Jak rozpocząć korzystanie z Asany? Przewodnik o Asanie, cz. 2.

Wyobraź sobie, że Twoja organizacja przygotowała interaktywną wystawę, przedstawiającą jak każdy z nas może na co dzień dbać o środowisko. Wystawa okazała się hitem. Zgodnie z umową z duńską organizacją filantropijną, która przekazała środki na ten cel, czeka Was jeszcze przygotowanie raportu. W wersji angielskiej zostanie przekazany Duńczykom, a materiały w języku polskim znajdą się na Waszej stronie internetowej. Brzmi znajomo? Przygotowanie raportu i przekazanie go grantodawcy może być potraktowane jako projekt.

Projekt jest to zbiór aktywności, które:

• są ze sobą powiązane w złożony sposób (raport wymaga nakładu pracy wielu osób);
• zmierzają do osiągnięcia celu, często poprzez stworzenie unikatowego produktu, usługi bądź rezultatu (w naszym przypadku ma być to atrakcyjne wizualnie sprawozdanie zawierające m.in.wypowiedzi odwiedzających, opinie ekspertów),
• posiadają zaplanowany z góry początek i koniec (grantodawca wskazał termin przekazania raportu).

Asana pomaga koordynować projekty o różnym poziomie złożoności. To może być wydanie raportu, piknik sąsiedzki czy organizacja międzynarodowej konferencji.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jakie korzyści może przynieść Asana Twojemu zespołowi, zapoznaj się z pierwszą częścią przewodnika pt. Sprawy pod kontrolą.

Anatomia Asany

Asana, narzędzie do koordynacji pracy zespołów, zbudowana jest wokół projektów i zadań.

Zadanie

Każdy projekt składa się z zadań, które:

• są przypisane do konkretnych osób, (zadanie powinno mieć właściciela, który odpowiada za jego realizację, w realizację zadania może być zaangażowanych więcej osób, wówczas mogą mieć status followers),
• mają datę zakończenia, (w przypadku płatnych wersji Asany również datę rozpoczęcia zadania),
• zawierają opis w jaki sposób zadanie powinno być wykonane i inne istotne informacje dotyczące kontekstu, wymogów itp.,
• mogą być podzielone na podzadania (które z kolei można przypisać konkretnym osobom), można wzbogacić o załączniki.

Projekt

Każdy projekt składa się z zadań. Wszystkie zadania można pogrupować korzystając z funkcji „sekcje”. W przypadku tworzenia raportu z wystawy zadania można pogrupować na te związane ze:

• stworzeniem koncepcji,
• opracowaniem grafiki,
• napisaniem tekstów.

Wszystkie znaczące zadania składające się na realizację projektu, powinny znaleźć się w projekcie w Asanie, tak, aby nic nie uszło uwagi. Projekt może mieć postać listy, dzięki czemu widać zadania jak na dłoni.

Po kliknięciu na dane zadanie, rozwija się pole, w którym znajdujemy szczegóły.

Tu znajduje się 15 minutowa prezentacja podstawowych funkcjonalności Asany „How to use Asana tutorial for new users | Product guide Asana” oraz kanał na You Tube How to Asana – YouTube.

Jak wprawić projekt w ruch?

Zaproś zespół

Asana w podstawowej, bezpłatnej wersji, wspiera zespół liczący do 10 osób. Mogą być to członkowie Twojej organizacji, posługujący się firmowym adresem mailowym, bądź współpracownicy zewnętrzni (np. grafik, tłumacz). Projekt stworzony w Asanie wprawiasz w ruch, zapraszając do niego koleżanki i kolegów z zespołu. Aby dodać osoby do projektu, posłuż się przyciskiem „New” oznaczonym symbolem plusa w prawym rogu ekranu i wpisz adresy e-mail w pole zaproszenia. Twoi koledzy odnajdą zaproszenia w swoich skrzynkach mailowych. Klikając w link mają dostęp do stworzonego projektu.

Określ odpowiedzialności

Kolejnym krokiem jest dyskusja nad podziałem odpowiedzialności. Gdy ustalicie kto będzie odpowiadał za poszczególne zadania, uwzględnijcie to w Asanie. Członkowie zespołu mogą pełnić funkcję osób odpowiedzialnych za zadanie (assignee) bądź osób śledzących postępy (followers).

Odkliknij ukończone zadanie

Po ukończeniu zadania, osoba, która za nie odpowiada, może odkliknąć zadanie. Wszyscy zainteresowani otrzymają powiadomienie, że zadanie zostało ukończone. Przykładowo, grafik, który obserwował zadanie jako (follower) dostanie wiadomość, że praca na teksami i doborem zdjęć została ukończona, może zatem przystępować do pracy nad szatą graficzną publikacji.

Jak uniknąć błędów?

Zorganizuj szkolenie

Dobry UX Asany bywa pułapką. Narzędzie jest na tyle przyjazne użytkownikowi i proste do opanowania, że organizacje, bez wcześniejszej wewnętrznej dyskusji ani szkolenia po prostu… zaczynają działać w Asanie. To prowadzi do chaosu, frustracji i braku zrozumienia dla wprowadzonej zmiany. Pracownicy nie znają odpowiedzi na ważne pytania. Można uniknąć tego błędu organizując spotkanie dotyczące funkcjonalności platformy, korzyści dla organizacji oraz dyskusję jak będzie wyglądała zmiana.

Zacznij skromnie

Na początek stwórz 3-4 osobowy zespól testowy, który weźmie na warsztat jeden projekt bądź proces. Może być spotkanie zespołu, publikacja ogłoszenia czy stworzenie plakatu. Umówcie się, że będziecie testować Asanę przez 2 tygodnie. Gdy poczujecie się pewniej, zaproście do wspólnej przestrzeni pozostałe osoby, zastanówcie się, które z przedsięwzięć można zacząć koordynować za pomocą Asany.

Ustal zasady współpracy

Przedyskutuj z zespołem sposób pracy z wykorzystaniem Asany. Ustalcie:

• Kto tworzy zadania? (rekomenduje się, aby wszyscy mieli swój udział w tworzeniu zadań);
• Jak nazywać zadania? (zamiast „artykuł” rekomenduje się nazwę zorientowaną na działanie „napisać artykuł pt. [nazwa]”;
• Gdzie zamieszczać gotowe pliki? (dobrą praktyką jest zamieszczanie gotowego pliku bezpośrednio pod zadaniem, którego dotyczy);
• Jak często należy zaglądać do Asany? (rekomenduje się sprawdzanie swojego inboxa kilka razy dziennie, aby reagować na pytania i komentować postępy prac);
• Co zrobić, gdy ktoś przypisze mi zadanie, ale ja go nie zaakceptuję do realizacji? (rekomenduje się powiadomić tę osobę, że nie będzie to możliwe we wskazanym terminie, korzystając z pola comments pod zadaniem);
• Kto zakłada projekt i kto nim zarządza? (warto jasno określić kto jest właścicielem projektu i jak często będzie monitorował postępy prac).

Skup komunikację w jednym miejscu

Popularnym błędem w zespołach, które rozpoczynają pracę z Asaną jest rozpraszanie informacji. Gdy część ustaleń odbywa się za pomocą korespondencji mailowej, a część bezpośrednio na platformie, powstaje chaos informacyjny. To może doprowadzić do obniżonej efektywności oraz frustracji zespołu, który uzna, że Asana zamiast pomagać, przeszkadza w realizacji projektu. Dlatego wszelka komunikacja dotycząca projektu powinna odbywać się w ramach Asany. Funkcjonalności w systemie dają wachlarz możliwości:

• komentowania zadań i podzadań,
• zadawania pytań,
• dołączania plików,
• wywoływania w dyskusji określonych osób poprzez symbol @.

Opanuj powódź powiadomień mailowych Powiadomienia o komentarzach, nowych zadaniach i wzmiankach będą widoczne w indywidualnych skrzynkach (inbox) w lewym rogu ekranu. Domyślne ustawienia sprawiają, że powiadomienia są również wysyłane na adresy e-mail członków projektu. Kiedy zespół nabierze wprawy i przestawi się na komunikację „zadaniową” prowadzoną w ramach Asany, wówczas warto wyłączyć powiadomienia e-mail. Powodzenia!

Autorka jest certyfikowanym trenerem Asana Certified Pro.