Dane, dane, dane – wszędzie ich pełno i wszędzie o nich mowa. Jak jednak wykorzystać potencjał danych w organizacji społecznej, która nie działa dla zysku? Po co gromadzić i analizować dane? Jaki jest zwrot z tej inwestycji? Pokażę Ci na przykładach, w jaki sposób dane pomagają nam od wielu lat rozwijać bezpłatne projekty edukacyjne dla uczniów i nauczycieli w Fundacji Katalyst Education.
Od redakcji:
Z przyjemnością przedstawiamy nową autorkę na naszym blogu, Klaudię Stano, specjalistkę w dziedzinie analizy i wizualizacji danych. Klaudia przygotowała dla Was serię trzech artykułów, które pomogą organizacjom społecznym lepiej zrozumieć i wykorzystywać dane w swojej codziennej pracy. W pierwszym artykule przeczytacie o tym, jak praca w oparciu o dane pomaga pokazywać problemy społeczne i efekty działań organizacji. Kolejne materiały (drugi już za dwa tygodnie) skupią się na zasadach i dobrych praktykach wizualizacji danych oraz narzędziach, które mogą wspierać organizacje w pracy z danymi. Zapraszamy do lektury!
4 powody, dla których warto analizować (i komunikować) dane w organizacji społecznej
Dane pomogą Ci się chwalić osiągnięciami i budować profesjonalny wizerunek organizacji
Historie osób, które skorzystały ze wsparcia organizacji, już na stałe weszły do arsenału metod komunikacji NGO-sów. I słusznie. Aby przekaz był bardziej różnorodny, warto jednak wzbogacić standardowy storytelling o storytelling danych. Dane pomagają zobiektywizować przekaz, a obudowane w dopasowany kontekst pomogą się wyróżnić w wirtualnym tłumie.
Chwalenie się danymi to również kluczowy element fundraisingu. Od tego, czy w przekonujący sposób zaprezentujesz efekty działań organizacji, może zależeć, czy uzyskasz finansowanie. Podejście data-informed buduje wizerunek godnej zaufania organizacji, która zna się na tym, co robi.
Case study – jak Pi-stacja wspiera uczniów w Polsce?
W ramach projektu Pi-stacja tworzymy bezpłatne wideolekcje z matematyki i przedmiotów przyrodniczych, zgodne z podstawą programową. Często chwalimy się tym, jak pomagamy uczniom i uczennicom, pokazując pozytywne komentarze pod lekcjami:
- „Co 4 uczeń w Polsce uczy się z Pi-stacją”.
Wiemy, ilu użytkowników ogląda nasze filmy i odnosimy tę wartość do liczby uczniów w Polsce w wieku 10-19 lat. - „W całym 2023 roku nasze darmowe wideolekcje miały 13 mln wyświetleń, a uczniowie spędzili blisko 95 lat na oglądaniu Pi-stacji. To przekłada się na ponad 41 mln zł oszczędności na kosztach płatnych korepetycji”.
- Monitorujemy ceny korepetycji i odnosimy je do czasu spędzanego przez uczniów na naszych kanałach.
- „Uczniowie w całej Polsce uczą się z Pi-stacją”. Pokazujemy mapę Polski z naniesionymi lokalizacjami naszych użytkowników:
Warto zastosować połączenie dwóch powyższych podejść, czyli przeplatać indywidualne historie ze zbiorczymi podsumowaniami.
Dane pomogą Ci naświetlać problemy społeczne, które adresuje organizacja
W komunikacji NGO ważne jest nie tylko pokazywanie osiągnięć, ale również przybliżanie wyzwań społecznych, na które odpowiada nasza organizacja. Po to, aby na bieżąco przypominać darczyńcom, partnerom i wolontariuszom, dlaczego i po co działamy.
Kluczowe jest posiadanie aktualnych informacji na temat naszej branży, a więc znajomość odpowiedzi na pytania:
- Z jakimi problemami mierzą się osoby, którym pomagamy?
- Czy sytuacja odbiorców naszych działań się poprawia/pogarsza?
- Czy nasze wsparcie wciąż jest potrzebne? Jeśli tak, czy wciąż w tym samym zakresie i w tej samej formule?
Aby aktualizować wiedzę, zazwyczaj sięgamy do danych statystycznych i wyników badań. Zebrane informacje wykorzystujemy w komunikacji zewnętrznej, ale również wewnętrznie, aby działać efektywnie i adekwatnie do potrzeb (o tym napiszę więcej w punkcie 3.).
Case study – dlaczego Pi-stacja jest niezbędnym zasobem dla polskich uczniów?
- Z badań CBOS wynika, że co czwarty rodzic dziecka w wieku szkolnym opłaca korepetycje lub kursy przygotowawcze. Dziewięć lat wcześniej sytuacja dotyczyła co ósmego rodzica.
- Nie każdy rodzic może sobie pozwolić na opłacanie zajęć dodatkowych dla dzieci. Rodziny mieszkające na wsi, te z niższymi dochodami oraz mniej wykształcone korzystają z korepetycji o 40-50% rzadziej niż rodziny lepiej sytuowane, bardziej wykształcone i mieszkające w miastach. (GUS, Lewiatan / Millward Brown 2016).
- Dodatkowo, ceny korepetycji w Polsce od wielu lat systematycznie rosną. (e-korepetycje.net)
Podsumowując, dzięki dostępowi do bezpłatnych wideolekcji Pi-stacji, wszyscy uczniowie w Polsce (nie tylko Ci z najbardziej zamożnych rodzin) mogą uzyskać wsparcie w nauce.
Dane pomogą Ci skuteczniej realizować misję
W jaki sposób zwiększyć pozytywne oddziaływanie fundacji czy stowarzyszenia? Czy sposób, w jaki wykorzystujesz zasoby organizacji (finansowe i ludzkie), jest optymalny z punktu widzenia wypełniania misji?
Dane, w połączeniu z Twoim doświadczeniem i intuicją, pomogą Ci odpowiedzieć na te pytania oraz znaleźć rozwiązania, które sprawią, że organizacja będzie działać efektywniej, nawet przy tych samych, ograniczonych zasobach. A zatem – będzie w stanie dotrzeć do większej liczby potrzebujących lub w sposób bardziej adekwatny adresować wyzwania społeczne (patrz punkt 2).
Dane weryfikują Twoje założenia i wspierają intuicję, a w długim terminie również ją budują. Optymalizacja działań to ciągła pętla wdrażania, testowania i zbierania informacji zwrotnej – skuteczność nowych rozwiązań trzeba nieustannie weryfikować.
Case study – jak Mapa Karier, dzięki niewielkim zmianom, może skuteczniej realizować misję?
Mapa Karier to strona internetowa, na której pokazujemy młodym ludziom, jak wiele różnorodnych ścieżek kariery i branż funkcjonuje na współczesnym rynku pracy. Chcemy, aby w momencie wyboru szkoły/studiów/pracy, młodzi ludzie mieli z czego wybierać.
W ramach projektu stworzyliśmy m.in. interaktywne Miasto zawodów, w którym umieściliśmy 160 budynków-miejsc pracy dla niemal 800 przedstawicieli różnych zawodów.
Czy jednak Miasto zawodów zostało zaprojektowane optymalnie z punktu widzenia celu, który sobie założyliśmy, czyli poszerzania horyzontów zawodowych młodych ludzi?
Co pokazały dane? W 2020 r. sprawdziliśmy, że najczęściej odwiedzanymi budynkami w Mieście zawodów są te, które leżą najbliżej wirtualnego centrum, ponieważ to tam „lądował” użytkownik po załadowaniu strony.
W efekcie 10 najpopularniejszych budynków generowało aż 21% wszystkich wyświetleń (mimo że stanowią jedynie 6% wszystkich budynków). Z kolei budynki położone na uboczu Miasta zawodów były odwiedzane rzadko.
Zaczęliśmy szukać sposobu na to, aby eksponować naszych młodych użytkowników na większą liczbę miejsc pracy i ścieżek kariery, zgodnie z naszą misją.
Co zmieniliśmy? Zwiększyliśmy do kilkunastu liczbę punktów, w których „ląduje” użytkownik wchodzący do Miasta zawodów. Ta zmiana pomogła nam uzyskać większe rozproszenie kliknięć.
Obecnie, w 2024 r., 10 najpopularniejszych budynków generuje 16% wszystkich wyświetleń budynków (a zatem zanotowaliśmy spadek o 5 pp.).
Inne przykłady wykorzystania danych do optymalizacji działań w projekcie:
- Co pokazały dane? Większość nazw zawodów wpisywanych w wyszukiwarkę na stronie przez naszych użytkowników jest w formie męskiej (policjant, programista, lekarz). Co zmieniliśmy? Aby pokazać, że każda ścieżka kariery jest tak dostępna i dla dziewczyn, i dla chłopaków, pokazujemy feminatywy (żeńskie nazwy zawodów) przy każdej ścieżce kariery.
- Co pokazały dane? Najczęściej wyszukiwanymi hasłami w Mapie Karier są: psycholog/psycholożka, lekarz/lekarka, programista/programistka, prawnik/prawniczka. Co zmieniliśmy? Aby eksponować uczniów na bardziej różnorodne ścieżki kariery, wprowadziliśmy sekcję ciekawostek o mniej popularnych zawodach, które zmieniamy co 2 tygodnie.
- Co pokazały dane? Użytkownicy szukają opisów zawodów i branż, których jeszcze nie opisaliśmy w Mapie Karier, lub szukają ich pod innymi nazwami. Co zmieniliśmy? Uzupełniliśmy bazę ścieżek kariery oraz wdrożyliśmy system etykiet, pozwalający na znalezienie zawodu pod inną nazwą niż wyświetlana.
- Co pokazały dane? Z każdym rokiem mamy coraz więcej wejść na stronę z telefonów. Co zmieniliśmy? Przy testowaniu zmian na stronie nasza uwaga jest skierowana w równej mierze na laptopy, co na urządzenia mobilne. Na początku działalności skupialiśmy się przede wszystkim na laptopach/komputerach.
Dostęp do aktualnych danych usprawni Twoją pracę i oszczędzi czas
Czeka Cię rozmowa z potencjalnym darczyńcą? Wypełnianie wniosku grantowego? A może wielkimi krokami zbliża się termin złożenia rocznego raportu? W każdej z tych sytuacji potrzebujesz danych. Jeśli masz je pod ręką, nagła potrzeba pozyskania świeżych statystyk nie zdezorganizuje pracy Twojej i Twoich współpracowników.
Warto zadbać o jedno miejsce, w którym zbieracie i monitorujecie kluczowe wskaźniki. Na początku wystarczy prosty arkusz. Z czasem zobaczycie, czy to wystarcza, czy potrzebujecie bardziej zaawansowanych narzędzi.
Case study – bieżący monitoring danych w Mapie Karier
Jeszcze dwa lata temu, gdy ktoś z zespołu fundacji potrzebował bieżących danych o Mapie Karier, pisał do mnie jako do analityczki. Nierzadko odrywało mnie to od pilnych zadań.
W 2022 r. stworzyliśmy dashboard projektu (tzw. pulpit nawigacyjny), dzięki któremu każdy pracownik/pracowniczka ma dostęp do aktualnych i historycznych danych.
Przykładowe sekcje dashboardu:
- Liczba opisanych zawodów w Mapie Karier:
- Wspomniane w punkcie 3. najczęściej wpisywane hasła w wyszukiwarkę na stronie:
- Cytaty użytkowników Mapy Karier:
Narzędzie stworzyliśmy w bezpłatnym programie Looker Studio, które zintegrowaliśmy ze stroną internetową (Google Analytics), kanałami YouTube i arkuszami Google.
Część danych aktualizuje się co kilka minut, a część aktualizujemy ręcznie co miesiąc lub co kwartał na podstawie źródeł takich jak: Freshmail, Facebook, LinkedIn, formularze Google. Dashboard się rozrasta wraz z rozwojem projektu i uwzględniając potrzeby zespołu.
Korzyści z funkcjonowania tego narzędzia (oszczędność czasu, energii, wygoda) przewyższyły już co najmniej kilkukrotnie poczynioną inwestycję.
Twojej organizacji nie stać na to, aby nie przyglądać się danym
Dane są ważne dla każdej organizacji, niezależnie od sektora i wielkości. Nie bez powodu większość firm zatrudnia co najmniej jednego analityka/analityczkę. To się po prostu długoterminowo opłaca.
Organizacje społeczne moim zdaniem nie mogą sobie pozwolić na to, aby nie gromadzić, analizować i komunikować danych. Nie patrząc na dane, zostajemy w tyle. Nie twierdzę jednak, że każda organizacja społeczna musi zatrudnić analityka – to luksus niedostępny dla większości organizacji. Warto jednak zainwestować w rozwój kompetencji analitycznych u jednej czy dwóch osób z zespołu, które przejawiają smykałkę do liczb. Na początek wystarczą darmowe kursy, np. Google Data Analytics Professional Certificate | Coursera.
Uważaj na przeciążenie danymi, czyli data overload
Pamiętaj jednak, aby nie przesadzić i nie monitorować wszystkich możliwych metryk. To się zdarza szczególnie na początku wdrażania analityki, gdy entuzjazm jest wysoki i panuje podejście sky is the limit. Skup się na kilku kluczowych wskaźnikach, które mają sens dla Twojej organizacji, i regularnie weryfikuj z zespołem, czy wciąż są one dla Was adekwatnym wyznacznikiem.
Misję organizacji można przecież realizować na wiele sposobów, a priorytety się zmieniają, i to jest naturalne. Dane mają nam służyć, a nie przeszkadzać.
Nie ma dwóch takich samych organizacji. Mierzenie efektywności i społecznego wpływu organizacji jest bardzo trudne. Mimo to warto testować i szukać metryk, które pokazują, czy organizacja zmierza we właściwym kierunku.
Dodatkowe zasoby
Jeśli szukasz inspiracji, jak chwalić się liczbami w organizacji pozarządowej, obejrzyj nagranie webinaru, który poprowadziłam na ten temat dla Fundacji Akademia Organizacji Obywatelskich. W nagraniu znajdziesz 16 praktycznych wskazówek (z przykładami), które pomogą Ci ubierać „nudne” liczby w ciekawe porównania.
