox jest oferowany w dwóch wariantach. Podstawowa opcja to usługa skierowana do pojedynczego użytkownika. Bezpłatnie jest ona limitowana do 2 GB przestrzeni dyskowej. Pakiety o pojemności 1 TB kosztują 8,25 euro (około 34,5 zł) lub 16,58 euro (około 70 zł) miesięcznie – zależnie od wybranego pakietu usług dodatkowych (dopłacić trzeba miedzy innymi za szybką pomoc techniczną za pośrednictwem chatu).

Drugi ze wspomnianych wariantów, jest skierowany do pracy zespołów – minimum 3 osobowych. Przestrzeń dyskowa może być współużytkowana przez wielu użytkowników z różnymi stopniami uprawnień podglądu i edycji danych. Pliki mogą być komentowane i oceniane dzięki czemu możliwa jest zdalna współpraca bez wykorzystywania komunikatorów i dodatkowych systemów zarządzania projektem. Wydając 10 euro za każdego użytkownika można liczyć na 2 TB przestrzeni dyskowej. Jeśli dołożymy kolejne 5 euro za osobę, możemy liczyć że przestrzeń będzie nieograniczona. Największe podmioty mogą negocjować z Dropboxem indywidualnie dostosowywane pakiety Enterprise.

Bezpieczeństwo na pierwszym planie

Chcąc zadbać o bezpieczeństwo newralgicznych danych, możemy zapoznać się z ofertą chmury Mega. Została ona stworzona przez Kima Dotcoma, czyli twórcę kontrowersyjnej platformy Megaupload. Głównym atutem rozwiązania ma być pełna przejrzystość sposobu działania. Kody źródłowe dedykowanych aplikacji są ogólnodostępne. Zaawansowane szyfrowanie danych sprawia, że nawet usługodawca nie maja dostępu do uploadowanych plików. Najmniejszy pakiet o pojemności 200 GB kosztuje 4,99 euro (około 21 zł) za miesiąc. Pojemność 1 TB otrzymamy płacąc 9,99 euro (około 42 zł) miesięcznie. Najdroższe rozwiązanie to pakiet 8 TB za 29,99 euro (ok. 126 zł) miesięcznie.

A co do zdjęć?

Jeśli chcemy w chmurze przechowywać wyłącznie zdjęcia mamy właściwie 2 opcje. Pierwszą z nich jest wspomniany Google Drive. Jeśli zaakceptujemy kompresję plików (szerokość max. 2048 pikseli, 16 Mpix) możemy cieszyć się nielimitowanym miejscem na zdjęcia w ramach usługi Google Zdjęcia. Jeśli jednak chcemy wrzucać materiały w formatach bezstratnych, musimy zmieścić się w oferowanych za darmo 15 GB lub dopłacić za większy pakiet. Bezkonkurencyjny w tym wypadku okazuje się Flickr czyli platforma chmurowa dla fotografów, należąca do Yahoo. Bezpłatnie użytkownik otrzymuje 1TB przestrzeni na swoje zdjęcia i to bez potrzeby dokonywania jakiejkolwiek kompresji. Płatne pakiety rozszerzają możliwości chmury wyłącznie o dodatkowe usługi. Od niedawna znajduje się wśród nich aplikacja do automatycznej synchronizacji zdjęć z folderów komputera – która jeszcze do niedawna była darmowa.