PL  |  EN

Jak zorganizować komunikację wydarzeń w social mediach? cz. 1

Około 4 lata temu właściciel jednej z większych firm eventowych w branży muzycznej w Polsce powiedział mi zdanie, które utkwiło mi do dziś w głowie: “Do niedawna męczyliśmy się z plakatowaniem miasta. Załatwianie pozwoleń, ogarnianie wydruku i finalnie plakatowanie – mnóstwo czasu, nerwów i kasy. Teraz dobra reklama na FB, w której to ja decyduję, kto zobaczy dany “plakat” potrafi być trzykrotnie tańsza, bardziej skuteczna i zajmuje mniej czasu, niż niejedna akcja z plakatami”.

Przez ostatnie lata całkowicie zmieniliśmy formę komunikowania, ale też relacjonowania wydarzeń. Internet daje nam możliwość “budowania napięcia” przed wydarzeniem, a także transmisji LIVE dla osób nieobecnych fizycznie. To też doskonałe narzędzie do budowania relacji nie tylko z odbiorcą, ale i partnerem czy sponsorem. Im lepiej działasz w sieci, tym większa szansa na wsparcie innych marek czy influencerów.

Myśląc o komunikowaniu wydarzeń, pamiętajmy, że to nie tylko stworzenie “wydarzenia” na Facebooku. To także cała masa dodatkowych zadań, postów, relacji, które w sieci musimy opublikować lub zaplanować.

Komunikację wydarzeń możemy podzielić na 3 etapy:
1. Przed wydarzeniem
2. W trakcie wydarzenia
3. Po wydarzeniu

Przed wydarzeniem
To etap, który najczęściej składa się z największej ilości zadań. W teorii przy dobrym rozpisaniu listy to do i zaplanowaniu pracy – możemy przejść go ze spokojem i odpowiednią ilością czasu. W praktyce – czasu zawsze jest za mało. Kto pracuje w eventach, wie jak to bywa 😉

Komunikacja w mediach społecznościowych na tym etapie to najczęściej:

  • sprzedaż biletów/rejestracja
  • prezentowanie atrakcji/prelegentów/planu etc.
  • poszukiwanie wolontariuszy

Pamiętajmy też, aby dodatkowo w tym okresie:

  • pokazywać wszelkie treści typu “tak to robimy” – ludzie chcą widzieć wydarzenia “od kuchni”, one budują napięcie
  • przeplatać wpisy sponsorskie – nie nachalnie, delikatnie w trakcie przygotowań – włączając ich we współtworzenie wydarzenia
  • odsyłać na Wasze inne profile w mediach społecznościowych
  • pytać o to, co chcieliby zobaczyć w ramach wydarzenia! Nikt lepiej, niż sami użytkownicy nie zna na to pytanie lepszej odpowiedzi. Może Wam to ułatwić tworzenie strategii czy planu komunikacji.

↗️ Hasłem przewodnim tegorocznego #sektor2019 jest Empowering Creators. ↗️ Jak Ty rozumiesz to hasło?⬇ Napisz nam w komentarzu!

Opublikowany przez Sektor 3.0 Poniedziałek, 4 marca 2019

Wskazówka
Pamiętaj, że stworzenie wydarzenia, to dopiero początek. Użytkownicy, którzy dołączyli do Twojego wydarzenia otrzymują powiadomienia przed i w trakcie wydarzenia, o tym, że dodałeś nowy wpis na stronie wydarzenia na Facebooku – to jest właśnie moc tej funkcji. Korzystaj z niej.

Kilka pytań, które warto zadać sobie już na tym etapie:
1. Czy skala wydarzenia jest do ogarnięcia przez jedną osobę? Czy nie potrzebuję zatrudnić na ten czas dodatkowej osoby lub znaleźć wolontariusza/szy?
2. W jaki sposób będę kontaktować się z zespołem w trakcie wydarzenia?
3. Czy znam pełen scenariusz wydarzenia?
4. Czy jest coś co może mnie zaskoczyć i pokrzyżować plan komunikacji?
5. Jaki mam plan B, gdy wszystkie bilety się nie sprzedadzą/nie zostaną zarezerwowane? Kiedy zaczynam reagować?
6. Czy znam wszystkie wymogi od sponsorów?
7. Czy wiem, które z elementy wydarzenia są dla organizatorów najważniejsze? Na co mam kłaść nacisk?
8. Gdzie, jak i kiedy rozpiszę scenariusz komunikacji?
9. Co będę komunikować po wydarzeniu?
10. Czy mam już umówionego fotografa? W jaki sposób będziemy współpracować? Czy będzie w stanie dostarczać mi zdjęcia na bieżąco?

Na tym etapie może też przydać Ci się kilka narzędzi, które ułatwią Ci pracę.

EVENEA – na tym portalu można stworzyć rejestrację na wydarzenie. Zarówno bezpłatne, jak i płatne. Narzędzie pozwala na stworzenie różnorodnych formularzy zgłoszeniowych, co pozwala na pozyskanie ważnych informacji o uczestnikach. W przypadku wydarzeń bezpłatnych – nie ponosisz żadnych kosztów związanych z korzystaniem z serwisu.

Pamiętaj, że w czasach, gdy na Facebooku co trzeci post to zachęcenie do wzięcia udziału w wydarzeniu – ta forma biletu na mailu – nawet na bezpłatne wydarzenia, jest już czymś więcej niż jedynie kliknięcie “Wezmę udział”. Zwiększa szansę na to, że uczestnik faktycznie na wydarzeniu się pojawi.

CANVA – doskonałe narzędzie do tworzenia oprawy graficznej wydarzenia. Jeśli nie masz budżetu na grafika, a Ty lub ktoś z Twojego zespołu posiada zmysł wizualny – do it yourself!

Za pomocą Canvy możecie zrobić dosłownie wszystko (prócz projektów większych niż 5000 px) – ogranicza Was jedynie wyobraźnia. Ulotki, wizytówki, zdjęcie w tle, zdjęcie do wydarzenia, a nawet logotyp.

TRELLO – narzędzie do zarządzania czasem i pracy. Możesz wykorzystywać to narzędzie do własnych działań, ale też w zespole! Twórcy Trello przygotowali listę inspiracji dotyczącą tego, jak zorganizować swoją listę to do. Zerknij tutaj: https://trello.com/inspiration

Już niebawem, w kolejnym artykule porady dotyczące komunikowania wydarzeń w trakcie trwania oraz po.

Powiązane artykuły
Udostępnij post

Zapisz się do newslettera

FreshMail.pl
 

FreshMail.pl