Jak zorganizować komunikację wydarzeń w social mediach? cz. 1

Około 4 lata temu właściciel jednej z większych firm eventowych w branży muzycznej w Polsce powiedział mi zdanie, które utkwiło mi do dziś w głowie: “Do niedawna męczyliśmy się z plakatowaniem miasta. Załatwianie pozwoleń, ogarnianie wydruku i finalnie plakatowanie – mnóstwo czasu, nerwów i kasy. Teraz dobra reklama na FB, w której to ja decyduję, kto zobaczy dany “plakat” potrafi być trzykrotnie tańsza, bardziej skuteczna i zajmuje mniej czasu, niż niejedna akcja z plakatami”.

Przez ostatnie lata całkowicie zmieniliśmy formę komunikowania, ale też relacjonowania wydarzeń. Internet daje nam możliwość “budowania napięcia” przed wydarzeniem, a także transmisji LIVE dla osób nieobecnych fizycznie. To też doskonałe narzędzie do budowania relacji nie tylko z odbiorcą, ale i partnerem czy sponsorem. Im lepiej działasz w sieci, tym większa szansa na wsparcie innych marek czy influencerów.

Myśląc o komunikowaniu wydarzeń, pamiętajmy, że to nie tylko stworzenie “wydarzenia” na Facebooku. To także cała masa dodatkowych zadań, postów, relacji, które w sieci musimy opublikować lub zaplanować.

Komunikację wydarzeń możemy podzielić na 3 etapy:
1. Przed wydarzeniem
2. W trakcie wydarzenia
3. Po wydarzeniu

Przed wydarzeniem

To etap, który najczęściej składa się z największej ilości zadań. W teorii przy dobrym rozpisaniu listy to do i zaplanowaniu pracy – możemy przejść go ze spokojem i odpowiednią ilością czasu. W praktyce – czasu zawsze jest za mało. Kto pracuje w eventach, wie jak to bywa 😉

Komunikacja w mediach społecznościowych na tym etapie to najczęściej:

• sprzedaż biletów/rejestracja
• prezentowanie atrakcji/prelegentów/planu etc.
• poszukiwanie wolontariuszy

Pamiętajmy też, aby dodatkowo w tym okresie:

• pokazywać wszelkie treści typu “tak to robimy” – ludzie chcą widzieć wydarzenia “od kuchni”, one budują napięcie
• przeplatać wpisy sponsorskie – nie nachalnie, delikatnie w trakcie przygotowań – włączając ich we współtworzenie wydarzenia
• odsyłać na Wasze inne profile w mediach społecznościowych
• pytać o to, co chcieliby zobaczyć w ramach wydarzenia! Nikt lepiej, niż sami użytkownicy nie zna na to pytanie lepszej odpowiedzi. Może Wam to ułatwić tworzenie strategii czy planu komunikacji.

Wskazówka

Pamiętaj, że stworzenie wydarzenia, to dopiero początek. Użytkownicy, którzy dołączyli do Twojego wydarzenia otrzymują powiadomienia przed i w trakcie wydarzenia, o tym, że dodałeś nowy wpis na stronie wydarzenia na Facebooku – to jest właśnie moc tej funkcji. Korzystaj z niej.

Kilka pytań, które warto zadać sobie już na tym etapie:
1. Czy skala wydarzenia jest do ogarnięcia przez jedną osobę? Czy nie potrzebuję zatrudnić na ten czas dodatkowej osoby lub znaleźć wolontariusza/szy?
2. W jaki sposób będę kontaktować się z zespołem w trakcie wydarzenia?
3. Czy znam pełen scenariusz wydarzenia?
4. Czy jest coś co może mnie zaskoczyć i pokrzyżować plan komunikacji?
5. Jaki mam plan B, gdy wszystkie bilety się nie sprzedadzą/nie zostaną zarezerwowane? Kiedy zaczynam reagować?
6. Czy znam wszystkie wymogi od sponsorów?
7. Czy wiem, które z elementy wydarzenia są dla organizatorów najważniejsze? Na co mam kłaść nacisk?
8. Gdzie, jak i kiedy rozpiszę scenariusz komunikacji?
9. Co będę komunikować po wydarzeniu?
10. Czy mam już umówionego fotografa? W jaki sposób będziemy współpracować? Czy będzie w stanie dostarczać mi zdjęcia na bieżąco?

Na tym etapie może też przydać Ci się kilka narzędzi, które ułatwią Ci pracę.

EVENEA – na tym portalu można stworzyć rejestrację na wydarzenie. Zarówno bezpłatne, jak i płatne. Narzędzie pozwala na stworzenie różnorodnych formularzy zgłoszeniowych, co pozwala na pozyskanie ważnych informacji o uczestnikach. W przypadku wydarzeń bezpłatnych – nie ponosisz żadnych kosztów związanych z korzystaniem z serwisu.

Pamiętaj, że w czasach, gdy na Facebooku co trzeci post to zachęcenie do wzięcia udziału w wydarzeniu – ta forma biletu na mailu – nawet na bezpłatne wydarzenia, jest już czymś więcej niż jedynie kliknięcie “Wezmę udział”. Zwiększa szansę na to, że uczestnik faktycznie na wydarzeniu się pojawi.

CANVA – doskonałe narzędzie do tworzenia oprawy graficznej wydarzenia. Jeśli nie masz budżetu na grafika, a Ty lub ktoś z Twojego zespołu posiada zmysł wizualny – do it yourself!

Za pomocą Canvy możecie zrobić dosłownie wszystko (prócz projektów większych niż 5000 px) – ogranicza Was jedynie wyobraźnia. Ulotki, wizytówki, zdjęcie w tle, zdjęcie do wydarzenia, a nawet logotyp.

TRELLO – narzędzie do zarządzania czasem i pracy. Możesz wykorzystywać to narzędzie do własnych działań, ale też w zespole! Twórcy Trello przygotowali listę inspiracji dotyczącą tego, jak zorganizować swoją listę to do. Zerknij tutaj: https://trello.com/inspiration

Już niebawem, w kolejnym artykule porady dotyczące komunikowania wydarzeń w trakcie trwania oraz po.