Cyfrowy Obywatel – jak załatwiać sprawy urzędowe online?

Sprawy urzędowe załatwiane za pośrednictwem e-maila, wnioski w formie elektronicznej, wszystko podpisane profilem zaufanym. E-dowód w komórce, historia samochodu dostępna on-line, recepta od lekarza wystawiona w formie elektronicznej. Tak wygląda cyfrowe państwo 35 lat od czasów wynalezienia Internetu. Jest dobrze, choć trzeba przyznać, że może być lepiej.

Grupą, która najmocniej korzysta z cyfrowej administracji są najpewniej przedsiębiorcy. Dzisiaj większość dokumentów, spraw związanych z ZUS-em, a nawet samo zakładanie firmy, można wykonać jednego dnia bez wychodzenia z domu. Jednak zwykły Kowalski również ma wiele benefitów z założenia Profilu Zaufanego, który daje dostęp do platformy ePuap. Choć początkowo poruszanie się po mapie cyfrowej administracji bywa trudne, tym bardziej, że kolejne ministerstwa lubią mnożyć byty, jednak z czasem można się i do tego przyzwyczaić i wiele spraw załatwić zdecydowanie szybciej i sprawniej.

Profil zaufany

jest pierwszym, co musimy zrobić, jeżeli chcemy korespondować z urzędem w swoim imieniu. Założenie profilu zaufanego pozwala nam potwierdzić naszą tożsamość, a co za tym idzie, prowadzić wymianę dokumentów z urzędem, wysyłać wnioski, prosić o wydanie dokumentów, czyli po prostu załatwiać on-line to, co do niedawna wymagało wizyty w urzędzie.

Jak założyć profil zaufany? Sposoby są dwa:

1. można dokonać rejestracji on-line, a następnie, w ciągu 14 dni od dnia złożenia wniosku zgłosić się osobiście z dokumentem tożsamości w tzw. Punkcie Potwierdzającym: urzędzie gminy, urzędzie skarbowym, czy ZUS w celu weryfikacji.
2. Drugą droga jest w pełni cyfrowa – za pośrednictwem bankowości on-line występujemy o utworzenie profilu zaufanego. Całość nie trwa dłużej niż 30 min. Osobiście przy tworzeniu profilu zaufanego polecam drugie rozwiązanie, oczywiście jeżeli ktoś korzysta z bankowości internetowej.

Profil zaufany (eGo) jest podpisem potwierdzającym tożsamość (przypisanym do konkretnego numeru PESEL) w kontaktach on-line z urzędami. Za pośrednictwem profilu zaufanego można załatwić m.in: sprawy związane z rejestracją firmy: podpisać wniosek o wpis do KRS, w CEIDG, w KRS, sprawy związane ze zmianą danych firmy – zgłoszenie zmian w CEIDG adresu, nazwy firmy, likwidacji czy zawieszenia przedsiębiorstwa, sprawy w ZUS, np.: podpisać wniosek o otrzymanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek, zgłosić i wyrejestrować ubezpieczonych, udzielić pełnomocnictwo w zakresie relacji z ZUS, sprawdzić salda składek, umówić się na wizytę w ZUS-ie, sprawy w urzędzie skarbowym, np. zgłosić zmianę formy opodatkowania za pośrednictwem CEIDG, podpisać i złożyć deklarację: PIT-WZ, PIT-OP, PIT-37, PIT-38, JPK_VAT, zarejestrować kasę fiskalną, ustanowić pełnomocnika do podpisywania deklaracji elektronicznej, czy złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach.

Założenie profilu zaufanego jest rozwiązaniem niekomercyjnym i nic nie kosztuje. Profil jest ważny trzy lata. Po tym czasie można bezpłatnie przedłużyć jego aktywność.

O tym jak założyć profil zaufany dla organizacji i w jakich działaniach może to pomóc przeczytasz tutaj: Profil zaufany (ePUAP). Po co i jak go założyć?

Podpis elektroniczny

To jest produktem podobnym do profilu zaufanego, jednak pozwala na jeszcze więcej. O ile z profilu zaufanego możemy skorzystać wszędzie tam, gdzie przewidziana jest taka możliwość (urząd posiada np. odpowiedni formularz, który można podpisać profilem zaufanym), o tyle certyfikowany podpis elektroniczny jest równoważny ze zwyczajnym podpisem obywatela. Oznacza to, że korzystając z podpisu elektronicznego możemy uczestniczyć w wymianie korespondencji e-mailowej na równych zasadach jak w przypadku korespondencji papierowej.

Kwalifikowany podpis elektroniczny ma szersze zastosowanie, ponieważ z jego użyciem można zarówno załatwić sprawy urzędowe, jak i np. podpisywać niektóre dokumenty komputerowe (np. PDF, WORD) czy e-maile. Podpis kwalifikowany daje możliwość załatwiania spraw nie tylko od 8.00 do 16.00, ale przez 24 godziny na dobę. Dzięki temu rozwiązaniu można wydłużyć czas składania dokumentów o kilka godzin, bowiem nie jesteśmy zobowiązaniu godzinami funkcjonowania urzędu. Niestety wyrobienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest rozwiązaniem płatnym, którego certyfikat trzeba odnawiać co roku. Koszt takiego rozwiązania to ok. 200 zł a płacąc z góry za 2 lata musimy przygotować się na koszty w wysokości 300 zł.

ePUAP

To elektroniczna platforma usług administracji publicznej, za pomocą której obywatele mogą załatwiać sprawy urzędowe za pośrednictwem Internetu. Posiadanie konta na platformie ePUAP nie jest wymagane do założenia profilu zaufanego. ePUAP to ogólnopolska platforma teleinformatyczna służąca do komunikacji obywateli z jednostkami administracji publicznej w ujednolicony, standardowy sposób. Usługodawcami są jednostki administracji publicznej oraz instytucje publiczne (zwłaszcza podmioty wykonujące zadania zlecone przez państwo). Platforma udostępnia usługodawcom infrastrukturę technologiczną do świadczenia usług obywatelom (usługobiorcom).

ePUAP wykorzystują zarówno jednostki administracji centralnej, jak i samorządy, a wśród nich urzędy gminne. Wśród usług oferowanych przez ePUAP są także: Profil Zaufany (eGO) – umożliwia składanie pism elektronicznych ze skutkiem prawnym bez konieczności stosowania podpisu kwalifikowanego oraz mechanizm pojedynczego logowania (SSO) – umożliwia stosowanie tego samego konta ePUAP do logowania się na stronach różnych usługodawców.

Coraz więcej spraw załatwić można on-line, bo coraz więcej urzędów udostępnia swoje usługi na platformie ePUAP. Są to między innymi: samorządy, w tym urzędy gminy (można np. złożyć wniosek o dowód dla siebie lub dziecka; zgłoś utratę lub zniszczenie dowodu albo prawa jazdy; zawiadomić o sprzedaży samochodu; dopisać się do spisu wyborców. Na ePUAP znajdziemy również urzędy stanu cywilnego, w których można uzyskać odpisy aktów: małżeństwa, urodzenia, zgonu, lub inne dokumenty; zgłosić urodzenie dziecka. W ZUS-ie sprawdzimy natomiast, czy pracodawca nas ubezpieczył i jaka przysługuje nam emerytura. Ostatnio można również znaleźć wszystkie swoje zwolnienia lekarskie i składki, dzięki partycypacji w systemie NFZ-u. W Urzędzie Skarbowym online zaglądniemy w rozliczenia podatkowe; zgłosimy spadek lub darowiznę. W Krajowym Rejestrze Karnym otrzymamy zaświadczenie o niekaralności, a Urząd Pracy zarejestruje nas jako osobę bezrobotną.

Jak widać, wachlarz spraw urzędowych, które załatwimy zrobił się niezwykle szeroki. Jest to duża wygoda dla obywatela, który coraz więcej czasu spędza przy biurku, a do urzędu mu nie po drodze.

CEPIK

Wśród udogodnień on-line warto wymienić także Centralną Ewidencję Pojazdów, w której możemy sprawdzić historię kupowanego auta, jego przebieg i kraj pochodzenia. Cyfrową kwestią związaną z autem jest również baza danych dotycząca przeglądów, co przekłada się na możliwość jeżdżenia autem bez dowodu rejestracyjnego, bowiem na podstawie numeru rejestracji policja ma możliwość sprawdzenia ważności przeglądu auta.

mObywatel

Czyli dowód osobisty i cyfrowa recepta. Po wielu latach prób pod koniec zeszłego roku otrzymaliśmy aplikację mObywatel, do której logujemy się za pośrednictwem wspomnianego profilu zaufanego. W aplikacji możemy wygenerować cyfrowy dowód osobisty, który w teorii powinien być akceptowany przez wszystkie organy państwowe. Z praktyki wiem jednak, że nie wszyscy urzędnicy przekonani są do tego rozwiązania i zdarzyło mi się, że np. konduktorzy próbowali podważyć ważność dokumentu. W tej samej aplikacji znajdziemy również najnowsze rozwiązanie cyfrowe administracji państwowej czyli e-receptę. Jak działa ona jednak w praktyce tego jeszcze nie miałem okazji sprawdzić.

Jak widać oferta cyfrowych rozwiązań administracji ciągle się rozrasta. Dzisiaj większość prostych spraw, które do niedawna wymagały stania w długich kolejkach, załatwimy nie ruszając się sprzed komputera. Zmiana, choć trwająca ponad dekadę, naprawdę cieszy. W czasach gdy większa część naszej aktywności przeniosła się do Internetu, nowoczesna administracja państwowa musi wychodzić naprzeciw wymaganiom obywateli.

Okładka: www.gov.pl/web/mobywatel/mtozsamosc