Jak wykorzystać Trello? Czyli planowanie pracy

Mówi się, że dzięki 5-ciu minutom planowania, można zaoszczędzić 1 godzinę pracy! Bez dwóch zdań, planowanie jest kluczem wielu procesów. Jeśli zajmujesz się mediami społecznościowymi, zarządzasz kilkoma kanałami komunikacji – pewnie doskonale wiesz jak ważny jest to element pracy. Ilość bodźców, powiadomień i rozpraszaczy trzeba jakoś ujarzmić – z pomocą przychodzi Trello.

Jeśli pracujesz w organizacji pozarządowej, pewnie komunikacja w mediach społecznościowych jest jedynie dodatkowym zadaniem. Jak więc to wszystko skoordynować i nie zwariować?

Z pomocą przychodzą narzędzia do planowania i organizacji pracy. Jednym z moich ulubionych jest Trello. Stosuję je codziennie w celach prywatnych, zawodowych, jak i w pracy w zespole. Poniżej kilka wskazówek, dotyczących tego, jak skutecznie korzystać z tego narzędzia.

Dlaczego właśnie Trello?

• Jest bardzo intuicyjne. Pracując z różnymi zespołami – łatwo mi wprowadzić ich w system.
• Bezpłatne narzędzie – dostępne w wersji webowej oraz mobilnej na tel.
• Przejrzystość – UWAGA: znam różne opinie, dla wielu osób Trello jest zrozumiałe i wystarczające, ale słyszałam też opinie osób, dla których układ jest zbyt prosty – trzeba znaleźć swoje najlepsze rozwiązanie.

O czym warto pamiętać, korzystając z Trello?

Warto zacząć od testowania układu tablic.

Swoboda – to w Trello lubię najbardziej. Układ tablic możesz dostosowywać dowolnie. To od Ciebie zależy jak nazwiesz tablice, kolumny, czy podzadania.

Znam osoby, które za pomocą Trello rozpisywały swój ślub, książkę kuchenną, czy np. podróż życia. Jedynym ograniczeniem w tym przypadku jest wyobraźnia.

Wracając jednak do sfery zawodowej i komunikacji w social media – poniżej trzy przykłady tego, jak wykorzystać Trello do działań i skutecznego zarządzania pracą.

Harmonogram wpisów

Możesz taką tablicę stworzyć tylko dla siebie, ale też dla zespołu.
Dzięki niej:

• zaplanujesz komunikację,
• przygotujesz treści lub ustalisz zapotrzebowanie,
• jeśli pracujesz w systemie treści do akceptu – możesz wrzucać tam multimedia + gotowe opisy.

Tablica prywatna

Bez tej tablicy nie byłabym w stanie funkcjonować. Na codzienną listę zadań wpisuję nawet “wiadomości prywatne/FB/maile”, aby zapanować nad komunikacją. Wpisuję najdrobniejsze zadania, bo to one właśnie najczęściej uciekają z głowy, a dzięki takiemu planowaniu mam je pod kontrolą.

Praca w zespole

Podobnie jak wcześniej – możesz dostosować ją dowolnie do potrzeb Twojego zespołu. Poniżej system, który jest najczęściej wykorzystywany.

Ustal zasady w zespole

Jeśli planujesz wykorzystywać Trello jako narzędzie do komunikacji w zespole, pamiętaj o ustaleniu zasad. Co więcej – możesz wyznaczyć np. opiekuna Trello, który będzie pilnować porządku w komunikacji. Jest to szczególnie ważne, gdy rozpoczynasz komunikację z osobami, które nigdy wcześniej nie miały do czynienia z takimi rozwiązaniami.

Przykładowe zasady:

• Kto może wpisywać zadania na listę “to do” danej osobie? Tylko ona sama, każdy, czy może tylko moderator tablicy?
• Czy będziecie korzystać etykiet? Jeśli tak – co oznaczają poszczególne kolory?
• W jaki sposób i kiedy oznaczacie się w zadaniach? Jak przypisujecie sobie zadania?
• Kiedy zadanie może trafić na listę “Pilne”? Ile zadań może się na takiej liście znaleźć, aby miała ona sens?

Dzięki takim zasadom wyeliminujesz chaos. Oczywiście w trakcie pracy może okazać się, że pewne zasady się nie sprawdzają lub, że potrzebujecie wdrożyć nowe reguły – do it. Obserwujcie. Wyciągajcie wnioski. Bądźcie elastyczni.

Nie ograniczaj się – wykorzystuj funkcje

Trello oferuje całą gamę dodatkowych funkcji, które usprawniają współpracę/pracę/komunikację/organizację pracy. Warto z nich świadomie korzystać.

Najciekawsze funkcje:

• Lista zadań – jeśli Twoje podzadanie składa się z kilku elementów, możesz je rozpisać, a następnie odhaczać na liście – najmilsze uczucie “done”.

• Ustalenie terminu – deadline – nikt go nie lubi, ale mierzyć musi się praktycznie każdy. Dzięki oznaczeniu terminu zadania, łatwiej kontrolować kolejność wykonywania zadań i określać priorytety.

• Etykiety – je trzeba rozsądnie wykorzystywać. Dobrze zastosowane mogą naprawdę móc, źle wykorzystane – zrobić niepotrzebne zamieszanie.
  
  Załączniki – możesz podpinać je z komputera, telefonu, czy np. Dysku Googla. W ramach możliwości – trzymaj wszystko w jednym miejscu. Zrezygnuj z dosyłania załączników mailem – załaduj wszystko na Trello.
  

Pozwól na powiadomienia

Trello sprawdza się doskonale – jeśli z niego aktywnie korzystamy. Dlatego tak ważne są powiadomienia. Możesz zezwolić na push’e z aplikacji lub np. powiadomienia mailowe – wybierz tę opcję, która sprawdzi się w Twoim przypadku najlepiej.

Pamiętaj też, aby ustalić z zespołem zasady dotyczące oznaczania. Jeśli np. dodają komentarz, który dotyczy Ciebie – powinny Cię oznaczyć, czyli wpisać np. @olimpiaj. Dzięki temu, otrzymujesz powiadomienie i wiesz, że pojawił się temat, który wymaga Twojej interakcji.

Po dodatkową dawkę inspiracji sięgnij tutaj https://trello.com/inspiration
Owocnego planowania!