Logo Sektor 3.0
BLOG

Przychodzi NGO do biznesu, czyli jak prowadzić udane spotkania fundraisingowe?

Spis treści

To już trzeci, a zarazem ostatni artykuł z cyklu „Współpraca z biznesem – trzy kroki do win-win”. Dzięki dwóm poprzednim wiesz już, jak szukać firm, które mogą być zainteresowane współpracą z Twoją organizacją i jak przygotować dobrą ofertę partnerską. Przed Tobą najciekawsza, a jednocześnie najtrudniejsza część fundraisingu korporacyjnego – spotkanie z potencjalnym partnerem! Przeczytaj, jak się do niego przygotować i jak je poprowadzić.

Współpraca z biznesem – trzy kroki do win-win

Przeczytaj pozostałe teksty cyklu i przygotuj swoją organizację do podjęcia współpracy z biznesem:

  1. Partnerzy biznesowi dla NGO – jak ich szukać, żeby nie błądzić?
  2. Prawdziwy bohater jest tylko jeden, czyli jak przygotować dobrą ofertę partnerską?

 


Aranżowanie spotkań fundraisingowych nie jest łatwe. Wymaga dużej motywacji i konsekwencji w działaniu. Kontaktując się z firmami, często otrzymujemy odpowiedzi w rodzaju „mamy pełny kalendarz, rozumie pani, zakończenie roku budżetowego…”, „ruszyliśmy z nowym projektem, nie mamy przestrzeni na nową współpracę”, „proszę przesłać ofertę na maila, zapoznamy się i damy znać, czy to coś dla nas…”, albo nie dostajemy ich wcale.

Czas jest dziś najcenniejszą walutą, także dla fundraiserów i fundraiserek. Mimo trudności warto o niego zabiegać. Oferta wysłana na maila z dużym prawdopodobieństwem utonie pośród dziesiątek jej podobnych. A spotkanie to czas na opowiedzenie naszej historii i najlepszy pierwszy krok do pozyskania partnera

Udane spotkanie, czyli jakie?

Wiem, że nic nie zrobiliśmy, ale od tego są spotkania. Biznes i NGO

Źródło: Kwejk

Udane spotkanie ma jasno określony cel i powinno się zakończyć jego realizacją, albo przybliżyć nas do jego osiągnięcia.

W fundraisingu korporacyjnym nawiązanie współpracy rzadko zostaje przypieczętowane podczas pierwszego spotkania. Służy ono przede wszystkim zaciekawieniu firmy naszą propozycją, zdobyciu jej uwagi i emocjonalnego zaangażowania, wzajemnemu poznaniu się, nawiązaniu relacji, a także poznaniu potrzeb i oczekiwań firmy. Pamiętaj jednak, że dobre spotkanie fundraisingowe (i każde inne) kończy się sformułowaniem konkretnych wniosków i uzgodnieniem kolejnych kroków. Aby to było możliwe, najlepiej spotykać się z osobą decyzyjną w temacie – menadżerką, dyrektorem czy prezeską. Jak to zrobić – przede wszystkim wykorzystując swoją kontaktów: zawodowych, osobistych czy LinkedIn’owych. 

Przygotowanie kluczem do sukcesu – o czym pamiętać PRZED spotkaniem?

1. Spotykasz się z konkretną osobą, nie z firmą

Zapoznaj się z działalnością firmy, szczególnie w obszarze związanym z Twoją propozycją. Zajrzyj do raportu CSR, sprawdź, jakie ma priorytety w zrównoważonym rozwoju, jak się komunikuje, co jest dla niej ważne. Zwróć uwagę na to, co ją wyróżnia, zapamiętaj sukces, który na Tobie także zrobił wrażenie, przeczytaj wywiad lub wysłuchaj audycji z udziałem jej przedstawiciela lub przedstawicielki – może okaże się świetnym materiałem na small talk rozpoczynający spotkanie.

Pamiętaj jednak, że spotkanie zawsze jest z człowiekiem, a nie z firmą. Spróbuj lepiej poznać osobę, z którą się spotykasz. Sprawdź, jaka jest jej historia i sukcesy w danej firmie, co robiła wcześniej. Zerknij na jej LinkedIn i sprawdź, co ją ciekawi i zachwyca. Może ktoś z grona Twoich znajomych zna tę osobę osobiście? Koniecznie zapytaj, jaka jest w kontakcie, co ją interesuje? Nie, to nie będzie śledzenie, tylko przygotowanie się do spotkania. Ułatwi Ci to stworzenie angażującej propozycji i poprowadzenie rozmowy.

2. To Ty jesteś organizatorem spotkania

Zorganizuj je najlepiej, jak potrafisz. Wpadki się zdarzają – nie przekreślają ani spotkania, ani dalszej współpracy. Ale dzięki dobrej organizacji zaoszczędzisz sobie stresu i wykażesz się profesjonalizmem. Ustal, czy spotykacie się online czy offline, kiedy i gdzie, na jakiej platformie, ile osób (i kto) weźmie udział w spotkaniu oraz jak długo ono potrwa. Zadbaj o kwestie techniczne – jeśli spotkanie odbywa się w siedzibie firmy, a Ty chcesz wyświetlić prezentację, to sprawdź, czy to możliwe. Jeśli umówiliście się online, przeprowadź wcześniej test prezentacji i dźwięku.

3. Przygotuj pakiet niezbędnych materiałów

Stwórz dobrą ofertę współpracy (wskazówki, jak to zrobić znajdziesz w artykule „Prawdziwy bohater jest tylko jeden, czyli jak przygotować dobrą ofertę partnerską”) w wersji do wysłania i w wersji spotkaniowej. Podczas spotkania możesz, ale nie musisz posługiwać prezentacją. Wszystko zależy od tego, do czego chcesz przekonać rozmówcę lub rozmówczynię i w jaki sposób potrafisz o tym atrakcyjnie (a jednocześnie profesjonalnie) opowiedzieć. Wyświetl film, rozrysuj coś na flipcharcie, albo pokaż estetyczną prezentację, która poprowadzi Cię przez opowieść. 

Możesz przygotować materiały dodatkowe, ale unikaj nadmiaru papieru. Wybierz jedną, atrakcyjną wizualnie broszurę, ciekawy raport czy publikację. Dla większości firm tematy związane z troską o środowisko są dziś bardzo ważne, wdrażają one procedury paperless, preferują dokumenty elektroniczne. Warto o tym pamiętać. Zamiast ulotki, pomyśl o czymś symbolicznym – kubku na kawę zrobionym przez podopiecznego Waszej organizacji, dobrym zdjęciu ilustrującym Waszą misję?

4. Przygotuj plan spotkania

Zastanów się, jak poprowadzić spotkanie, aby zakończyło się realizacją Twojego celu lub przybliżyło Cię do jego realizacji. Dobrze wykorzystaj czas, który został Ci dany. Pamiętaj, żeby nie zagadać swoich towarzyszy czy towarzyszek. Zapewnij przestrzeń do rozmowy  i interakcji. Twoja prezentacja nie może być za długa – optymalnie powinna zajmować około jedną trzecią czasu spotkania. Ważna jest także interakcja w trakcie prezentacji – jeśli spontaniczne nawiązywanie bezpośredniego kontaktu nie jest Twoją mocną stroną, zaplanuj wcześniej żart, pytanie, czy odniesienie do doświadczenia przedstawiciela lub przedstawicielki firmy wcześniej. To może być pomocne.

Przychodzi NGO do biznesu, czyli jak prowadzić udane spotkania fundraisingowe?

Źródło: The Office Quotes

5. Zadbaj o podstawową wiedzę z zakresu CSR  

Nie przygotowuj się do spotkania, jak do szkolnej klasówki, wystarczy Ci podstawowa orientacja w terminologii i trendach CSR (ang. corporate social responsibility, czyli społeczna odpowiedzialność biznesu). Dobrze wiedzieć, co oznacza skrót CSR czy SDG (ang. sustainable development goals, czyli cele zrównoważonego rozwoju). Warto umieścić swój projekt czy inicjatywę w kontekście aktualnych trendów zrównoważonego rozwoju. Możesz też skomentować działania firmy, które doceniasz, albo dopytać o te, które wydają Ci się nie do końca zrozumiałe. Najważniejsza jest jednak autentyczność. Nie rób niczego na siłę. Potraktuj powyższe rady, jako pomysły i inspiracje. Zrób to po swojemu – pokaż, że tematyka CSR nie jest Ci obca, ale w swobodny i naturalny sposób.

Gdzie szukać informacji?

  • www.odpowiedzialnybiznes.pl – strona Forum Odpowiedzialnego Biznesu – znajdziesz na niej między innymi bazę wiedzy o CSR (w tym przydatny słowniczek), aktualności z branży CSR, informacje o ciekawych wydarzeniach (polecam zapisać się na newsletter)
  • www.ungc.org.pl – strona Global Compact Poland – znajdziesz tu informacje o  globalnych i krajowych inicjatywach z zakresu zrównoważonego rozwoju
  • www.kampania17celow.pl – strona Kampanii 17 Celów – informacje o dobrych praktykach biznesu

 

6. Ubierz się stosownie…

do tego, co chcesz sobą zaprezentować. 😊 Pamiętaj, że Twój wygląd i strój mówią o Tobie – są ważną częścią Twojego wizerunku, a podczas spotkania fundraisingowego wpływają także na wizerunek Twojej organizacji. Ubierz się więc tak, jak chcesz być postrzegany i adekwatnie do okoliczności. Nie musisz zakładać garnituru czy garsonki, ale spodnie dresowe to prawdopodobnie też nie najlepszy wybór. Nie przesadzaj w żadną stronę – nie rekomenduję ani nadmiernego luzu, ani przesadnej elegancji.

 

7. Postaraj się zredukować stres i napięcie

Większość z nas stresuje się przed ważnymi spotkaniami, ale nadmierny stres może Cię blokować i utrudniać swobodną rozmowę. Brak pewności siebie spowodowany stresem może skutkować utratą kontroli nad przebiegiem rozmowy, a w fundraisingu jest ona bardzo potrzebna. Pomocne mogą się okazać proste techniki redukcji stresu – np. ćwiczenia oddechowe, które bez problemu znajdziesz w sieci. Zajrzyj także do artykułów dostępnych na naszym blogu: Jak poradzić sobie ze stresem ​​– 5 aplikacji wspierających odporność psychiczną, Aplikacje mindfulness – rozładuj stres przez telefon. Pamiętaj, że stres jest naturalny, a z każdym kolejnym spotkaniem będzie go mniej. 🙂

Prosty przepis na udane spotkanie, czyli o czym pamiętać podczas spotkania

 

  1. Bądź punktualny_a.
  2. Wycisz telefon
  3. lub poinformuj, jeśli czekasz na ważną wiadomość.
  4. Poświęć chwilę na wzajemne zapoznanie się.
  5. Zaproponuj agendę spotkania i potwierdź ją z Twoimi rozmówcami_czyniami.
  6. Postaw na autentyczność i pokaż swoje zaangażowanie w sprawę.
  7. Nie przegadaj spotkania i zadbaj o przestrzeń na dyskusję.
  8. Okazuj zainteresowanie swoim rozmówcom_czyniom.
  9. Podsumuj spotkanie i kolejne kroki.

 

Do dzieła!

Na koniec chcę Ci powiedzieć, że podczas spotkań fundraisingowych świetne przygotowanie musi iść w parze w parze z Twoim osobistym zaangażowaniem. Jeśli w coś wierzysz i uważasz, że to może zmienić świat – niezależnie od tego, czy mówimy o niewielkim ogródku przy Domu Pomocy Społecznej czy o szkołach w całej Polsce – o wiele łatwiej będzie Ci do tego przekonać przedstawiciela lub przedstawicielkę firmy.

Mam nadzieję, że cykl „Współpraca z biznesem – 3 kroki do win-win” wzmocnił Twoją wiedzę i zachęcił Cię do poszukiwania partnerów biznesowych dla Twojej organizacji lub inicjatywy. Powodzenia!

Przeczytaj także:

UDOSTĘPNIJ
Facebook
Twitter
LinkedIn
Email
Druk
Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments
AUTOR WPISU
PRZECZYTAJ TAKŻE
PRZECZYTAJ TAKŻE
  • Edukacja i praca
  • Komunikacja i marketing
  • Edukacja i praca
  • Sektor 3.0
  • Edukacja i praca
  • Edukacja i praca
NEWSLETTER
NEWSLETTER