Po co organizacji CRM?

W biznesie systemy CRM znane są już od ponad niemal dekady. W świadomości organizacji z trzeciego sektora zaczynają dopiero nieśmiało się przebijać. Czym zatem jest system CRM i czy warto zastanowić się nad jego implementacją w miejscu naszej pracy?

Systemy CRM (Customer Relationship Management) zostały stworzone, do kilku celów, jednak najważniejszym jest budowanie pozytywnych relacji z klientami czy odbiorcami. W biznesie CRMy najczęściej są narzędziem wspomagającym pracę działów sprzedaży. CRM to w dużej mierze rozbudowana baza danych, w której możemy umieścić szczegółowe informacje dotyczące naszego kontaktu: osoby czy placówki.

Dzisiaj dane, które gromadzimy okazują się być niejednokrotnie kluczowe w kontekście funkcjonowania firmy czy organizacji. W trakcie konferencji Sektor 3.0 można było niejednokrotnie o tym usłyszeć, chociażby na debacie międzynarodowej, podczas której europoseł Michał Boni nazwał je: krwiobiegiem współczesnego świata.

Obecnie organizacje coraz śmielej spoglądają na rozwiązania CRM. Jednym z najpopularniejszych rozwiązań stosownych wśród organizacji pozarządowych jest CiviCrm, narzędzie skrojone na potrzeby trzeciego sektora.

W trakcie wydarzenia Sektor 3.0, którego motywem przewodnim były właśnie dane, prezentowane były różne sposoby ich gromadzenia i przetwarzania, a jednym z mówców był Gercek Karakus, który jest założycielem tureckiego start upu Raklet. Raklet to platforma CRM, która powstała z myślą o NGOsach. Specjalnie zaprogramowana aplikacja webowa ma za zadanie wspomagać organizacje w jej codziennych działaniach. O zaletach korzystania z aplikacji Raklet opowiada jej założyciel.

Dobrze prowadzona baza danych w postaci CRM to szereg wymiernych korzyści. Do najważniejszej należy zaliczyć: automatyzację wielu procesów i filtrowanie zgromadzonych przez nas danych. Jednym kliknięciem myszki jesteśmy w stanie wyselekcjonować z naszej bazy wszystkie kobiety, aby przykładowo w trakcie dnia kobiet złożyć im życzenia z okazji dnia kobiet.

W bazie CRM można przechowywać adresy, numery telefonów, okoliczności pozyskania kontaktu, prowadzić kampanie e-mailowe i sms-owe, a także można zarządzać pozyskiwaniem dotacji od danej osoby. Ostatnie rozwiązanie może okazać się kluczowe w kontekście działania organizacji, bowiem pozwala w sposób profesjonalny zarządzać zbiórkami pieniędzy. Narzędzie może się okazać niezwykle przydatne w przypadku prowadzenia zbiórek pieniędzy. W CRMie taką zbiórkę można zaplanować, przyporządkować jej kampanię mailingową, a na końcu podliczyć efekty naszych działań.

Przechowywanie danych odnośnie naszych współpracowników i odbiorców naszych treści w profesjonalnych systemach CRM to także gwarancja bezpieczeństwa naszych danych. Oczywiście nie jest tak, że programy CRM są zabezpieczeniami nie do złamania, jednak statystycznie będą znacznie lepiej chronione, aniżeli fundacyjny komputer z plikami excelowskimi.

Zatem czy organizacje, niezależnie od tego czy małe czy duże, powinny przychylnie spojrzeć na systemu typu CRM? Zdecydowanie tak. Być może na początku wydadzą się one osobom odpowiedzialnym za zbieranie danych dość skomplikowane w obsłudze, jednak poświecenie kliku godzin na naukę w przyszłości pozwoli zaoszczędzić znacznie więcej poprzez profesjonalną obsługę bazy danych, w której szczegółowe informację będą na wyciągniecie ręki.

W podjęciu decyzji może pomóc fakt, że część narzędzi dedykowanych zarządzaniu danymi w organizacjach jest bezpłatne, jak CiviCrm, lub można wypróbować ich za darmo, jak ma to miejsce w przypadku rozwiązania Raklet. Ten drugi zdecydowanie będzie łatwiejszy do nauki dla początkującego użytkownika, jednak po dwóch tygodniach bezpłatnego użytkowania, trzeb będzie się liczyć z wybraniem miesięcznego abonamentu.