Zarządzanie zespołem. Przewodnik o Asanie cz. 3.

W trzecim odcinku Poradnika przyjrzymy się, jak liderzy organizacji mogą łatwiej planować i modyfikować prace zespołu i rozproszonej sieci współpracowników, dzięki zaawansowanym funkcjonalnościom Asany.

Szablony na różne okazje

W Polsce aż 63% organizacji korzysta z pracy wolontariuszy i wolontariuszek, niektóre organizują staże. Rozpoczęcie współpracy z nową osobą jest ważnym momentem bo dobrze przeprowadzony onboarding umacnia profesjonalny wizerunek organizacji i buduje zaangażowanie wolontariuszy, stażystów czy też nowych pracowników.

Wyobraź sobie, że to Ty masz zacząć współpracę z nowym stowarzyszeniem. Otrzymujesz e-mail powitalny, a w nim link do swojej imiennej listy kroków do wykonania. Już wiesz, że pierwszego dnia czeka Cię spotkanie z koordynatorem i podpisanie umowy. Koordynator na pierwszym spotkaniu objaśni, jak korzystać z Twojej listy w Asanie. Widzisz, że kolejnym zadaniem jest zgłoszenie się do osoby od IT, która przydzieli Ci sprzęt. Do końca 1 tygodnia powinieneś zapoznać się z regulaminem wewnętrznym, obejrzeć wideo na temat misji organizacji i prowadzonych działań oraz spotkać się z szefem. W drugim tygodniu weźmiesz udział w naradzie zespołu, który masz wspierać. Cieszysz się, że każdy krok jest szczegółowo opisany i zawiera wszystkie potrzebne informacje, abyś mógł je zrealizować (imię nazwisko osób, do których masz się zgłosić, linki, wideo, dokumenty). Wiesz co robić, i każdego dnia lepiej poznajesz organizację i specyfikę pracy. Liderzy stowarzyszenia mają pewność, że Twoje wprowadzenie przebiega zgodnie z przyjętymi standardami.

Raz stworzony szablon opisujący wprowadzenie wolontariusza do organizacji, można w Asanie kopiować, ulepszać i wykorzystywać dla każdej nowej osoby. Praktycznie każdy powtarzalny proces można podzielić na mniejsze kroki i potraktować jako szablon: proces wydawniczy, organizacja konferencji, rekrutacja uczestników szkoleń itp. Automatyzacja polegająca na dążeniu do wykorzystywania sprawdzonych procedur pomaga oszczędzać czas i przyczynia się do wzrostu jakości zarządzania.

Miej nadzieję na najlepsze, przygotuj się na najgorsze

Strajk nauczycieli, powódź, przesunięcie podpisania umowy z grantodawcą, czy późne ogłoszenie wyników konkursu, to kilka przykładów sytuacji, które zmuszają liderów NGOs do ponownej analizy harmonogramu projektu i wprowadzenia niezbędnych zmian. Timeline – niedawno wprowadzona funkcjonalność Asany, służy do wizualizacji postępów pracy. Jest szczególnie przydatna w złożonych przedsięwzięciach takich jak konferencja, tworzenie publikacji czy kampania marketingowa.

Przeciągnij i upuść

Asana umożliwia zobaczenie wszystkich zadań w projekcie w widoku Timeline. Jeśli są już określone w czasie, automatycznie pojawią się w wizualnym harmonogramie w formie wykresu Gantta. Jeśli nie mają przypisanych jeszcze dat, pojawią się pod wykresem. Wystarczy je przeciągnąć i upuścić we właściwe miejsce interaktywnego wykresu, tym samym umiejscawiając je w czasie. Jest to bardzo praktyczne rozwiązanie, bo od razu można rozplanować projekt na osi czasu.

Po stworzeniu harmonogramu, przypisaniu zadań poszczególnym członkom zespołu, wszystkie zadania wraz ze szczegółami dotyczącymi dat rozpoczęcia i zakończenia, pojawią się zarówno na wykresie Gantta, jak i w podstawowym widoku projektu, czyli listy bądź tablicy.

Określ poprzedniki i następniki

Każdy projekt ma swoją logikę. Grafik nie może zacząć pracy nad składem raportu, gdy jego treść nie jest jeszcze gotowa. Z kolei autorzy nie przystąpią do pisania treści raportu, nie znając oczekiwań grantodawcy. Planując projekt, bierze się pod uwagę zależności między poszczególnymi działaniami (poprzednik-następnik) oraz ich długość (czas trwania). Te zależności można odzwierciedlić w Asanie. Widok Timeline umożliwia przesuwanie poszczególnych cegiełek harmonogramu (zadań). Zastanawiasz się, jak zmiany w jednym obszarze wpłyną na pozostałe elementy? Timeline pokaże Ci symulację. Co więcej, jeśli start niektórych zadań zależy od ukończenia innych, Timeline zilustruje je jako połączone ze sobą za pomocą strzałek. Jeśli zaistnieje konflikt i ryzyko nierealistycznego zaplanowania poprzedników i następników, na wykresie pojawią się alarmujące czerwone strzałki.

Raport dla szefa – zobacz to z lotu ptaka

Jako menedżer możesz przypisać zadaniom kolory zgodnie z ich statusem bądź priorytetem, np. zielony (zgodnie z planem), żółty (opóźnienia), czerwony (blokada, brak postępów). Kolorowa tablica przedstawiająca stan zaawansowania projektu sprzyja transparentności.

Czasem życie zaskakuje i precyzyjnie opracowany harmonogram musi ulec zmianie. Jeśli podpisanie umowy z grantodawcą opóźniło się, możesz jednym ruchem zaznaczyć grupę zadań i przesunąć na diagramie, modyfikując ewentualnie ich czas trwania. W ten sposób zaktualizujesz harmonogram dla całego projektu.

Dla osób, które z racji roli w organizacji śledzą postępy w różnych projektach starając się zapobiegać ryzykom i planując wykorzystanie zasobów Asana oferuje specjalny typ raportu wykonawczego (ang. executive view). Jest to czyli zadań bądź lista kamieni milowych z wybranych projektów wraz z ich statusem.

Podsumowanie

Jeśli rozważasz rozpoczęcie korzystania z Asany, a obecnie realizowane projekty prowadzone były w Excelu, mam dobrą wiadomość. Można je wyeksportować do Asany.

Wizualny harmonogram Timeline, możliwość tworzenia własnych szablonów, czy raport wykonawczy to funkcje Asany dostępne w planach Premium czy Business. Mamy nadzieję, że program zniżek dla organizacji pozarządowych wkrótce obejmie również Polskę.

Autorka jest certyfikowanym trenerem Asana Certified Pro.